新形勢下高校辦公室管理工作成效的提升

文/西安電子科技大學通信工程學院 李靖

一、新形勢下高校辦公室管理工作的職責

近年來，隨著高校擴招和教育體制改革的不斷深入，高校管理和教育管理發(fā)生了很大的變化。在新形勢下，高校辦公室作為高校管理的中樞，扮演著至關重要的角色。當前，高校辦公室管理工作的職責主要集中在以下幾個方面：

（一）管理服務作用。高校辦公室作為高校各項事務的辦公窗口，是處理高校文件、教育教學事務的重要窗口，因此，管理服務是辦公室工作的重要組成部分。具體而言，高校辦公室管理服務職責主要包括以下內容：一是協(xié)調和負責高校教育公文的接收、傳達，對教學文件進行下發(fā)和催辦，在當前高校教育體制改革不斷深入的背景下，這種協(xié)調和服務作用至關重要；二是協(xié)調安排教育教學事務中各項任務，運用合理的公關能力處理好內外關系，對兄弟院校的來訪、會議的安排等做好服務工作；三是實時掌握高校各項事務中存在的一些重要苗頭性、傾向性問題，通過主動介入管理，進而保證高校教育教學任務順利進展。

（二）行政監(jiān)管職能。高校作為一個重要的教育教學機構，其內部部門組成復雜，當前高校體制改革強化對高校各項事務的監(jiān)督和管理，實現(xiàn)高等院校教育教學的科學管理起著十分重要的作用。因此，行政監(jiān)管職能是高校辦公室管理工作的重點之一。高校辦公室行政監(jiān)管任務的主要內容如下：一方面，針對高校教育科研工作的任務和目標，對任務的進度進行實時檢測，對任務進展的質量進行實時檢查，進而確保高校教育科研工作目標的落實；另一方面，針對高?？蒲许椖抗芾砗徒?jīng)費使用情況進行監(jiān)管，及時掌握各個項目的研究進展和經(jīng)費的使用情況，杜絕出現(xiàn)教育腐敗問題。

（三）綜合協(xié)調職能。高校辦公室作為聯(lián)系高校領導、學校各個職能部門和廣大師生群體的橋梁與紐帶，對實現(xiàn)高校教育教學事務協(xié)調穩(wěn)定至關重要。高校辦公室綜合協(xié)調職能主要包括如下內容：一是認真學習貫徹教育部門和高校領導機關下發(fā)的各項重要決策，做好決策任務的下發(fā)和協(xié)調，保證高校上下組織部門協(xié)調統(tǒng)一；二是對高校各方面的活動進行相互配合，顧全大局，堅持從學校改革、發(fā)展和穩(wěn)定的大局去思考、籌劃、安排和處理問題，保證高校內外活動任務的協(xié)調；三是針對高校日常教育教學過程中參與者之間存在的各種矛盾和問題進行協(xié)調處理，實現(xiàn)各個參與者的和睦相處。

二、新形勢下高校辦公室工作中存在的問題

（一）管理觀念陳舊，不能滿足教育體制改革需求。隨著高等教育體制改革的不斷深化，高等院校在學科教育、科研管理、人才培養(yǎng)等方面需要進行深化改革和創(chuàng)新。此外，隨著高等院校重組合并、校區(qū)拆分、多層次辦學機制的不斷改革和發(fā)展，給高校辦公室管理工作帶來了諸多挑戰(zhàn)，需要高校辦公室及時更新管理觀念和思路，以適應高校教育體制改革的需求。當前高校辦公室管理工作中，對自身價值定位不準，在具體的管理工作中觀念陳舊，管理思維還是保持在原有的思維模式上，導致高校教育體制改革舉步維艱。

（二）管理制度不健全，導致高校管理工作進展不暢。規(guī)范制度是維護高校辦公室管理工作開展和提高高校辦公室管理效率的基本保障。但是，在學校辦公室目前的管理工作中，存在很多不規(guī)范的方面。一方面，高校辦公室工作內容十分繁重、瑣碎和復雜，如果沒有規(guī)范化的制度管理，很容易出現(xiàn)“臉難看、門難進、話難聽、事難辦”的現(xiàn)象，導致工作效率不高，影響高校辦公室的服務形象。另一方面，很多高校建設中沒有明確辦公室的角色定位，導致辦公室工作職能混亂，各職權的行使分工不明確、管理不到位的現(xiàn)象時有發(fā)生，甚至偶爾出現(xiàn)工作失誤。

（三）辦公自動化程度低，導致辦公效率低下。傳統(tǒng)的辦公方式效率低下，隨著計算機信息技術的發(fā)展，基于信息技術的OA辦公自動化系統(tǒng)在各行各業(yè)中得以廣泛應用，對提升辦公自動化水平和效率具有非常積極的作用。近年來，高校積極引進先進的OA辦公自動化系統(tǒng)來提升辦公室的自動化水平，但是辦公室自動化程度低的情況仍存在，進而導致辦公管理效率低下，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，雖然高校已經(jīng)實行了OA辦公自動化系統(tǒng)，但是整個系統(tǒng)的模塊組成不足，特別是教育體制改革日新月異，辦公室管理任務和方向越來越多，系統(tǒng)很難及時更新導入，因此許多職能和任務需要采取傳統(tǒng)的辦公管理方式；另一方面，許多辦公管理系統(tǒng)雖然應用多年，但是許多任課教師，特別是年紀較大的教師，對信息技術的接納程度不足，對辦公自動化系統(tǒng)的使用熟練度不足，進而影響了OA辦公自動化系統(tǒng)自動化程度的發(fā)揮。

