民辦高校辦公室工作現(xiàn)狀與創(chuàng)新對策

文/廣東創(chuàng)新科技職業(yè)學(xué)院 韓文慧

民辦高校的學(xué)校辦公室作為綜合辦事與服務(wù)機構(gòu)，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的作用，是展示學(xué)校管理水平和精神風(fēng)貌的重要窗口。在民辦高校日益發(fā)展的今天，學(xué)校辦公室的工作逐漸由原本的事務(wù)性工作向政務(wù)性工作轉(zhuǎn)變，要求相關(guān)工作人員精干高效、一專多能。所以，傳統(tǒng)的辦公方式越來越不適應(yīng)當(dāng)前民辦高校的發(fā)展，對高校辦公室的工作進行創(chuàng)新具有很大的現(xiàn)實意義。

一、民辦高校辦公室的職能

（一）服務(wù)管家職能。一般情況下，民辦高校在設(shè)置學(xué)校辦公室的職責(zé)中，普遍遵循的是“小機關(guān)，大服務(wù)”的原則，學(xué)校辦公室所涉及的工作是方方面面的，不僅包括文書、會務(wù)、活動組織等工作，還包括信訪、外事接待等工作，非常繁雜。近年來，我國教育界提出“以人為本”的管理原則，更加強調(diào)高校工作的服務(wù)性，而服務(wù)正是辦公室工作的主要內(nèi)容，為相關(guān)各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為全校職能部門、二級學(xué)院師生服務(wù)，全面推動學(xué)校工作開展打下良好的基礎(chǔ)。

（二）執(zhí)行溝通職能。民辦高校在管理過程中，辦公室扮演著非常重要的角色，能夠?qū)φ麄€民辦高校進行統(tǒng)籌，維護高校的正常運行，與此同時，辦公室也是聯(lián)絡(luò)溝通各個方面的“窗口”。辦公室相關(guān)工作人員需要準(zhǔn)確、及時地將各方面信息傳達(dá)給相關(guān)職能部門，并向上級領(lǐng)導(dǎo)進行反饋，只有這樣，才能及時解決高校運行當(dāng)中出現(xiàn)的各種矛盾與問題。辦公室作為民辦高校工作中的“橋梁”，承擔(dān)著溝通上下級的重要作用，讓整個高校的管理系統(tǒng)形成一個“閉環(huán)”，能夠保證民辦高校的正常穩(wěn)定運行。

（三）參謀決策職能。在日常工作中，民辦院校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)想要發(fā)布各項決策，需要事前進行細(xì)致的調(diào)查研究，獲取相關(guān)資料，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)了解情況的主要渠道之一。辦公室與其他部門最大的區(qū)別在于其處在離領(lǐng)導(dǎo)最近的地方，在日常工作的運行過程中，管理工作千頭萬緒，作為高校領(lǐng)導(dǎo)，很多事情不可能事必躬親，這時，辦公室需要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)作出的決策提供參謀意見，是高校領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的重要助手。

（四）督辦檢查職能。民辦高校辦公室的作用除了溝通上下以外，還要對領(lǐng)導(dǎo)決定的事項和批示的文件及時歸口落實相關(guān)業(yè)務(wù)部門，并對執(zhí)行效果與效率進行督辦檢查，對每一件事務(wù)有一個全面的掌握。首先，辦公室準(zhǔn)確掌握高校各方對各項工作的完成情況，并將其及時反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，確保工作的完成效率；其次，在各部門完成相關(guān)工作的過程中，辦公室可以站在專業(yè)的角度上予以指導(dǎo)，盡可能減少工作過程中的失誤；最后，辦公室在督辦檢查過程中，能夠及時掌握各部門在工作過程中體現(xiàn)出來的工作能力與任務(wù)完成效果，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報批示文件的處理情況，在年終考核的時候，可以將其作為參考。

