企業(yè)干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及效率提升

王志剛

（山西汾西礦業(yè)［集團(tuán)］有限責(zé)任公司雙柳煤礦，呂梁 033300）

干部人員檔案管理在企業(yè)人力資源管理工作中有著重要的地位，加強(qiáng)管理的水平，對(duì)于提升企業(yè)人力資源管理水平有積極的促進(jìn)作用，所以加強(qiáng)企業(yè)對(duì)于干部人員檔案管理的重視，提升管理效率，可以使企業(yè)優(yōu)化整合人力資源配置，為發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)提供保障。本文對(duì)干部人員檔案管理的可行性進(jìn)行分析，希望對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供參考的作用。

一、企業(yè)干部人事檔案服務(wù)人力資源管理的可行性分析

（一）數(shù)據(jù)支持

企業(yè)的發(fā)展需要工作人員的雇傭，長(zhǎng)時(shí)間積累下來(lái)會(huì)有大量的人事檔案。隨著時(shí)代的變化，這些檔案以數(shù)字化的形式存在公司的相關(guān)檔案中，并隨著時(shí)間的推進(jìn)不斷地增加。干部人員是企業(yè)發(fā)展的稀缺性人才，需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行不斷的更新和細(xì)化，讓企業(yè)更加全面地了解人力資源的情況，為企業(yè)人力資源管理優(yōu)化提供助力。從現(xiàn)狀來(lái)看，很多企業(yè)都有自己的干部人員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。在進(jìn)行檔案信息建設(shè)的過(guò)程中，紙質(zhì)檔案的管理逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案管理模式，在這一過(guò)程中不斷地對(duì)干部的人格素養(yǎng)、職業(yè)偏向、健康情況、社會(huì)關(guān)系及家庭背景等方面進(jìn)行完善。通過(guò)信息的整合和大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的分析和運(yùn)用，結(jié)合每個(gè)人的實(shí)際情況，在對(duì)情況精準(zhǔn)掌握后，加強(qiáng)企業(yè)人員崗位的內(nèi)部?jī)?yōu)化，發(fā)揮出人才資源管理的有效性。

（二）技術(shù)支持

新時(shí)代有新時(shí)代的要求，同樣，在新時(shí)期企業(yè)干部人員檔案管理也需要更新優(yōu)化。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都有著廣泛的應(yīng)用，在企業(yè)干部人員檔案管理中也發(fā)揮著技術(shù)性的作用，是人力資源數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)。在實(shí)際的應(yīng)用中，可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人員檔案信息進(jìn)行分析和對(duì)比，企業(yè)根據(jù)對(duì)比結(jié)果可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人員的科學(xué)化、合理化配置。大數(shù)據(jù)對(duì)于檔案的數(shù)據(jù)有著人工替代不了的分析和分類功能，數(shù)據(jù)之間的因果關(guān)系明朗，不再糾纏在一起。精確地對(duì)企業(yè)人力資源管理提新的方向，發(fā)掘高素質(zhì)人才，實(shí)現(xiàn)崗位與人才的高度匹配，減少了無(wú)序辭職的問(wèn)題?！叭藛T檔案大數(shù)據(jù)”的使用可以有效提高企業(yè)人力資源管理的效率。

（三）制度保障

從現(xiàn)狀來(lái)看，多數(shù)企業(yè)的人力資源高管的選擇是以經(jīng)驗(yàn)為前提，導(dǎo)致在人力資源工作開(kāi)展中會(huì)出現(xiàn)人才與職位不匹配、無(wú)序辭職、職位空缺等問(wèn)題。所以，在新時(shí)代的背景下，需要用新的方法對(duì)管理中存在的阻礙進(jìn)行突破，進(jìn)行數(shù)字化管理的推進(jìn)和開(kāi)展，加強(qiáng)人力資源管理的效率。在大數(shù)據(jù)的背景下，人工智能、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等在企業(yè)員工培訓(xùn)、激勵(lì)和績(jī)效等方面有著很大的助力作用。通過(guò)對(duì)定量數(shù)據(jù)的系統(tǒng)分析，可以更準(zhǔn)確、更客觀地描述員工的職位、工作狀況和工作效率。系統(tǒng)和數(shù)字化的人力資源管理方法的實(shí)施需要先將管理理念進(jìn)行更新，這樣才能夠?qū)ζ髽I(yè)人力資源管理效率提升有所幫助。

