葉茹 西北大學(xué)財(cái)務(wù)處
人工智能作為一門交叉性、綜合性學(xué)科,是研究、開(kāi)發(fā)以用于模擬、延伸和擴(kuò)展人的智能的理論、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)的一門新技術(shù)科學(xué)。它作為一種工具,不僅能擴(kuò)展、延伸人類的智慧,更能幫助人們改善生活環(huán)境和生活條件。且人工智能作為一門技術(shù),其不斷蓬勃發(fā)展是為了實(shí)現(xiàn)人的自由全面發(fā)展和社會(huì)的長(zhǎng)足進(jìn)步,因此它被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域。那么,人工智能可以助力于提升高校財(cái)務(wù)管理能力嗎?研究該問(wèn)題對(duì)高校財(cái)務(wù)管理數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型具有重要意義。
20世紀(jì)30年代逐步產(chǎn)生了人工智能的萌芽,人工智能之父圖靈在1936年發(fā)表的一篇文章中,描述了一種抽象的計(jì)算模型——“圖靈機(jī)”,圖靈機(jī)作為世界上第一臺(tái)概念機(jī),是當(dāng)前計(jì)算機(jī)與人工智能的理論基石。1950年,圖靈集中論述了“機(jī)器能思維”的想法,論證了人工智能技術(shù)存在的可能性,這一階段被稱為是人工智能的起步期。到1969年,國(guó)際人工智能聯(lián)合會(huì)議正式成立,代表了學(xué)者們對(duì)人工智能的肯定,人工智能掀起了第一次浪潮,隨后卻由于現(xiàn)有知識(shí)的匱乏和技術(shù)的缺陷而逐漸步入低谷期。20世紀(jì)80年代,人工智能的發(fā)展迎來(lái)了第二次浪潮,它第一次作為一種實(shí)用性產(chǎn)品進(jìn)入了專家學(xué)者的視野,然而這一階段人工智能的應(yīng)用局限于學(xué)術(shù)和實(shí)驗(yàn),與商業(yè)模式、大眾需求無(wú)法有效接軌,其發(fā)展又一次進(jìn)入了寒冬。21世紀(jì)以來(lái),人工智能呈現(xiàn)出平穩(wěn)的發(fā)展趨勢(shì),世界各國(guó)開(kāi)始大力發(fā)展人工智能技術(shù),興建人工智能重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室,極大地推動(dòng)了人工智能的研究和應(yīng)用。2014年后,人工智能在語(yǔ)音識(shí)別、數(shù)據(jù)挖掘、自然語(yǔ)言處理等領(lǐng)域有了重大突破。2021年,人工智能的發(fā)展勢(shì)如破竹,已經(jīng)延伸到了社會(huì)生活的方方面面。
在金融財(cái)務(wù)領(lǐng)域,人工智能所衍生出的自然語(yǔ)言處理、計(jì)算機(jī)視覺(jué)、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)極大地推動(dòng)著財(cái)務(wù)體系變革。AI+人臉識(shí)別是基于人的臉部特征信息,采用生物統(tǒng)計(jì)學(xué)算法和計(jì)算機(jī)運(yùn)算能力進(jìn)行身份識(shí)別的一種生物識(shí)別技術(shù)。人臉識(shí)別相較于指紋識(shí)別的優(yōu)勢(shì)在于“非接觸性”,這不僅可以提升系統(tǒng)響應(yīng)效率,更重要的是,在如今的新冠肺炎疫情時(shí)代避免指紋等接觸式識(shí)別方式可以極大降低疾病傳播的衛(wèi)生隱患。目前我國(guó)財(cái)務(wù)領(lǐng)域正在積極推進(jìn)“刷臉?lè)?wù)”,同時(shí)還將手機(jī)號(hào)碼驗(yàn)證、身份驗(yàn)證、密碼驗(yàn)證統(tǒng)一起來(lái),設(shè)置多重安全保障。
在政務(wù)服務(wù)領(lǐng)域,通過(guò)對(duì)各職能部門的政策法規(guī)、處理流程、知識(shí)信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)化處理而建成的專業(yè)政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中,人工智能技術(shù)能夠?yàn)楣姾蛠?lái)訪者提供全天候、多渠道、不間斷的智能客服服務(wù)。此外人工智能技術(shù)還能對(duì)以往的辦事流程、辦件時(shí)效以及服務(wù)對(duì)象反饋等信息進(jìn)行科學(xué)的數(shù)據(jù)分析,篩選出行政流程中的冗余環(huán)節(jié)和不必要程序,并對(duì)其進(jìn)行精簡(jiǎn),合理地壓縮辦事周期,從而有效解決政務(wù)處理過(guò)程中遇到的需求申訴渠道不完善、服務(wù)效率低下、群眾難題無(wú)法處理等問(wèn)題。
