淺析會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)會(huì)計(jì)工作的重要性

文/國(guó)家檔案局干部教育中心 黃瑞錦

會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他具有保存價(jià)值并作為歷史記錄保存起來(lái)的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。是記錄和反映本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展的重要經(jīng)濟(jì)憑據(jù)，完整準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)檔案對(duì)于研究單位各個(gè)時(shí)期的經(jīng)濟(jì)和財(cái)務(wù)活動(dòng)具有重要作用，是單位制訂政策、研究問(wèn)題和開(kāi)展一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的可靠依據(jù)。不僅能夠在各種各樣的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)糾紛中維護(hù)單位的經(jīng)濟(jì)利益，還能為會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)核查提供一定的依據(jù)。所以，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作進(jìn)行中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》的修訂與實(shí)施意在加強(qiáng)管理會(huì)計(jì)檔案，更好地對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保護(hù)，提高其利用率。

一、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)與功能

（一）會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)。主要包括如下幾點(diǎn)：

1.專(zhuān)業(yè)性。由于會(huì)計(jì)檔案是緊緊圍繞著會(huì)計(jì)工作展開(kāi)的，有其獨(dú)特的業(yè)務(wù)性質(zhì)，所以會(huì)計(jì)檔案具有一定的專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)。會(huì)計(jì)檔案從載體上可分為兩種形式：一種是包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、其他會(huì)計(jì)核算材料及在管理過(guò)程中手工填制的以紙質(zhì)形式存在的會(huì)計(jì)檔案；另一種即以數(shù)據(jù)形式存在的非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。例如在工作中用財(cái)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)處理過(guò)程性或結(jié)果性數(shù)據(jù)，導(dǎo)入電子檔案系統(tǒng)保管的電子會(huì)計(jì)檔案，或?qū)⒓堎|(zhì)會(huì)計(jì)資料掃描，相關(guān)信息存儲(chǔ)至磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等介質(zhì)而形成的電子會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案中，憑證、賬簿和報(bào)表都具有表格的特征，都有其固定的格式和填寫(xiě)項(xiàng)目，主要通過(guò)數(shù)據(jù)來(lái)記錄單位各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)收支情況及企業(yè)的盈利和償債能力。另外，會(huì)計(jì)檔案的裝訂和保管也具有自己的特性。

2.廣泛性。凡是能夠獨(dú)立核算的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。無(wú)論是企業(yè)還是事業(yè)單位、行政機(jī)構(gòu)，都會(huì)展開(kāi)一系列的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，從而形成會(huì)計(jì)檔案，尤其一部分自收自支的事業(yè)單位，其性質(zhì)相當(dāng)于企業(yè)，實(shí)行獨(dú)立核算，單位自負(fù)盈虧，此類(lèi)情況一般都設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)保存檔案，所以具有一定的廣泛性。

3.嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)部門(mén)通常在一個(gè)會(huì)計(jì)年度產(chǎn)生數(shù)量龐大的會(huì)計(jì)資料，這些資料之間聯(lián)系緊密，由原始憑證到記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證填寫(xiě)會(huì)計(jì)賬簿，最后根據(jù)會(huì)計(jì)賬簿出具會(huì)計(jì)報(bào)告，所有資料環(huán)環(huán)相扣，它們的產(chǎn)生有一套嚴(yán)格的流程。會(huì)計(jì)檔案相較于其他檔案資料，內(nèi)部規(guī)律性較強(qiáng)，任何一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從開(kāi)始到結(jié)束，都有連續(xù)的記錄，保持了會(huì)計(jì)檔案的整體性。這有利于單位進(jìn)行準(zhǔn)確的計(jì)算和綜合分析。

4.發(fā)展性。隨著社會(huì)發(fā)展的多元化和現(xiàn)代化，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中所使用的媒介也發(fā)生了相應(yīng)變化，例如，由于數(shù)字支付、手機(jī)審批等交易方式的出現(xiàn)，電子發(fā)票、電子匯款單等現(xiàn)代化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)運(yùn)而生，會(huì)計(jì)檔案的形式不斷被擴(kuò)充。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案隨著不同時(shí)期單位內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)而不斷變化，因新的經(jīng)濟(jì)類(lèi)型變化和發(fā)展內(nèi)控的要求不斷前進(jìn)，檔案的內(nèi)容也隨之變化。

