淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

吳慧華 光澤縣婦幼保健院

眾所周知，檔案管理工作的對象是檔案，服務(wù)的對象是檔案利用者。因此，檔案管理工作要解決的問題就是將零散、龐雜的檔案通過整理、歸類、分析、核驗(yàn)、掃描處理等工作變成系統(tǒng)化、整體化的集合，從而盡職盡責(zé)地為人民服務(wù)，全心全意配合事業(yè)單位的工作。檔案管理工作可以提高事業(yè)單位的工作效率，可以說，它是事業(yè)單位的樞紐。但是在實(shí)際管理工作中，事業(yè)單位缺乏一套處理檔案管理工作的完整體系化的機(jī)制，在相關(guān)工作的處理上缺乏確定的規(guī)章制度，從而使工作效率大打折扣?，F(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決措施，希望對事業(yè)單位的檔案管理工作有所幫助。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會發(fā)展日新月異，人們解決處理問題的方式和手段也越來越智能、簡便。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及與應(yīng)用，無疑是一個(gè)巨大的進(jìn)步，大部分人也因此逐漸拋棄了傳統(tǒng)的手寫方式與紙張等工具，更傾向于無紙化操作。這也是當(dāng)前時(shí)代背景下許多事業(yè)單位檔案管理工作的一大特點(diǎn)——信息化處理單位檔案，但事業(yè)單位也沒有完全摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，而是通過對兩者融合展開歸檔整理核驗(yàn)等文書工作。但是不可否認(rèn)，兩者融合在帶來極大便利的同時(shí)，也引發(fā)了我們對檔案管理過程中出現(xiàn)的問題的深思。事業(yè)單位到底應(yīng)該如何進(jìn)行檔案管理這項(xiàng)看似簡單，實(shí)則不容出錯(cuò)的工作？這是一個(gè)重點(diǎn)問題。

事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理主要有檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯研究、提供利用等幾個(gè)大方向。眾所周知，檔案管理工作的對象是檔案，服務(wù)的對象是檔案利用者。這項(xiàng)工作要解決的問題就是如何將零散、龐雜的檔案通過整理、歸類、分析、核驗(yàn)、掃描處理等工作，變成系統(tǒng)化、整體化的集合，從而達(dá)到盡職盡責(zé)為人民服務(wù)，全心全意配合事業(yè)單位的目的。

檔案管理工作可以有效提高事業(yè)單位的工作效率，可以說，它是事業(yè)單位的重要樞紐。但是對于這樣一份重要的工作，許多工作者卻認(rèn)為自己每天只是在重復(fù)簡單的流水線工作，并沒有花心思與力氣去做這件事。同時(shí)，相關(guān)員工處理問題的手段也比較單一，做事方法不夠靈活，上級部門也不甚重視這份工作，也因此，許多事業(yè)單位的檔案管理部門形同虛設(shè)，沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，更不用說促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展了。

事業(yè)單位檔案管理工作的意義

提高工作效率

事業(yè)單位檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，意義重大。很多事業(yè)單位部門之間沒有互相聯(lián)結(jié)，而是孤立處理事務(wù)，沒有整合利用單位資源，使其處理事情的效率不夠高，質(zhì)量也不佳。而做好檔案管理工作，不僅能夠提升事業(yè)單位部門之間處理相關(guān)事務(wù)的協(xié)調(diào)性和聯(lián)動性，還能提高日常事務(wù)處理的效率和質(zhì)量。同時(shí)，檔案管理工作還能夠?qū)⒏鱾€(gè)部門緊密聯(lián)系在一起，充分發(fā)揮其樞紐作用。因此，完善事業(yè)單位的檔案管理工作勢在必行。

促進(jìn)精神文化建設(shè)

檔案管理部門管理著事業(yè)單位的許多珍貴文件和記錄資料，對聯(lián)系事業(yè)單位的各個(gè)部門及全體員工有著重要的意義。這些資料不僅是事業(yè)單位全體員工的珍貴回憶，還發(fā)揮著增強(qiáng)單位各部門之間的凝聚力，培養(yǎng)單位之間休戚與共、榮辱與共的團(tuán)結(jié)意識，強(qiáng)化部門之間的精神文化建設(shè)，營造和諧輕松、健康向上的工作氛圍的作用，事業(yè)單位招募更多新鮮力量，對自身的健康發(fā)展也具有重要的促進(jìn)作用。