如今財(cái)務(wù)工作幾乎滲透在學(xué)校的所有業(yè)務(wù)之中,高校財(cái)務(wù)審核存在著自身信息智能化程度低的問(wèn)題,導(dǎo)致了審核流程中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)依賴人工操作,消耗成本高,業(yè)務(wù)處理效率低下等一系列不利后果。首先,高校財(cái)務(wù)審核系統(tǒng)與校內(nèi)其他財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)以及相關(guān)業(yè)務(wù)之間缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)互通,導(dǎo)致審核流程復(fù)雜——不必要、重復(fù)性環(huán)節(jié)增多、所需附件材料量大、辦理手續(xù)冗長(zhǎng)等。其次,由于部分審核人員智能化程度較低,導(dǎo)致其在處理工作量較大的業(yè)務(wù)時(shí)效率低下。另外,目前多數(shù)高校的財(cái)務(wù)審核仍然采用人工審核紙質(zhì)材料,未能實(shí)現(xiàn)影像化、電子化審核,也不能對(duì)相關(guān)證明材料進(jìn)行電子智能識(shí)別,同時(shí)由于各個(gè)校區(qū)以及各個(gè)部門的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立,再加上高校財(cái)務(wù)部門信息系統(tǒng)無(wú)法及時(shí)有效整合相關(guān)子系統(tǒng),導(dǎo)致財(cái)務(wù)審核人員必須在不同頁(yè)面、不同系統(tǒng)中反復(fù)切換、錄入數(shù)據(jù),這也無(wú)疑加重了審核人員的工作任務(wù)。隨著高校規(guī)模擴(kuò)大,跨區(qū)域、多校區(qū)的辦學(xué)模式日益盛行,如何實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)審核工作的高效便捷,為基層工作人員減負(fù),成為一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題,這也對(duì)信息智能化提出了更高的要求。
高校財(cái)務(wù)制度所建立的是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”財(cái)務(wù)管理體制,在實(shí)際工作中還存在財(cái)務(wù)報(bào)銷程序繁瑣、沒(méi)有實(shí)現(xiàn)自助報(bào)銷、處理周期長(zhǎng)等現(xiàn)象,具體體現(xiàn)在以下方面:一是財(cái)務(wù)報(bào)銷環(huán)節(jié)眾多,需要各個(gè)部門及相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行簽字審核,另外重復(fù)設(shè)崗帶來(lái)的職能重復(fù)交叉也是導(dǎo)致處理流程冗長(zhǎng)復(fù)雜的一個(gè)重要原因。二是財(cái)務(wù)報(bào)銷中各個(gè)環(huán)節(jié)審核的有誤信息無(wú)法快速傳達(dá)給報(bào)銷人員,報(bào)銷人員因獲取信息不暢,為修改各類錯(cuò)誤循環(huán)往復(fù)于財(cái)務(wù)部門,不但延誤了報(bào)銷周期,還在無(wú)形中增加了財(cái)務(wù)人員的工作量。三是線上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)設(shè)計(jì)不完善,使得報(bào)銷人員無(wú)法在線一站式完成票據(jù)審核處理,給各個(gè)部門線上審批造成較大困難,降低了報(bào)銷效率;四是當(dāng)前高校職能逐步轉(zhuǎn)變,強(qiáng)調(diào)教學(xué)、科研、技術(shù)開(kāi)發(fā)、咨詢服務(wù)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)并舉,這就導(dǎo)致了經(jīng)濟(jì)利益的多元化和財(cái)務(wù)關(guān)系的復(fù)雜化,進(jìn)而造成財(cái)務(wù)管理出現(xiàn)條塊分割、多頭操作的局面。
財(cái)務(wù)核算是高校財(cái)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié),決定著高校財(cái)務(wù)運(yùn)行的準(zhǔn)確性與完整性。其一,由于高校財(cái)務(wù)核算的自動(dòng)化水平不足,財(cái)務(wù)核算大多還處于人工處理的階段,面對(duì)由于財(cái)務(wù)信息、數(shù)據(jù)保存和使用的不重視等原因?qū)е路敝氐呢?cái)務(wù)核算工作任務(wù),財(cái)務(wù)核算人員需要加班加點(diǎn)完成核算工作,這不僅難以保障財(cái)務(wù)核算的質(zhì)量,還在很大程度上增加了財(cái)務(wù)人員的精神壓力。