田甜 內(nèi)蒙金屬材料研究所
《論語(yǔ)》:“《詩(shī)》云:如切如磋,如琢如磨;其斯之謂與?”。宋朱熹集注:“治骨角者,既切之而復(fù)磋之;治玉石者,既琢之而復(fù)磨之;治之已精,而益求其精也?!焙笫烙谩熬媲缶闭f(shuō)明力求更加精工美好。十九世紀(jì),日本豐田公司將精益理念導(dǎo)入到汽車(chē)生產(chǎn)管理,目前,精益管理由最初在生產(chǎn)系統(tǒng)的管理實(shí)踐成功已經(jīng)延伸到企業(yè)的各項(xiàng)管理業(yè)務(wù),得到了現(xiàn)代企業(yè)的普遍認(rèn)同[1]。精益管理要求企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)都必須運(yùn)用“精益思維”,其核心是以最小的資源投入,包括人力、設(shè)備、資金、材料、時(shí)間和空間等,創(chuàng)造出盡可能多的價(jià)值,為客戶(hù)提供新產(chǎn)品和及時(shí)的服務(wù)。
科研項(xiàng)目管理是從項(xiàng)目前期(指南推薦、項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)論證)、項(xiàng)目中期(組織實(shí)施、檢查評(píng)估)再到項(xiàng)目后期(驗(yàn)收鑒定、成果申報(bào)、推廣應(yīng)用、歸檔入卷)的全過(guò)程管理,其目的是使科研項(xiàng)目實(shí)行制度化、科學(xué)化,確??蒲杏?jì)劃圓滿完成,出成果、出人才、出效益,最大限度、最高效率發(fā)揮企業(yè)項(xiàng)目策劃和實(shí)施的作用,讓科研項(xiàng)目的實(shí)施具有更高的效率和更大效益,持續(xù)提高企業(yè)科技創(chuàng)新水平,促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展??蒲许?xiàng)目管理具有三大基本特征:一是明確的指向性目標(biāo);二是嚴(yán)格的程序化制度;三是充足的資源統(tǒng)籌能力??蒲许?xiàng)目管理從流程性上看,有輸入和輸出;從目的上看,要獲得更大效益;從基本特征看,涉及資源統(tǒng)籌,這就決定了將精益理念導(dǎo)入到科研項(xiàng)目管理中,必能獲得更好的管理效果。因此,文章探索研究將精益理念導(dǎo)入到科研項(xiàng)目管理全流程,剖析運(yùn)用精益的理念開(kāi)展科研項(xiàng)目管理這一微觀活動(dòng)的具體路徑,為企事業(yè)單位科研項(xiàng)目管理提供更多的理論支撐。
精益管理思想的核心是消除一切無(wú)效勞動(dòng)和浪費(fèi),也就是要努力在“控成本、降消耗、提質(zhì)量、增效益”上下功夫。與傳統(tǒng)的管理方式相比,精益管理的最大特點(diǎn)是以用戶(hù)需求為導(dǎo)向,以全員參與、持續(xù)改善、消除浪費(fèi)、創(chuàng)造價(jià)值為核心的一種管理方式[2]。精益管理包含五大基本原則,分別是價(jià)值、價(jià)值流、流動(dòng)、拉動(dòng)、盡善盡美。產(chǎn)品的價(jià)值只能由最終客戶(hù)確定,價(jià)值也只有在滿足客戶(hù)需求的同時(shí)才得以存在;價(jià)值流則是指從原材料到產(chǎn)成品賦予價(jià)值的全部活動(dòng),識(shí)別價(jià)值是實(shí)行精益理念的起點(diǎn),按照最終客戶(hù)的立場(chǎng)識(shí)別價(jià)值流是關(guān)鍵;流動(dòng)就是消除停滯,避免梗阻,既要從原材料輸入端到產(chǎn)本品輸出端不停地循環(huán)生產(chǎn),避免等待、消除浪費(fèi);拉動(dòng)讓需求或者下游端拉動(dòng)上游端工序;盡善盡美就是要狠抓細(xì)節(jié)、狠抓過(guò)程,持續(xù)改善。除了要對(duì)精益管理核心要義的把握外,再就是需要熟練掌握和運(yùn)用精益管理提煉和總結(jié)的十大工具,具體包括準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)、單件流、看板管理、零庫(kù)存管理、全面生產(chǎn)維護(hù)、運(yùn)用價(jià)值流圖來(lái)識(shí)別浪費(fèi)、生產(chǎn)線平衡設(shè)計(jì)、拉動(dòng)式生產(chǎn)系統(tǒng)、快速切換、持續(xù)改善[3]。從某種程度上說(shuō),精益工具的應(yīng)用,是精益理念導(dǎo)入的直觀表現(xiàn)。
