財(cái)務(wù)共享平臺(tái)下的物業(yè)公司業(yè)財(cái)融合實(shí)現(xiàn)

曹雄林 珠海華發(fā)物業(yè)管理服務(wù)有限公司

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展、信息技術(shù)的廣泛使用以及商業(yè)模式的更新，很多物業(yè)公司以往所采用的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)相分離的管理模式，很大程度上已經(jīng)無(wú)法滿足公司管理的需要。在全新的時(shí)代背景下，物業(yè)公司的財(cái)務(wù)管理部門不僅需要對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)以及財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行認(rèn)真的反映和計(jì)量，還要深入到公司的業(yè)務(wù)前段和發(fā)展過(guò)程，堅(jiān)持將財(cái)務(wù)管理的具體思想以及要求嵌入到業(yè)務(wù)流程當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合。與此同時(shí)，一些規(guī)模較大的物業(yè)公司，根據(jù)自身的發(fā)展需要以及外部環(huán)境的變化，打造了財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，通過(guò)融合業(yè)務(wù)流程、會(huì)計(jì)信息處理技術(shù)以及財(cái)務(wù)人員，最終實(shí)現(xiàn)了降本增效。但值得一提的是，無(wú)論是業(yè)財(cái)融合，還是對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的使用，其都并非一件容易的事情，必須在實(shí)踐應(yīng)用的過(guò)程中不斷摸索、不斷創(chuàng)新。

一、物業(yè)公司推進(jìn)業(yè)財(cái)融合的意義

在如今的市場(chǎng)環(huán)境及背景下，物業(yè)公司所面臨的政策以及發(fā)展形勢(shì)都在不斷調(diào)整，不斷變化，確實(shí)為內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理工作的順利推進(jìn)帶來(lái)了影響。因此，物業(yè)公司必須具備一定的風(fēng)險(xiǎn)防范和應(yīng)對(duì)能力，確保不斷提升風(fēng)險(xiǎn)管理和控制意識(shí)，而業(yè)財(cái)融合的順利推進(jìn)，剛好有此方面的作用和價(jià)值。

首先，物業(yè)公司在運(yùn)營(yíng)管理的過(guò)程中必須提前做好籌劃和設(shè)計(jì)，要結(jié)合目前運(yùn)營(yíng)方面存在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)隱患做好規(guī)劃，而這些工作都需要建立在信息共享、業(yè)財(cái)融合的基礎(chǔ)上。

其次，通過(guò)實(shí)施業(yè)務(wù)財(cái)融合，物業(yè)公司能夠?qū)崿F(xiàn)多部門統(tǒng)一管理，及時(shí)通告數(shù)據(jù)搜集和分析處理的及時(shí)性、全面性以及準(zhǔn)確性，在為公司的經(jīng)營(yíng)決策提供基礎(chǔ)同時(shí)，也幫助公司實(shí)現(xiàn)了更好的發(fā)展。

最后，在全新的時(shí)代背景下，物業(yè)公司通過(guò)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)之間的融合，能夠幫助自身獲取更多有效的信息，進(jìn)而為公司發(fā)展制定出更多有利的決策依據(jù)，更通過(guò)數(shù)據(jù)所預(yù)示的風(fēng)險(xiǎn)隱患及信息，保障公司的穩(wěn)定發(fā)展。

二、財(cái)務(wù)共享平臺(tái)下的業(yè)財(cái)融合問(wèn)題及原因剖析

總結(jié)部分已經(jīng)開發(fā)了財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的物業(yè)公司，在推進(jìn)業(yè)財(cái)融合過(guò)程中表現(xiàn)出的問(wèn)題和不足，其集中在這樣幾個(gè)方面：

(一)業(yè)財(cái)融合的廣度以及深度受到影響、存在制約

1.廣度方面：已有的綜合化信息平臺(tái)，沒(méi)有業(yè)財(cái)融合方面發(fā)揮作用

財(cái)務(wù)共享平臺(tái)本身也是綜合化的信息平臺(tái)，其不僅包括公司的內(nèi)部系統(tǒng)，也包括外部銜接系統(tǒng)；不僅包括內(nèi)部運(yùn)營(yíng)的多個(gè)模塊，也包括錯(cuò)綜復(fù)雜的多重對(duì)接關(guān)系，如此很容易導(dǎo)致平臺(tái)內(nèi)部數(shù)據(jù)和信息之間的難以共享，應(yīng)用復(fù)雜程度高，制約了業(yè)財(cái)融合的廣度。