二、民辦高校學(xué)校辦公室的工作現(xiàn)狀

雖然我國當(dāng)前民辦高校的發(fā)展速度很快，但實際上，民辦高校在日常運行過程中，辦公室工作仍然存在一些問題，在一定程度上制約著民辦高校的進一步發(fā)展，具體表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）管理制度不健全?，F(xiàn)階段，我國民辦高校辦公室在管理工作的過程中，存在制度不健全、辦事流程不規(guī)范等問題。高校辦公室工作普遍枯燥，且重復(fù)性比較高，因此，很多工作人員在工作過程中缺乏積極性，不能按照現(xiàn)有的管理制度開展工作，很大程度上降低了工作人員的工作效率。

（二）管理流程不通暢。隨著我國民辦高校的快速發(fā)展，高校辦公室需要承擔(dān)的職能越來越多，很多工作人員沒有先進的服務(wù)意識，對學(xué)校師生的正常訴求無法及時有效地處理，甚至服務(wù)態(tài)度較差，影響工作效果。另外，很多辦公室工作人員只是單純地傳達(dá)上級指令，不能領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)需要傳達(dá)的精神，因此無法有效對學(xué)校師生的問題進行處理，這對民辦高校的未來發(fā)展非常不利。

（三）辦公自動化實施和建設(shè)有待提高。當(dāng)前，很多高校辦公室的辦公設(shè)施比較老舊，仍然采用傳統(tǒng)的辦公方式，在很大程度上影響了高校辦公室的辦公效率。工作人員在處理學(xué)校師生和上級領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)問題時，無法快速上傳下達(dá)，因此，民辦高校應(yīng)該加大對自動化辦公設(shè)施的投入力度，從而提升高校辦公室的工作效率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校師生服務(wù)。

（四）督查督辦職能缺失。督查督辦工作是高校民辦辦公室的重點工作之一，主要負(fù)責(zé)對督查督辦事項進行立項分解、交辦催辦、審核把關(guān)、信息反饋以及相關(guān)協(xié)調(diào)工作。但當(dāng)前我國很多高校辦公室由于人員配備等相關(guān)問題，沒有精力對督查督辦相關(guān)事項進行重點督促，導(dǎo)致辦公室的督查督辦職能存在一定程度的缺失。

（五）人員結(jié)構(gòu)不合理。當(dāng)前，很多民辦高校的內(nèi)部關(guān)系比較復(fù)雜，加之辦公室對工作人員的學(xué)歷、素質(zhì)等方面的要求較低，導(dǎo)致工作人員的整體素質(zhì)偏低，人員的結(jié)構(gòu)存在不合理性。一般民辦高校的學(xué)校辦公室人員配置較少，工作人員平時一人兼多職，參加學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機會不多，多種因素導(dǎo)致辦公室人員的業(yè)務(wù)水平、思想高度以工作態(tài)度等方面都存在問題，與民辦高校日益提高的實際需求不符。其在服務(wù)方面，很多辦公室的工作人員服務(wù)意識較弱，本該自己職責(zé)所在的事卻一再推諉，不利于民辦高校的統(tǒng)一管理與進一步發(fā)展。

（六）薪酬待遇普遍低。由于民辦高校辦公室的工作內(nèi)容比較繁雜，涉及多方面事務(wù)，如會務(wù)接待、公文處理、信訪、其他日常行政事務(wù)等，這些事務(wù)都需要具體的工作人員來執(zhí)行，但辦公室人員較少，千頭萬緒的事務(wù)使得工作人員往往力不從心、疲于應(yīng)對。正因如此，辦公室工作人員的壓力更大，更容易產(chǎn)生緊張情緒，從而對工作效率產(chǎn)生消極影響。當(dāng)前，個別民辦高校對辦公室工作不是很重視，這使得辦公室工作人員的薪酬待遇與其他部門相比普遍偏低，獎勵機制不夠完善。工作內(nèi)容多，待遇低，導(dǎo)致很多辦公室工作人員工作積極性比較低，對工作產(chǎn)生了不利影響。

