在學(xué)術(shù)論文中規(guī)范、有效、恰當(dāng)使用圖和表

吳 靜

(北京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研處 北京100042)

0 引 言

在學(xué)術(shù)論文中，為研究和分析某事物的現(xiàn)狀、問(wèn)題、原因、本質(zhì)和規(guī)律，常需要和依賴大量的數(shù)據(jù)支持而進(jìn)行分析。圖表是展示和描述數(shù)據(jù)信息的重要表現(xiàn)形式，其簡(jiǎn)潔、直觀、易讀的特性使其成為表達(dá)科學(xué)思想和技術(shù)知識(shí)的一種形象化人工語(yǔ)言[1]。選擇合適的圖表，不僅能直觀表現(xiàn)數(shù)據(jù)、有效傳達(dá)信息，增強(qiáng)邏輯性和對(duì)比性，而且能達(dá)到美化、節(jié)省版面的效果。

1 圖表的特點(diǎn)

表格是記錄數(shù)據(jù)或事物分類[2]等的一種有效表達(dá)方式，將數(shù)據(jù)或資料經(jīng)過(guò)分類與編排后，以行或列的方式條理化呈現(xiàn)。表格的優(yōu)點(diǎn)是可以很方便地列舉大量精確數(shù)據(jù)或資料。

圖是描述數(shù)據(jù)或事物分類等的一種有效表達(dá)方式，將數(shù)據(jù)所要傳達(dá)的信息經(jīng)過(guò)篩選與提煉后，以點(diǎn)、線、面、體等幾何圖形的方式形象化呈現(xiàn)。圖的優(yōu)點(diǎn)是可以直觀、有效地表達(dá)復(fù)雜數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)或規(guī)律。

2 圖表在學(xué)術(shù)論文中的使用規(guī)則

在學(xué)術(shù)論文中，圖表的使用規(guī)則可歸納為以下幾點(diǎn)：①精選。一篇文章中的圖表并不是越多越好，應(yīng)根據(jù)其必要性進(jìn)行精選，如果數(shù)據(jù)較少或相同，能用簡(jiǎn)短文字表達(dá)清楚，就不必使用圖表。②結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)潔、直觀、清晰。③可讀性和自明性。圖表中的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清楚、完整、易讀。④緊隨文排，先見(jiàn)相應(yīng)文字后見(jiàn)圖表。圖表應(yīng)緊接在第 1次提到它的文字段后面，以便于閱讀。

3 規(guī)范使用三線表

《中國(guó)高等學(xué)校自然科學(xué)學(xué)報(bào)編排規(guī)范》(修訂版)中的 2.9.3條中規(guī)定：“為使表的結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)潔，建議采用三線表，必要時(shí)可加輔助線”[3]。三線表以其形式簡(jiǎn)潔、功能分明、排版方便等優(yōu)勢(shì)，在科技期刊中被推薦使用[4]。

三線表是傳統(tǒng)卡線表經(jīng)簡(jiǎn)化、改造發(fā)展而來(lái)的。它以卡線表為基礎(chǔ)，取消了斜線、豎線和行線(橫向分割線)。三線表通常只有 3條線，即頂線、底線和欄目線。但三線表并不一定只有 3條線，必要時(shí)可在頂線和項(xiàng)目線之間添加輔助線，無(wú)論加多少條輔助線，仍稱為三線表。

在學(xué)術(shù)論文中，三線表的構(gòu)成要素包括：表序、表題、表頭(項(xiàng)目欄)、表身、表注。其設(shè)計(jì)規(guī)范如表 1所示。

表1 三線表的設(shè)計(jì)規(guī)范Tab.1 Design specification for the three-line table

3.1 表序和表題

在學(xué)術(shù)論文中，表序和表題之間空 1個(gè)字距，中間不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，居中排在表格頂線上方。表序即表格的序號(hào)，要按表格在文中出現(xiàn)的先后順序以阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始連續(xù)編號(hào)，為“表1”“表2”“表3”等。即使全文只有 1個(gè)表格也要提供表序，為“表1”。表題即表格的標(biāo)題，用以表明表格的主要內(nèi)容，應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確地突出表格的核心信息，比如時(shí)間、地點(diǎn)和事項(xiàng)，但不能過(guò)于簡(jiǎn)單或籠統(tǒng)，也不能過(guò)于繁瑣或冗長(zhǎng)。

