淺談我國檔案信息資源的開發(fā)與利用

文/山西汾西礦業(yè)集團公司檔案處 郭洋

檔案是人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關(guān)鍵所在，檔案的存在是人類發(fā)展史上一項無形的寶貴財富，因此檔案管理工作是維持歷史面貌的重要事業(yè)，使瞬間變?yōu)橛篮?，為我們研究歷史現(xiàn)象、準(zhǔn)確掌握歷史發(fā)展規(guī)律、服務(wù)社會發(fā)展提供了堅實的基礎(chǔ)。作為一名檔案工作者，我們必須認(rèn)識到自己工作的重要性，端正工作態(tài)度，不斷更新工作機制，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，從實際出發(fā)，提高服務(wù)質(zhì)量，在工作中發(fā)揮自己的優(yōu)勢和專業(yè)價值。

一、新時期檔案工作的重點

隨著人類和社會文明的發(fā)展，檔案的重要性越來越明顯，檔案工作的主要特點也從被動提供變?yōu)橹鲃犹峁?。檔案工作的重點之一是為領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)，接受領(lǐng)導(dǎo)指令，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖并轉(zhuǎn)化為實際行動。這個過程要求檔案工作者能夠充分理解上級指令并做出正確的判斷，從而高效、快速地執(zhí)行。在領(lǐng)導(dǎo)做出決策時，主動提供相關(guān)資料檔案，輔助領(lǐng)導(dǎo)做出全面、準(zhǔn)確、有效、符合實際的決策。最后是對相關(guān)文件進行整理和歸檔，保證資料的齊全，以便后續(xù)參考和利用。

二、關(guān)于檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新

檔案工作既是一項基礎(chǔ)性工作又是一項服務(wù)性工作。作為一名檔案工作者，要充分認(rèn)識檔案的重要性和價值，在工作中要不斷創(chuàng)新和完善檔案管理工作制度，加強檔案管理工作，使檔案工作更好地服務(wù)于社會經(jīng)濟發(fā)展。目前來看，我國東西部發(fā)展不均衡、城鄉(xiāng)發(fā)展不統(tǒng)一等問題導(dǎo)致檔案管理工作水平參差不齊。主要表現(xiàn)有：1.對檔案管理工作不重視，可有可無；2.檔案室等相關(guān)設(shè)備老化，工作效率低，沒有及時更新導(dǎo)致跟不上社會發(fā)展的需求；3.沒有專業(yè)的檔案管理工作者，工作人員素質(zhì)偏低，沒有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化；4.服務(wù)方式單一，導(dǎo)致檔案利用率低；檔案工作者處于被動提供服務(wù)的狀態(tài)，缺乏主動性；5.檔案工作者缺少服務(wù)意識，服務(wù)水平不高。

三、檔案管理工作的矛盾和原因

隨著檔案的重要性被廣泛認(rèn)可，檔案利用率持續(xù)提升，而現(xiàn)有的檔案管理能力與檔案服務(wù)需求之間的矛盾日益突出。另外，檔案的利用與開發(fā)問題、管理資源的滯后性問題、單一的管理手段等問題頻繁出現(xiàn)，導(dǎo)致現(xiàn)階段的檔案管理工作存在種種困難，究其原因如下：

（一）檔案管理需要大量專業(yè)的人力、先進的設(shè)施和科學(xué)的管理方法。檔案管理工作需要管理者與時俱進不斷創(chuàng)新，檔案管理者在思想層面沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性與必要性，檔案管理意識比較薄弱，不夠重視檔案管理方法的創(chuàng)新與利用。檔案管理方法老舊，檔案管理者自身素質(zhì)不強，消極面對時代發(fā)展和科技進步所帶來的挑戰(zhàn)。檔案開發(fā)利用意識和服務(wù)意識薄弱，不能夠與時俱進接受新鮮事物，沒有把檔案的開發(fā)利用和管理服務(wù)有效結(jié)合。

