高速公路工程檔案資料的信息化管理策略

□ 四川南充 劉 然

高速公路在實際的施工過程中會產(chǎn)生土質數(shù)據(jù)、材料使用、材料儲存、設計方案、施工期長短以及施工過程中所遇到的問題等各方面的信息，對于這些信息進行高水平的存儲不僅僅能夠幫助高速公路建設完成投入使用之后的維護工作提供便利，而且還能夠為后續(xù)的工程設計提供數(shù)據(jù)上的支持。

一、案例說明

對廣南高速公路項目中的檔案管理狀況進行分析，該高速公路的長度為201KM，雙向四車道，經(jīng)過城市區(qū)域，使用30cm厚水泥粉煤灰進行基層穩(wěn)定設計。高速公路信息的檔案信息化管理的優(yōu)化，必須要從檔案信息系統(tǒng)建設入手，進行檔案信息資料數(shù)據(jù)庫的建設，通過網(wǎng)絡技術的應用能夠進一步提升檔案信息資源的傳輸、處理速度。檔案信息化管理系統(tǒng)的建設應當從標準的創(chuàng)建、檔案信息安全保障體系、數(shù)字檔案信息資源建設、檔案管理應用系統(tǒng)的建設、基礎設計建設、信息化人才隊伍建設六個方面入手，能夠進一步提升檔案管理的水平。

二、高速公路工程檔案信息化管理存在的問題

1.檔案信息的收集保真度不高。信息的收集都是需要通過人工來完成的，想要發(fā)揮信息應有的作用就需要保證其自身的真實性，為后續(xù)的高速公路工程項目提供精確地參考。如果在數(shù)據(jù)收集的過程中出現(xiàn)了保真度下降的情況，會降低檔案資料的價值。但是經(jīng)過觀察發(fā)現(xiàn)有很多的工程資料在收集的時候基本上都是完美無瑕疵的，這存在一定的問題，主要是因為檔案資料在收集、應用、整理的過程中必定會因為各種問題需要進行修改與完善，而完全嶄新的高速公路工程資料自身的真實性不能夠保障。

2.檔案信息資源平臺建設存在問題。現(xiàn)階段有很多建筑單位對于信息資源平臺的建設僅僅是停留在形式層面，并沒有對信息資源平臺的功能進行深入探究。因此，信息資源平臺的功能不僅僅是對數(shù)據(jù)資料進行簡單加工整理，同時還需要數(shù)字化設計的應用來實現(xiàn)高效檢索、自動輸入、智能分類、數(shù)字識別等功能。但是在此高速公路項目建設的過程中，對所有的項目檔案都進行了數(shù)字化的掃描處理，將其存儲在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，這樣的操作不僅浪費了數(shù)據(jù)庫的存儲空間，還降低了信息化管理的效率。應當根據(jù)數(shù)據(jù)收集的情況進行需求分析，將檔案分為三類：重要、一般、不重要三中類型，對于重要的檔案信息應當在保存原件的基礎上進行掃描存儲工作，而一般文件和不重要的文件完成數(shù)據(jù)的輸入即可。除此之外，還發(fā)現(xiàn)檔案信息存儲的格式以及存在不統(tǒng)一的情況，增加了信息處理的難度，不利于未來的信息資源互聯(lián)互通建設。

3.檔案管理應用系統(tǒng)功能設計單一?，F(xiàn)階段一些檔案管理應用系統(tǒng)所使用的是通用的管理軟件，缺乏對于高速公路工程項目檔案管理特點針對性的設計，這就使得這些系統(tǒng)并不適用于現(xiàn)階段高速公路檔案信息管理工作，并且不同建筑單位、建筑公司所使用的系統(tǒng)數(shù)據(jù)結構不同，沒有辦法進行良好的資源整合，對于信息的共享能力形成了極大地限制，為了能夠進一步提升在全國范圍內高速公路檔案管理質量的提升，需要住建部門牽頭進行統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)站的建設，通過會員制的方式，為企業(yè)、單位用戶帶來便利，進行統(tǒng)一的維護、檔案共享工作。除此之外通用的信息管理系統(tǒng)在升級維護方面存在一定的困難，難以進行后續(xù)功能的升級，從而造成信息管理效率的下降。

4.硬件設備的配置存在問題。想要實現(xiàn)高質量的檔案信息化管理就必須要完善相關的物質基礎的配置，硬件設備與軟建設的支持同樣不可缺少，但是一部分施工單位的管理部門沒有能夠支持檔案信息化管理所使用到的硬件設備，即便是購買了相應的系統(tǒng)軟件與系統(tǒng)數(shù)字構件，沒有硬件方面的支持數(shù)據(jù)處理、管理的效率依舊是非常低的。除此之外，還存在著硬件設備配置不合理的情況，舉例來說：數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的服務器容量太小，因為高速公路工程在建設的過程中每時每刻都在產(chǎn)生數(shù)據(jù)，那么服務器的存儲數(shù)據(jù)應該在1000T以上，并且在子系統(tǒng)進行內置服務器的應用，用來進行數(shù)據(jù)緩存工作，減少主服務器的工作壓力。伴隨著現(xiàn)階段云數(shù)據(jù)相關技術的應用，可以將信息化系統(tǒng)進行云數(shù)據(jù)服務的接入，避免因為意外而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)損壞情況。造成硬件設備配置問題主要原因是工程項目單位對于硬件的資金投入不達標。