（二）會(huì)計(jì)檔案的功能。主要包括如下幾點(diǎn)：

1.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，利于參考。通過(guò)會(huì)計(jì)檔案對(duì)反映本單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和收支情況的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)進(jìn)行基本的數(shù)據(jù)分析，全面評(píng)價(jià)并得出結(jié)論，可以根據(jù)結(jié)論提出對(duì)單位管理工作的建議或措施，還可以通過(guò)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行會(huì)計(jì)分析、預(yù)測(cè)和制訂單位管理計(jì)劃，進(jìn)而引導(dǎo)各方面的工作。另外，會(huì)計(jì)檔案如實(shí)記錄了本單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)收支過(guò)程，尤其在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)事業(yè)單位中起到的作用更加明顯，記錄了全年物資成本、人力資源成本、生產(chǎn)成本以及各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)盈利情況，對(duì)今后年初預(yù)算的制訂、明確事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展方向，起到了重要的指導(dǎo)作用。

2.便于核算，責(zé)任到人。隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，機(jī)關(guān)事業(yè)單位政務(wù)公開(kāi)、財(cái)務(wù)公開(kāi)制度深入發(fā)展，各種貪腐、經(jīng)濟(jì)犯罪等行為越來(lái)越無(wú)所遁形，會(huì)計(jì)檔案能夠準(zhǔn)確反映單位在日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中取得的成績(jī)及存在的問(wèn)題，便于單位自身進(jìn)行核查核算的同時(shí)，也有利于會(huì)計(jì)核查機(jī)構(gòu)對(duì)單位進(jìn)行監(jiān)督檢查。一方面，通過(guò)會(huì)計(jì)憑證可以查明各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)的政策、制度、計(jì)劃以及預(yù)算的規(guī)定；另一方面，會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)集體以及個(gè)人經(jīng)濟(jì)活動(dòng)最原始的記錄，一旦出現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)責(zé)任事故，會(huì)計(jì)檔案作為第一手資料，在梳理案情、披露經(jīng)濟(jì)事故責(zé)任過(guò)程中，是最直接、最有利的證據(jù)。

3.以史為鑒，展望未來(lái)。隨著社會(huì)的日益進(jìn)步，會(huì)計(jì)檔案的史料價(jià)值將日益得到體現(xiàn)，為本單位的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供珍貴的史料記載，是經(jīng)濟(jì)研究中不可缺少的研究材料。此外，會(huì)計(jì)檔案為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供了原始憑據(jù)，成為證實(shí)客觀經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史證據(jù)，具有一定的參考依據(jù)。從國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)政策決策方面來(lái)看，國(guó)家在制定相關(guān)的經(jīng)濟(jì)計(jì)劃時(shí)，還可以通過(guò)切實(shí)研究相關(guān)單位在會(huì)計(jì)檔案中的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，制定出許多更為科學(xué)的決策。

二、會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)會(huì)計(jì)工作的重要性

（一）有利于提高會(huì)計(jì)工作的效率。做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，有助于會(huì)計(jì)工作的正確實(shí)施。眾所周知，在單位日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，各類(lèi)交易往往不是一筆完成的，而是通過(guò)多筆交易完成。這時(shí)，會(huì)計(jì)檔案的重要性就得到了很好的體現(xiàn)，可以準(zhǔn)確展示該交易已完成的進(jìn)度和未完成的比例，通過(guò)歷史信息來(lái)核對(duì)交易的進(jìn)展?fàn)顩r等。

（二）有利于為后期核算提供書(shū)面依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案對(duì)會(huì)計(jì)分析以及會(huì)計(jì)核查起到了一定的依據(jù)作用，對(duì)制訂有效的經(jīng)濟(jì)計(jì)劃及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)決策提供了大量真實(shí)可靠、準(zhǔn)確的信息。會(huì)計(jì)檔案的紙質(zhì)版能夠作為會(huì)計(jì)核查的一項(xiàng)書(shū)面證明資料，而數(shù)據(jù)版的資料則方便單位與核查機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查監(jiān)督。兩種形式的檔案共同記錄著單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息，對(duì)這兩種檔案的管理給予一定的重視，為單位以后各類(lèi)會(huì)計(jì)核算以及資產(chǎn)清查等活動(dòng)提供了有效的數(shù)據(jù)信息。