2.深度方面：業(yè)財(cái)融合不足、融合不夠，各行其是的現(xiàn)象比較明顯

導(dǎo)致這樣現(xiàn)象的根本性原因在于物業(yè)公司內(nèi)部并沒(méi)有圍繞財(cái)務(wù)共享中心，組建相應(yīng)的業(yè)財(cái)融合團(tuán)隊(duì)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)人員彼此互動(dòng)交流過(guò)程中的學(xué)習(xí)不夠、融合不足。

一方面，部分業(yè)務(wù)人員不希望財(cái)務(wù)部門對(duì)自身的工作提出意見(jiàn)，主觀情緒上影響到彼此工作的深入融合；另一方面，財(cái)務(wù)人員本身對(duì)業(yè)務(wù)工作了解不多、不夠深入，也很難對(duì)業(yè)務(wù)工作提出更為深入的研究，所以更多的是從監(jiān)督管理層面參與業(yè)務(wù)部門的工作，很難對(duì)其實(shí)施有力的服務(wù)和指導(dǎo)；業(yè)務(wù)人員的實(shí)際工作開展情況同理。

(二)沒(méi)有生成與業(yè)財(cái)融合高度契合的全面預(yù)算管理體系

隨著財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的建立，物業(yè)公司的財(cái)務(wù)以及業(yè)務(wù)流程發(fā)生了較為明顯的變化，但全面預(yù)算管理工作的開展卻沒(méi)有相應(yīng)的產(chǎn)生變化，促使其和現(xiàn)代化的財(cái)務(wù)共享服務(wù)不夠匹配，影響到業(yè)財(cái)融合的實(shí)現(xiàn)。

首先，預(yù)算工作相對(duì)表面，所謂的全面預(yù)算管理體系不過(guò)是“一年一次”的“預(yù)算演練”，對(duì)執(zhí)行過(guò)程更缺乏應(yīng)有的控制和管理。

其次，物業(yè)公司的預(yù)算工作效率低，財(cái)務(wù)共享平臺(tái)沒(méi)有開發(fā)全面預(yù)算管理的模塊，內(nèi)部依然需要采用Exccel進(jìn)行預(yù)算報(bào)表的編制，工作量大而且效率低。

再次，預(yù)算管理本身對(duì)財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)和信息資源的發(fā)掘、利用程度不足，甚至財(cái)務(wù)人員對(duì)預(yù)算管理的認(rèn)知僅僅停留在輔助工具的層面，對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)所能提供的信息資源覺(jué)察不夠、開發(fā)不足，沒(méi)有真正意義上實(shí)現(xiàn)“以業(yè)務(wù)反饋財(cái)務(wù)，以財(cái)務(wù)引領(lǐng)業(yè)務(wù)”。

最后，全面預(yù)算管理工作脫離物業(yè)公司業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門也沒(méi)有緊密地圍繞業(yè)務(wù)流程開啟預(yù)算編制，其往往只是根據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)的信息技術(shù)展開下一階段的目標(biāo)編制，導(dǎo)致預(yù)算脫離業(yè)務(wù)，更無(wú)法在后續(xù)將預(yù)算目標(biāo)分解到流程的各個(gè)細(xì)節(jié)，所以很難對(duì)其生成具體的指導(dǎo)。

(三)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)運(yùn)行效率低，業(yè)財(cái)融合的積極性、主動(dòng)性不足

1.財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的運(yùn)行效率較低

財(cái)務(wù)共享平臺(tái)運(yùn)行效率不高，主要是由平臺(tái)本身的基礎(chǔ)環(huán)境、運(yùn)行條件及相關(guān)技術(shù)操作人員所致。

首先，業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)操作的不夠熟練，導(dǎo)致其運(yùn)行效果還沒(méi)有達(dá)到理想值。