5.檔案信息化管理人員職業(yè)技能與素質較低。部分檔案管理人員的專業(yè)知識儲備量不足，不能夠熟練的使用計算機以及信息系統(tǒng)所提供的功能，這同樣會造成信息化管理效率的下降。并且管理人員不僅需要具備數(shù)據(jù)處理的能力還應當具備一定的工程建設的專業(yè)基礎，才能夠在數(shù)據(jù)的審核階段及時的發(fā)現(xiàn)問題。但是實際情況往往是工作人員只具備一方面的能力，無法對數(shù)據(jù)做到全面處理，造成了檔案信息資源利用率的下降。

三、高速公路工程檔案信息化管理優(yōu)化策略

1.從資料收集端出發(fā)提升資料真實性。高速公路項目檔案管理工作是一項復雜、難度較大的系統(tǒng)性工程，在這個過程中需要耗費大量的人力以及成本的投入，但是信息化管理在高速公路項目建設中的應用具有非常重要的現(xiàn)實意義。信息化的管理模式極大地優(yōu)化了傳統(tǒng)檔案管理模式的低效率，在過去的檔案管理的過程中存在著儲存標準不統(tǒng)一、信息查閱檢索困難、數(shù)據(jù)處理效率低等方面的短板，通過信息化技術的應用能夠很好的解決這些問題，進一步提升管理水平；高質量的檔案信息化管理是實現(xiàn)檔案資源利用的前提條件，并且通過信息化系統(tǒng)的應用能夠實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資料共享功能的實現(xiàn)，不同的建筑單位、施工部門之間都可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，根據(jù)自己的需求在總數(shù)據(jù)庫中進行數(shù)據(jù)的收集工作。除此之外，高水平的信息化檔案管理工作能夠有效地降低在檔案管理過程中的成本投入，并不需要過多的人員進行資料的整理和分類，只需要將紙質材料數(shù)據(jù)通過以文檔、圖片、掃描件的方式上傳，系統(tǒng)就能夠自動的進行分類儲存，在檢索使用、信息保真度、存儲效果方面都有著很大的優(yōu)勢，電子形式的信息存儲能夠極大地減少信息所使用的倉儲空間，減少因為場地問題而增加的成本投入。

在高速公路施工之前，應當跟設計人員、施工人員進行檔案資料保留的指導工作，對于重要的設計材料應該在完成設計之后就進行復印件以及電子格式文件的傳輸，施工技術人員需要在工程建設的過程中真實的記錄施工狀況，為了減少施工人員資料登記的壓力，信息管理部門可以設計相應的工程信息資料填寫表格，其中包含有涉及工程質量的各個選項，施工人員根據(jù)實際情況進行選擇、填寫即可，這種工程檔案資料收集的方式不僅僅能夠減少現(xiàn)場施工人員的負擔，還能夠優(yōu)化數(shù)據(jù)處理的過程，機器掃描調查問卷就能夠完成數(shù)據(jù)的采集工作，并自動分類。除此之外，為了能夠進一步保證資料采集的真實性，需要對資料采集人員、資料上報人員進行職業(yè)思想教育，使其認識到施工資料的價值，明確施工資料與后續(xù)維護、工程質量升級之間的聯(lián)系，使工作人員從思想上認識到資料收集的重要性。對于所收集到的資料需要進行人工的審核，對于存在問題的資料一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要給予處罰，從而進一步激發(fā)工作人員的責任心。

2.進行合理的高速公路工程檔案信息化管理系統(tǒng)的建設。建設檔案信息化管理資源平臺，需要大型服務器數(shù)據(jù)庫的支持，可以使用數(shù)據(jù)庫中原本就存在的數(shù)字模型構件進行數(shù)據(jù)文件的存儲以及分類工作，對于不同類型的數(shù)據(jù)要是用區(qū)別化的格式進行傳輸，各個子系統(tǒng)內需要進行內置數(shù)據(jù)庫的建設，子系統(tǒng)既可以在內置數(shù)據(jù)庫中進行數(shù)據(jù)的備份，還可以將數(shù)據(jù)傳輸?shù)狡脚_中進行存儲，各個子系統(tǒng)可以靈活地調度平臺數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)完成檢索。此外，需要在自動化辦公系統(tǒng)的基礎上，與其他的管理系統(tǒng)進行操作標準的整合，實現(xiàn)操作界面、數(shù)據(jù)格式處理操作的統(tǒng)一要求（高速公路工程檔案信息化管理系統(tǒng)構架詳細情況如圖一所示）。在實際的高速公路工程檔案信息化管理系統(tǒng)規(guī)劃建設的過程中，為了能夠滿足用戶使用的方便、快捷的要求，需要針對系統(tǒng)進行精簡化的設計方案，不僅能夠使得用戶快速了解系統(tǒng)的功能，還能夠進一步減少在系統(tǒng)前期建設中所投入的成本。因為，對信息系統(tǒng)進行精簡化設計必然會帶來功能上的減少，所以技術人員需要保留重要、關鍵的功能并且剔除冗雜、繁瑣的功能，實現(xiàn)一個功能多種用途的設計。高水平的精簡化設計能夠為帶來更少的投資成本，為后續(xù)的系統(tǒng)升級、保養(yǎng)、維護提供一個高標準的設計基礎。