（二）檔案管理者缺乏積極主動性。檔案管理者總是被動提供檔案服務(wù)，不能主動提供檔案服務(wù)。一般要等領(lǐng)導(dǎo)提出要求后才能執(zhí)行，遇到困難不能主動解決，而是采取消極回避態(tài)度，靠領(lǐng)導(dǎo)想辦法，沒有深入找出檔案管理工作的重點。

（三）檔案管理工作本身的特點決定其具有繁瑣性和復(fù)雜性特征。檔案管理工作特點對檔案管理者的細(xì)心與耐心提出了一定的要求。從工作實踐可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理者在日常工作中做不到“日總結(jié)，月整理”，尤其是處理電子檔案時，不能及時備份并打印留存，使“孤本文件”在網(wǎng)上滯留時間過長，容易造成重要文件流失；對于流動性大的文件不能及時做好交接并存檔，往往造成重要文件丟失無從查找。這些問題一旦出現(xiàn)，不僅會加大檔案管理工作的難度與工作量，還會使檔案管理工作難以順利進行。

（四）檔案種類的不斷變化對檔案管理者的素質(zhì)要求越來越高。當(dāng)下檔案管理者的自身素質(zhì)還不能跟上科技發(fā)展和檔案管理工作難度的變化。檔案管理工作涉及領(lǐng)域繁多且形式多樣，如歷史、科研、黨政、教育、財經(jīng)等多個領(lǐng)域。不管是政府機關(guān)單位還是企業(yè)民營單位，都涉及檔案管理。目前，檔案管理者大多掌握傳統(tǒng)的檔案管理方法與概念，對于數(shù)字化檔案管理方法和理念的認(rèn)識較為片面，沒有深刻意識到數(shù)字化的重要性。部分檔案管理者雖然懂得電子文件的保存方法，但不能清晰分類，未及時備份和更新。

四、檔案工作服務(wù)創(chuàng)新的思考

在“十三五”圓滿收官，“十四五”開局的新時期，我們要牢記習(xí)近平總書記在2021年團拜會上的講話：“貫徹黨的十九大和十九屆二中、三中、四中、五中全會精神，堅持穩(wěn)中求進，立足新發(fā)展階段，貫徹新發(fā)展理念，構(gòu)建新發(fā)展格局?！睓n案管理者要總結(jié)經(jīng)驗，分析形勢，明確任務(wù)，對當(dāng)前和今后的局面進行分析，從而實現(xiàn)解放思想，不斷創(chuàng)新，在創(chuàng)造中發(fā)現(xiàn)并解決問題。

（一）解放思想是檔案管理工作的重點環(huán)節(jié)。檔案工作者只有解放思想，才能在工作實踐中實現(xiàn)創(chuàng)新，才能追求發(fā)展與改革，才能打破舊制，破除條條框框。當(dāng)然創(chuàng)新不是一味求變，盲目跟風(fēng)，而是要堅持從實際出發(fā)，總結(jié)經(jīng)驗，通過學(xué)習(xí)新的知識和思想來武裝自己，要與時俱進樹立正確的檔案管理、利用意識，懂得檔案利用的價值和檔案管理工作創(chuàng)新的重要性。讓檔案工作由封閉的被動提供變?yōu)殚_放的主動提供，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

（二）要根據(jù)時代特色和社會發(fā)展現(xiàn)狀開拓新的服務(wù)模式。黨的十九大和十九屆歷次全會都提到要立足新發(fā)展階段，貫徹新發(fā)展理念，構(gòu)建新發(fā)展格局。作為檔案工作者，要堅持貫徹黨十九大和歷次全會精神，把新的發(fā)展理念作為創(chuàng)新的必經(jīng)之路，要發(fā)展新的格局新的思想，打破被動提供服務(wù)的現(xiàn)狀，從而在新時代長穩(wěn)立足，不斷發(fā)展和開辟新的道路，不斷突破，為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奉獻力量。