健全服務(wù)功能

事業(yè)單位作為國家的服務(wù)型機(jī)構(gòu)，應(yīng)該始終牢記全心全意為人民服務(wù)，關(guān)心廣大勞動人民的利益需求，做到以民為本，不忘初心。檔案管理部門作為人民群眾與事業(yè)單位連接的平臺，既保管著人民群眾的相關(guān)檔案，也保存著事業(yè)單位的重要文檔，它在兩者之間搭建了一座橋梁。

因此，完善事業(yè)單位的檔案管理工作對事業(yè)單位本身有著重大意義，同時(shí)其也是貫徹為人民服務(wù)的宗旨的現(xiàn)實(shí)需要。從實(shí)際出發(fā)，從人民出發(fā)，牢記初心與使命，不斷完善事業(yè)單位的檔案管理工作，健全服務(wù)功能，才能切實(shí)保障好廣大人民的根本利益。

事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

缺乏完善的體系

檔案管理工作系統(tǒng)化、層次化有利于促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展，遺憾的是，很多事業(yè)單位都沒有充分認(rèn)識到這一點(diǎn)。在實(shí)際工作中，事業(yè)單位缺乏完備的檔案管理工作體系機(jī)制，同時(shí)也缺乏規(guī)范性、制度性。因而，其對相關(guān)工作的處理缺乏規(guī)章制度以供查詢，對檔案資料的收集范圍沒有明確劃分，也沒有按照相關(guān)規(guī)章制度對資料和檔案進(jìn)行分類、整理、核驗(yàn)等，導(dǎo)致多數(shù)員工處理工作沒有固定標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理也變得過于隨意化，使得檔案管理工作失去權(quán)威性。

俗話說，沒有規(guī)矩，不成方圓。檔案管理工作體系不完善，沒有固定的檔案收集范圍，這些問題都導(dǎo)致了檔案管理工作的混亂化，將不利于檔案管理工作的開展與進(jìn)行，造成檔案管理工作效率低下，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。一些事業(yè)單位，雖然制定了相關(guān)體系制度，但相關(guān)工作人員執(zhí)行得不夠徹底，沒有嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，抑或規(guī)章制度過于死板，在某種程度上捆住了員工做事的“手腳”，使得他們在遇到一些規(guī)章制度外的問題時(shí)不能靈活變通。

處理方式過時(shí)

科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，使信息技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，但是一些事業(yè)單位將自己排除在時(shí)代浪潮之外，沒有將新技術(shù)和新設(shè)備應(yīng)用到檔案管理工作中去。目前，事業(yè)單位的員工大多數(shù)年齡較大，他們?nèi)匀辉谑褂靡恍┻^時(shí)的方式處理問題。這不僅使得檔案管理工作效率低下，而且任務(wù)量也更加龐雜煩冗。盡管一些事業(yè)單位引入了信息化設(shè)備和技術(shù)，但是其應(yīng)用程度仍遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。此外，事業(yè)單位檔案管理工作的管理方式落后，手段單一，員工的職責(zé)模糊，對崗位的定位不明晰，經(jīng)常出現(xiàn)崗位職責(zé)交叉，導(dǎo)致出現(xiàn)問題時(shí)，責(zé)任落實(shí)不到位。