3.2 表頭(項(xiàng)目欄)和表身

表頭是頂線與欄目線之間的部分。項(xiàng)目欄一般要放置多個(gè)欄目(標(biāo)目)，欄目能反映表身中該欄信息的特征或?qū)傩訹5]，同一欄目下的信息具有某種共性，因而對(duì)于理解表中數(shù)據(jù)至關(guān)重要。三線表的規(guī)范編排原則是數(shù)據(jù)“豎讀”[6]，也就是說(shuō)表身內(nèi)同一欄各行的數(shù)值應(yīng)縱向豎排于共同的標(biāo)目下，便于讀者從上而下閱讀。

表身是底線以上、欄目線以下的部分，它容納了表格內(nèi)的大部分信息(數(shù)據(jù)或文字)，是表格的主體。

表內(nèi)的數(shù)字不帶單位符號(hào)，百分?jǐn)?shù)也不帶百分號(hào)“%,”，應(yīng)把單位符號(hào)和百分號(hào)歸并在欄目中。若所有欄目的單位相同，應(yīng)將該單位標(biāo)注在表的右上方，不寫“單位”二字。

表內(nèi)相鄰行或列的數(shù)字相同時(shí)仍需重復(fù)填寫，一一列出，不能用“同左”“同上”等字樣代替。

表內(nèi)無(wú)數(shù)字的欄內(nèi)，應(yīng)區(qū)別情況對(duì)待。GB,7713—1987《科學(xué)技術(shù)報(bào)告、學(xué)位論文和學(xué)術(shù)論文的編寫格式》中規(guī)定：表內(nèi)“空白”代表未測(cè)或無(wú)此項(xiàng)，“-”或“…”(因“-”可能與代表陰性反應(yīng)相混)代表未發(fā)現(xiàn)，“0”代表實(shí)測(cè)結(jié)果確為零[7]。

表內(nèi)數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)用“.”表示。大于 999的整數(shù)和多于三位數(shù)的小數(shù)，一律用半個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字符的小間隔分開(kāi)，不用千位撇。

此外，量和單位的表達(dá)是表格中必不可少的組成部分。GB,3101—1993《有關(guān)量、單位和符號(hào)的一般原則》和《中國(guó)高等學(xué)校社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào)編排規(guī)范(修訂版)》都對(duì)表格中量和單位的表達(dá)作了明確規(guī)定。主要有兩點(diǎn)：①在公式、圖、表和文字?jǐn)⑹鲋斜磉_(dá)量值時(shí)，一律使用單位的國(guó)際符號(hào)，且無(wú)例外地用正體；②為了區(qū)別量本身和用特定單位表示的量的數(shù)值，在圖、表中用特定單位表示量的數(shù)值時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用量與單位相比的形式[8]。

3.3 表注

表注是對(duì)表中有關(guān)內(nèi)容作補(bǔ)充說(shuō)明或注釋的文字，一般排在底線下面，多條注釋采用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編碼。必要時(shí)應(yīng)將表格中的符號(hào)、標(biāo)記、代碼，以及需要說(shuō)明事項(xiàng)，用最簡(jiǎn)練的文字作為表注。

4 有效使用圖表

將數(shù)據(jù)用圖表表示出來(lái)，可形象、直觀、生動(dòng)地描述數(shù)據(jù)大小、變動(dòng)趨勢(shì)、分布情況以及反映事物內(nèi)在的規(guī)律性和關(guān)聯(lián)性，以便閱讀、比較和分析。圖表是一種很好的將對(duì)象屬性數(shù)據(jù)直觀、形象地“可視化”的手段，可以達(dá)到兩個(gè)目的：一是表現(xiàn)數(shù)據(jù)；二是傳達(dá)信息。