其二,人工報(bào)銷系統(tǒng)對(duì)勞動(dòng)力投入需求較高,然而在編制有限的情況下,常常出現(xiàn)支付部門線上支付人員不足,導(dǎo)致支付滯后的情況。這種現(xiàn)象極易出現(xiàn)疏漏,加重了財(cái)務(wù)核算的難度和復(fù)雜程度,從而增加高校的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。其三,財(cái)務(wù)核算的半自動(dòng)化只是對(duì)數(shù)據(jù)的收集和分錄,核算校對(duì)還是由人工對(duì)紙質(zhì)化材料進(jìn)行處理,阻礙了財(cái)務(wù)信息傳遞的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。其四,自動(dòng)化不足導(dǎo)致了核算過(guò)程對(duì)接工作的不協(xié)調(diào),影響了監(jiān)督管理體系的一體化建設(shè),從而難以對(duì)核算人員進(jìn)行真實(shí)有效的管理監(jiān)督,這在一定程度上影響了高校財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制。
人工智能作為世界上最先進(jìn)的技術(shù)之一,在高校財(cái)務(wù)管理中的優(yōu)勢(shì)十分明顯,它在很大程度上改變了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式,幫助高校節(jié)省了人力、物力和財(cái)力等各個(gè)方面的成本,進(jìn)一步提高了高校財(cái)務(wù)工作的效率。另外,將人工智能與財(cái)務(wù)管理結(jié)合可以很好地解決高校在財(cái)務(wù)管理和工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。
在高校財(cái)務(wù)管理工作中,人工智能的應(yīng)用能夠?yàn)樨?cái)務(wù)管理工作提供更加全面和準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息與管理信息,幫助財(cái)務(wù)人員和管理者快速對(duì)財(cái)務(wù)工作的變動(dòng)做出科學(xué)的應(yīng)對(duì)與處理。首先,在財(cái)務(wù)工作中納入人工智能手段,能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)快速集成與共享,人工智能下所形成的強(qiáng)大數(shù)據(jù)庫(kù),可以使數(shù)據(jù)得到及時(shí)的更新和共享,從而確保高校財(cái)務(wù)工作在決策過(guò)程中更加透明,最終得到更加科學(xué)的決策結(jié)果。其次,人工智能可以根據(jù)票據(jù)的電子信息獲取詳細(xì)的數(shù)據(jù)內(nèi)容,并把這些數(shù)據(jù)快速、高效地錄入進(jìn)高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中,直接生成記賬憑證,正確率幾乎可達(dá)到百分之百,極大提高了信息處理的質(zhì)量。另外,傳統(tǒng)的高校會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)很難對(duì)學(xué)校未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行準(zhǔn)確預(yù)測(cè),但人工智能下形成的數(shù)據(jù)庫(kù)可以獲取學(xué)校內(nèi)外部詳盡的相關(guān)信息,并對(duì)財(cái)務(wù)方面的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行詳細(xì)的收集、分析與處理,從而對(duì)高校未來(lái)資金的獲取和支出進(jìn)行精確推測(cè)。
人工智能利用其自身技術(shù)優(yōu)勢(shì),打破了過(guò)去傳統(tǒng)的管理方式,在財(cái)務(wù)管理效率提升方面能夠起到了重要作用。例如,高校在財(cái)務(wù)管理的過(guò)程中,通過(guò)人工智能將不同工作部門的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行整合,形成了集軟件系統(tǒng)為一體的自動(dòng)智能處理辦法,對(duì)高校的資金使用情況、財(cái)務(wù)預(yù)算情況、活動(dòng)開(kāi)展的過(guò)程進(jìn)行研究和監(jiān)控,有效避免了過(guò)去傳統(tǒng)管控模式下繁瑣、復(fù)雜的報(bào)賬流程,進(jìn)而能夠在人力、物力上進(jìn)行節(jié)省,避免了大量不必要的資金和資源浪費(fèi)情況,降低了財(cái)務(wù)管理的運(yùn)營(yíng)成本。