科研項(xiàng)目管理從項(xiàng)目前期策劃到后期驗(yàn)收轉(zhuǎn)化有9個(gè)階段,指南推薦、項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)論證、組織實(shí)施、檢查評(píng)估、驗(yàn)收鑒定、成果申報(bào)、推廣應(yīng)用、歸檔入卷。將精益工具成功運(yùn)用到科研項(xiàng)目管理,是精益理念導(dǎo)入成功的關(guān)鍵[4]。有些工具在科研管理的每個(gè)階段都能夠用上,有些工具在個(gè)別階段才能用上,有些工具需要進(jìn)行改良后才能用上。
一個(gè)具體的科研項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中會(huì)有相對(duì)固定的進(jìn)度安排,按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)和進(jìn)度要求完成階段性科研任務(wù)是科研項(xiàng)目實(shí)施的基本要求,也可以說(shuō)“準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)”是科研項(xiàng)目實(shí)施的基本要求。因此,“準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)”可以說(shuō)是科研項(xiàng)目管理的基本抓手。在項(xiàng)目前期、項(xiàng)目中期、項(xiàng)目后期,每個(gè)階段實(shí)際上都要有“準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)”的要求。有些進(jìn)度要求是外圍約束,有些進(jìn)度要求則是內(nèi)部約束,但無(wú)論是外圍還是內(nèi)部,都要有契約精神。外圍約束例如項(xiàng)目申請(qǐng),不能按照規(guī)定時(shí)間申報(bào),就得不到受理,相對(duì)內(nèi)部約束而言更加剛性。內(nèi)部約束例如檢查評(píng)估,企業(yè)在項(xiàng)目管理制度建設(shè)過(guò)程中,可以設(shè)置相對(duì)固定的監(jiān)督檢查評(píng)估時(shí)間和頻次,也可以不定期地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展加以監(jiān)督評(píng)估,時(shí)間安排具有較大的自由度。規(guī)范科研項(xiàng)目管理,監(jiān)督評(píng)估不能缺位,檢查頻次以一個(gè)季度一次為宜,或者按照項(xiàng)目進(jìn)度的時(shí)間節(jié)點(diǎn)開(kāi)展檢查評(píng)估工作。監(jiān)督評(píng)估頻率也不能過(guò)高,科研項(xiàng)目產(chǎn)出需要大量的實(shí)驗(yàn)、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)分析,是一個(gè)長(zhǎng)周期過(guò)程,檢查頻次過(guò)高,一方面浪費(fèi)科研人員的精力,另一方面,兩次監(jiān)督評(píng)估相距太近,不會(huì)有較大的質(zhì)變。如果在檢查評(píng)估過(guò)程中發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)展特別順利,可從新設(shè)定項(xiàng)目進(jìn)度安排,適當(dāng)加快節(jié)奏,縮短研制周期,以便更早形成成果,投入市場(chǎng)應(yīng)用,早出成果就能早日轉(zhuǎn)化。在科研項(xiàng)目管理過(guò)程中,“準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)”體現(xiàn)在各個(gè)環(huán)節(jié),如若不能如約完成當(dāng)前項(xiàng)目,后續(xù)的項(xiàng)目申請(qǐng)與立項(xiàng)相應(yīng)受到影響。