如何將表格中最初輸入的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成最終輸出的圖表？

由數(shù)據(jù)到圖表的具體流程如圖1所示。

圖1 從數(shù)據(jù)到圖表的流程圖Fig.1 Flow chart from data to figures

4.1 明確數(shù)據(jù)要傳達(dá)的信息

決定使用何種圖表類型的，并不僅僅是數(shù)據(jù)本身，更重要的是數(shù)據(jù)所要傳達(dá)的信息。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息是錯(cuò)綜復(fù)雜、千變?nèi)f化的，大部分信息都具有多重特征和屬性，比如：表現(xiàn)什么(主題特征)、何時(shí)/多長(zhǎng)時(shí)間(時(shí)間屬性)、何處(空間屬性)、程度(數(shù)量特征)及如何(變化特征)等。不同的數(shù)據(jù)可以傳達(dá)不同的信息，甚至相同的數(shù)據(jù)也可以因不同的目標(biāo)、立場(chǎng)和價(jià)值判斷而傳達(dá)不同的信息。因此，要明確數(shù)據(jù)所要傳達(dá)的信息，確定主題和觀點(diǎn)。

4.2 確定數(shù)據(jù)的相互關(guān)系

不同的信息意味著不同的數(shù)據(jù)相互關(guān)系，也將影響到最終圖表的選取。確定數(shù)據(jù)關(guān)系是介于明確信息和選擇圖表之間的一個(gè)過(guò)程。數(shù)據(jù)的相互關(guān)系一般分為5類：成分、排序、時(shí)間序列、頻率分布和相關(guān)性。具體如圖2所示。

4.3 選擇適用的圖表類型

4.3.1 常用的圖表及其異同比較

圖表是用點(diǎn)、線、面等幾何圖形直觀形象地表達(dá)、描述數(shù)據(jù)或結(jié)果的方法。按照Microsoft Excel對(duì)圖表類型的分類，圖表類型包括餅圖、條形圖、柱形圖、折線圖、散點(diǎn)圖、面積圖、圓環(huán)圖、雷達(dá)圖、氣泡圖、曲面圖、股價(jià)圖等。此外，可以通過(guò)圖表間的相互疊加來(lái)形成復(fù)合圖表類型。本文著重介紹在學(xué)術(shù)論文中用于數(shù)據(jù)表達(dá)的 4種常用圖表：餅圖、條形圖、柱形圖、折線圖。具體如圖3所示。

圖2 數(shù)據(jù)的5種相互關(guān)系Fig.2 Five interrelationships of data

圖3 常用的4種圖表Fig.3 Four commonly used figures

以上 4種圖表在數(shù)據(jù)系列、坐標(biāo)軸、功能、適用范圍等方面各有異同。為更直觀清晰地比較它們的異同，筆者用表格的形式進(jìn)行了歸納整理和列舉，具體如表2所示。

表2 4種圖表的異同比較Tab.2 Similarities and differences of four types of figures

4.3.2 數(shù)據(jù)關(guān)系及其適用的圖表類型

圖表的合理使用對(duì)讀者清晰理解數(shù)據(jù)所要表達(dá)的信息至關(guān)重要。根據(jù)數(shù)據(jù)的不同關(guān)系和不同圖表類型的特點(diǎn)，筆者將數(shù)據(jù)關(guān)系與相應(yīng)的圖表類型一一作了配對(duì)，并列舉了用文字?jǐn)⑹龈鞣N數(shù)據(jù)關(guān)系時(shí)會(huì)用到的關(guān)鍵字，如表3所示。

由表3可以看出，根據(jù)不同的數(shù)據(jù)關(guān)系可選用不同的圖表類型。成分可用餅圖表示，排序可用條形圖和柱形圖表示，時(shí)間序列可用柱形圖和折線圖表示，頻率分布可用柱形圖和折線圖表示，相關(guān)性可用對(duì)稱條形圖表示。

有些圖表類型可以顯示多種數(shù)據(jù)關(guān)系，如柱形圖可以直觀顯示數(shù)據(jù)的排序、時(shí)間序列和頻率分布3種相互關(guān)系，折線圖可以直觀顯示數(shù)據(jù)的時(shí)間序列和頻率分布2種相互關(guān)系。

有些數(shù)據(jù)關(guān)系也可以由多種圖表類型表達(dá)，比如，數(shù)據(jù)的排序可以由條形圖和柱形圖兩種圖表來(lái)表達(dá)，數(shù)據(jù)的時(shí)間序列可以由柱形圖和折線圖兩種圖表表達(dá)。