管理人員素質(zhì)不高

在事業(yè)單位內(nèi)部，大多數(shù)人都認(rèn)為檔案管理這份工作不需要很高的專業(yè)素養(yǎng)和知識水平，因此在進(jìn)行招聘時(shí)，參聘人員水平參差不齊，只要通過審核就可以從事這項(xiàng)工作，對個(gè)人能力的要求也不是很高，有些職工專業(yè)不對口，甚至根本沒有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。部門的考核機(jī)制也較為簡單，沒有從實(shí)際出發(fā)去考察參聘人員的能力素養(yǎng)水平；日常工作中也缺乏幫助工作人員提高職業(yè)技能水平的講座和培訓(xùn)課程；季度末或年末事業(yè)單位組織的考核評價(jià)機(jī)制也不夠健全，沒有完善的獎懲機(jī)制。這就導(dǎo)致檔案管理部門相關(guān)工作人員缺乏相應(yīng)的職業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平，部分員工甚至在思想意識上也存在問題，對待這份工作不夠認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，出現(xiàn)問題時(shí)還會互相推諉，缺乏強(qiáng)烈的使命意識和責(zé)任感。

重視力度不夠

檔案管理工作作為事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，有其獨(dú)特的工作定位和方向。但部分人認(rèn)為這份工作較為枯燥且需要耗費(fèi)大量精力、物力、財(cái)力，所以對這份工作不夠重視。事業(yè)單位也沒有投入足夠的資金支持檔案管理工作，使其設(shè)施裝備落后，從而給檔案管理相關(guān)工作造成了很大困擾，其部門員工也能感覺到明顯的差別對待，久而久之就喪失了對工作的積極性。除此之外，健全的管理體系與制度的缺乏，使得事業(yè)單位的檔案管理工作停滯不前。

解決措施

完善檔案管理體系

一個(gè)行之有效且健全的管理體系是很有必要的，尤其是對于檔案管理這樣內(nèi)容龐雜、牽扯范圍較廣的工作而言，建立一個(gè)健全的制度體系作為標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理工作提供專業(yè)保證，有利于提高檔案管理工作的效率。具體來說，可以依靠管理體系進(jìn)行科學(xué)化治理，促進(jìn)檔案管理工作高效率發(fā)展；制定月或季度的檔案管理工作規(guī)劃，將階段性目標(biāo)與長遠(yuǎn)規(guī)劃相結(jié)合；同時(shí)結(jié)合實(shí)際情況，根據(jù)事業(yè)單位的工作性質(zhì)和特點(diǎn)制訂體系化的管理規(guī)劃，讓員工按照檔案管理規(guī)劃做事，同時(shí)這個(gè)管理規(guī)劃不能過于死板或僵化，可以讓員工可以隨時(shí)調(diào)整他們自身的做事方法和行為方式，讓工作有規(guī)可循，促使檔案管理工作更加高效便捷。

與信息化手段相結(jié)合，更新管理方法

信息技術(shù)的發(fā)展使人們的生活方式不斷改變。人們將信息技術(shù)運(yùn)用到更多領(lǐng)域，尤其是與傳統(tǒng)工作方式相融合，促進(jìn)傳統(tǒng)工作方式不斷革新，實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。檔案管理這項(xiàng)傳統(tǒng)工作，也可以借助信息化手段獲得飛躍式發(fā)展。在日常事務(wù)處理中，檔案管理相關(guān)人員要學(xué)會運(yùn)用檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，充分整合內(nèi)外資源，使之互相融合，促進(jìn)部門內(nèi)資源的有效利用并向其他部門提供新的資源。檔案管理部門可以配備相應(yīng)的信息化設(shè)施，并嘗試運(yùn)用信息技術(shù)完善部門檔案管理建設(shè)工作。

另外，檔案管理部門也可以運(yùn)用信息技術(shù)革新管理手段和方式，提升檔案管理工作水平，將信息技術(shù)與管理方式相結(jié)合，推陳出新，讓管理方式與時(shí)俱進(jìn)。信息技術(shù)在帶來便利的同時(shí)，也存在信息泄露的安全隱患，所以事業(yè)單位一定要做好防止信息泄露的安排工作，設(shè)置相關(guān)管理權(quán)限與開展信息安全保護(hù)工作至關(guān)重要。

提高管理人員素養(yǎng)

檔案管理工作人員的素養(yǎng)直接關(guān)系到檔案管理工作的水平、質(zhì)量和效果，也和事業(yè)單位的日常工作息息相關(guān)。因此，事業(yè)單位必須重視檔案管理工作人員的職業(yè)技能水平和核心素養(yǎng)能力。招聘時(shí)要嚴(yán)格認(rèn)真地面試每一個(gè)應(yīng)聘者，在員工入職后要注重培養(yǎng)員工的能力，積極開展相關(guān)技能培訓(xùn)學(xué)習(xí)等。

