以檔案培訓(xùn)督導(dǎo)推動(dòng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理能力提升

文/山東省高密市人民醫(yī)院 王亮 胡群

2020年6月20日，第十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議審議通過了新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》。新《檔案法》明確了檔案管理工作的重要性，要求相關(guān)機(jī)構(gòu)要理順檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理制度，完善檔案監(jiān)督檢查機(jī)制，以促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化和合法化，有效保障檔案的安全?！稒n案法》中新增的“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩個(gè)專章，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展提供了方向。1991年頒布的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》規(guī)定，醫(yī)藥、衛(wèi)生部門單位檔案館具有雙重職能，既是收集、保管檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，又是本單位檔案工作職能管理部門。然而，在實(shí)際施行過程中，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門的檔案管理工作卻有所弱化，檔案管理部門基本上只承擔(dān)了收集、保管檔案的職能，未能實(shí)現(xiàn)對(duì)本單位檔案的有效管理。在新形勢(shì)下，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重新定位其在檔案管理中的職能，充分承擔(dān)起對(duì)本單位檔案的管理職責(zé)，以檔案工作培訓(xùn)和檔案工作督導(dǎo)兩個(gè)方面為抓手，加強(qiáng)本單位檔案管理，提升本單位檔案綜合管理能力。

一、檔案管理工作培訓(xùn)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門負(fù)責(zé)人，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，以轉(zhuǎn)變機(jī)構(gòu)檔案管理人員及醫(yī)務(wù)人員的檔案管理意識(shí)，提高其檔案管理能力。檔案管理工作培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法制觀念培訓(xùn)、檔案業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)、檔案應(yīng)用能力培訓(xùn)等多個(gè)方面，具體如下。

（一）加強(qiáng)檔案法培訓(xùn)，提高工作人員檔案管理責(zé)任意識(shí)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定，一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，該條例指明了醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理人員，及其他工作人員的檔案管理責(zé)任。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，要求其仔細(xì)研讀新《檔案法》，并對(duì)《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等各種法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，以增強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)，使其主動(dòng)承擔(dān)起檔案管理的職責(zé)。

檔案管理工作需要由多部門協(xié)作完成，因此檔案管理部門還需要充分利用本單位的官方網(wǎng)站，通過開展專題講座等方式向各科室宣傳《檔案法》，以切實(shí)增強(qiáng)醫(yī)院科主任、護(hù)士長(zhǎng)以及其他工作人員的檔案管理意識(shí)，確保大家自覺遵守檔案法，積極配合檔案管理部門做好本單位檔案的信息收集和歸檔。通過檔案法的培訓(xùn)，有利于檔案管理部門運(yùn)用法律維護(hù)檔案工作秩序，保障檔案管理質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，規(guī)范檔案管理流程。檔案管理工作是一項(xiàng)艱苦又細(xì)致的工作，對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)能力要求較高。檔案管理工作包括檔案制作、檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案檢索、檔案編研、檔案利用、檔案統(tǒng)計(jì)等，相關(guān)工作人員需要具備較強(qiáng)的綜合管理能力，才能勝任檔案管理工作。因此，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)提高相關(guān)工作人員制作檔案、收集檔案、整理檔案、保管檔案、利用檔案的能力。醫(yī)療機(jī)構(gòu)不僅需要通過業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，使相關(guān)工作人員掌握管理檔案的工作能力，同時(shí)還要幫助相關(guān)管理人員掌握借助現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的能力。

除此之外，檔案管理部門負(fù)責(zé)人，應(yīng)針對(duì)黨辦、院辦、人事科、醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部、科教科、基建科、財(cái)務(wù)科等重點(diǎn)科室組織檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，以增強(qiáng)其管理本科室檔案的能力。醫(yī)院還要定期組織檔案管理培訓(xùn)測(cè)試，并將測(cè)試結(jié)果與科室及個(gè)人績(jī)效掛鉤，以確保達(dá)到良好的培訓(xùn)效果。

（三）加強(qiáng)檔案利用能力培訓(xùn)，提高醫(yī)務(wù)人員綜合素質(zhì)。提高檔案利用效率，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院管理水平和業(yè)務(wù)能力的提升具有重要意義。醫(yī)療檔案記錄了醫(yī)院發(fā)展的歷史，保存了諸多重要的信息和數(shù)據(jù)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理者合理利用檔案資料，可以總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)管理過程中存在的缺陷進(jìn)行彌補(bǔ)。醫(yī)務(wù)人員通過研究醫(yī)療檔案，可以對(duì)優(yōu)秀治療案例進(jìn)行分析和借鑒，同時(shí)對(duì)一些醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)避。因此，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)與上級(jí)部門進(jìn)行溝通，并組織檔案應(yīng)用培訓(xùn)活動(dòng)，通過培訓(xùn)使相關(guān)醫(yī)務(wù)人員及管理人員清楚醫(yī)院檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，以擴(kuò)大檔案工作的影響。醫(yī)療機(jī)構(gòu)可以開展多種形式的檔案分析交流及學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，以增強(qiáng)職能科室、臨床科室、科研人員積累檔案、利用檔案的意識(shí)。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作信息化、數(shù)字化成為必然趨勢(shì)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，使其具備使用信息技術(shù)檢索醫(yī)院檔案的能力。