①柱形圖和條形圖都能直觀顯示各項(xiàng)之間的比較情況，但也有差異。當(dāng)分類項(xiàng)目的標(biāo)簽文本比較長(zhǎng)，建議使用條形圖，因?yàn)橹螆D的標(biāo)簽會(huì)出現(xiàn)重疊，或者傾斜，不便于讀者閱讀。當(dāng)顯示兩類事物在不同特征項(xiàng)目中的數(shù)據(jù)相關(guān)性時(shí)，可用對(duì)稱條形圖(又稱旋風(fēng)圖)。對(duì)稱條形圖的特點(diǎn)是兩組條形圖的數(shù)據(jù)條沿中間的縱軸分別朝左右兩個(gè)方向伸展，通過(guò)把兩個(gè)數(shù)據(jù)系列分別置于主坐標(biāo)軸和次坐標(biāo)軸，然后對(duì)其中一個(gè)坐標(biāo)軸逆序顯示并且對(duì)稱地設(shè)置主次坐標(biāo)軸的最大值和最小值，即可實(shí)現(xiàn)圖表效果。

②柱形圖和折線圖都能直觀顯示一段時(shí)間內(nèi)的數(shù)據(jù)變化趨勢(shì)和頻率分布，但也有差異。柱形圖更強(qiáng)調(diào)各數(shù)據(jù)點(diǎn)的值及其之間的差異，折線圖更強(qiáng)調(diào)起伏變化的趨勢(shì)，而帶數(shù)據(jù)點(diǎn)的折線圖則同時(shí)具備二者的特點(diǎn)。柱形圖更適合于表現(xiàn)離散型的時(shí)間序列，折線圖更適合于表現(xiàn)連續(xù)性的時(shí)間序列，顯示在相等時(shí)間間隔下的數(shù)據(jù)變化趨勢(shì)和頻率分布。

表3 數(shù)據(jù)關(guān)系及其適用的圖表類型Tab.3 Interrelationships of data and corresponding figure types

4.4 創(chuàng)建有效的圖表

選擇適用的圖表類型后，就可以創(chuàng)建有效的圖表了。圖表不是畫出來(lái)的，而是依托于表格中行或列的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成的，生成圖表的數(shù)據(jù)稱為圖表的數(shù)據(jù)源，數(shù)據(jù)源改變了，圖表也會(huì)隨之改變。簡(jiǎn)言之，圖表和數(shù)據(jù)是同一種事物的不同表現(xiàn)形式。

一份完整的圖表主要由圖表區(qū)、繪圖區(qū)、數(shù)據(jù)系列、圖題、圖例構(gòu)成，除了餅圖、圓環(huán)圖和雷達(dá)圖外，條形圖、柱形圖、折線圖、面積圖、散點(diǎn)圖、股價(jià)圖、曲面圖、氣泡圖等都有坐標(biāo)軸。

圖表區(qū)是承載整個(gè)圖表元素的區(qū)域，除了自定義添加的輔助形狀，圖表中的各個(gè)元素都在圖表區(qū)中，圖表區(qū)可以任意更改大小。繪圖區(qū)位于圖表區(qū)靠中間位置的較大區(qū)域，它主要承載圖表的數(shù)據(jù)系列和坐標(biāo)軸，可為繪圖區(qū)自定義顏色和效果。數(shù)據(jù)系列是圖表中最顯眼的一個(gè)部分，指在圖表中繪制的相關(guān)數(shù)據(jù)點(diǎn)(即單個(gè)值)，這些數(shù)據(jù)源自數(shù)據(jù)表的行或列，它們將單純的數(shù)據(jù)圖形化表達(dá)，是在圖表中分析數(shù)據(jù)的主要部分。圖題即整個(gè)圖的標(biāo)題，用以表明圖的主要內(nèi)容。圖例是對(duì)各個(gè)數(shù)據(jù)系列的說(shuō)明。坐標(biāo)軸主要包括橫坐標(biāo)軸和縱坐標(biāo)軸，用來(lái)表明數(shù)據(jù)系列的一些維度，使數(shù)據(jù)系列有意義。

在學(xué)術(shù)論文中，圖應(yīng)有圖序，表應(yīng)有表序，按照?qǐng)D表在文中出現(xiàn)的先后順序以阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始連續(xù)編號(hào)，為“圖1”“圖2”“圖3”等。即使全文只有 1個(gè)圖也要提供圖序，為“圖 1”。圖題應(yīng)簡(jiǎn)明確切地突出圖的核心信息，比如時(shí)間、地點(diǎn)和事項(xiàng)。圖序和圖題之間空 1個(gè)字距，中間不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，居中排在圖的下方。

