聚焦精細(xì)化管理 提高企業(yè)“三辦”工作水平

文/重慶三峽融資擔(dān)保集團(tuán)股份有限公司 周晶莉

習(xí)近平總書(shū)記當(dāng)年主政地方時(shí)強(qiáng)調(diào)：“辦公室，是一個(gè)單位、一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵部門。辦公室工作如何，對(duì)黨委乃至一個(gè)地方全面的工作影響很大?！钡街醒牒?，他對(duì)中辦提出了“四最一中樞”的職能定位，強(qiáng)調(diào)中辦“在黨和國(guó)家工作全局中具有特殊重要的地位和作用?！睙o(wú)論是機(jī)關(guān)單位，還是企業(yè)，辦文、辦會(huì)、辦事（以下簡(jiǎn)稱“三辦”）都是辦公室履行職能最重要的工作，也是搞好服務(wù)、發(fā)揮參謀助手作用的基礎(chǔ)性和經(jīng)常性工作，直接關(guān)系著企業(yè)的工作水平和工作效率。

一、精細(xì)化管理的必要性

（一）“三辦”工作面臨的問(wèn)題與挑戰(zhàn)。一是崗位職責(zé)不清。辦公室是一個(gè)企業(yè)的中樞運(yùn)轉(zhuǎn)部門，起著承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的作用，工作千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜，急事難事多。這造成辦公室員工無(wú)法清晰自身的職責(zé)職能定位，即使內(nèi)部有崗位分工定位，但由于部門事多人少、內(nèi)部員工的素質(zhì)參差不齊，專業(yè)培養(yǎng)工作機(jī)制缺乏，隨意性較大，工作存在交叉和模糊不清的地方，影響“三辦”工作效率。二是工作創(chuàng)新不夠。鑒于“三辦”工作是辦公室經(jīng)常性工作，有其固定的程序和模式，有其特定的政治性原則和要求，從事這個(gè)崗位的員工一般不敢突破和創(chuàng)新。在“三辦”工作中，大多數(shù)人被動(dòng)服務(wù)多，發(fā)揮主觀能動(dòng)性少。再加上平時(shí)辦公室業(yè)務(wù)繁忙，工作節(jié)奏快，大多是忙于應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種任務(wù)以及日常各類事務(wù)性工作，創(chuàng)新的意識(shí)不夠、精力不足。三是服務(wù)效果不佳。“三辦”工作的目的是做好“三服務(wù)”，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為部門服務(wù)，為干部群眾服務(wù)。但辦公室作為一個(gè)企業(yè)的核心部門，做任何事情都要圍繞企業(yè)中心工作出發(fā)，必須有大局觀、整體觀，不可能做到面面俱到。辦公室工作服務(wù)面廣，工作內(nèi)容頭緒多，容易出現(xiàn)雜亂無(wú)章的現(xiàn)象，一個(gè)細(xì)微的環(huán)節(jié)沒(méi)處理到位就會(huì)影響服務(wù)的效果和員工的滿意度。四是應(yīng)急處突能力不強(qiáng)。辦公室工作突發(fā)情況多，可能存在當(dāng)天收到的文件必須當(dāng)天辦，但辦文部門之間推諉扯皮；會(huì)議過(guò)程中音響設(shè)備突然間出現(xiàn)狀況等等。隨著“十四五”藍(lán)圖逐漸鋪開(kāi)，改革向縱深推進(jìn)，企業(yè)面臨的突發(fā)問(wèn)題必定越來(lái)越多樣、越來(lái)越復(fù)雜，應(yīng)急處突能力必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升。

