機關涉密文件資料管理存在的問題及對策

文/江蘇省邳州市人民武裝部 周恒柏

涉密文件資料因為同時具備了政治與業(yè)務屬性，所以一旦涉密文件資料管理出現(xiàn)損失或泄露等問題，必然會對機關單位以及國家的利益造成無法挽回的影響。所以，機關單位必須切實做好涉密文件資料管理風險防控策略的研究工作。

一、機關涉密文件資料利用風險因素

（一）人為因素。文件資料管理工作人員是機關單位涉密文件管理與利用等相關工作開展的主體，工作人員工作態(tài)度、綜合素質以及水平等因素都是引發(fā)文件資料管理風險的重要因素。由于受到人才吸納能力、文件資料管理認識等各方面因素的影響，絕大多數(shù)機關單位文件資料管理人員因為并未經(jīng)過專業(yè)化、系統(tǒng)化知識技能的培訓，出現(xiàn)了涉密文件資料管理能力嚴重不足的問題。此外，管理人員心存僥幸、怠惰等心理，不僅削弱了文件資源管理的嚴謹性，而且增加了涉密文件資料損失、泄密等問題發(fā)生的幾率。

（二）網(wǎng)絡因素。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，信息化作為各個行業(yè)轉型發(fā)展的重要推手，為機關單位涉密文件管理工作模式的改革創(chuàng)新提供了強有力的技術支持。但是經(jīng)過實踐操作發(fā)現(xiàn)，信息化好比一把雙刃劍，不僅在推動機關單位文件資料管理模式改革、文件資料管理效率提升以及減輕工作人員工作壓力方面發(fā)揮著積極的作用，而且為病毒侵襲、黑客攻擊等各種安全風險隱患的發(fā)生提供了便利。一旦機關單位的文件資料管理人員自身網(wǎng)絡安全管理意識不足或未能及時發(fā)現(xiàn)風險隱患的話，必將造成涉密文件竊取、篡改、損壞等問題的發(fā)生，影響機關單位涉密文件資料管理工作的效率。

（三）制度因素。機關單位的涉密文件資料管理與常規(guī)的文化資料管理相比，其對管理和利用等各方面提出的要求也隨之進一步提高。但是就當前機關單位涉密文件管理工作的現(xiàn)狀說，很多機關單位現(xiàn)行的文件資料管理制度在實施的過程中，并未從文件資料保密級別劃分、保密文件柜配備、文件資料庫風險防控機制、文件資料部門考核制度等各方面體現(xiàn)出涉密文件資料管理的特殊性與復雜性特點，最終導致很多涉密文件資料的管理和利用無法達到相應安全保證，增加了涉密事件發(fā)生后問責、追責工作的難度。

二、機關涉密文件資料管理存在的問題

（一）管理人員保密意識有待提升。經(jīng)過深入的調查研究發(fā)現(xiàn)，雖然很多機關單位加強了針對涉密文件資料管理人員的宣傳教育和培訓工作力度，但是實際上涉密文件資料管理人員并未從思想上重視文件管理工作的重要性。大多在被動的情況下接受保密宣傳教育活動，除了保密部門的本職工作外，主動學習涉密文件資料管理工作知識的工作人員少之又少，對機關單位涉密文件資源管理工作的高效開展造成了非常不利的影響。

（二）缺乏專業(yè)高素質涉密文件資料管理人才。機關單位涉密文件資料管理隊伍年齡偏大、專業(yè)知識缺乏等問題是當前大多數(shù)機關單位涉密文件資料管理工作中普遍存在的問題。另外，工作人員不愿從事涉密文件資料管理工作，也在一定程度上影響和制約了機關單位涉密文件資料管理工作的開展。

（三）涉密文件資料管理制度存在漏洞。涉密文件資料管理人員未能按照保密制度的要求開展涉密文件資料的管理工作，在涉密文件資料的收集、傳閱、復印、銷毀等各個環(huán)節(jié)中出現(xiàn)了違規(guī)操作的情況，管理制度層面存在的漏洞，增加了機關單位涉密文件資料泄密或損壞等問題發(fā)生的幾率。

三、加強機關涉密文件資料管理的對策措施

（一）嚴格劃分涉密文件資料管理等級。首先，認真做好文件資料的保密管理工作。機關單位的涉密文件資料管理工作必須嚴格按照國家相關標準，建立完整的文件資料管理體系，并指派專人負責文件資料的管理工作?？茖W合理的涉密文件資料管理制度的實施，促進了機關單位涉密文件資料管理工作效率的有效提升。其次，明確劃分涉密文件資料的保管期限與保密期限。涉密文件資料的管理人員在開展文件資料管理工作時，必須全面分析和鑒別文件資料內(nèi)容所發(fā)揮的現(xiàn)實和歷史作用，并以此為基礎，根據(jù)機關單位建設和發(fā)展的需求，確定文件資料保存的價值，然后根據(jù)文件資料保管的期限，制訂完善的涉密文件資料管理工作制度。最后，優(yōu)化和調整涉密文件資料的密級。隨著時間的推移，機關單位在開展涉密文件資料的管理工作時，應該以文件資料涉密情況變化的實際情況為基礎，調整涉密文件資料的密級，為后續(xù)文件資料管理工作的有序開展奠定良好的基礎。