另外,在高校傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作模式中,人工形成的紙質(zhì)票據(jù)、憑證流轉(zhuǎn)量大,由于財(cái)務(wù)程序嚴(yán)格,各流程管理的財(cái)務(wù)人員對(duì)票據(jù)都需進(jìn)行多次地翻看、計(jì)算與核對(duì),紙質(zhì)票據(jù)在多個(gè)財(cái)務(wù)人員流轉(zhuǎn)的過(guò)程中,損壞丟失的風(fēng)險(xiǎn)便不可避免。人工智能下形成的財(cái)務(wù)系統(tǒng)最大的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在能夠?qū)⑵睋?jù)的電子信息及時(shí)、全面地傳遞給下一流程人,不僅能夠脫離人工紙質(zhì)票據(jù)的限制,還能夠降低紙質(zhì)票據(jù)在多人傳遞過(guò)程中損壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn),進(jìn)而有效提高了財(cái)務(wù)信息的傳遞效率。
在財(cái)務(wù)的管控方面,高??梢岳萌斯ぶ悄芙⑹虑?、事中、事后全方位一體化財(cái)務(wù)監(jiān)督管理體系,可以更好地保障高校財(cái)務(wù)的信息數(shù)據(jù)和資金安全。首先,高校有需要使用大量資金的項(xiàng)目時(shí),人工智能可以對(duì)資金的使用情況進(jìn)行有效、準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)和分析,有利于學(xué)校的管理者對(duì)財(cái)務(wù)的使用狀況方面進(jìn)行準(zhǔn)確的決策。人工智能還可以被運(yùn)用于財(cái)務(wù)防控風(fēng)險(xiǎn)建設(shè)中,對(duì)關(guān)鍵有效信息進(jìn)行捕捉、挖掘和分析,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控。此外,高校還可以利用人工智能的預(yù)算約束機(jī)制和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制,對(duì)高校財(cái)務(wù)方面存在的隱性風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行快速有效的識(shí)別、分析和響應(yīng),人工智能對(duì)高校財(cái)務(wù)管理流程整體的監(jiān)控,能夠?qū)⒏咝X?cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)降到最低,從而全面提升高校財(cái)務(wù)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控質(zhì)量。
針對(duì)當(dāng)前高校財(cái)務(wù)管理中審核工作流程存在的不足,高校財(cái)務(wù)部門可以將管理和服務(wù)這兩個(gè)方面作為核心抓手,與師生建立良好的信息溝通渠道,使財(cái)務(wù)工作過(guò)程更加透明,提高財(cái)務(wù)審核工作的效率。一方面,高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)建立有效的財(cái)務(wù)信息溝通體系,利用信息溝通系統(tǒng)將各部門之間的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整合與分析,確保對(duì)資金信息和其他情況的準(zhǔn)確掌握,實(shí)現(xiàn)對(duì)高校財(cái)務(wù)管控的科學(xué)管理。另一方面,為向高校師生提供更加全面便捷的服務(wù),高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)利用人工智能實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)工作的電子化管理,對(duì)各職能部門進(jìn)行整合,形成在全校范圍內(nèi)互通互聯(lián)的完整信息網(wǎng)絡(luò):具體可將財(cái)務(wù)、設(shè)備、科研、教務(wù)、研究生等相關(guān)部門信息互聯(lián)互通,通過(guò)開(kāi)發(fā)智能化APP,將線下審批蓋章的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到線上,通過(guò)人工智能對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的篩選和處理,利用電子簽名,在智能報(bào)賬平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)24小時(shí)的自動(dòng)在線審批,進(jìn)一步推進(jìn)財(cái)務(wù)管理審批的自動(dòng)化、無(wú)紙化、智能化。