圖 高速公路檔案信息化管理系統(tǒng)構架示意圖

3.使用針對性強、功能完善的管理系統(tǒng)。檔案管理系信息系統(tǒng)自身應當具有六個不同的子系統(tǒng)，分別負責安全、維護、輔助實體管理、整理、檢索、數(shù)據(jù)管理等功能的實現(xiàn)，并且 針對檔案信息管理各個流程的特點，考慮到企業(yè)計算機硬件性能，從而設計出一個高效率，簡單便捷的管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)應當對所收集到的數(shù)據(jù)信息進行動態(tài)更新，新數(shù)據(jù)將會覆蓋原有的舊數(shù)據(jù)，每一個子系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)的輸入工作之后，數(shù)據(jù)會上傳到檔案中心，檔案中心會根據(jù)數(shù)據(jù)的輸入格式、大小以及分類目錄存儲到不同的數(shù)據(jù)庫中，除此之外還需要對數(shù)據(jù)存儲的方式不斷進行創(chuàng)新，除了圖片、文件、掃描件之外還應當進行錄音、視頻等各種格式文件的存儲工作，能夠進一步提升文件存儲工作的真實性。

4.進一步加強硬件基礎設計建設。信息管理部門應當向財務部門、施工單位進行積極地預算申請工作，加大對于信息管理系統(tǒng)軟件、硬件方面的資金投入的力度，根據(jù)實際的需求進行硬件、軟件的采購工作，盡可能選擇性價比較高、極為先進的設備，不能夠單純?yōu)榱斯?jié)約成本而去選擇購買價格低、性能低的設備。除此之外應當在設備使用時間內提升系統(tǒng)的使用效率，除了對相關的設備進行驅動升級之外，如果出現(xiàn)某一設備不符合系統(tǒng)的工作需要，則是需要及時更換，避免因為單一子系統(tǒng)設備問題造成整個系統(tǒng)工作效率的下降?，F(xiàn)階段我國的很多高速公路施工現(xiàn)場存在著數(shù)據(jù)的收集不穩(wěn)定的情況，針對此種情況，需要在早期的網(wǎng)絡服務系統(tǒng)設計的環(huán)節(jié)中，結合所使用到的硬件、軟件的綜合性能以及檔案管理員工對于工程數(shù)據(jù)收集使用提出的建議、整體服務器數(shù)據(jù)的荷載量等方面進行細致的分析。根據(jù)現(xiàn)階段的要求進行一些能夠實現(xiàn)高負載、高性能設備的選擇工作，以此適應系統(tǒng)未來升級發(fā)展過程中的技術需要，避免因為設備的落后而頻繁更換硬件設備所導致的成本浪費。

5.需要定期對檔案管理人員進行專業(yè)性知識的培訓工作。培訓的方向包含有：計算機網(wǎng)絡技術、工程建設基礎知識、檔案管理技能等等。進一步提升檔案管理人員在進行信息操作過程中的專業(yè)性，保證工作人員能夠對工程檔案信息有著良好的分析能力，鑒別能力等等。并且進行網(wǎng)絡技術專業(yè)人員的引進，負責系統(tǒng)的功能升級與維護。其次，檔案管理部門應當加強對檔案管理制度方面的建設，設計一套合規(guī)合理的管理制度，并且管理制度應當和工資績效的考核相聯(lián)系，在檔案信息處理的過程中出現(xiàn)失誤需要接受相應的處罰，并且進行問題原因的歸納，而遵守管理制度應當提升工資等等，通過對管理制度的應用進一步提升檔案管理工作人員的工作效率。

四、結語

高速公路工程檔案自身具有使用周期長、項目繁瑣、數(shù)據(jù)量眾多、涉及所有部門的特性，這也就導致了工作具有難度較大、操作復雜的特點，但是通過信息化管理技術的應用，不僅僅能夠提升檔案信息的利用率，還能夠保證檔案信息的完整性、準確性等等，能夠為后續(xù)的高速公路設計、建設項目提供高質量的數(shù)據(jù)參考。