（二）精細(xì)化管理的特征。精細(xì)化管理是一種新的企業(yè)管理理念與方法，精細(xì)化管理最基本的特征就是重細(xì)節(jié)、重基礎(chǔ)、重具體、重落實(shí)、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精、力爭(zhēng)最佳。將企業(yè)精細(xì)化管理移植到辦公室“三辦”工作上來(lái)，是應(yīng)對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求的有益嘗試。一是重細(xì)節(jié)。精細(xì)化管理，就是從小事入手，對(duì)每個(gè)細(xì)節(jié)都精益求精，做到事事有人管、處處有人管、事事有檢查、時(shí)時(shí)有計(jì)劃、事事有總結(jié)。而“三辦”也是由一件件小事組成，辦文細(xì)到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的校對(duì)，辦會(huì)細(xì)到會(huì)議桌上的餐巾紙擺放位置，辦事細(xì)到買一支筆。二是重基礎(chǔ)。精細(xì)化管理工作注重基礎(chǔ)管理，以制度建設(shè)、職能劃分、考核評(píng)價(jià)、管理培訓(xùn)等搭建基礎(chǔ)架構(gòu)，營(yíng)造高效有序的工作氛圍。推進(jìn)“三辦”工作可以形成有章可循、有規(guī)可依、有責(zé)必履的良好工作機(jī)制。三是重具體。精細(xì)化管理側(cè)重于按照局部功能最優(yōu)化、整體功能最大化的要求，將各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)具體分解到每一個(gè)工作崗位，形成崗位工作規(guī)范，讓工作內(nèi)容更具體，工作程序更清晰。四是重落實(shí)。精細(xì)化管理是根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)分解出策略，形成一系列方案，再層層細(xì)化分工，最終落實(shí)到崗位上。精細(xì)化管理可以說(shuō)是全員參與的過(guò)程，引導(dǎo)每個(gè)人參與到精細(xì)化管理當(dāng)中，才能將各項(xiàng)工作落到實(shí)處、發(fā)揮實(shí)效。五是重效果。精細(xì)化管理是以最大限度減少資源占用、降低管理成本、提高效益為主要目標(biāo)的管理方式。其追求的是管理價(jià)值的最大化，有利于形成聚合效益，提高工作的整體效果。

（三）“三辦”工作精細(xì)化管理的意義。一是有利于清晰工作職責(zé)。推進(jìn)精細(xì)化管理，通過(guò)合理細(xì)化的分工，明確專人專責(zé)，避免工作中的相互推脫，促進(jìn)人員專業(yè)化層次的提升。二是有利于改進(jìn)工作模式。精細(xì)化管理能夠改變靠經(jīng)驗(yàn)辦事的傳統(tǒng)工作模式，通過(guò)制度建設(shè)來(lái)指導(dǎo)實(shí)際工作，形成以制度管人、用制度管權(quán)、按制度辦事的良好機(jī)制。三是有利于提高工作質(zhì)效。通過(guò)精細(xì)化管理的流程設(shè)計(jì)，解決雜亂無(wú)章的問(wèn)題，使繁雜的程序簡(jiǎn)單化，使多頭工作條理化，促進(jìn)整個(gè)工作效率提升。

二、精細(xì)化管理的著力點(diǎn)

（一）提高精細(xì)化管理的意識(shí)。一是強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。辦公室的主要職能是參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查和后勤保障，而這些職能都是通過(guò)辦文、辦會(huì)和辦事來(lái)實(shí)現(xiàn)的，可以說(shuō)辦公室主要干的就是辦文、辦會(huì)和辦事的工作。辦公室工作是企業(yè)工作的縮影，責(zé)任重大、影響深遠(yuǎn)，這就要求辦公室工作人員在“三辦”工作中必須堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量，必須有極度認(rèn)真的責(zé)任心。二是強(qiáng)化價(jià)值意識(shí)。辦公室主要的服務(wù)對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)層，“三辦”工作的水平一定程度上反映了企業(yè)的整體管理水平。辦公室要履行好參謀助手的作用，就要站在企業(yè)整體的利益高度去干工作，要與領(lǐng)導(dǎo)班子保持高度一致，突出工作的預(yù)見(jiàn)性和可行性，幫助領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題、指導(dǎo)工作。三是強(qiáng)化成本意識(shí)。降低成本是任何一個(gè)企業(yè)必須考慮的問(wèn)題，也是精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)。做好新時(shí)代辦公室工作必須在人、財(cái)、力上下功夫，充分發(fā)揮管理效能，在打造節(jié)約型企業(yè)中做好表率。