其次，部分財(cái)務(wù)工作人員在后續(xù)職業(yè)發(fā)展的過(guò)程中遭遇阻力、遇到瓶頸，導(dǎo)致公司內(nèi)部人員穩(wěn)定性、流動(dòng)性不夠理想，后續(xù)的人才補(bǔ)給和招聘則增加了財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營(yíng)成本。

最后，因?yàn)樨?cái)務(wù)共享平臺(tái)本身為網(wǎng)絡(luò)帶寬、服務(wù)器容量等因素影響，運(yùn)行不夠穩(wěn)定，后續(xù)需要不斷更新維護(hù)，嚴(yán)重影響工作效率。盡管平臺(tái)中心的運(yùn)營(yíng)維護(hù)和通過(guò)與外部協(xié)商的方式逐步改善情況，但是穩(wěn)定性和效率仍然是非常棘手的問(wèn)題。

2.業(yè)財(cái)融合的積極性、主動(dòng)性不足

物業(yè)公司的業(yè)財(cái)融合項(xiàng)目往往都是由財(cái)務(wù)部門主導(dǎo)進(jìn)行的，部分業(yè)務(wù)部門認(rèn)為自身的工作對(duì)財(cái)務(wù)共享的作用不高，故實(shí)際參與業(yè)財(cái)融合的積極性也不高，甚至于部分工作人員對(duì)此存在嚴(yán)重的抵觸心理。但是在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)建立之后，財(cái)務(wù)審批流程及報(bào)銷流程會(huì)變得更加清晰、更為嚴(yán)格，細(xì)節(jié)也會(huì)更加繁瑣，之所以會(huì)出現(xiàn)這樣的結(jié)果，無(wú)外乎這樣幾方面原因：

首先，公司現(xiàn)有的培訓(xùn)宣傳力度不足，對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)及業(yè)財(cái)融合關(guān)系的認(rèn)知程度不足。

其次，公司現(xiàn)有的績(jī)效評(píng)價(jià)體系沒(méi)有發(fā)生改變，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的工作目標(biāo)存在明顯的差異?，F(xiàn)階段業(yè)務(wù)部門的考核重點(diǎn)仍然是業(yè)務(wù)指標(biāo)的完成情況，但是對(duì)指標(biāo)背后的成本管理及風(fēng)險(xiǎn)控制少有關(guān)注；財(cái)務(wù)部門的考核重點(diǎn)則在于企業(yè)的成本控制、利潤(rùn)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注和收入研究，如此會(huì)影響到業(yè)財(cái)融合的積極性、主動(dòng)性以及目的性。

最后，財(cái)務(wù)共享平臺(tái)建設(shè)之后，公司的組織架構(gòu)在很大程度上出現(xiàn)變化，財(cái)務(wù)管理模式很大程度上也會(huì)出現(xiàn)變化，但是因?yàn)楣救匀谎赜脗鹘y(tǒng)的績(jī)效評(píng)價(jià)體系，無(wú)法引導(dǎo)公司員工朝著正確的戰(zhàn)略目標(biāo)開展工作，促使財(cái)務(wù)共享中心和公司整體的發(fā)展軌跡高度脫節(jié)，相關(guān)指標(biāo)的設(shè)計(jì)無(wú)法真實(shí)、客觀地反映財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行情況，更影響到工作人員的積極性、主動(dòng)性。

三、物業(yè)公司財(cái)務(wù)共享平臺(tái)下的業(yè)財(cái)融合完善策略

(一)提升業(yè)財(cái)融合的深度以及廣度

1.對(duì)綜合信息平臺(tái)進(jìn)行優(yōu)化管理

財(cái)務(wù)共享平臺(tái)是能夠覆蓋物業(yè)公司所有業(yè)務(wù)的平臺(tái)，其不僅關(guān)系到物業(yè)公司內(nèi)部各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事務(wù)的開展，也涉及價(jià)值鏈網(wǎng)絡(luò)上所有企業(yè)之間的合作。

