企業(yè)綜合管理信息化系統(tǒng)建設(shè)方案

楊 瑩

（中博信息技術(shù)研究院有限公司， 江蘇 南京 210019）

引言

隨著我國(guó)新型工業(yè)化、信息化的持續(xù)推進(jìn)，提升企業(yè)綜合管理能力，加快人才創(chuàng)新轉(zhuǎn)型成為企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的先發(fā)優(yōu)勢(shì)。企業(yè)綜合管理信息化建設(shè)不止為了規(guī)范本企業(yè)業(yè)務(wù)管理流程，更為了打通端到端的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，從項(xiàng)目立項(xiàng)、采購管理、合同管理、預(yù)算管理、報(bào)賬管理和核算管理等方面，可實(shí)現(xiàn)全流程跟蹤，降低各環(huán)節(jié)管控風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)戰(zhàn)略決策分析提供了基礎(chǔ)支撐條件。

1 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

企業(yè)綜合管理整體建設(shè)目標(biāo)是從財(cái)務(wù)角度出發(fā)，堅(jiān)持一體化的發(fā)展方向，通過流程優(yōu)化、平臺(tái)再造，實(shí)現(xiàn)各種業(yè)務(wù)流程、生產(chǎn)要素有效整合，實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容、技術(shù)應(yīng)用、平臺(tái)終端、管理手段互融互通，催化融合質(zhì)變，放大一體效能，打造強(qiáng)集成、高協(xié)同、自動(dòng)化、智能化的精準(zhǔn)財(cái)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)橫向業(yè)財(cái)集成化、縱向管理一體化的全方位管理，有效提高業(yè)務(wù)核算能力，降低協(xié)同成本，提升管理效能，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)投資，輔助決策分析。

橫向業(yè)務(wù)集成，縱向管理一體：實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)高度集成化、自動(dòng)化、業(yè)務(wù)核算對(duì)接總賬，按照組織層級(jí)分層管理和分級(jí)匯總，實(shí)現(xiàn)不同維度的統(tǒng)計(jì)分析。

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)全覆蓋，管控自動(dòng)化：從系統(tǒng)中落實(shí)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管控自動(dòng)化、精準(zhǔn)化。

提升企業(yè)管理效能，達(dá)到業(yè)財(cái)一體化管理，實(shí)現(xiàn)以下七大目標(biāo)：

1）數(shù)據(jù)來源唯一，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一點(diǎn)錄入，全面共享；

2）支持規(guī)則定義設(shè)置，風(fēng)險(xiǎn)管控系統(tǒng)化；

3）統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程、統(tǒng)一業(yè)務(wù)集成規(guī)則，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化；

4）實(shí)現(xiàn)橫向業(yè)財(cái)高度集成，數(shù)據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算自動(dòng)化；

5）實(shí)現(xiàn)縱向管理一體，支持不同組織層級(jí)的統(tǒng)計(jì)分析，提升決策支撐能力；

6）各系統(tǒng)邊界清晰，IT 架構(gòu)明朗；

7）支持劃小核算和全面預(yù)算管理。

2 整體功能及流程圖

整體功能如圖1 所示。

整體流程如下頁圖2 所示。

3 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

企業(yè)綜合管理系統(tǒng)建設(shè)分為：項(xiàng)目管理系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、存貨系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、報(bào)賬系統(tǒng)、影像系統(tǒng)和核算系統(tǒng)等主要業(yè)務(wù)模塊，下面分別對(duì)各模塊進(jìn)行描述。

3.1 項(xiàng)目管理系統(tǒng)

從商機(jī)、合同、立項(xiàng)、執(zhí)行、收尾的項(xiàng)目全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全流程可視、可管、可控，隨時(shí)掌握項(xiàng)目全局，支撐決策管理。從按部門維度進(jìn)行財(cái)務(wù)核算過度到按項(xiàng)目進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目預(yù)算嚴(yán)格管控，項(xiàng)目核算精確統(tǒng)計(jì)，提升業(yè)務(wù)管理的精細(xì)化水平。

3.2 采購輔助系統(tǒng)