二、檔案管理督導(dǎo)檢查

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的滯后，與上級(jí)檔案管理部門督導(dǎo)不到位有關(guān)。因此，相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理督導(dǎo)檢查工作，以切實(shí)提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理綜合能力。

（一）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理制度的督導(dǎo)檢查。醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案管理工作納入本單位職能科室綜合管理體系中，以明確本單位檔案管理重點(diǎn)科室，并將重點(diǎn)科室檔案管理能力作為考評(píng)科室的重要依據(jù)。相關(guān)負(fù)責(zé)人要定期到相關(guān)科室進(jìn)行督導(dǎo)檢查，以保障各科室有效落實(shí)檔案管理工作。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)制訂本醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理制度，并督促相關(guān)職能科室，尤其是檔案管理重點(diǎn)科室根據(jù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理制度，建立本科室、本部門的檔案管理機(jī)制，對(duì)未建立檔案工作管理機(jī)制或者檔案管理落實(shí)不到位的，應(yīng)及時(shí)對(duì)科主任進(jìn)行約談。

（二）加強(qiáng)檔案移交的督導(dǎo)檢查。各科室的檔案最終應(yīng)移交到檔案管理部門進(jìn)行集中管理。檔案管理部門應(yīng)明確各種檔案的歸檔時(shí)限。相關(guān)科室應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向本機(jī)構(gòu)檔案管理部門移交應(yīng)當(dāng)交卷歸檔的文件材料。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案移交的督導(dǎo)檢查，督促各科室及時(shí)移交材料。同時(shí)，檔案管理部門要對(duì)入卷材料質(zhì)量進(jìn)行把控，對(duì)相關(guān)科室移交的檔案材料要嚴(yán)格按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真核查，發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門改進(jìn)。此外，醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案移交效率與科室績(jī)效掛鉤，對(duì)不按時(shí)移交檔案材料的科室進(jìn)行約束。

（三）加強(qiáng)檔案保管的監(jiān)督檢查。受到檔案管理人員缺乏及場(chǎng)地的限制，有的醫(yī)療機(jī)構(gòu)除黨政檔案歸檔案管理部門管理外，其他檔案資料都是由醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的其他部門分散管理。例如，人事檔案、財(cái)會(huì)檔案、醫(yī)療檔案、科研檔案、病歷檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等均分屬于各個(gè)部門自行管理，這給檔案管理工作埋下了一定的安全隱患。因此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)各管理部門的檔案保管意識(shí)，以確保醫(yī)院檔案的安全和完整。檔案管理部門應(yīng)對(duì)相關(guān)科室的檔案保管條件進(jìn)行嚴(yán)格檢查，對(duì)保管條件差、檔案保護(hù)措施不到位的科室，應(yīng)及時(shí)督促其進(jìn)行整改。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案完整性的督導(dǎo)檢查。確保檔案材料的完整，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。為保障檔案的完整性，醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案完整性的督導(dǎo)和檢查。一方面，醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)針對(duì)保障檔案完整性，制訂相關(guān)的條例，針對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門，及醫(yī)務(wù)人員造成檔案毀損、變質(zhì)、下落不明或泄露等情況，應(yīng)及時(shí)根據(jù)相關(guān)條例采取有效的懲罰措施；針對(duì)檔案管理部門，及其他科室工作人員對(duì)科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收時(shí)，未按規(guī)定驗(yàn)收檔案，致使檔案殘缺不全的應(yīng)責(zé)令改正；另一方面，針對(duì)醫(yī)務(wù)人員借閱檔案未按規(guī)定及時(shí)歸還，且屢催不還的，應(yīng)取消其再次借閱資格，同時(shí)，針對(duì)在所借閱的檔案中涂改，或撕毀檔案的，醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任。

三、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理綜合能力的提升是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程。醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理人員應(yīng)加大對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理人員及醫(yī)務(wù)人員檔案管理培訓(xùn),以增強(qiáng)其檔案管理和保護(hù)意識(shí)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員及醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，以提升其檔案管理能力和使用能力。此外，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)督導(dǎo)檢查力度，切實(shí)提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理力度，保障醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的安全和完整，進(jìn)而不斷提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的效率。