上級部門還應(yīng)給檔案管理工作配備專業(yè)的管理人才和技術(shù)人才，使其發(fā)揮好帶頭作用，在部門內(nèi)帶動知識素養(yǎng)欠缺的員工努力學(xué)習(xí)、積極進(jìn)取、互幫互助。員工的潛能是需要培養(yǎng)與開發(fā)的，事業(yè)單位應(yīng)該重視員工培訓(xùn)，積極開展員工職業(yè)技能培訓(xùn)及專題講座，并定期對員工進(jìn)行職業(yè)技能考核或者比賽，同時(shí)設(shè)立獎懲機(jī)制，以激勵員工努力學(xué)習(xí)，提升自己的專業(yè)素養(yǎng)。

對于技能水平較落后的員工，應(yīng)該以鼓勵為主，另外，可以建立新老員工互助學(xué)習(xí)機(jī)制，互幫互助，幫助他們提升能力素養(yǎng)；同時(shí)還要幫助員工端正思想態(tài)度，使其規(guī)范自身行為，自覺更新自身知識體系，以便其能更好地適應(yīng)檔案管理工作。

樹立正確觀念，提高重視程度

俗話說，思想是行動的先導(dǎo)。端正思想態(tài)度和樹立責(zé)任意識是做好一份工作的第一步。事業(yè)單位的檔案管理工作更應(yīng)如此，只有部門員工對檔案管理工作的思想認(rèn)識與職責(zé)意識足夠清晰，才能促進(jìn)部門良性發(fā)展。首先，部門領(lǐng)導(dǎo)身為部門的管理者、監(jiān)督者、參與者，無疑發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。所以，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該發(fā)揮良好的帶頭作用，引領(lǐng)全體員工端正部門思想作風(fēng)，引導(dǎo)員工樹立對工作的責(zé)任意識，使部門形成一個(gè)良好的思想文化氛圍。同時(shí)，部門管理人員還應(yīng)定期開展思想主題會議和責(zé)任意識培訓(xùn)專題講座等活動，并于月末或季度末定期開展思想?yún)R報(bào)工作，以充分發(fā)揮思想的先導(dǎo)作用，引領(lǐng)部門形成積極的思想風(fēng)尚和良好的文化氛圍。其次，針對檔案管理工作，員工應(yīng)該調(diào)整好自身對工作職責(zé)的認(rèn)知，保持積極進(jìn)取的態(tài)度，以充分飽滿的熱情和精力去對待檔案管理這份看似枯燥實(shí)則至關(guān)重要的工作。只有部門從上至下都樹立正確的檔案管理工作思想，事業(yè)單位才能實(shí)現(xiàn)長足發(fā)展，檔案管理的工作效率才能得到明顯提高。

檔案管理工作是事業(yè)單位的重要組成部分。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加大對檔案管理工作的重視程度。首先，建立健全檔案管理制度，并結(jié)合信息技術(shù)不斷革新管理方式，做到與時(shí)俱進(jìn)。其次，事業(yè)單位要重視對員工的招聘與培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)提高員工的職業(yè)技能和知識水平；員工也應(yīng)以積極飽滿的熱情去對待自己的工作，并不斷主動提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步。最后，建立完善的獎懲與考核機(jī)制，獎懲得當(dāng)有利于提高員工的辦事積極性和專業(yè)能力，推動事業(yè)單位健康發(fā)展。

當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理工作日常處理事務(wù)中仍然存在很多問題，以上這些問題及對策雖并不適用于所有事業(yè)單位，但也要求事業(yè)單位檔案管理工作部門在實(shí)際處理事務(wù)時(shí)要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，提出對策解決現(xiàn)有問題，并做好預(yù)防措施。只有這樣，檔案管理工作才能實(shí)現(xiàn)長足發(fā)展，從而進(jìn)一步推動事業(yè)單位檔案管理日常工作順利進(jìn)行。