企業(yè)職能部門的績效管理

文/陳理言

當前大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)建立起相對成熟的績效考核制度，但在全員業(yè)績考核方面很多仍處于探索時期。對于直線職能型組織結(jié)構(gòu)的企業(yè)來說，職能部門主要發(fā)揮參謀和支持服務(wù)作用，不直接創(chuàng)造效益，且事務(wù)性、臨時性工作較多，所以對于職能部門員工，單一且周期較為固定的KPI 考核管理方式難以完全體現(xiàn)其工作特點，需建立多元化、差異化的績效管理機制，深層激發(fā)員工的工作積極性。

提升考核管理的前提條件

●清晰組織機構(gòu)設(shè)置，精細化崗位管理

推行以崗位價值為基礎(chǔ)的管理體系是建立職能部門員工精細化考核的重要基礎(chǔ)。一些企業(yè)中所謂的“崗位”不是完全意義上的崗位，而僅僅是按照過往習慣形成的大致分工，因人設(shè)崗的現(xiàn)象比較普遍，這種設(shè)置對招聘、培訓、考核、薪酬等管理工作缺乏有效支撐,可能導致工作量和工作難度分配不均。因此需從工作難度大小、知識層次高低、預期收入水平的差別來系統(tǒng)判斷是否需要細分序列，進而對崗位具體職責、權(quán)限、溝通關(guān)系以及任職條件等崗位構(gòu)成要素進行全面系統(tǒng)分析，科學設(shè)置崗位。

●規(guī)范制定崗位說明書

規(guī)范的崗位說明書是職能部門員工精細化考核的重要依據(jù)。崗位說明書應(yīng)首先明確崗位名稱、匯報關(guān)系等基本信息，完整的崗位說明書應(yīng)至少包括崗位職責及崗位基本任職條件。崗位職責的內(nèi)容表述應(yīng)顆粒度一致、語句用詞規(guī)范準確，將職責按內(nèi)容的不同區(qū)分模塊，在各模塊下對具體工作進行分條描述,形成職責條目，崗位基本任職條件應(yīng)包括最低學歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗、資格/職稱證書、知識技能及能力素質(zhì)等。

指標設(shè)計多元化

針對職能部門員工考核難的問題，以健全崗位任職體系為基礎(chǔ)，著力設(shè)計以崗位職責為核心，以重點工作計劃/任務(wù)、日常履職、職業(yè)素養(yǎng)、負面行為為依據(jù)的“3+1”崗位績效目標體系，實現(xiàn)員工考核與部門考核相結(jié)合，員工目標與戰(zhàn)略目標和部門職責相結(jié)合，員工短期考核與長期激勵相結(jié)合。

●日常履職

日常履職主要考核員工履行日常工作職責的完成情況，主要為經(jīng)常性工作，需基本覆蓋企業(yè)、部門的一般要求任務(wù)。規(guī)范的崗位說明書為職能部門員工精細化考核提供了重要依據(jù)，部門可依據(jù)崗位說明書中的工作職責對員工進行對照考核。員工的直接上級需在制定績效計劃時，結(jié)合年度工作計劃和員工任職崗位的工作特點，確定日常履職的考核權(quán)重，權(quán)重一般于考核周期內(nèi)不調(diào)整。績效評估階段對照崗位職責打分，內(nèi)容直觀明確，打分直接易行，結(jié)果客觀有效。

●重點工作計劃/任務(wù)

重點工作計劃/任務(wù)指崗位職責內(nèi)重要性高、難度大的工作，主要包括專項改革、管理創(chuàng)新、制度體系建設(shè)等。實際運行中，職能部門會出現(xiàn)一些計劃外的專項工作、重要任務(wù)、階段性任務(wù)等，這些任務(wù)具有周期性不強、突發(fā)性多變性高的特點，員工及上級需要在考核周期中根據(jù)任務(wù)情況增加、減少考核指標或調(diào)整某項任務(wù)的權(quán)重，因此需建立一種動態(tài)考核機制來實時調(diào)整方向更新工作目標。

實現(xiàn)動態(tài)滾動考核的關(guān)鍵是引入相對權(quán)重系數(shù)，每項任務(wù)在確定時需為此項任務(wù)賦予一定的權(quán)重系數(shù)，進而通過權(quán)重計算公式，將權(quán)重系數(shù)向?qū)嶋H權(quán)重進行轉(zhuǎn)化。當權(quán)重系數(shù)發(fā)生變化、任務(wù)發(fā)生增減時，每項任務(wù)的實際權(quán)重都會實時發(fā)生變化，但重點工作計劃/任務(wù)的總體權(quán)重保持穩(wěn)定不變，從而實現(xiàn)動態(tài)模型的運行。

●職業(yè)素養(yǎng)

職業(yè)素養(yǎng)主要考核員工在考核周期內(nèi)的個人能力綜合表現(xiàn)，通過職業(yè)素養(yǎng)拆解，結(jié)合企業(yè)文化提煉出主要因素并賦予權(quán)重，編制各級評分標準，建立職業(yè)素養(yǎng)因素模型，提高評價的科學性、有效性。