以物料為基礎(chǔ)從物資需求發(fā)起、庫存判斷、采購方案、采購結(jié)果、招投標(biāo)、框架尋源、合同/框架協(xié)議、采購訂單各環(huán)節(jié)進(jìn)行過程管理，提高采購過程的效率與透明度，規(guī)避采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)根據(jù)整體采購進(jìn)度進(jìn)行財(cái)務(wù)對(duì)賬結(jié)算，可以保障業(yè)務(wù)發(fā)生的可靠性。

3.3 存貨系統(tǒng)

實(shí)現(xiàn)基于采購訂單的收貨管理，將退貨、領(lǐng)用、退庫、調(diào)撥和盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)功能納入管理，根據(jù)物資的移動(dòng)自動(dòng)集成財(cái)務(wù)賬，保障企業(yè)管理賬實(shí)相符，規(guī)避小金庫管理風(fēng)險(xiǎn)，提升物資的使用效率。

3.4 合同系統(tǒng)

支撐企業(yè)從合同訂立、審批、歸檔等流程性事務(wù)、合同模板與文檔管理以及合同執(zhí)行全過程監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理。通過電子簽章實(shí)現(xiàn)無紙化合同簽訂，引用區(qū)塊鏈技術(shù)實(shí)現(xiàn)合同受信管理，具有安全可靠、方便快捷等優(yōu)點(diǎn)。

3.5 預(yù)算系統(tǒng)

通過定義預(yù)算指標(biāo)編制下達(dá)成本收入及現(xiàn)金流預(yù)算，在報(bào)賬系統(tǒng)發(fā)起報(bào)賬、存貨系統(tǒng)進(jìn)行領(lǐng)用、項(xiàng)目系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)度確認(rèn)及SAP 手工制證時(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)事前預(yù)算、事中控制、事后全成本及現(xiàn)金流準(zhǔn)確核算的管理目標(biāo)，堵塞漏洞，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

3.6 報(bào)賬系統(tǒng)

構(gòu)建成本收入業(yè)務(wù)的報(bào)賬申請(qǐng)、審批管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)員工自助服務(wù)的平臺(tái)。對(duì)精細(xì)化與標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行分離，精細(xì)化實(shí)現(xiàn)靈活的前端管理需要，標(biāo)準(zhǔn)化通過定義報(bào)賬模板、流程引擎、憑證模板等，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)快速對(duì)接接入。通過與核算系統(tǒng)、銀企系統(tǒng)等集成，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬到支付全過程管理。

3.7 影像系統(tǒng)

支撐報(bào)賬單據(jù)的實(shí)物流轉(zhuǎn)過程管理，將實(shí)物單據(jù)掃描后電子影像，與報(bào)賬審批過程結(jié)合，滿足各級(jí)報(bào)賬過程對(duì)原始單據(jù)的審批查閱要求，同步完成紙質(zhì)電子化的檔案管理要求。

3.8 核算系統(tǒng)

以企業(yè)價(jià)值管理為核心，覆蓋采購結(jié)算、存貨管理、項(xiàng)目核算和資產(chǎn)管理、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、財(cái)務(wù)核算等功能，構(gòu)建核算系統(tǒng)前端業(yè)務(wù)輔助，后端自動(dòng)集成賬務(wù)的一體化管理模式，并出具財(cái)務(wù)口徑的各類報(bào)表。

4 跨系統(tǒng)集成

4.1 主數(shù)據(jù)交互

建設(shè)MDM主數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一點(diǎn)錄入，全面共享，從而保證數(shù)據(jù)的一致性，為企業(yè)數(shù)據(jù)分析提供標(biāo)準(zhǔn)。主數(shù)據(jù)交互如下頁圖3 所示。

4.2 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)交互

通過ESB 數(shù)據(jù)總線定義標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接可管可控。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)交互內(nèi)容如下頁圖4 所示。

