天然氣長(zhǎng)輸管道工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理措施探究

文/國(guó)家管網(wǎng)西部管道公司檔案館 劉裕釗

時(shí)代的發(fā)展導(dǎo)致人們對(duì)生活水平有了更高要求，因此對(duì)能源的需求越來(lái)越大，天然氣長(zhǎng)輸管道運(yùn)輸作為我國(guó)主要運(yùn)輸方式之一，為滿足人們需求做出重大貢獻(xiàn)。但就目前來(lái)看，天然氣長(zhǎng)輸管道運(yùn)行工程建設(shè)檔案管理中仍存在問(wèn)題，所以為了促進(jìn)檔案管理更加規(guī)范化、合理化，從檔案管理存在的問(wèn)題出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)代科技的發(fā)展、優(yōu)秀的管理理念和具體實(shí)踐，提出新的解決方法，以確保我國(guó)天然氣長(zhǎng)輸管道工程建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一、天然氣長(zhǎng)輸管道工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理問(wèn)題

（一）重視不夠，缺少一體化管理和前端控制。天然氣長(zhǎng)輸管道建設(shè)項(xiàng)目大多采用業(yè)主+EPC+監(jiān)理的項(xiàng)目管理模式，再加上參建單位較多，工期較緊，參建各方將更多的精力放到施工一線和工程進(jìn)度上。項(xiàng)目檔案管理作為天然氣長(zhǎng)輸管道工程建設(shè)的“細(xì)枝末節(jié)”，往往缺乏參建各方的足夠重視和在項(xiàng)目前期的全過(guò)程整體謀劃，為了滿足項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的要求，竣工檔案的編制普遍采取項(xiàng)目實(shí)施后期集中突擊的方式進(jìn)行，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的整體質(zhì)量不高。

（二）項(xiàng)目劃分的嚴(yán)肅性不足，且未按照項(xiàng)目劃分開(kāi)展項(xiàng)目檔案的收集整理。項(xiàng)目劃分是建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容整體結(jié)構(gòu)，是建設(shè)項(xiàng)目的骨架，包含項(xiàng)目建設(shè)的全貌。天然氣長(zhǎng)輸管道項(xiàng)目劃分一般分為五級(jí)，第一級(jí)為單項(xiàng)工程，第二級(jí)為單位工程，第三級(jí)為分部工程，第四級(jí)為分項(xiàng)工程，第五級(jí)為檢驗(yàn)批，每一級(jí)間相互關(guān)聯(lián)。項(xiàng)目劃分應(yīng)在項(xiàng)目前期按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，由業(yè)主、EPC和監(jiān)理等各方充分溝通協(xié)作編制發(fā)布實(shí)施，但實(shí)際中往往存在項(xiàng)目劃分隨意調(diào)整、各方不統(tǒng)一等問(wèn)題，導(dǎo)致參建各方項(xiàng)目檔案編制源頭性、結(jié)構(gòu)性錯(cuò)誤，給檔案管理工程帶來(lái)了一定難度。

（三）項(xiàng)目檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高。項(xiàng)目檔案編制質(zhì)量的好壞，人是最關(guān)鍵要素。天然氣長(zhǎng)輸管道項(xiàng)目在開(kāi)展過(guò)程中需經(jīng)過(guò)多方，其中包括業(yè)主、施工方以及監(jiān)理方。而管道建設(shè)過(guò)程中易受到天氣以及外界因素影響，從而導(dǎo)致檔案編制質(zhì)量降低。此外部分管理人員為加快工期，不注重檔案管理收集，因此在后期整理過(guò)程中導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺乏真實(shí)性影響后期施工。檔案管理是專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不僅需要有扎實(shí)的檔案專業(yè)功底，而且應(yīng)該掌握一定程度的石油、天然氣長(zhǎng)輸管道建設(shè)基礎(chǔ)知識(shí)，豐富的項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)和長(zhǎng)期的實(shí)踐操作，同時(shí)更需要有耐得住寂寞的強(qiáng)烈的事業(yè)心和工作責(zé)任感，才能把項(xiàng)目檔案工作做好，而實(shí)際情況是各參建單位對(duì)檔案管理人員配備沒(méi)有足夠的重視，人員變動(dòng)頻繁，能力素質(zhì)不能滿足要求，嚴(yán)重制約項(xiàng)目檔案管理工作的開(kāi)展。