單件流指的是通過(guò)合理地制訂標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)流程并安排好每個(gè)工序的人員數(shù)量、設(shè)備數(shù)量,使每個(gè)工序耗時(shí)趨于一致,以達(dá)到縮短生產(chǎn)周期、提高產(chǎn)品質(zhì)量、減少轉(zhuǎn)運(yùn)消耗的一種高效管理模式。其主要包括6個(gè)要素,工序細(xì)化、工序重組、指定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)培訓(xùn)員工、設(shè)計(jì)生產(chǎn)流水線、試運(yùn)營(yíng)并測(cè)試產(chǎn)品質(zhì)量、監(jiān)控周期運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)。對(duì)于科研項(xiàng)目管理而言,屬于長(zhǎng)周期過(guò)程,項(xiàng)目從策劃、申請(qǐng)、立項(xiàng)實(shí)施再到完成和成果轉(zhuǎn)化等往往需要經(jīng)歷1年或更長(zhǎng)的時(shí)間。為了避免浪費(fèi),科研項(xiàng)目管理往往采用集中或者批量管理。例如,策劃項(xiàng)目采用頭腦風(fēng)暴法,會(huì)出來(lái)許多思路,那么就會(huì)產(chǎn)生多個(gè)可被推薦實(shí)施的項(xiàng)目。立項(xiàng)論證也是一樣,與企業(yè)發(fā)展規(guī)劃相符的項(xiàng)目在經(jīng)過(guò)可行性論證后,又會(huì)被成批的轉(zhuǎn)入立項(xiàng)論證階段。通過(guò)了立項(xiàng)論證的項(xiàng)目,可以是一個(gè)也可能是多個(gè),還有可能一個(gè)也沒(méi)有。對(duì)于科研項(xiàng)目管理而言,“單件流”要轉(zhuǎn)變?yōu)椤皢闻鳌?,一次集中處理一批相近的?xiàng)目,這樣可避免多次召開(kāi)會(huì)議討論,消除浪費(fèi)?!皢闻鳌钡囊嫣庍€在于邀請(qǐng)參與會(huì)議的專(zhuān)家專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域更加集中,對(duì)項(xiàng)目的判斷更加專(zhuān)業(yè),可更好地為項(xiàng)目把關(guān)。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的監(jiān)督評(píng)估也是如此。
在生產(chǎn)上,零庫(kù)存指物料(包括原材料、半成品和產(chǎn)成品等)在采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、配送等一個(gè)或幾個(gè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)中,不以倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)的形式存在,而均是處于周轉(zhuǎn)的狀態(tài)。把這一工具導(dǎo)入到科研項(xiàng)目管理,從理論上講具有重大意義??蒲许?xiàng)目?jī)?chǔ)備庫(kù)的項(xiàng)目為零、科研項(xiàng)目成果庫(kù)的成果為零,說(shuō)明從項(xiàng)目策劃到成果轉(zhuǎn)化都非常的有成效,科研項(xiàng)目?jī)?chǔ)備庫(kù)的項(xiàng)目都得到了資助得以開(kāi)展實(shí)施,科研成果貼近市場(chǎng)需求得以轉(zhuǎn)化應(yīng)用。