二、企業(yè)干部人事檔案管理面臨的主要問(wèn)題和挑戰(zhàn)

（一）存在的問(wèn)題

1.信息存在偏差

很多企業(yè)都將發(fā)展的重點(diǎn)放在了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效率提升快的生產(chǎn)部和銷售部上，對(duì)于人力資源方面的重視程度不足，人力資源部人員配備不足，導(dǎo)致在干部人事檔案管理中對(duì)信息的管理存在偏差、管理方法不規(guī)范等問(wèn)題。在檔案信息收集的階段，首先提供信息的是當(dāng)事人本人，信息的真實(shí)性有待確認(rèn)核實(shí)。所以，填寫的內(nèi)容是否真實(shí)和準(zhǔn)確并不能得到保障。除此之外，在干部人事檔案管理的過(guò)程中，一些檔案會(huì)因?yàn)椴僮魇д`等問(wèn)題導(dǎo)致丟失。這些檔案信息時(shí)間長(zhǎng)，難以補(bǔ)充或恢復(fù)，為企業(yè)人力資源管理帶來(lái)了難度，如果這些檔案的信息不能及時(shí)地進(jìn)行更新處理，對(duì)于人員的管理也會(huì)隨之出現(xiàn)偏差，加大了人力資源管理的難度，企業(yè)就不能及時(shí)地對(duì)人才進(jìn)行優(yōu)化配置，甚至?xí)?dǎo)致人才的流失。

2.管理制度需要更新

在現(xiàn)代化的企業(yè)管理模式下，需要企業(yè)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展對(duì)制度進(jìn)行更新，根據(jù)要求不斷地進(jìn)行制度的完善。就像上文所闡述的內(nèi)容一樣，企業(yè)將發(fā)展重點(diǎn)放在了生產(chǎn)、研發(fā)和銷售方面，對(duì)人力資源管理的重視程度不足，制度的更新周期長(zhǎng)。但時(shí)代的發(fā)展速度快，制度的更新速度遠(yuǎn)不及企業(yè)發(fā)展的速度。久而久之就會(huì)出現(xiàn)人才流失、人才資源配置不合理等問(wèn)題。尤其是現(xiàn)代化信息技術(shù)加入企業(yè)人力資源管理中，傳統(tǒng)的管理方法與現(xiàn)代的管理手段之間存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題是機(jī)制不完善導(dǎo)致的。除此之外，在傳統(tǒng)的管理制度下，多數(shù)的干部人事檔案管理需要經(jīng)過(guò)多個(gè)程序不斷地完善，嚴(yán)重影響了管理的效率。

3.信息資源使用效率低

紙質(zhì)檔案管理依舊是很多企業(yè)檔案管理的運(yùn)用方法，檔案信息化建設(shè)效率低，就算是運(yùn)用了信息化檔案管理方法，相關(guān)的數(shù)據(jù)分析功能也不能很好地被運(yùn)用。尤其是在中小企業(yè)中，甚至一些企業(yè)人力資源管理部門只有一位工作人員，工作任務(wù)重，沒(méi)有足夠的資金和時(shí)間支撐工作人員工作的開(kāi)展。軟件和硬件設(shè)備需要及時(shí)更新的問(wèn)題也得不到很好的解決。多數(shù)的干部人事檔案信息深入分析難，檔案管理的作用和價(jià)值沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)。

（二）面臨的挑戰(zhàn)

1.傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展不相符

企業(yè)管理與現(xiàn)代商業(yè)管理的融合是目前面臨的較為嚴(yán)峻的課題。公司檔案管理和人才服務(wù)管理之間存在千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，但在實(shí)際中發(fā)現(xiàn)，公司人員的檔案管理比較封閉，無(wú)法為公司人才的合理流動(dòng)與發(fā)展提供必要的資料支持。另外，對(duì)企業(yè)干部人員檔案利用的理解出現(xiàn)錯(cuò)誤，更重視人事檔案的保密性，卻忽略對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料的發(fā)掘與運(yùn)用。但是，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案管理工作的研究與落實(shí)還不足。許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理工作沒(méi)有其他政府部門的支持，工作難以開(kāi)展。