二、保證檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的措施

（一）完善項(xiàng)目檔案工作體系和規(guī)章制度，實(shí)施建設(shè)項(xiàng)目檔案一體化管理。要保證項(xiàng)目檔案按計(jì)劃、按質(zhì)按量高效推進(jìn)，就要結(jié)合天然氣長(zhǎng)輸管道建設(shè)和管理特點(diǎn)，完善相關(guān)檔案管理制度，以《重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔和竣工檔案管理規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合石油天然氣行業(yè)管道工程建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收要求，在建設(shè)單位檔案制度的基礎(chǔ)上，承建單位制訂針對(duì)長(zhǎng)輸管道項(xiàng)目的檔案管理辦法和建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案編制管理規(guī)定。明確各單位工程竣工資料組卷內(nèi)容和形式，形成了健全的制度體系，使檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，有據(jù)可依。建設(shè)單位、承建單位、施工單位都應(yīng)按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，積極建立健全檔案組織機(jī)構(gòu)，并有機(jī)銜接。承建單位要確定專門部門，行使竣工資料的監(jiān)督和管理職能，通過(guò)招投標(biāo)合同明確施工總承包商、監(jiān)理及各施工單位資料工作職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)、范圍、人員等內(nèi)容。項(xiàng)目監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)等參建單位均要成立竣工資料管理機(jī)構(gòu)，落實(shí)資料人員，建立相應(yīng)的崗位責(zé)任制和各項(xiàng)管理制度。確保各方竣工檔案工作進(jìn)行直線對(duì)接，順利開(kāi)展建設(shè)項(xiàng)目檔案的接收、配合驗(yàn)收和組織整改等工作。

（二）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確責(zé)任抓落實(shí)。依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度和各級(jí)分工，承建單位對(duì)項(xiàng)目檔案收集、整理、組卷、審查總牽頭，建立層層有人抓、處處有人管、縱向逐級(jí)負(fù)責(zé)、橫向緊密協(xié)調(diào)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案人員全程全員參與，齊抓共管、共同努力，保證了項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。從建設(shè)項(xiàng)目文件產(chǎn)生到檔案入庫(kù)，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管控。

（三）通過(guò)檔案培訓(xùn)和專家指導(dǎo)，提高參建單位專職檔案員項(xiàng)目檔案收集整理水平。培訓(xùn)是貫徹竣工檔案管理要求、確?？⒐n案順利完成的基本手段。承建單位要在項(xiàng)目前期加強(qiáng)對(duì)本單位、監(jiān)理單位、施工單位文控人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化與施工單位、監(jiān)理單位在施工資料、監(jiān)理資料的編制、整理、歸檔方面的交底和溝通，確保項(xiàng)目文件檔案遵循檔案形成規(guī)律，保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理、收集齊全、整理規(guī)范。通過(guò)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和現(xiàn)場(chǎng)的巡視指導(dǎo)、答疑解惑、群交流等形式，提升檔案人員專業(yè)知識(shí)技能和歸檔意識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案管理的有效控制。

（四）切實(shí)落實(shí)工程同步資料檢查、整改?？⒐n案管理納入項(xiàng)目計(jì)劃，做到竣工檔案管理工作與項(xiàng)目管理計(jì)劃、檢查和驗(yàn)收三同步。將竣工檔案管理和歸檔要求寫入項(xiàng)目組與各參建單位的工程承包合同、管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件，在定期召開(kāi)的建設(shè)項(xiàng)目工程例會(huì)上，參建各方匯報(bào)竣工資料編制進(jìn)度和糾偏措施，形成規(guī)范做法。要從源頭抓起，針對(duì)長(zhǎng)輸管道普遍點(diǎn)多線長(zhǎng)、參建單位多、工期緊任務(wù)重的實(shí)際，聯(lián)合多部門定期開(kāi)展過(guò)程資料的同步檢查，實(shí)行施工單位自檢、監(jiān)理單位審簽、工程管理部門審核、檔案部門驗(yàn)收的多級(jí)審核簽認(rèn)制度。達(dá)到項(xiàng)目檔案“收集完整齊全、整理科學(xué)系統(tǒng)、管理安全可控、資源有效利用”的目標(biāo)。