（二）加大精細(xì)化管理的力度。一是注重職責(zé)劃分。有效明確的職責(zé)分工、合理清楚崗位設(shè)置，對(duì)于辦公室工作來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。崗位職責(zé)清晰可以最大限度實(shí)現(xiàn)員工的科學(xué)配置，有效防止因職責(zé)重疊而發(fā)生的工作扯皮現(xiàn)象，同時(shí)也能提高內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)活力，人崗相配，人盡其用。二是注重流程管控。流程是一個(gè)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要因素，流程管控既是過(guò)程管控，也是規(guī)則的制定，每一個(gè)員工都有其固定的位置，每一項(xiàng)工作都有基本的程序和工作要求，各就其位、各司其職方能有效運(yùn)轉(zhuǎn)。三是注重問(wèn)題導(dǎo)向。精細(xì)化管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)優(yōu)化管控的過(guò)程，并非一種管理模式一管到底、一成不變。而是敢于正面問(wèn)題，善于找準(zhǔn)癥結(jié)，著力補(bǔ)齊管理中的短板，在過(guò)程中不斷突破、不斷調(diào)整，使工作的效果最大化。

（三）強(qiáng)化精細(xì)化管理的創(chuàng)新。一是加大科技創(chuàng)新。當(dāng)前，運(yùn)用科技賦能支持行政辦公的作用已愈加重要?？萍紟?lái)的好處在于，可以使“三辦”工作線上化、智能化，更方便地進(jìn)行各種資源整合，降低人與人面對(duì)面溝通的時(shí)間成本，降低精細(xì)化管理實(shí)施的難度，提高工作的質(zhì)量和效率。二是加強(qiáng)觀念創(chuàng)新。精細(xì)化管理是全流程的管理，需要每一個(gè)人積極自愿參與其中，這樣管理才能真正落到實(shí)處、發(fā)揮效能。因此必須在工作中引導(dǎo)員工不斷轉(zhuǎn)變觀念，摒棄“差不多”“湊合著”的工作心態(tài)和作風(fēng)，從思想和行為上適應(yīng)新時(shí)代管理。三是著力方法創(chuàng)新。精細(xì)化管理以科學(xué)、效率、效益、效果為基本著眼點(diǎn)，需要改變隨意化、經(jīng)驗(yàn)型、粗放式的管理模式，要將精細(xì)化創(chuàng)新思維融入日常工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，改進(jìn)工作方法，創(chuàng)新工作舉措，通過(guò)規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段，使行政管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。

三、構(gòu)建“三辦”工作精細(xì)化管理的路徑

（一）聚焦“精”字，推進(jìn)三辦工作標(biāo)準(zhǔn)化。一是完善規(guī)章制度。開(kāi)展制度立改廢釋工作，建立健全職責(zé)明確、程序嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹叭k”工作制度，與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)制度進(jìn)行有效梳理，該保留的保留、該廢止的廢止，該解釋的解釋，實(shí)現(xiàn)以制度建立標(biāo)準(zhǔn)、以制度規(guī)范行為。同時(shí)定期開(kāi)展制度執(zhí)行情況監(jiān)督檢查，強(qiáng)化檢查通報(bào)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立行立改，提高制度的執(zhí)行力。二是樹(shù)立精品意識(shí)。在“三辦”工作中，辦文是首要，也是參謀助手作用的集中體現(xiàn)，樹(shù)立精品意識(shí)就是要追求高質(zhì)量的調(diào)研報(bào)告、信息材料、總結(jié)報(bào)告等文稿材料，推崇有思路、有想法、高效務(wù)實(shí)的文風(fēng)，全面準(zhǔn)確、系統(tǒng)清晰地反映中心決策和工作部署。三是精心謀劃研究。會(huì)議活動(dòng)是上傳下達(dá)、促進(jìn)落實(shí)的重要渠道，規(guī)范會(huì)議內(nèi)容及決策程序是企業(yè)合規(guī)管理的前提。辦好一場(chǎng)會(huì)議，必須建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要精心研究、精心謀劃。會(huì)前要制訂全面、細(xì)致的籌備方案，會(huì)中要隨時(shí)關(guān)注流程的變化，做好突發(fā)事件應(yīng)急處置，會(huì)后要做好宣傳報(bào)道，督辦落實(shí)等等。