2.管理隊(duì)伍落后

對(duì)于政府干部人事檔案的保管則由專業(yè)人士負(fù)責(zé)，人力資源管理是專業(yè)性很強(qiáng)的工作，但從目前的狀況來(lái)看，人力資源管理人員的選用比較偏向年齡大的人來(lái)任職，因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)豐富。但很多比年齡稍大的人對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)還不熟練，對(duì)檔案管理的有關(guān)技能要求也不深，在實(shí)際工作中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響管理工作順利進(jìn)行的。此外，部分公司未能根據(jù)現(xiàn)代發(fā)展的要求構(gòu)建檔案管理人員教育訓(xùn)練系統(tǒng)，使得其已有的技能與崗位能力無(wú)法滿足現(xiàn)代公司干部人事檔案管理工作的要求。

3.干部人事檔案管理面臨信息安全問(wèn)題

企業(yè)干部人員檔案制度牽涉重大個(gè)人信息，與公司職工的切身利益息息相關(guān)。所以，在干部人員檔案管理活動(dòng)中，必須有效保存這些數(shù)據(jù)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。目前，部分單位對(duì)干部人員檔案數(shù)據(jù)安全關(guān)注不足，干部人員檔案管理體制不健全，干部人員檔案數(shù)據(jù)的管理不規(guī)范，極易導(dǎo)致干部人員檔案數(shù)據(jù)外泄，損害檔案的數(shù)據(jù)。

三、企業(yè)干部人事檔案服務(wù)人力資源管理對(duì)策

（一）重視干部人事檔案的收集整理

企業(yè)干部人事檔案收集整理工作是基于建檔工作開(kāi)展之后進(jìn)行的。所以，需要明確建檔和完善檔案先后順序及其重要性。一些企業(yè)只是簡(jiǎn)單的建檔，并未進(jìn)行后續(xù)的完善工作，面對(duì)這樣的問(wèn)題，需要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案收集整理重要性的認(rèn)識(shí)。一方面，檔案管理是較為復(fù)雜的工作內(nèi)容，需要大量的物質(zhì)、資金及人力的投入，也是動(dòng)態(tài)任務(wù)之一，需要用動(dòng)態(tài)的眼光看待。企業(yè)人力資源管理人員需要對(duì)干部人員檔案數(shù)據(jù)管理和收集進(jìn)行有序的推進(jìn)。另一方面，企業(yè)干部人員檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)宣傳，加強(qiáng)與其他部門的聯(lián)系和互動(dòng)，贏得其他部門的支持，提高干部人員檔案信息收集的效率。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)干部人員檔案安排的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，結(jié)合企業(yè)干部人員檔案管理的實(shí)際情況，有效整理干部人員檔案信息，為企業(yè)人力資源的管理和利用提供文件信息支持。

（二）建立基于信息技術(shù)的干部人員檔案管理平臺(tái)

目前，全球已進(jìn)入信息時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域正逐漸向信息建設(shè)和發(fā)展的方向發(fā)展。針對(duì)當(dāng)前干部人員檔案的管理問(wèn)題，其信息化建設(shè)工作將以建立基于信息化技術(shù)的干部人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為基礎(chǔ)，基本完成了干部人員檔案管理、專門辦公、綜合辦公室等基礎(chǔ)信息技術(shù)條件的配備，并形成了專門辦公網(wǎng)絡(luò)和專門辦公設(shè)備。電腦、掃描儀和數(shù)據(jù)庫(kù)必須分別配備。設(shè)計(jì)了專門的領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案管理系統(tǒng)信息界面，并按照實(shí)際文檔管理系統(tǒng)要求完成各平臺(tái)的功能。例如，在干部人員檔案的收集、記錄、編制、統(tǒng)計(jì)、分析、存儲(chǔ)等一系列工作環(huán)節(jié)中，需要設(shè)計(jì)特殊的功能方案，以反映干部人員檔案管理的特點(diǎn)和特殊需求。

（三）建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系的原則和依據(jù)