必要時(shí)應(yīng)將圖表中的符號(hào)、標(biāo)記、代碼，以及需要說(shuō)明事項(xiàng)，用最簡(jiǎn)練的文字，作為圖注，排在圖表下方。橫縱坐標(biāo)軸要分別標(biāo)明橫標(biāo)目(單位)和縱標(biāo)目(單位)，分別說(shuō)明水平軸和垂直軸代表的指標(biāo)和單位。

創(chuàng)建圖表后，應(yīng)檢查圖表是否真實(shí)地展示了數(shù)據(jù)，是否表達(dá)了有效的觀點(diǎn)，是否與文字?jǐn)⑹鲇袡C(jī)結(jié)合。

5 恰當(dāng)使用SmartArt圖形

在學(xué)術(shù)論文中，除了用到描述數(shù)據(jù)信息的圖表，也常會(huì)用到表現(xiàn)各種層級(jí)關(guān)系、附屬關(guān)系、并列關(guān)系或循環(huán)關(guān)系等的圖形，這些關(guān)系結(jié)構(gòu)中通常包含文字內(nèi)容。

SmartArt圖形是從Microsoft Office 2007開(kāi)始新增的一種圖形功能，在PowerPoint、Word、Excel中都能使用此功能。在Microsoft Office Word 2007中插入 SmartArt圖形，能簡(jiǎn)便、快捷、輕松地創(chuàng)建“列表”“流程”“循環(huán)”“層次結(jié)構(gòu)”“關(guān)系”“矩陣”“棱錐圖”7種圖形類型，而且每種類型包含幾個(gè)不同的布局。在選擇圖形類型和布局時(shí)，先明確需要傳達(dá)什么信息以及希望信息以哪種特定方式顯示。SmartArt圖形的左側(cè)會(huì)顯示“文本”窗格，可以通過(guò)“文本”窗格輸入和編輯在 SmartArt圖形中顯示的文字?？筛鶕?jù)需要在“文本”窗格中添加或刪除內(nèi)容，SmartArt圖形會(huì)自動(dòng)更新，即添加或刪除形狀。

6 結(jié) 語(yǔ)

鑒于圖表在論文表達(dá)數(shù)據(jù)和信息的重要性，在學(xué)術(shù)論文中應(yīng)規(guī)范、有效、恰當(dāng)?shù)厥褂脠D表。在對(duì)圖表進(jìn)行編輯加工時(shí)，應(yīng)認(rèn)真仔細(xì)地對(duì)其形式和內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)整理，如：圖表是否緊隨文排，結(jié)構(gòu)是否簡(jiǎn)潔、清楚，序號(hào)是否以阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始連續(xù)編號(hào)，標(biāo)題是否具有自明性，輔助線添加是否適當(dāng)，欄目名稱是否準(zhǔn)確，量與單位是否規(guī)范，數(shù)據(jù)是否能豎讀，圖、表、文中的數(shù)據(jù)、術(shù)語(yǔ)、符號(hào)、單位等是否正確、一致等。對(duì)于圖表的使用應(yīng)視敘述的需要而定，如果要強(qiáng)調(diào)顯示給讀者精確的數(shù)值，就采用表格形式；如果要強(qiáng)調(diào)顯示數(shù)據(jù)的分布特征或變化趨勢(shì)，則采用圖形式。將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為圖表前應(yīng)仔細(xì)分析相關(guān)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)和規(guī)律，明確數(shù)據(jù)所要傳達(dá)的信息，確定數(shù)據(jù)的相互關(guān)系，力求選擇最合適的圖表來(lái)清楚、直觀、有效地表達(dá)數(shù)據(jù)信息。圖表和文字?jǐn)⑹鰬?yīng)有機(jī)結(jié)合，通過(guò)圖表反映數(shù)據(jù)信息，用文字分析其現(xiàn)狀、問(wèn)題、原因、本質(zhì)和規(guī)律，進(jìn)行概括總結(jié)，從而得出結(jié)論，提出解決問(wèn)題的辦法?！?/p>

［1］沈秀. 社科學(xué)術(shù)論文的圖表價(jià)值及運(yùn)用[J]. 蘇州教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2015，32(4)：65-67.

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［8］國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局. 有關(guān)量、單位和符號(hào)的一般原則GB,3103—1993[S]. 1993.