（三）檔案管理的重點。檔案作為人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關(guān)鍵所在，管理的重點是保證檔案資料的完整性，完整的檔案才能發(fā)揮充足的作用，才能給人足夠的借鑒和指導(dǎo)作用。所以檔案的完整保存、完整收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)。當(dāng)然，檔案的收集整理不能完全靠檔案管理工作者，還需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門加大宣傳力度，加大人力物力的支持，提供專業(yè)的人才隊伍和先進的檔案管理設(shè)備，才能從根本上保證檔案管理工作有效進行。另外，企業(yè)要結(jié)合檔案管理工作的實際情況，制訂科學(xué)的規(guī)章制度和工作計劃，讓檔案管理工作有標(biāo)準(zhǔn)可循，有規(guī)范可依，保證檔案管理工作有序開展。

（四）檔案管理工作的創(chuàng)新和與時俱進。檔案管理工作看似平凡，但實際上卻有著較強的專業(yè)性要求。為實現(xiàn)檔案管理工作的與時俱進，要求檔案管理工作者不斷創(chuàng)新，堅持發(fā)展。檔案管理工作者要樹立堅定的政治方向與服務(wù)理念，發(fā)揚工匠精神，在工作實踐中做到以下幾點：一是敬業(yè)。敬業(yè)是從業(yè)者基于對職業(yè)的敬畏和熱愛而產(chǎn)生的一種全身心投入，認(rèn)認(rèn)真真、盡職盡責(zé)的職業(yè)精神狀態(tài)。二是精益。精益就是精益求精，是從業(yè)者對每份工作都凝神聚力、精益求精、追求極致的職業(yè)品質(zhì)。三是專注。專注就是內(nèi)心篤定而著眼于細(xì)節(jié)的耐心、執(zhí)著、堅持的精神，這是一切“大國工匠”所必須具備的精神特質(zhì)。四是創(chuàng)新。工匠精神還包括追求突破、追求革新的創(chuàng)新內(nèi)蘊。古往今來，熱衷于創(chuàng)新一直是世界科技進步的重要推動力量。

（五）檔案管理現(xiàn)代化是必然趨勢。檔案的宏觀管理和微觀管理采用的是傳統(tǒng)的手工管理方法，在新的形勢下產(chǎn)生了一系列問題，檔案管理現(xiàn)代化已成為一種必然趨勢。隨著時代的進步和科技的發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化已經(jīng)成為當(dāng)今社會檔案管理的主流，檔案電子化節(jié)省空間，智能快捷，檔案的利用者可以不受時間地點和類型方式的限制，一部手機、一臺電腦要比一間檔案室的檔案豐富得多。不僅如此，檔案電子化還能節(jié)約紙張，節(jié)能減排。所以加快檔案數(shù)字化發(fā)展成為新時期檔案管理工作的重點。一方面，檔案管理工作者需要樹立科學(xué)的管理理念和機制，包括先進的管理理念、合理的管理體制。檔案管理工作者需要充分考慮到信息化時代對檔案管理工作的基本要求，結(jié)合檔案管理工作的實際需求，制訂合理的管理機制，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。另一方面，企業(yè)需要加快信息化軟硬件的引入，為檔案管理工作的有序開展提供充足的客觀條件。軟件的引入以信息化檔案管理平臺為主，信息化檔案管理平臺中包含企業(yè)的全部檔案資料，企業(yè)員工可以根據(jù)自己的查閱權(quán)限自主查閱相關(guān)檔案資料信息，而檔案管理者則需要做好信息化檔案管理平臺的維護和更新工作。硬件的引入以信息化設(shè)備為主，考慮到檔案管理工作的實際需求，其對于硬件條件的要求相對較低，僅需保證硬件設(shè)備的數(shù)量和質(zhì)量滿足工作需求即可。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案管理的開發(fā)利用工作與服務(wù)意識有所欠缺，檔案管理者要不斷學(xué)習(xí)與強化自己，用專業(yè)的知識武裝自己，做一行精一行，專心專注緊跟時代步伐，發(fā)揚工匠精神。用科學(xué)的辦法不斷創(chuàng)新檔案管理的方法與形式，在社會發(fā)展中發(fā)揮自己的作用。