但這是一個(gè)相對(duì)理想的狀態(tài)。在具體科研管理實(shí)踐中,不能以“零”為基線,但把“數(shù)量均衡變化”作為基線相對(duì)科學(xué)。項(xiàng)目流轉(zhuǎn)開(kāi)來(lái),入庫(kù)項(xiàng)目與出庫(kù)項(xiàng)目數(shù)量保持相對(duì)平衡,入庫(kù)成果與轉(zhuǎn)化成果數(shù)量相對(duì)平衡,這樣即可以保證“蓄水池”有水,又可以使“蓄水池”活起來(lái)。蓄水池有水,說(shuō)明企業(yè)具有可持續(xù)發(fā)展的潛力,蓄水池活起來(lái),說(shuō)明企業(yè)科技創(chuàng)新運(yùn)轉(zhuǎn)順暢。因此把“零庫(kù)存”要轉(zhuǎn)變?yōu)椤傲阕儙?kù)存”才能夠更好地應(yīng)用于科研項(xiàng)目管理。
看板管理亦稱(chēng)“視板管理”,在工業(yè)企業(yè)的工序管理中,以卡片為憑證,定時(shí)定點(diǎn)交貨的管理制度。其作用是起到提示,益處是一目了然。對(duì)在項(xiàng)目?jī)?chǔ)備庫(kù)和成果庫(kù),表單化管理即可發(fā)揮較好的作用,其實(shí)質(zhì)是看板管理的一種方式。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,應(yīng)用看板管理這一工具則更加重要。把在研項(xiàng)目的進(jìn)度安排與實(shí)際進(jìn)度以圖表的形式展示,能夠更加清晰地了解項(xiàng)目執(zhí)行情況,不僅可以對(duì)科研人員起到督促作用,還可以為科研管理人員起到提示作用。
全面生產(chǎn)維護(hù)的宗旨是通過(guò)提高員工的保全能力,對(duì)科研設(shè)備設(shè)施進(jìn)行日常點(diǎn)檢維護(hù)保養(yǎng),以確保設(shè)備持續(xù)滿足科研需求,提高設(shè)備的效率,通常以力求“零災(zāi)害”“零不良”“零故障”為目標(biāo)[5]??蒲许?xiàng)目離不開(kāi)設(shè)備設(shè)施,在日常定期對(duì)設(shè)備加以點(diǎn)檢和全面生產(chǎn)維護(hù)能夠更好地保障科研項(xiàng)目的實(shí)施。這樣可以有效避免要用設(shè)備時(shí)而設(shè)備不能用的情況。全面生產(chǎn)維護(hù)在管理技巧上,也不是非要每日檢,每處檢,而是要針對(duì)設(shè)備的薄弱環(huán)節(jié)、科研項(xiàng)目的需求來(lái)設(shè)定點(diǎn)檢部位和點(diǎn)檢周期,這樣也能夠有效避免浪費(fèi),促進(jìn)科研項(xiàng)目有效實(shí)施。
科研項(xiàng)目管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性很強(qiáng)的管理工作,科研項(xiàng)目的實(shí)施是一個(gè)知識(shí)增值過(guò)程,其產(chǎn)品具有特殊性,形式多樣,專(zhuān)利、論文論著、技術(shù)總結(jié)報(bào)告、實(shí)物產(chǎn)品、平臺(tái)、團(tuán)隊(duì)、基礎(chǔ)條件等都可以是其產(chǎn)品形式。按照價(jià)值流向構(gòu)建科研項(xiàng)目管理價(jià)值流圖,如圖1所示。在輸入端有團(tuán)隊(duì)、資金、平臺(tái)、基礎(chǔ),在輸出端有專(zhuān)利、論文論著、技術(shù)總結(jié)報(bào)告、實(shí)物產(chǎn)品、平臺(tái)升級(jí)、團(tuán)隊(duì)升級(jí)、基礎(chǔ)升級(jí)。貫穿于輸入和輸出之間的項(xiàng)目是科研項(xiàng)目管理的對(duì)象也是服務(wù)對(duì)象,流程管控則是為了保證項(xiàng)目更有效的實(shí)施和資金的效益最大化。通過(guò)價(jià)值流圖不難發(fā)現(xiàn),科研項(xiàng)目的實(shí)施和程序化的管理制度建設(shè)是科研項(xiàng)目管理增值活動(dòng)的關(guān)鍵。