企業(yè)檔案意識(shí)分析及培養(yǎng)策略探究

文/西安紫薇地產(chǎn)開發(fā)有限公司 高蘭

一、檔案意識(shí)

一般認(rèn)為，檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)，包括對(duì)檔案工作的性質(zhì)、價(jià)值及地位、檔案法制觀念、檔案利用需求等方面的認(rèn)識(shí)和了解，是一個(gè)整體的觀念。

企業(yè)檔案意識(shí)則是企業(yè)中不同的角色對(duì)于企業(yè)檔案及企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，包括檔案管理的必要性、重要性等方面的觀點(diǎn)和看法。

二、強(qiáng)化檔案意識(shí)的重要性

2020年6月20日修訂的《檔案法》新增了關(guān)于增強(qiáng)檔案意識(shí)的內(nèi)容：“國(guó)家采取措施，加強(qiáng)檔案宣傳教育，增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識(shí)?！卑言鰪?qiáng)檔案意識(shí)作為本次檔案法修訂的內(nèi)容，表明了增強(qiáng)檔案意識(shí)的迫切性與重要性。

檔案意識(shí)的強(qiáng)弱直接關(guān)系著人們對(duì)檔案及檔案工作的認(rèn)識(shí)寬度和深度，關(guān)系著人們對(duì)檔案的重視程度。在企業(yè)中，則關(guān)系著檔案工作的開展、落實(shí)及企業(yè)檔案工作的管理水平，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）支持檔案工作，減少檔案工作中的阻力。充分發(fā)揮檔案功能，推進(jìn)檔案工作的發(fā)展，加大檔案工作的投入，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，緊跟社會(huì)發(fā)展水平，落實(shí)檔案信息化，提高檔案工作水平。

（二）樹立檔案工作者的良好形象。改善檔案行業(yè)的從業(yè)環(huán)境，改善人才輸入及培養(yǎng)源頭，為檔案工作提供堅(jiān)強(qiáng)的人才保障。

三、企業(yè)檔案意識(shí)現(xiàn)狀

（一）對(duì)于檔案及檔案工作的認(rèn)識(shí)淺薄。企業(yè)是市場(chǎng)的主體，盈利是企業(yè)的目的，因此企業(yè)的發(fā)展重點(diǎn)在于如何占有市場(chǎng)，創(chuàng)造利潤(rùn)。檔案及檔案工作作為非主營(yíng)業(yè)務(wù)常常被忽視。企業(yè)員工對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)知僅僅停留在檔案的借閱層面，對(duì)于檔案工作的意義，檔案內(nèi)容的開發(fā)及檔案工作的創(chuàng)新開展缺乏了解。

（二）檔案法制觀念淡薄。法制觀念淡薄基于對(duì)檔案及檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于檔案工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)及可能造成的后果認(rèn)識(shí)不足。對(duì)于檔案丟失、檔案篡改、檔案泄密、檔案損毀、偽造檔案等違法事實(shí)應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任沒(méi)有清晰的認(rèn)識(shí)，給檔案工作的規(guī)范化管理造成很大阻力。

（三）檔案利用需求單一。因企業(yè)員工對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)知僅僅停留在檔案的借閱層面，造成他們的利用需求也停留在利用方面，對(duì)檔案內(nèi)容的再開發(fā)和編研工作沒(méi)有形成需求鏈，從而影響檔案內(nèi)容開發(fā)工作的開展，沒(méi)有形成一個(gè)良性循環(huán)。

四、企業(yè)檔案意識(shí)培養(yǎng)策略探究

企業(yè)的檔案意識(shí)薄弱不是個(gè)例，是普遍存在的問(wèn)題，其形成原因也不是單一的，是長(zhǎng)期積累而成的。要想扭轉(zhuǎn)這一現(xiàn)象，需要針對(duì)各個(gè)參與角色去一一化解。

（一）領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識(shí)的培養(yǎng)。領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)是企業(yè)檔案意識(shí)提升的決定性因素。只有讓領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到檔案及檔案管理工作的重要性才能充分調(diào)動(dòng)企業(yè)的資源，獲得資金和人力等方面的支持，自上而下推動(dòng)企業(yè)檔案工作的開展。建立完善的管理制度，充分利用企業(yè)的宣傳途徑和手段，加強(qiáng)檔案知識(shí)宣傳，培養(yǎng)員工的檔案意識(shí)。

領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)培養(yǎng)主要通過(guò)外部學(xué)習(xí)和內(nèi)部問(wèn)題反饋兩條途徑進(jìn)行。利用培訓(xùn)、會(huì)議、工作匯報(bào)等方式向領(lǐng)導(dǎo)者傳達(dá)檔案管理的理念，加深領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案及檔案工作的認(rèn)識(shí)，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)。

（二）形成者檔案意識(shí)的培養(yǎng)。檔案形成者是檔案質(zhì)量控制的源頭，檔案形成者的檔案意識(shí)直接影響檔案收集的完整性和檔案的質(zhì)量，因此要想提升企業(yè)的檔案意識(shí)，檔案形成者首當(dāng)其沖。

檔案形成者的檔案意識(shí)形成首先應(yīng)該從制度方面進(jìn)行規(guī)范，企業(yè)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，制訂詳細(xì)的歸檔范圍及歸檔文件實(shí)施細(xì)則，讓檔案形成者在日常工作中有據(jù)可依。其次，應(yīng)定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)宣傳，不斷強(qiáng)化檔案意識(shí)。

（三）管理者檔案意識(shí)的培養(yǎng)。檔案管理者是檔案工作鏈條的主要環(huán)節(jié)責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案形成、整理、日常維護(hù)及開發(fā)編研。檔案管理者的檔案意識(shí)影響檔案整理的規(guī)范性、檔案實(shí)體的安全性及檔案工作開展的深度和廣度，因此檔案管理者的檔案意識(shí)培養(yǎng)尤為重要。

首先，應(yīng)保證檔案隊(duì)伍專業(yè)化，檔案專業(yè)和非檔案專業(yè)的管理者對(duì)檔案及檔案管理的認(rèn)知偏差較大，直接影響檔案工作水平。其次，應(yīng)建立常規(guī)化的培訓(xùn)機(jī)制，定期參加外部培訓(xùn)，了解行業(yè)新法新規(guī)，跟上行業(yè)發(fā)展。另外，要培養(yǎng)良好的職業(yè)習(xí)慣，加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)和提升。

（四）利用者檔案意識(shí)的培養(yǎng)。檔案利用者是檔案工作的客體，培養(yǎng)利用者的檔案意識(shí)有利于減少檔案工作阻力，降低檔案利用過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，也有利于充分發(fā)揮檔案功能，提升檔案工作的地位。

利用者的檔案意識(shí)培養(yǎng)主要通過(guò)宣傳的方式進(jìn)行，可結(jié)合企業(yè)日常宣傳途徑和現(xiàn)代化的宣傳方式，比如公眾號(hào)、短視頻、宣傳板、知識(shí)競(jìng)賽等方式，讓利用者從客體的角度配合檔案工作的順利開展。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上，檔案意識(shí)的培養(yǎng)是一個(gè)認(rèn)識(shí)活動(dòng)的展開過(guò)程，面對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案意識(shí)水平，必須認(rèn)清形勢(shì)，對(duì)癥下藥，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)，達(dá)到提高檔案管理水平的目的。