新時代企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)型路徑探討
——以工業(yè)企業(yè)為例

文/杭州贊誠檔案管理咨詢有限公司 許茗雨

2015年5月，國務(wù)院頒布《中國制造2025》，提出為打造制造業(yè)強國，一定要落實“三步走”戰(zhàn)略，這份文件不僅對未來制造業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展起到了重要的指導(dǎo)作用，并且也促使我國工業(yè)企業(yè)將注意力轉(zhuǎn)移到如何借助創(chuàng)新型技術(shù)與思維，提高經(jīng)營效益與質(zhì)量上。基于目前我國大力推動工業(yè)企業(yè)實現(xiàn)智能制造的時代背景，充分利用完整、可靠、真實的檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)的企業(yè)發(fā)展機制，正是工業(yè)企業(yè)的必然選擇。檔案管理工作作為工業(yè)企業(yè)乃至我國各項事業(yè)的關(guān)鍵組成部分，也必須迎合企業(yè)的新時代發(fā)展要求，走出一條創(chuàng)新、高效的轉(zhuǎn)型之路。

一、新時代工業(yè)企業(yè)檔案管理實現(xiàn)轉(zhuǎn)型的要點

（一）追求更高的管理效率。在市場競爭日益激烈的新時代，各工業(yè)企業(yè)正爭相拉動投資、創(chuàng)新經(jīng)營模式，如何快速提高企業(yè)的管理效率，向著高質(zhì)量服務(wù)發(fā)展，成為各工業(yè)企業(yè)必須解決的問題。檔案管理工作屬于工業(yè)企業(yè)檔案管理的重要組成部分，其效率將直接對工業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)決策、信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)犬a(chǎn)生決定性影響。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展與電子信息技術(shù)的更迭，工業(yè)企業(yè)需要管理的檔案信息資源愈加繁多，面對龐大的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，如果依然使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，將消耗更大的人力、物力成本，并且也無法滿足企業(yè)的高效管理需求，繼而阻礙企業(yè)的長效發(fā)展。

（二）追求更高的安全保障。新時代，信息技術(shù)得以廣泛運用在企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營中。一方面，給企業(yè)的檔案管理工作創(chuàng)造更多效益；另一方面，給檔案管理工作造成了安全方面的隱患。過去我們管理檔案數(shù)據(jù)時需要建立關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，經(jīng)過一定時間的發(fā)展，這種類型的數(shù)據(jù)庫如今已形成較為完善的檔案數(shù)據(jù)安全保護機制。不過，新時代開展檔案管理工作基本是借助于非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，保存的檔案數(shù)據(jù)也呈現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化特點。工業(yè)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)實時產(chǎn)生于企業(yè)的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)內(nèi)容龐大，其存在形式通常也是非結(jié)構(gòu)化的。因這些數(shù)據(jù)涉及的主體復(fù)雜，且來源分散，這就要求企業(yè)的檔案管理工作必須設(shè)置更高的安全保障體系，科學(xué)規(guī)避數(shù)據(jù)安全風(fēng)險與網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。

（三）追求更高的服務(wù)水平。依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、智能電子設(shè)備，檔案數(shù)據(jù)由“重藏輕用”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎畹臋n案”，其存儲內(nèi)容及形式得到了極大的豐富，檔案工作者可以實時建立檔案信息，而檔案利用者也能夠基于平臺、網(wǎng)站或系統(tǒng)，輕松便捷地獲取檔案信息，不僅能高效滿足檔案利用者查詢使用檔案的需求，也可以讓工業(yè)企業(yè)檔案管理充分發(fā)揮其服務(wù)效用。檔案管理工作者作為服務(wù)人員，更要在信息技術(shù)的支持下，發(fā)掘處理檔案信息間的關(guān)聯(lián)，做到系統(tǒng)化整合、保存、管理檔案信息，并主動為人們提供檔案服務(wù)，提升檔案的利用率，增強工業(yè)企業(yè)的綜合實力。

二、當前工業(yè)企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理思維陷入固化模式。在日常工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，唯有環(huán)境變動對檔案管理工作造成影響時，才能引起檔案管理人員的注意，并且他們在面對區(qū)別于非紙質(zhì)的新型電子檔案時，采取的也是傳統(tǒng)思維模式，即用紙質(zhì)檔案管理思維審視電子檔案。在如今的大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員依然會在自己過去的思維基礎(chǔ)上，對檔案數(shù)據(jù)作出判斷，導(dǎo)致其思維受限。一旦檔案管理工作產(chǎn)生問題，檔案管理人員便無法創(chuàng)新思維，將檔案管理工作放入社會環(huán)境里進行考察，以這種片面、局限的思維開展工作，不利于工業(yè)企業(yè)檔案管理工作的正常展開。

（二）工業(yè)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量偏低。在信息技術(shù)被廣泛運用的局勢下，大量工業(yè)企業(yè)管理者在作出創(chuàng)新型決策時愈加依賴數(shù)據(jù)分析，這就要求其檔案數(shù)據(jù)必須保證高質(zhì)量。但在日常工作中，如企業(yè)并未設(shè)立完善的數(shù)據(jù)治理機制，在搜集、存儲數(shù)據(jù)等環(huán)節(jié)就會出現(xiàn)操作不規(guī)范、不合理的情況，由此引發(fā)數(shù)據(jù)誤差、數(shù)據(jù)缺失等問題，難以保證數(shù)據(jù)信息的真實、完整。此外，因工業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍廣泛，類別多樣，各個部門在搜集數(shù)據(jù)時依據(jù)的標準會存在差別，不同的部門針對相同的數(shù)據(jù)源可能出現(xiàn)不同的解釋，所以難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。這些數(shù)據(jù)在被鑒定、歸檔，并被整合到企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中后，檔案數(shù)據(jù)無可避免地存在數(shù)據(jù)缺失、失真的問題。