為了避免和消滅浪費(fèi),對(duì)項(xiàng)目要實(shí)施全流程的有效的管控。只有實(shí)現(xiàn)有效的知識(shí)增值,科研項(xiàng)目及科研項(xiàng)目管理的正面貢獻(xiàn)才能得到認(rèn)可。因此,科研項(xiàng)目管理的精益理念導(dǎo)入,重點(diǎn)在項(xiàng)目策劃和管理制度建設(shè)兩個(gè)方面。策劃不到位,可能南轅北轍,產(chǎn)生巨大的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi),策劃項(xiàng)目越精準(zhǔn)越好。一方面要與企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃高度契合,另一方面要與政策、與市場(chǎng)相適應(yīng)。管理制度不到位,就會(huì)捆住科研人員的手腳,對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施有害而無(wú)益。與批量生產(chǎn)的管理不同,科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,許多耗材只需要單件或少量足夠,如果按照批量生產(chǎn)的管理程序(涉及大額資金),則要有非常嚴(yán)格的程序把關(guān),那么對(duì)于科研而言,可能就不涉及大額資金,如果依然以非常嚴(yán)格的程序加以管控,實(shí)際是增加了管理成本,增加了浪費(fèi)。因此,運(yùn)用價(jià)值流圖識(shí)別科研項(xiàng)目管理的浪費(fèi),對(duì)項(xiàng)目策劃與制度建設(shè)加以關(guān)注,能夠有效降低或消除浪費(fèi)。
圖1 科研項(xiàng)目管理價(jià)值流
生產(chǎn)線平衡設(shè)計(jì)是對(duì)生產(chǎn)線的全部工序運(yùn)行負(fù)荷分析、通過(guò)調(diào)整工序間的負(fù)荷分配使之達(dá)到能力平衡[6]。對(duì)于科研項(xiàng)目而言,平衡設(shè)計(jì)主要是項(xiàng)目前中后9個(gè)階段的平衡,而平衡設(shè)計(jì)的關(guān)鍵在于要素配置的平衡。科研項(xiàng)目需要配置的要素包括人、設(shè)備、場(chǎng)地等等。在成果轉(zhuǎn)化方面需要配置多少個(gè)人員、在產(chǎn)品推廣方面需要配置多少人員、在項(xiàng)目實(shí)施階段需要配多少人員等等都是應(yīng)該被設(shè)計(jì)的范疇。最佳的配置才能更好地實(shí)現(xiàn)前文提到的“零變庫(kù)存”,使科研管理高效、有效。在具體實(shí)踐中需要大量的探索,并加以總結(jié)。就這一工具而言,主要考量科研項(xiàng)目管理對(duì)于資源的統(tǒng)籌能力,統(tǒng)籌能力越強(qiáng),也可隨機(jī)應(yīng)變。
拉動(dòng)式生產(chǎn)是指一切從市場(chǎng)需求出發(fā),根據(jù)市場(chǎng)需求來(lái)組裝產(chǎn)品,借此拉動(dòng)前面工序的零部件加工。在科研生產(chǎn)管理方面,建立拉動(dòng)式生產(chǎn)系統(tǒng)是其天然的需求。“需求牽引”在科研項(xiàng)目策劃中是極其重要的導(dǎo)向。市場(chǎng)在資源配置中起決定性作用,也要求科研項(xiàng)目的策劃和實(shí)施更加能滿足市場(chǎng)需求。從末端的輸出看,越早產(chǎn)生成果就能夠越好的實(shí)現(xiàn)功能轉(zhuǎn)換和升級(jí)。由后端拉動(dòng)中間過(guò)程和前端輸入能夠有效促進(jìn)項(xiàng)目管理的環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)換,不僅可以使資源的配置更加合理還能夠使資源的配置更加高效。