●負面行為

負面行為指員工工作失誤造成不良影響或受到內(nèi)外部投訴的行為，主要包括違反企業(yè)規(guī)章制度、部門規(guī)范，對部門工作造成不良影響的行為，出現(xiàn)重大工作失誤的行為等。此項考核為扣分項，考核人確認后于員工績效考核總分中直接扣減，給員工劃清高壓線，規(guī)范工作行為。

績效管理的良性循環(huán)

績效管理是指通過持續(xù)開放的溝通過程，推動團隊和個人不斷提升能力，改善行為，最終實現(xiàn)組織目標的管理過程。以PDCA 理念建立績效管理的良性循環(huán)，在績效計劃、績效輔導、績效考核、結(jié)果運用等過程設(shè)計上精雕細琢協(xié)調(diào)統(tǒng)一，最終達到員工職業(yè)提升、組織持續(xù)發(fā)展的健康狀態(tài)。

●績效計劃

績效計劃可以在一定程度上降低工作目標的不確定性，明確年度工作的主要方向，制定公司、部門、個人的目標，突出重點有利于有效發(fā)揮考核的指揮棒作用。具體職能部門員工考核框架，考核初期應(yīng)確認員工各項指標考核內(nèi)容，對于重點工作計劃/任務(wù)，需根據(jù)分解的重點工作計劃確定初期目標，考核過程中應(yīng)用滾動考核機制，考核指標在工作中隨時下達調(diào)整。接到某項任務(wù)時，直接上級應(yīng)明確崗位任職員工，并確定此項任務(wù)是否列入重點工作考核，進而根據(jù)SMART 原則明確任務(wù)的具體目標，也可根據(jù)工作目標的變化隨時調(diào)整任務(wù)權(quán)重，通過滾動考核機制實時設(shè)置、及時考核，大幅提高考核的有效性，進一步建立任務(wù)間權(quán)重聯(lián)動機制，增強指標結(jié)果的科學性。結(jié)合職能部門員工工作特點，根據(jù)各指標設(shè)計理念應(yīng)用不同的考核實施方式，能夠切實提高考核的針對性、科學性、有效性。

●績效輔導

績效輔導是管理者通過輔導下屬員工提升工作動力和能力，最終達成績效計劃目標的過程，是績效管理區(qū)別于績效考核的主要環(huán)節(jié)。對管理者來說，績效輔導有利于有效掌控工作節(jié)奏、達成工作目標，有助于幫助下屬提升能力、達成業(yè)績，有益于提高考核工作的公平有效性和認可度。對員工來說，績效輔導讓員工得到工作的實時反饋，及時得到資源和幫助，發(fā)現(xiàn)不足確立改進點，最終實現(xiàn)目標達成。

●績效考核

考核末期員工需完成年度工作總結(jié)，針對考核內(nèi)容進行自評，部門進行整體評價和量化評分。其中重點工作計劃/任務(wù)實行滾動考核，每項任務(wù)完成后由員工提交自評表，描述主要里程碑成果（簡要說明制度、方案、成效、亮點等）并打出自評分數(shù)，之后由部門進行評分，并對員工完成任務(wù)的主動創(chuàng)新程度進行評價，鼓勵員工積極創(chuàng)新探索管理新思路。通過對各項指標計算規(guī)則和參數(shù)值的設(shè)置，統(tǒng)一各指標計算單位和得分上限，實現(xiàn)指標間橫向可比，可直接加權(quán)求和，使綜合考核結(jié)果具有科學性。

●績效結(jié)果運用

考核結(jié)束后管理者應(yīng)及時與員工進行績效反饋，績效反饋賦予了員工以平等的地位，可以有效提高員工工作的主動性和自覺性，有效提升員工對績效管理工作的關(guān)注度，是公司和個人業(yè)績持續(xù)提升的保證。綜合績效考核結(jié)果直接用于員工績效獎金分配、工資晉檔、評優(yōu)選先等，并可作為員工崗位調(diào)整、晉升，開展培訓等的重要依據(jù)。

此外，考核評價中的數(shù)據(jù)是績效管理提升的寶貴資源，為下一步改革分析提供支持，有利于對員工的流程管理開展具有針對性的改進方案。例如結(jié)合波士頓矩陣理念，構(gòu)建績效結(jié)果二元分析模型，對員工分類施策，因地制宜制定差異化績效提升方案。

根據(jù)職能部門員工工作特點，構(gòu)建“3+1”職能部門員工考核指標框架，引入重點工作計劃/任務(wù)的動態(tài)滾動考核模型，建立以終為始形成績效改進的良性循環(huán)，將考核思路滲透到企業(yè)績效管理的全流程中，為管理工作提升、對員工展開針對性培養(yǎng)等創(chuàng)造更多可能，有助于建立職責劃分更加合理、管理邊界更加清晰、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)更加高效的管理體系。員工在自尊心和進取心的雙重激勵下，會將完成工作目標和提高職業(yè)素養(yǎng)當成努力的動力和希望，不斷自我完善和成長，最終實現(xiàn)企業(yè)人才價值提升、員工職業(yè)理想達成的雙贏。