在對(duì)干部人事檔案管理進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估之前，必須根據(jù)實(shí)際建立評(píng)估體系的基本原則。主要包括以下原則：科學(xué)性、可操作性、綜合及重點(diǎn)結(jié)合的原則和有效性原則?？茖W(xué)性原則使檔案評(píng)價(jià)體系清晰、準(zhǔn)確地反映檔案管理的實(shí)際情況；可操作性原則意味著評(píng)估體系易于理解，邏輯思維清晰；綜合及重點(diǎn)結(jié)合的原則是“廣撒網(wǎng)、重抓培訓(xùn)”，突出重點(diǎn)；有效性原則是從實(shí)際出發(fā)，不斷更新，從而獲得最可行的預(yù)防措施，從而降低風(fēng)險(xiǎn)程度。

（四）制定相關(guān)規(guī)章制度，定期開(kāi)展規(guī)范性人事檔案管理活動(dòng)

隨著人事制度的完善和完善，進(jìn)入更深層次后，所有員工的檔案越來(lái)越多，為管理帶來(lái)了壓力，文件管理體系的實(shí)施需要各部門盡可能地配合。文件管理機(jī)構(gòu)不僅要控制質(zhì)量，按照一定的原則執(zhí)行，其他部門也要認(rèn)真配合。首先，干部人事檔案管理的相關(guān)部門需要對(duì)管理制度進(jìn)行健全和完善，將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)崗位之上，將不按有關(guān)規(guī)定操作的人員進(jìn)行查處。其次，檔案使用部門應(yīng)選擇高素質(zhì)、專業(yè)化水平的人員進(jìn)行檔案管理和查閱圖書館工作，認(rèn)真遵守檔案借閱的要求，不得混入不合格材料，不得隨意涂改，借閱是指文件在添加和提取過(guò)程中，避免借閱過(guò)程中查閱檔案的丟失和損壞。

（五）提高人員管理人員的整體素質(zhì)

受人為因素的影響，不同管理者的專業(yè)水平和質(zhì)量對(duì)人員檔案管理的效果有重要影響。因此，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，本單位應(yīng)重視對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)。首先，通過(guò)各單位之間的考察、教育、培訓(xùn)和理論交流，學(xué)習(xí)和運(yùn)用先進(jìn)的干部人員檔案管理的概念和方法。其次，提高對(duì)各單位檔案管理的理解；加強(qiáng)責(zé)任感對(duì)于提升檔案管理體系的完善有積極的作用。最后，對(duì)人力資源檔案管理的工作人員進(jìn)行定期的考核，保證每一段時(shí)期工作質(zhì)量，提升管理人員對(duì)于檔案管理的質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展和人才能力的充分發(fā)揮提供保障。

（六）優(yōu)化干部人事檔案的管理?xiàng)l件，優(yōu)化信息資源的開(kāi)發(fā)利用

在新時(shí)代的背景下，企業(yè)的發(fā)展越來(lái)越規(guī)模化、集團(tuán)化，一個(gè)集體中對(duì)于人事檔案的管理的重要程度也逐漸被管理者認(rèn)識(shí)到。從人力資源的角度出發(fā)，對(duì)做好干部人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，尤其是加強(qiáng)對(duì)干部檔案管理的政策和財(cái)政支持下，進(jìn)行軟件和硬件的更新，提升管理能力。與此同時(shí)，干部人事檔案管理的模式需要隨著時(shí)代的變化不斷創(chuàng)新。實(shí)現(xiàn)干部人員檔案資源的優(yōu)化配置，更好地挖掘干部人員檔案信息資源中所包含的價(jià)值，更好地為黨委、政府、各級(jí)單位的選拔工作提供檔案服務(wù)。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，本文對(duì)企業(yè)干部人事檔案服務(wù)人力資源管理的可行性進(jìn)行分析，從數(shù)據(jù)支持、技術(shù)支持及制度保障三個(gè)方面進(jìn)行闡述。除此之外，對(duì)企業(yè)干部人事檔案管理面臨的主要問(wèn)題和挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，提出了重視干部人事檔案的收集整理建立基于信息技術(shù)的干部人員檔案管理平臺(tái)建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系的原則和依據(jù)制定相關(guān)規(guī)章制度，定期開(kāi)展規(guī)范性人事檔案管理活動(dòng)提高人員管理人員的整體素質(zhì)優(yōu)化干部人事檔案的管理?xiàng)l件，優(yōu)化信息資源的開(kāi)發(fā)利用等策略，為人才隊(duì)伍建設(shè)提供有力保障。