快速切換就是要消除工序或流程轉(zhuǎn)換過(guò)程的等待和時(shí)間浪費(fèi)[7]。在科研項(xiàng)目管理中,有許多必然的階段和流程。階段之間的轉(zhuǎn)換,能夠按照進(jìn)度安排轉(zhuǎn)換,做好準(zhǔn)時(shí)化即可。流程之間的轉(zhuǎn)換則需要更加注重效率。流程轉(zhuǎn)換的時(shí)間等待越少,就會(huì)有更多時(shí)間去開(kāi)展項(xiàng)目實(shí)施。做到快速切換,一面取決于企業(yè)內(nèi)部管理的狀態(tài)和企業(yè)文化。另一方面則可以利用現(xiàn)代管理手段,如數(shù)字化OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用,許多流程可以實(shí)現(xiàn)線上審批、線上扭轉(zhuǎn),能夠節(jié)省大量時(shí)間,實(shí)現(xiàn)快速切換。
持續(xù)改善是指增強(qiáng)滿足市場(chǎng)和客戶(hù)要求的能力的循環(huán)活動(dòng),持續(xù)改善的內(nèi)涵極其豐富,是一項(xiàng)全員參與的,全方位、立體式的活動(dòng)。對(duì)于科研管理而言,企業(yè)文化的改善、人員能力的提升、組織過(guò)程的優(yōu)化、資源配置效率的提高等等包含在內(nèi)。精益理念的不斷導(dǎo)入和精益工具的熟練應(yīng)用程度都能夠有效增強(qiáng)企業(yè)滿足市場(chǎng)和客戶(hù)要求的能力。此外,激勵(lì)機(jī)制的建設(shè)也是持續(xù)改善的關(guān)鍵。通過(guò)激勵(lì)機(jī)制的建立健全和不斷優(yōu)化,形成促進(jìn)企業(yè)科研項(xiàng)目管理持續(xù)改善的制度體系。激勵(lì)機(jī)制是為了鼓勵(lì)企業(yè)員工而采取的一系列方針政策、規(guī)章制度、行為準(zhǔn)則、道德規(guī)范、文化理念以及相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)和激勵(lì)措施的總和,激勵(lì)機(jī)制包括正向激勵(lì)和反向激勵(lì)兩個(gè)方面。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,人力資源是第一生產(chǎn)力。企業(yè)采用激勵(lì)機(jī)制,能夠營(yíng)造良好的企業(yè)環(huán)境,提高員工的工作質(zhì)量,為企業(yè)和諧的科研創(chuàng)新提供強(qiáng)大的推動(dòng)力。建立激勵(lì)機(jī)制,能夠進(jìn)一步提高員工的素養(yǎng),增加員工的工作效率。良好的激勵(lì)機(jī)制可促使員工在團(tuán)隊(duì)建設(shè)、項(xiàng)目策劃和實(shí)施、成果轉(zhuǎn)化等活動(dòng)中更加主動(dòng)的學(xué)習(xí)提升、規(guī)范行為、提高效率、提升質(zhì)量。
通過(guò)研究發(fā)現(xiàn),精益理念的導(dǎo)入可以有效提升科研項(xiàng)目管理的水平,但在實(shí)踐過(guò)程中,對(duì)十大精益工具的運(yùn)用則不能生搬硬套,有些工具必須通過(guò)修正和轉(zhuǎn)換才能夠更好地在科研項(xiàng)目管理過(guò)程中發(fā)揮作用。對(duì)于科研項(xiàng)目管理而言的十大精益工具則是:準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)、單批流、看板管理、零變庫(kù)存管理、全面生產(chǎn)維護(hù)、運(yùn)用價(jià)值流圖來(lái)識(shí)別浪費(fèi)、生產(chǎn)線平衡設(shè)計(jì)、拉動(dòng)式生產(chǎn)系統(tǒng)、快速切換、持續(xù)改善。通過(guò)價(jià)值流圖識(shí)別和消除科研項(xiàng)目管理的浪費(fèi),重點(diǎn)在于項(xiàng)目策劃與制度建設(shè),而在持續(xù)改善這一工具的應(yīng)用方面,關(guān)鍵的是要構(gòu)建促進(jìn)企業(yè)科研項(xiàng)目管理持續(xù)改善的制度體系。