（二）強化涉密文件資料管理人員的保密素養(yǎng)。1.通過開展理論講授、案例分析、文化熏陶等多樣化活動的方式，幫助涉密文件資料管理人員樹立正確的職業(yè)道德與工作責任感。要求工作人員在積極學習涉密文件資料管理知識的基礎上，了解和掌握《國家秘密定密管理暫行規(guī)定》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》等相關法律法規(guī)中提出的要求，充分重視涉密文件資料管理事故發(fā)生造成的不良影響和后果。2.機關單位在開展涉密文件資料的管理工作時，應該嚴格按照固本與培新兩手抓的原則和要求推動本單位涉密文件資料的管理工作，才能滿足社會經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展的要求。也就是說，機關單位在開展涉密文件資料管理工作時，既要加強現(xiàn)有文件資料管理人員信息化、創(chuàng)新化教育工作的力度，而且還應緊緊圍繞提高文件資料管理人員技能素養(yǎng)、實踐觀念、風險視野等相關內(nèi)容落實機關單位涉密文件資料管理隊伍的建設制度，構建高素質的涉密文件資料管理人才隊伍。

（三）建立健全涉密文件資料管理制度。完善的制度體系是保證機關單位涉密文件資料管理質量的基礎，所以機關單位的涉密文件資料管理人員必須深刻認識到涉密文件資料管理的特殊性，從文件資料收集、存放、利用等各個環(huán)節(jié)著手，制訂具有針對性的管理制度和條例，促進涉密文件資料管理工作質量和效率全面提升。首先，制訂科學合理的機關單位涉密文件資料收集與整理制度。1.工作人員在開展文件資料的登記工作時，必須明確文件資料的保密級別、期限、歸檔單位、歸檔人以及歸檔范圍等相關內(nèi)容。2.工作人員在開展涉密文件資料的管理和歸檔工作時，必須由至少兩人同時負責，并在文件資料收集整理完成后，交由部門負責人進行審閱批準，避免因為意外風險的發(fā)生影響涉密文件資料管理的有序開展。其次，涉密文件資料庫房管理制度的完善。1.機關單位在開展涉密文件資料的管理工作時，必須嚴格按照“三鐵一器”的原則和要求配備涉密文件資料庫。2.涉密文件資料庫房的管理人員必須保證雙進雙出，任何無關人員不得隨意進入文件資料庫房。3.配備最高等級且無死角的涉密文件資料庫房影像監(jiān)控系統(tǒng)，同時安排專人負責后臺管理工作。最后，制訂合理的涉密文件資料查閱利用制度。1.文件資料管理人員在向借閱者提供涉密文件資料時，必須嚴格按照要求做好文件核查檢驗工作，做好文件資料借閱人、借閱用途、保密等級、文件資料編號等相關信息的登記和管理工作。2.禁止任何人員私自將檔案資料帶離文件資料室，所有文件資料必須在文件資料室內(nèi)查閱。3.任何具有拍攝、錄像、錄音功能的儀器設備原則上不得被帶入文件資料室內(nèi)，如遇特殊情況則應該及時向上級部門匯報審批。

（四）提升信息工具應用意識。隨著信息化轉型發(fā)展時代的來臨，機關單位的涉密文件資料管理部門以及工作人員在開展涉密文件資料管理和利用工作時，既要充分利用網(wǎng)絡信息技術的優(yōu)勢，而且還應做好網(wǎng)絡風險防控的工作，才能從根本上防止涉密文件資料出現(xiàn)損壞或泄密的問題。首先，網(wǎng)絡信息技術和工具的普及應用。傳統(tǒng)的機關單位涉密文件資料管理，主要是以紙質文件、照片、錄音和錄像等實體化形式保存。由于實體文件資料具有一定的壽命周期，如果文件資料的保存過程中出現(xiàn)了紙張褪色、墨跡淡化和音像制品老化等問題，那么涉密文件資料的保存質量和利用價值自然也就大打折扣。所以，有效解決傳統(tǒng)實體文件資料管理中存在的問題，機關單位應該加大涉密文件資料信息管理系統(tǒng)建設投入的力度，將原本易損耗、有壽命期限的實體化文件資料轉為可永久保存的數(shù)字化文件，才能達到有效降低涉密文件資料管理風險發(fā)生幾率的目的。其次，網(wǎng)絡風險防控。機關單位在利用涉密文件資料信息化管理系統(tǒng)的過程中，必須深刻認識到病毒、黑客等外部侵害可能對涉密文件資料管理產(chǎn)生的危害，并以此為基礎制定切實可行的網(wǎng)絡風險防控策略，才能在及時發(fā)現(xiàn)和消除風險隱患的基礎上，阻斷不法分子竊取或篡改涉密文件資料檔案信息的渠道，保證涉密文件資料信息化傳輸?shù)陌踩耘c可靠性，降低涉密文件資料泄密事件發(fā)生的概率。

四、結語

總而言之，科學技術的迅速發(fā)展使得機關單位涉密文件資料管理工作變得更加復雜和繁瑣。不管是涉及到國家機密，抑或是機關單位的商業(yè)秘密，都必須嚴格按照要求做好涉密文件資料的管理工作，才能在切實維護國家安全和人民群眾利益的基礎上，為我國社會經(jīng)濟的長期可持續(xù)發(fā)展保駕護航。