三、會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題及對(duì)策

（一）存在的問(wèn)題。主要包括如下幾個(gè)方面：

1.對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度不夠。在財(cái)務(wù)管理過(guò)程的最后一環(huán)，是最重要的會(huì)計(jì)檔案管理。但往往就是這個(gè)細(xì)節(jié)，容易被人們所忽略，即便許多單位逐步意識(shí)到檔案管理的重要性，可是在實(shí)際的財(cái)務(wù)管理過(guò)程中，依然存在會(huì)計(jì)管理人員不重視財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析和整理以及歸納總結(jié)的情況。長(zhǎng)此以往，會(huì)計(jì)檔案管理就會(huì)失去規(guī)范化以及專(zhuān)業(yè)化的特點(diǎn)和要求，單位的財(cái)務(wù)管理效果也會(huì)不盡如人意。

2.缺乏較為完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度。會(huì)計(jì)檔案管理本身并不會(huì)直接為單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，所以許多單位較為注重資金方面的管理，從而忽視了會(huì)計(jì)檔案管理工作。長(zhǎng)此以往，必然導(dǎo)致企業(yè)單位沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理制度建立的意義，使得會(huì)計(jì)檔案管理制度不具備安全性，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看既不利于會(huì)計(jì)檔案管理工作的長(zhǎng)久運(yùn)行和發(fā)展，又導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理人員在相關(guān)的規(guī)范落實(shí)方面具有一定的障礙。

3.會(huì)計(jì)檔案因保管不當(dāng)有所漏缺。一部分會(huì)計(jì)檔案因形成時(shí)間較長(zhǎng)，期間經(jīng)歷單位搬遷或庫(kù)房改建，可能會(huì)造成缺漏丟失的情況；還有可能在檔案庫(kù)房保管過(guò)程中出現(xiàn)疏漏，造成會(huì)計(jì)檔案的損毀。同時(shí)，有些過(guò)了保管期限的會(huì)計(jì)檔案，工作人員可能會(huì)隨意處置，造成單位內(nèi)部財(cái)務(wù)資料外泄的情況。

（二）解決對(duì)策。主要包括如下幾點(diǎn)：

1.加強(qiáng)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度。加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性的宣傳力度，并且嘗試使用多種媒介手段對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的必要性進(jìn)行分析和闡述，必要時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，加強(qiáng)其認(rèn)知度。另外，單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極對(duì)國(guó)家的相關(guān)政策進(jìn)行了解響應(yīng)，發(fā)揮自身的模范及帶頭作用，使員工正確認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的意義，最終使得會(huì)計(jì)管理工作得到廣大工作人員的全力支持。

2.建立完善的管理制度。會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中一定要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)制訂合適的規(guī)章制度。會(huì)計(jì)檔案制度的制訂應(yīng)根據(jù)單位性質(zhì)、單位特色和不同發(fā)展時(shí)期的經(jīng)濟(jì)特點(diǎn)有所調(diào)整，在實(shí)施過(guò)程中不斷完善。一方面，要做好會(huì)計(jì)檔案借閱工作，在借閱的過(guò)程中，應(yīng)做好電子與書(shū)面兩種資料的備查記錄，規(guī)范借閱制度，保證會(huì)計(jì)檔案的有效管理；另一方面，要對(duì)各類(lèi)別的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、分年度管理，這樣就不會(huì)在借閱查找的過(guò)程中造成檔案錯(cuò)放、漏放、亂放等現(xiàn)象，達(dá)到統(tǒng)一管理的目的。

3.加強(qiáng)檔案庫(kù)房巡查工作。定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案存放的庫(kù)房進(jìn)行盤(pán)查。對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的設(shè)備、功能等進(jìn)行檢查。如果檔案的防塵、防腐蝕等工作做不好，一些會(huì)計(jì)檔案會(huì)在高溫、高濕的條件下變得字跡模糊，不能閱讀，從而失去保存的意義。所以，在檔案管理的過(guò)程中，一定要保證對(duì)庫(kù)房的檢查。同時(shí)，對(duì)于過(guò)了使用年限的會(huì)計(jì)檔案，比如有存續(xù)需求的企事業(yè)單位，有條件的可以選擇性保存；沒(méi)有條件保存的單位，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案保管期限最新規(guī)定》科學(xué)銷(xiāo)毀，防止外泄。

綜上所述，無(wú)紙化辦公、信息化處理的會(huì)計(jì)工作方法雖然簡(jiǎn)便了會(huì)計(jì)工作，但也對(duì)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵和外延產(chǎn)生了影響，給會(huì)計(jì)檔案的管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。正是因?yàn)槿绱耍瑫?huì)計(jì)檔案的管理越發(fā)顯得重要。只有在明確了會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容、目的，意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，并加以改進(jìn)和修正，才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在單位經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中所起到的作用。