另一方面，物業(yè)公司目前所使用的綜合信息平臺(tái)功能模塊較為有限，在于外部系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接的過(guò)程中暴露出較多的不足，需要公司的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)以及技術(shù)部門展開合作，進(jìn)一步開發(fā)信息平臺(tái)的其他功能，推進(jìn)公司內(nèi)部財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)信息之間的共享和傳遞，加速業(yè)財(cái)融合的腳步和進(jìn)程。

2.大力發(fā)展公司的業(yè)財(cái)融合團(tuán)隊(duì)

物業(yè)公司需要將分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)工作中心轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)領(lǐng)域，突出業(yè)務(wù)引領(lǐng)的作用和價(jià)值，以優(yōu)化后的工作量來(lái)引導(dǎo)公司人物的全面完成。對(duì)于業(yè)務(wù)人員而言，則必須具備財(cái)務(wù)思維和流程，其不僅需要懂得基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)知識(shí)，還要在業(yè)務(wù)推進(jìn)過(guò)程中自覺(jué)灌輸財(cái)務(wù)理念，嚴(yán)守財(cái)務(wù)理念。

當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，財(cái)務(wù)人員需要定期進(jìn)行績(jī)效跟蹤，對(duì)績(jī)效不夠理想的部門做出相應(yīng)的警示，同時(shí)與業(yè)務(wù)部門一同分析和改進(jìn)原因。

當(dāng)業(yè)務(wù)結(jié)束之后，財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門都需要及時(shí)對(duì)方案所帶來(lái)的效益進(jìn)行評(píng)價(jià)和分析，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，確保能夠?yàn)楹罄m(xù)的業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力的參考。只有業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)做到真正意義上的通力合作，才能推動(dòng)所謂的“業(yè)財(cái)融合”。

(二)重構(gòu)物業(yè)公司的全面預(yù)算管理體系

財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的建立不僅是物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理的信息化實(shí)現(xiàn)路徑，也是一場(chǎng)管理改革的實(shí)踐。物業(yè)公司需要基于財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，重塑全面預(yù)算管理體系，從預(yù)算目標(biāo)的制定和分析、預(yù)算編制的執(zhí)行、預(yù)算執(zhí)行和過(guò)程監(jiān)督控制、預(yù)算調(diào)整與分析等幾個(gè)部分構(gòu)成，確保其能夠形成完整的閉環(huán)。

1.預(yù)算分析及調(diào)整

物業(yè)公司通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上所生成的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、整合，生成相應(yīng)的預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告，對(duì)于存在偏差較大的情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)整研究，保證預(yù)算能夠有效實(shí)施。

2.預(yù)算考核以及評(píng)價(jià)

物業(yè)公司需要充分利用財(cái)務(wù)共享平臺(tái)當(dāng)中的數(shù)據(jù)及資源信息，以預(yù)算目標(biāo)為根本，圍繞其進(jìn)一步完善考核體系、辦法以及考核機(jī)制，實(shí)施全面預(yù)算管理考核及評(píng)價(jià)，推動(dòng)業(yè)財(cái)融合的不斷優(yōu)化和深化。

3.預(yù)算目標(biāo)的制定以及分解

該環(huán)節(jié)需要由物業(yè)公司的總經(jīng)理、采購(gòu)生產(chǎn)部門、預(yù)算管理部門以及財(cái)務(wù)共享中心互相配合完成。預(yù)算目標(biāo)確定以后，需要公司整體和分支機(jī)構(gòu)逐級(jí)完成任務(wù)分解，做到細(xì)化目標(biāo)，并且將最后一層由財(cái)務(wù)指標(biāo)完全轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)指標(biāo)。

4.預(yù)算編制

分支機(jī)構(gòu)根據(jù)具體下發(fā)的預(yù)算目標(biāo)，基于自身的實(shí)際業(yè)務(wù)狀況制定出相應(yīng)的預(yù)算草案，確保將預(yù)算責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)崗位上，進(jìn)而編制出更有合理性、更具高度的關(guān)聯(lián)性預(yù)算，同時(shí)將預(yù)算編制的結(jié)果實(shí)現(xiàn)逐級(jí)上報(bào)，判斷其是否具有可行性。