4.3 采購與報(bào)賬集成

4.3.1 收貨—收票—付款（以框架采購為例）

1）存貨系統(tǒng)：完成訂單收貨。

2）采購系統(tǒng)：針對(duì)收貨訂單匯總進(jìn)行發(fā)票遞交，若本次發(fā)票同時(shí)存在付款，集成發(fā)票憑證同時(shí)觸發(fā)付款，并將付款信息傳遞報(bào)賬系統(tǒng)。

3）財(cái)務(wù)系統(tǒng)：接收采購傳遞的結(jié)算號(hào)，帶出部門、費(fèi)用類型及付款金額，集成生成付款憑證，并將支付金額傳送采購。

該模塊支持一個(gè)框架協(xié)議下多個(gè)訂單遞交發(fā)票進(jìn)行付款；支持按照框架合同多訂單“只遞交發(fā)票不付款”；支持按照框架合同多訂單”遞交發(fā)票并付款“。

4.3.2 預(yù)付—收貨—收票—付款（以一事一議為例）

采購系統(tǒng)：針對(duì)合同下訂單。財(cái)務(wù)系統(tǒng)：通過訂單號(hào)帶出訂單中部門及費(fèi)用類型，填寫預(yù)付金額。存貨系統(tǒng)：完成訂單收貨。采購系統(tǒng)：針對(duì)收貨訂單做發(fā)票遞交，若本次發(fā)票同時(shí)存在付款，集成發(fā)票憑證同時(shí)觸發(fā)付款，并將付款信息傳遞報(bào)賬系統(tǒng)。財(cái)務(wù)系統(tǒng)：接收采購傳遞的發(fā)票遞交號(hào)，帶出部門、費(fèi)用類型及付款金額，集成生成付款憑證，并將支付金額傳送采購。

針對(duì)緊急/零星及一事一議合同，可發(fā)起”預(yù)付款“；也可對(duì)已遞交發(fā)票后的”剩余款項(xiàng)“進(jìn)行支付。

4.4 項(xiàng)目與預(yù)算集成

由項(xiàng)目系統(tǒng)針對(duì)項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行編制，按照三級(jí)部門匯總至二級(jí)部門。當(dāng)二級(jí)部門審批通過后，傳送至預(yù)算系統(tǒng)。預(yù)算管理員針對(duì)二級(jí)預(yù)留池預(yù)算進(jìn)行編制，按照公司維度匯總審批，通過后轉(zhuǎn)預(yù)算下達(dá)。整體控制：項(xiàng)目按照年度預(yù)算進(jìn)行控制，部門按照季度進(jìn)行預(yù)算控制。當(dāng)預(yù)算不足時(shí)進(jìn)行預(yù)算調(diào)整工作，并針對(duì)項(xiàng)目及部門預(yù)算進(jìn)行考核分析。

由項(xiàng)目系統(tǒng)發(fā)起項(xiàng)目調(diào)整，當(dāng)為單一項(xiàng)目不超三級(jí)部門預(yù)留池時(shí)，可在項(xiàng)目系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)起調(diào)整；當(dāng)為單一項(xiàng)目超三級(jí)部門預(yù)留池跨指標(biāo)調(diào)整且調(diào)整金額總和為0，傳送預(yù)算系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)部門指標(biāo)間調(diào)整；當(dāng)為單一項(xiàng)目超三級(jí)部門預(yù)留池跨指標(biāo)調(diào)整且調(diào)整金額總和不為0，需傳送預(yù)算系統(tǒng)占用二級(jí)部門或公司預(yù)留池預(yù)算；當(dāng)為跨項(xiàng)目單指標(biāo)調(diào)整時(shí)，判斷是否跨部門，傳送預(yù)算系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)同部門或跨部門指標(biāo)間調(diào)整。

5 結(jié)語

本文以通信類公司的企業(yè)綜合管理需求為基礎(chǔ)，研究了企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)管理模塊的設(shè)計(jì)流程，從項(xiàng)目立項(xiàng)、預(yù)算管理、采購管理、合同簽訂、存貨管理、報(bào)賬管理、影像管理和核算管理等方面，描述企業(yè)整體業(yè)務(wù)管控流程，構(gòu)建內(nèi)部綜合管控系統(tǒng)，提升企業(yè)管理效率，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。