高校要想解決財(cái)務(wù)報(bào)銷繁瑣的難題,有必要對(duì)以前傳統(tǒng)化的費(fèi)用報(bào)銷形式與流程進(jìn)行改革,提升財(cái)務(wù)報(bào)銷效率。首先,應(yīng)當(dāng)構(gòu)建高校財(cái)務(wù)互聯(lián)網(wǎng)報(bào)銷體系,完善綜合辦公系統(tǒng),幫助財(cái)會(huì)人員快速判斷、處理問(wèn)題,有效提升財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷效率,為高校師生提供更高效率的服務(wù)。其次,應(yīng)當(dāng)搭建同時(shí)具備報(bào)銷、核算和支付諸多功能的大數(shù)據(jù)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)報(bào)銷流程的無(wú)紙化和智能化,報(bào)銷的人員首先可以將相關(guān)報(bào)銷材料通過(guò)手機(jī)或者電腦等移動(dòng)電子設(shè)備上傳到報(bào)銷系統(tǒng),進(jìn)一步等待平臺(tái)自動(dòng)審批與核查,整個(gè)電子化報(bào)銷流程能夠脫離時(shí)間和空間的束縛,全天候、全方位自動(dòng)化開(kāi)展財(cái)務(wù)報(bào)銷工作,從而降低報(bào)銷的繁瑣程度,提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率。最后,高校應(yīng)當(dāng)擬定一個(gè)系統(tǒng)化的維護(hù)機(jī)制,定期對(duì)互聯(lián)網(wǎng)費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)施升級(jí)和維護(hù),使其能夠長(zhǎng)久平穩(wěn)地運(yùn)作。
高校想要更高效、更科學(xué)地開(kāi)展財(cái)務(wù)工作,最重要的就是打破傳統(tǒng)的管控方式,利用人工智能化技術(shù),對(duì)高校財(cái)務(wù)體系不斷進(jìn)行升級(jí)、維護(hù)與創(chuàng)新。首先,高校的管理人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)提高對(duì)人工智能的重視,培養(yǎng)自身智能化思維和管控能力,進(jìn)一步引進(jìn)人工智能技術(shù),為高校財(cái)務(wù)核算工作的信息化和智能化發(fā)展提供有效保障。其次,高校應(yīng)當(dāng)加快和推廣智能化技術(shù)在財(cái)務(wù)核算中的應(yīng)用,使智能化操作在基礎(chǔ)財(cái)務(wù)核算等工作中逐步取代人工操作,利用人工智能的先進(jìn)技術(shù)對(duì)發(fā)票的真?zhèn)魏陀行缘葍?nèi)容進(jìn)行自動(dòng)化的檢測(cè)與核實(shí)與反饋,提升各類財(cái)務(wù)票據(jù)審核工作的效率及準(zhǔn)確度,減少財(cái)務(wù)工作中各類復(fù)雜問(wèn)題的出現(xiàn),緩解財(cái)務(wù)工作人員的工作壓力。最后,應(yīng)當(dāng)充分利用人工智能的語(yǔ)言識(shí)別、圖像識(shí)別等技術(shù)系統(tǒng),在校園財(cái)務(wù)網(wǎng)內(nèi)建設(shè)實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容的統(tǒng)計(jì)分析與對(duì)財(cái)務(wù)流程的管理監(jiān)控,降低意外發(fā)生和數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)用科學(xué)的內(nèi)部控制制度來(lái)約束財(cái)務(wù)工作人員,從而保證財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)的良性運(yùn)行。
綜上所述,隨著時(shí)代和科技的快速發(fā)展,人工智能將廣泛應(yīng)用于各行各業(yè),并成為未來(lái)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中不可或缺的技術(shù)。高校在發(fā)展過(guò)程中也需要將財(cái)務(wù)管理和人工智能進(jìn)一步融合,使傳統(tǒng)人工和人工智能共同參與到財(cái)務(wù)管理的過(guò)程中,大力促進(jìn)高校建立信息化共享平臺(tái)、完善數(shù)字化授權(quán)審批流程、構(gòu)建智能化實(shí)時(shí)監(jiān)督體系,切實(shí)推進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理向全流程無(wú)紙化、科學(xué)化、智能化邁進(jìn),從而全面提升高校財(cái)務(wù)的管理能力與效率。
財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)2022年18期