（五）充分發(fā)揮監(jiān)理單位審核把關(guān)作用。監(jiān)理是代表建設(shè)單位行使項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督管理的職責(zé)，項(xiàng)目檔案的審核是其中的工作之一，竣工檔案歸檔要經(jīng)過(guò)監(jiān)理的審核把關(guān)，監(jiān)理單位要把握好審核重點(diǎn)。一是認(rèn)真核查開(kāi)工、完工、交工、竣工等審批報(bào)告的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，相關(guān)簽署是否符合歸檔要求；二是各類竣工資料的打印格式是否符合《建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案編制管理規(guī)定》要求；三是單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄及質(zhì)量核查資料的完整、不漏項(xiàng)；四是各類變更單收集是否齊全，與竣工圖、施工記錄是否一致；五是核對(duì)竣工圖、施工記錄、檢測(cè)施工記錄相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)，以保證竣工資料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確統(tǒng)一；六是審查重要的施工記錄（包括檢測(cè)）表格，如：交工實(shí)物量表、交樁記錄、測(cè)量放線記錄、管溝開(kāi)挖驗(yàn)收記錄、管道安裝記錄、隱蔽工程記錄、閥室地基驗(yàn)槽記錄、管道焊縫射線檢測(cè)報(bào)告、管道焊縫超聲波檢測(cè)報(bào)告等，保證竣工資料數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性；七是審核HSE管理文件和施工過(guò)程記錄的完整性、準(zhǔn)確性；八是審核承包商已供物資、設(shè)備、材料質(zhì)量證明文件及原材料復(fù)檢報(bào)告的完整、規(guī)范及準(zhǔn)確性。

（六）依據(jù)合同約定嚴(yán)格兌現(xiàn)，嚴(yán)考核硬兌現(xiàn)。在與參建單位簽訂的合同文本中，要對(duì)竣工資料的整理和提交要求進(jìn)行約定，投標(biāo)單位必須在投標(biāo)文件承諾和明確檔案專職人員不可替換，合同條款要進(jìn)一步明確參建單位檔案管理職責(zé)、歸檔內(nèi)容、套數(shù)、時(shí)間及違約責(zé)任，確保合同支付和檔案管理掛鉤，給予檔案部門約束參建單位切實(shí)開(kāi)展項(xiàng)目檔案工作的手段。在項(xiàng)目管理過(guò)程中，層級(jí)審核要各盡其責(zé)，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目文件形成、收集、整理等過(guò)程審核把關(guān)，嚴(yán)格執(zhí)行合同尾款支付必須經(jīng)檔案部門確認(rèn)制度，確保項(xiàng)目檔案的內(nèi)容真實(shí)反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，圖物相符，簽字手續(xù)完備。

（七）提高信息化管理水平。傳統(tǒng)檔案管理往往以紙質(zhì)檔案為主，伴隨現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展，已無(wú)法滿足需要，為此應(yīng)提升信息化管理水平，明確項(xiàng)目資料管理重點(diǎn)，利用信息技術(shù)將電子檔案文件進(jìn)行收集，確保檔案的真實(shí)性。此外，應(yīng)大力推廣利用深化檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)天然氣長(zhǎng)輸管道工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理力度，確保檔案管理規(guī)范化，盡可能最大程度在需要時(shí)能立即找出相關(guān)檔案，為人們提供高效、快捷的服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)西氣東輸計(jì)劃的逐漸深入，西氣東輸一二三線工程陸續(xù)建成，四線、五線緊隨其后，陸續(xù)上馬，天然氣管道工程即將迎來(lái)又一次大發(fā)展時(shí)期，使得天然氣長(zhǎng)輸管道建設(shè)工程的建設(shè)范圍不斷擴(kuò)大。同時(shí)，隨著現(xiàn)有管道運(yùn)行年限的增加，天然氣長(zhǎng)輸管道建設(shè)項(xiàng)目檔案的作用將進(jìn)一步凸顯。對(duì)項(xiàng)目檔案管理模式、措施的不斷探索，更加先進(jìn)的管理方法的出現(xiàn)，必將為我國(guó)天然氣管網(wǎng)運(yùn)行和新的管道工程建設(shè)提供更大的保障。