（三）管理人員知識技能結(jié)構(gòu)單一。在新時代，大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等高新技術(shù)的出現(xiàn)與運用，促進商務(wù)智能化的實現(xiàn)，無論是實時獲取數(shù)據(jù)，還是整合分析數(shù)據(jù)，都離不開計算機。目前工業(yè)企業(yè)檔案管理在人才方面存在的問題，正是檔案管理專業(yè)人員不熟悉技術(shù)，而技術(shù)人員不熟悉檔案管理。出現(xiàn)這種情況，是因為大部分檔案管理人員投入工作中后，對學(xué)習(xí)新知識有著較大的排斥心理，存在惰性，不會積極、主動地吸納技術(shù)方面的新知識，完善自身的知識技能結(jié)構(gòu)。

（四）管理模式缺乏創(chuàng)新。時代催生出一種新的檔案管理模式，即企業(yè)檔案部門在檔案文件形成初期就參與到各部門的日常經(jīng)營環(huán)節(jié)里，展開全程指導(dǎo)，確保從源頭保證檔案信息的完整、準確。但在實踐情況中，部分工業(yè)企業(yè)采取的仍是由企業(yè)各部門負責(zé)收集本部的信息，并整理成檔案資料，再交給檔案部門人員。由于企業(yè)內(nèi)部員工對檔案管理的重視程度不夠，且并非檔案管理專業(yè)人員，在處理檔案時存在檔案內(nèi)容錯漏的情況，甚至影響檔案的歸檔，拖慢檔案管理工作的進度，這種傳統(tǒng)的管理模式無法滿足工業(yè)企業(yè)的需要。

三、新時代實現(xiàn)工業(yè)企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型的對策

（一）創(chuàng)新檔案管理理念。工業(yè)企業(yè)開展檔案管理工作的目的，是給管理層提供真實、有效的決策依據(jù)，實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的長效發(fā)展。為解決檔案管理思維固化問題，工業(yè)企業(yè)的人員要積極順應(yīng)時代要求，樹立電子檔案現(xiàn)代化管理意識，轉(zhuǎn)變“重藏輕用”的紙質(zhì)檔案管理理念，推動檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化，為企業(yè)提供高質(zhì)量的決策建議。

（二）利用技術(shù)提高檔案管理水平。工業(yè)企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)充分運用電子信息技術(shù)，結(jié)合工業(yè)企業(yè)檔案的特性，融合5G技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)。首先，考慮到5G傳輸技術(shù)有著高速率、低功耗的優(yōu)勢，能夠快速采集海量數(shù)據(jù)，滿足大數(shù)據(jù)處理與遠程控制的要求，而且反應(yīng)速度快，實時傳輸流量高。借助5G技術(shù)，能夠幫助企業(yè)實時傳輸、管理電子檔案，提高檔案數(shù)據(jù)處理效率；其次，區(qū)塊鏈技術(shù)可以做到數(shù)據(jù)加密、防止篡改，借助這一技術(shù)，有助于確保數(shù)字檔案的真實性，并且還能借助備份功能恢復(fù)檔案，保障了檔案的安全性。工業(yè)企業(yè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)不能局限于檔案業(yè)務(wù)管理，而是要建設(shè)成為數(shù)字檔案資源、業(yè)務(wù)、管控和共享的一體化平臺。通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)開展檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、跟蹤檢查、考核評價、培訓(xùn)交流等，實現(xiàn)工業(yè)企業(yè)檔案工作的一體化管控。

（三）打造先進的檔案管理人才隊伍。工業(yè)企業(yè)檔案管理人員對專業(yè)知識技能的掌握情況與職業(yè)素養(yǎng)對檔案管理的效率及質(zhì)量密切相關(guān)。新時代，檔案管理人才不僅要掌握專業(yè)知識技能，還要學(xué)會熟練運用大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等現(xiàn)代信息技術(shù)。檔案管理人員應(yīng)當意識到自己在技能方面的不足之處，加強對信息化、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的學(xué)習(xí)，并積極參與檔案培訓(xùn)，系統(tǒng)掌握檔案管理知識。在提供檔案服務(wù)時，檔案管理人員也應(yīng)當恪守職業(yè)道德規(guī)范，堅持“主動性”與“人性化”的服務(wù)原則，保護企業(yè)機密文件。

（四）創(chuàng)新檔案管理模式。首先，工業(yè)企業(yè)要把創(chuàng)新思維與傳統(tǒng)模式結(jié)合起來，不僅要細化各部門的職責(zé)，保證檔案收集的完整真實以及高效性，發(fā)揮出部門檔案分散管理的優(yōu)勢，也要推動信息化與智能化管理，采取先進的信息技術(shù)。其次，檔案管理人員應(yīng)當明確企業(yè)的發(fā)展方向，并根據(jù)企業(yè)的未來規(guī)劃對檔案作出分類整理，這樣不但可以促進企業(yè)檔案管理工作有序開展，也便于企業(yè)在發(fā)展過程中及時調(diào)控檔案管理。

四、結(jié)語

作為檔案管理工作者，明確當今時代對企業(yè)檔案管理提出的新要求，并以工業(yè)企業(yè)為例，對檔案管理工作作出分析是相當有必要的，這是促進工業(yè)企業(yè)實現(xiàn)快速發(fā)展的必經(jīng)之路。在新時代，工業(yè)企業(yè)應(yīng)當轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思維，積極運用大數(shù)據(jù)、5G技術(shù)、區(qū)塊鏈等新型技術(shù)，建立強有力的人才隊伍，并創(chuàng)新檔案管理模式，繼而從真正意義上實現(xiàn)檔案管理的成功轉(zhuǎn)型。