（四）高校辦公室人才隊伍建設落后，導致許多重要職能缺失。新形勢下，高校辦公職能發(fā)生著從“交辦服務型”向“參謀服務型”的轉變，高校辦公室作為學校的中樞部門，在高校管理的決策參謀、高校教學的監(jiān)督管理、科研工作的輔助調研等工作中扮演著越來越重要的角色，因此對人才的需求越來越迫切。但是當前高校辦公室人才短缺的現(xiàn)象仍然十分明顯，導致許多重要職能缺失。此外，現(xiàn)任高校辦公室管理人員的素質良莠不齊的現(xiàn)象仍然存在，許多工作人員的自我認識不到位，對于工作價值沒有正確的認識，導致服務意識不強，觀望等待，缺乏積極主動為基層服務的工作熱情，在思想、業(yè)務各方面與高校的要求有很大的距離。

三、提升高校辦公室管理工作成效的途徑

（一）優(yōu)化管理觀念，滿足教育體制改革需求。優(yōu)化高校辦公室管理觀念，要從強化高校辦公室思想建設出發(fā)，從根本上對辦公室管理觀念進行強化。首先，高校辦公室應該強化政治思想觀念，在當前教育體制改革不斷優(yōu)化的背景下，高校辦公室應該培養(yǎng)和強化政治思想和覺悟，結合高校發(fā)展現(xiàn)狀，積極參與高校管理的決策參謀、高校教學的監(jiān)督管理、科研工作的輔助調研等工作，以此來推動高校的改革發(fā)展。其次，高校辦公室應強化全局意識，高校改革管理是一個復雜的系統(tǒng)，需要高校辦公室具備全局意識，能夠結合高校教育教學現(xiàn)狀和高校定位，積極聽取高校各組織部門和參與者的意見建議，通過積極調研，提出全面、具體、公平的方案措施，進而推動高校教育改革發(fā)展。最后，高校辦公室還應該強化創(chuàng)新意識，結合高校教育體制改革方針政策，不斷完善和升級高校OA辦公自動化系統(tǒng)，全面推進高校管理線上管理工作，還需要針對特殊人群開展教育培訓工作，從根本出發(fā)，積極推動OA辦公自動化系統(tǒng)在全校全員的推廣和應用，提升高校辦公室管理自動化水平。

（二）健全管理制度，提高辦公室管理整體服務水平。制度管理是高校辦公室管理科學化、規(guī)范化的突出表現(xiàn)，因此，健全高校辦公室管理制度，實現(xiàn)高校管理有章可循，對規(guī)范高校辦公室管理人員行為，提升高校辦公室管理標準和整體服務水平有著非常重要的作用。首先，是對高校辦公室管理人員的職能進行明確分工，對辦公室工作要按性質合理分工，各司其職，責任到人，精誠協(xié)作，形成精干、高效、創(chuàng)新、團結的戰(zhàn)斗團隊。其次，要強化高校辦公室管理人員的量化考核，要建立崗位目標責任制，從辦公室領導所應承擔的責任到每個工作人員肩上的任務，都要科學合理地設置。最后，要對高校辦公室管理服務質量評級進行規(guī)范化，高校師生可通過高校辦公信息系統(tǒng)定期對管理人員的服務質量進行評價，針對出現(xiàn)的服務態(tài)度惡劣、服務質量不佳等情況，高校辦公室應積極接納整改，對相關人員進行教育培訓，針對服務質量優(yōu)秀的人員應給予獎勵和支持，進而全面提高辦公室整體服務水平。

（三）強化人才建設，提高辦公室管理人員整體素質。強化人才建設，積極推進高校管理人才儲備，對于保持高校辦公室高效管理有著非常重要的作用。強化人才建設需要從以下兩個方面開展：一方面，新形勢下，社會知識更新周期非常短，高校教育體制改革方針政策日新月異，因此，要培養(yǎng)高校辦公室管理人員終身學習的習慣，不僅要強化理論素質，對國家最新方針政策有著深入的理解，而且要提高學歷層次，全面廣泛學習文化，豐富高層次、多方位的知識，對高校管理工作進行深入理解，對高校發(fā)展方向和教育教學情況進行深入探究，在遇到問題時能夠有的放矢，提升自身整體素質。另一方面，高校應該積極吸納優(yōu)秀人才，通過提高他們的待遇和生活環(huán)境，制訂多種人才引進政策，以此來吸引更多新鮮血液，使得高校辦公室管理隊伍永葆青春活力。

四、結語

在當前教育體制改革不斷深入的新形勢下，高校辦公室在高校管理中執(zhí)行管理、監(jiān)督和協(xié)調職能不斷深化，針對當前高校辦公室管理中存在的管理觀念陳舊、管理制度不完善、自動化程度低、人才隊伍建設缺失的問題，高校應積極優(yōu)化辦公室管理觀念，健全管理制度，強化人才建設，以此來提高高校辦公室管理水平，為實現(xiàn)高校高水平發(fā)展提供不竭動力。