三、創(chuàng)新民辦高校辦公室工作的對策

（一）提高對辦公室工作的認(rèn)識。在我國民辦高?？焖侔l(fā)展的前提下，學(xué)校行政工作的中心也在一定程度上開始下移，在這個過程中，民辦高校相關(guān)工作任務(wù)更加繁重，需要處理的事物越來越多。因此，辦公室需要將學(xué)校的管理職能真正承擔(dān)起來，更好地發(fā)揮自身作用，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與師生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。辦公室工作人員要從思想上認(rèn)識到工作的重要性，將其在實際工作中的重要作用充分發(fā)揮出來，集中精力抓大事，確保民辦高校各項工作有序運轉(zhuǎn)。

（二）建立健全管理工作制度。民辦高校辦公室想要穩(wěn)定有序地運轉(zhuǎn)，就要有針對性地制訂一套健全的制度，只有規(guī)范化進行管理，才能真正提升辦公室的工作效率與工作水平。健全的辦公室工作制度包括工作人員守則以及相關(guān)管理工作的操作程序等，還要構(gòu)建相關(guān)黨務(wù)工作的工作制度，明確工作人員的崗位職責(zé)。在日常工作中，工作人員要嚴(yán)格遵循這些規(guī)章制度，使民辦高校辦公室工作更加規(guī)范化。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作性質(zhì)。民辦高校的辦公室工作人員要對國家和教育領(lǐng)域的各項方針政策認(rèn)真學(xué)習(xí)，對高校的政策文件要“吃透”，打好理論基礎(chǔ)與政策基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)認(rèn)知中，高校辦公室就是“打雜”的，但在新時代，相關(guān)工作人員要改變傳統(tǒng)思想，在做好傳統(tǒng)事務(wù)性工作的同時，還要積極參與政務(wù)，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，發(fā)揮自身優(yōu)勢，在工作過程中做到分步驟、有計劃，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。

（四）更新傳統(tǒng)的工作理念。民辦高校辦公室工作人員要從根本上更新管理理念，由原本的被動管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃觿?chuàng)新。第一，要對傳統(tǒng)思想進行創(chuàng)新，強化質(zhì)量意識與開放意識；第二，突破傳統(tǒng)的工作思路，建立更加高效的工作機制，多角度思考問題；第三，創(chuàng)新工作方法，對領(lǐng)導(dǎo)意圖的準(zhǔn)確把握，及時提出可行性強的參考意見，幫助領(lǐng)導(dǎo)進行事務(wù)的決策。

（五）提升辦公室的服務(wù)意識。辦公室工作人員應(yīng)該扎根基層，真正服務(wù)于廣大師生，將原本的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，主動探索工作過程中的規(guī)律，提升工作的預(yù)見性與計劃性。在進行周期性工作的過程中，要提前做好相關(guān)安排；在面對突發(fā)性工作時，要有所預(yù)見，做好準(zhǔn)備，盡可能降低不良影響，為民辦高校各方面工作的順利開展提供有力保障。與此同時，在面對學(xué)生事務(wù)時，辦公室工作人員要“想學(xué)生所想，急學(xué)生所急”，在自己的業(yè)務(wù)范圍以內(nèi)，做到“當(dāng)辦即辦”，并做好部門之間的協(xié)調(diào)工作，讓學(xué)生辦理業(yè)務(wù)時更加順利，從而讓學(xué)生對學(xué)校產(chǎn)生歸屬感。

四、結(jié)語

綜上所述，對于民辦高校來說，辦公室要服務(wù)好全校師生與上級領(lǐng)導(dǎo)，對事務(wù)進行有效管理，對政務(wù)進行有效參與。要想做好民辦高校辦公室的相關(guān)工作，就要對其工作過程中的特點與挑戰(zhàn)進行充分了解，將民辦高校靈活性高、自主性強的特點充分發(fā)揮出來，對辦公室的管理機制有針對性地進行優(yōu)化，提升服務(wù)意識、增強服務(wù)功能、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，做到與時俱進，在工作中不斷提升自己，讓辦公室真正起到學(xué)校與師生之間的橋梁作用，為提高人才質(zhì)量提供有力保障。