5.預(yù)算方案的執(zhí)行

分支機(jī)構(gòu)的預(yù)算執(zhí)行部門必須認(rèn)真分析和實(shí)施預(yù)算方案，將預(yù)算指標(biāo)層層分解、落實(shí)到崗，最終生成全方位的、更合理的預(yù)算責(zé)任體系。需要及時(shí)借助財(cái)務(wù)共享平臺(tái)將各個(gè)環(huán)節(jié)的預(yù)算執(zhí)行情況整合起來(lái)，提高核算及整合的效率以及反饋速度。

(三)提升財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的運(yùn)行效率，提升業(yè)財(cái)融合的積極性、主動(dòng)性

1.提升財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的運(yùn)行效率

物業(yè)公司必須加大和外部電信運(yùn)營(yíng)商及軟件供應(yīng)商之間的交流溝通，不斷提高其穩(wěn)定性和信息平臺(tái)的運(yùn)行速度；同時(shí)需要加大對(duì)內(nèi)的培訓(xùn)教育和實(shí)操訓(xùn)練的力度，從人力基礎(chǔ)保障平臺(tái)運(yùn)行的穩(wěn)定性。

2.提升業(yè)財(cái)融合的積極性、主動(dòng)性

(1)進(jìn)一步提升對(duì)物業(yè)公司業(yè)財(cái)融合重要性的認(rèn)知

提升對(duì)于物業(yè)公司業(yè)財(cái)融合重要性的認(rèn)知，是順利實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的基礎(chǔ)和前提，而且必須意識(shí)到的是，業(yè)財(cái)融合不僅僅是財(cái)務(wù)部門的工作，更與所有部門和崗位息息相關(guān)，企業(yè)必須加大對(duì)其的培訓(xùn)力度，強(qiáng)調(diào)“財(cái)務(wù)人員綜合化”、“非財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)化”。

(2)打造財(cái)務(wù)共享臺(tái)導(dǎo)向下的績(jī)效評(píng)價(jià)系統(tǒng)

財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的組織架構(gòu)以及人員配置有別于過(guò)往的財(cái)務(wù)組織，有必要構(gòu)建一套與之高度契合的績(jī)效管理和評(píng)價(jià)體系，并將平臺(tái)和員工作為兩個(gè)不同的對(duì)象展開考核。

一方面，對(duì)于基層工作人員的考核需要結(jié)合財(cái)務(wù)或者業(yè)務(wù)工作崗位屬性，設(shè)置不同的指標(biāo)，將工作差錯(cuò)率、處理效率、被投訴次數(shù)以及受表?yè)P(yáng)次數(shù)融入其中，因?yàn)樨?cái)務(wù)的掃描、檔案以及出納崗和財(cái)務(wù)工作的運(yùn)行密不可分，所以其必須一起納入到績(jī)效考核體系當(dāng)中。

另一方面，以平衡記分卡為基礎(chǔ)，從財(cái)務(wù)、客戶、內(nèi)部流程以及學(xué)習(xí)成長(zhǎng)四個(gè)角度構(gòu)建績(jī)效考核指標(biāo)，以財(cái)務(wù)部門的工作人員為例，可以將四個(gè)維度的考核落實(shí)為業(yè)務(wù)處理效率以及正確率、客戶投訴率、組織培訓(xùn)的質(zhì)量展開考核，充分體現(xiàn)出財(cái)務(wù)共享平臺(tái)以業(yè)財(cái)融合為導(dǎo)向的重要工作目標(biāo)。

總而言之，時(shí)代的發(fā)展在帶給物業(yè)公司前所未有機(jī)遇的同時(shí)，也給其帶來(lái)一定的壓力和挑戰(zhàn)。在這樣一種情況下，物業(yè)公司有必要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的需要推動(dòng)業(yè)財(cái)融合的實(shí)現(xiàn)，借助信息化建設(shè)的媒介和平臺(tái)，為物業(yè)公司更快、更好地發(fā)展保駕護(hù)航。作為能夠推動(dòng)業(yè)財(cái)融合的重要存在，物業(yè)公司必須加大對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的開發(fā)和應(yīng)用力度，克服現(xiàn)階段存在的問(wèn)題和不足，確保其早日走上“正軌”、發(fā)揮作用。