（二）聚焦“準(zhǔn)”字，推進(jìn)“三辦”工作高效化。一是明確工作職責(zé)。建立分工明確、權(quán)責(zé)清晰的責(zé)任體系，科學(xué)設(shè)置崗位AB角，將“三辦”工作各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)具體分解到每一個(gè)工作崗位，將崗位工作能量化的量化。以目標(biāo)明確、步驟清晰的高效作業(yè)，提高“三辦”工作質(zhì)量。二是重視準(zhǔn)確性。收文擬辦要恰當(dāng)，結(jié)合各部門工作職責(zé)仔細(xì)研判來(lái)文單位、事項(xiàng)，做到準(zhǔn)確、完整、得當(dāng)。起草文稿觀點(diǎn)和立場(chǎng)要正確，要符合黨的基本理論、基本綱領(lǐng)、基本路線，符合黨和國(guó)家的法律、法規(guī)、方針、政策，符合事物的發(fā)展規(guī)律，符合實(shí)際情況。三是合理分配時(shí)間。工作任務(wù)的安排要注意輕重緩急，充分運(yùn)用時(shí)間管理四象限法，在有限的時(shí)間里先抓最核心的東西，解決主要矛盾和主要問(wèn)題，以日志提醒、標(biāo)簽提醒等多種形式，優(yōu)化辦事秩序，緊急的事情馬上做，重要的事情優(yōu)先做，確保工作井井有條，高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）聚焦“細(xì)”字，推進(jìn)“三辦”工作規(guī)范化。一是細(xì)化工作流程。一方面，開(kāi)展行政運(yùn)轉(zhuǎn)流程梳理工作，簡(jiǎn)化辦事程序、優(yōu)化工作流程、規(guī)范職責(zé)權(quán)限，形成流程運(yùn)轉(zhuǎn)圖，在流程設(shè)計(jì)中做到目標(biāo)明確，環(huán)節(jié)清晰，努力實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)間有機(jī)結(jié)合。另一方面，依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段支持，優(yōu)化工作鏈條，減少出錯(cuò)率，實(shí)現(xiàn)流程運(yùn)轉(zhuǎn)的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動(dòng)化。二是細(xì)化獎(jiǎng)懲措施。大力推行績(jī)效考核，從激發(fā)動(dòng)力、提高活力、推動(dòng)合力、促生效力入手，科學(xué)制定崗位評(píng)價(jià)指標(biāo)，努力做到指標(biāo)量化、考核細(xì)化，堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向，強(qiáng)化考核結(jié)果運(yùn)用。如辦文校稿設(shè)立差錯(cuò)率、辦會(huì)細(xì)化事項(xiàng)到位、辦事強(qiáng)化結(jié)果考核等等，有效實(shí)施績(jī)效評(píng)價(jià)，合理拉開(kāi)干與不干、干多干少、干好干壞的收入差距。三是細(xì)化管理方法。建立群策群力和工作復(fù)盤(pán)機(jī)制，促使每一位員工參與到精細(xì)化管理之中，鼓勵(lì)其對(duì)工作細(xì)化分解，進(jìn)行常態(tài)化復(fù)盤(pán)，及時(shí)分析總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正處理，并能對(duì)“三辦”出謀劃策，營(yíng)造精益求精的工作氛圍。

（四）聚焦“嚴(yán)”字，推進(jìn)“三辦”工作嚴(yán)謹(jǐn)化。一是嚴(yán)格作風(fēng)紀(jì)律。堅(jiān)決貫徹落實(shí)黨中央“八項(xiàng)規(guī)定”精神，開(kāi)展去機(jī)關(guān)化專項(xiàng)治理，改進(jìn)會(huì)風(fēng)、精簡(jiǎn)公文、嚴(yán)格公務(wù)接待、強(qiáng)化工作紀(jì)律等，形成開(kāi)短會(huì)、講短話、發(fā)短文、簡(jiǎn)辦事、辦實(shí)事的新風(fēng)氣。二是嚴(yán)格成本控制。增強(qiáng)成本意識(shí)，將成本管控前置，合理預(yù)算計(jì)劃；引入信息系統(tǒng)建設(shè)，推進(jìn)無(wú)紙化辦公。倡導(dǎo)勤儉節(jié)約，提高全員意識(shí)，實(shí)行采購(gòu)環(huán)節(jié)雙人會(huì)簽，強(qiáng)化監(jiān)督管控。最大程度壓縮“三辦”成本，實(shí)現(xiàn)降本增效。三是嚴(yán)格程序管理。堅(jiān)持原則底線，堅(jiān)持按單位規(guī)章制度辦事、按程序規(guī)范辦事，嚴(yán)格落實(shí)請(qǐng)示匯報(bào)程序，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，做到到位不越位，盡職不越權(quán)。樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格履行各項(xiàng)工作程序，向會(huì)議要結(jié)果，向文稿要質(zhì)量，做到文經(jīng)我手無(wú)差錯(cuò)，事由我辦請(qǐng)放心。