淺談人民法院訴訟卷宗同步電子錄入及利用工作

文/濟(jì)南市中級(jí)人民法院 陳秀娟

一、法院訴訟卷宗同步電子錄入工作

為規(guī)范訴訟卷宗同步電子錄入工作，提高卷宗同步電子錄入的效率和質(zhì)量，各法院相繼出臺(tái)了本院案卷流程管理規(guī)程以及審判執(zhí)行信息錄入相關(guān)規(guī)定，從錄入范圍、錄入節(jié)點(diǎn)、移交時(shí)間及移交標(biāo)準(zhǔn)、移交程序、錄入管理等方面對(duì)法院訴訟卷宗同步電子錄入操作規(guī)程做了具體規(guī)定。

（一）錄入范圍、錄入節(jié)點(diǎn)及移交時(shí)間。一般刑事、民事、行政、再審、執(zhí)行、技術(shù)鑒定和國(guó)家賠償?shù)雀黝?lèi)訴訟案件的卷宗信息，包括案件從立案、審理、到結(jié)案歸檔整個(gè)審判流程中產(chǎn)生的檔案卷宗材料，均由辦公室電子檔案錄入中心或各庭室業(yè)務(wù)部門(mén)實(shí)行同步錄入。

上述各類(lèi)案件由各業(yè)務(wù)庭室根據(jù)本院案件流程管理規(guī)程規(guī)定的流程環(huán)節(jié)和節(jié)點(diǎn)分立案、審理（執(zhí)行、委托）、送達(dá)三個(gè)階段移交，一般應(yīng)于各階段司法行為結(jié)束后3日內(nèi)移交錄入中心錄入。不得在案件裝訂前將所有材料一次性移交錄入。具體來(lái)說(shuō)：1.立案階段形成的訴訟材料，應(yīng)在移交承辦業(yè)務(wù)庭室2日前移交錄入；2.訴訟保全材料、先予執(zhí)行材料及采取強(qiáng)制執(zhí)行措施后形成的材料等一并移交錄入，時(shí)間從辦理完送達(dá)保全等手續(xù)之次日起算；3.管轄權(quán)異議案件，可將異議申請(qǐng)書(shū)及一、二審裁定和當(dāng)事人提供的其他證據(jù)材料一并移交錄入，時(shí)間以向最后一個(gè)當(dāng)事人辦理完送達(dá)手續(xù)或受移送法院簽收之次日起算；4.每次庭審結(jié)束后，將庭審筆錄以及在此之前形成的未錄入材料一并移交錄入，時(shí)間從庭審結(jié)束之次日起算；5.案件審判或者執(zhí)行結(jié)束后，將判決書(shū)、宣判筆錄、調(diào)解書(shū)、裁定書(shū)及其他訴訟文書(shū)以及在此之前形成的未錄入材料一并移交錄入，時(shí)間以向最后一個(gè)當(dāng)事人辦理完送達(dá)手續(xù)或過(guò)付財(cái)產(chǎn)之次日起算；6.不服本院一審裁判的上訴狀、答辯狀等材料移交錄入的時(shí)間從答辯屆滿(mǎn)之次日起算；提審案件訴訟材料移交錄入的時(shí)間從收到調(diào)卷函之次日起算；上級(jí)人民法院二審、再審的裁判書(shū)及退卷函等訴訟材料移交錄入的時(shí)間從收到裁判書(shū)之次日起算；7.司法科學(xué)技術(shù)鑒定材料可分期送交錄入中心：向監(jiān)督（拍賣(mài)）機(jī)構(gòu)委托之后，應(yīng)于送達(dá)之次日起3日內(nèi)將之前形成的材料送交錄入中心；向委托單位送達(dá)后，應(yīng)于送達(dá)之次日起5日內(nèi)將之前形成的材料送交錄入中心；8.因特殊情況不能按以上規(guī)定移交錄入的，應(yīng)報(bào)審判管理辦公室批準(zhǔn)。當(dāng)日移交錄入的案卷材料，一般于次日取回。其他時(shí)間段因特殊情況需要錄入的，應(yīng)征得錄入中心同意。

（二）移交標(biāo)準(zhǔn)、移交程序。向錄入中心移交錄入的卷宗材料須達(dá)到裝訂卷宗的標(biāo)準(zhǔn)。卷宗裝訂標(biāo)準(zhǔn)參考中華人民共和國(guó)最高人民法院于2013年12月16日頒布的《人民法院訴訟檔案管理辦法》（法〔2013〕283）。需要加蓋來(lái)源章和核對(duì)章的要加蓋完畢。對(duì)未能達(dá)到上述標(biāo)準(zhǔn)的卷宗材料，錄入中心應(yīng)拒收并退回有關(guān)業(yè)務(wù)庭室重新整理。向錄入中心移交卷宗材料需注意以下幾點(diǎn)：1.卷宗材料送交人和取件人須為法院正式工作人員，或其他委托的合同制書(shū)記員，同一卷宗材料的送交人和取件人原則上應(yīng)為同一人；2.移交材料時(shí)，由送交人填寫(xiě)《訴訟材料錄入移交登記表》。填表時(shí)應(yīng)注明案號(hào)、冊(cè)數(shù)、正卷頁(yè)數(shù)、副卷頁(yè)數(shù)、當(dāng)事人、承辦人、移交時(shí)間以及移交人等基本信息。如有需要特別說(shuō)明的，可在備注里標(biāo)明；3.錄入中心或掃描室人員接收材料時(shí)，要當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)，確認(rèn)材料數(shù)量以及基本信息無(wú)誤后方可接收。材料接收完畢，應(yīng)向移交人出具移交清單。待錄入掃描完畢，移交人憑移交清單取回已錄入完畢的材料。取回材料時(shí)，應(yīng)當(dāng)面清點(diǎn)，無(wú)誤后方可收回，并由錄入中心或掃描室人員在移交清單上簽字確認(rèn)；4.對(duì)于已經(jīng)進(jìn)行了電子錄入的卷宗材料，由錄入中心加蓋標(biāo)識(shí)印章，各個(gè)業(yè)務(wù)庭室不得重復(fù)移交錄入。

（三）錄入管理。錄入人員須嚴(yán)格按照審判流程管理辦法的規(guī)定完成卷宗材料的電子錄入工作，確保錄入及時(shí)、清晰、完整、全面。1.錄入人員收到卷宗材料后應(yīng)及時(shí)錄入，100頁(yè)以下的材料一般應(yīng)當(dāng)日錄入完畢，100頁(yè)以上的材料一般應(yīng)兩個(gè)工作日內(nèi)錄入完畢，材料錄入完畢后應(yīng)及時(shí)通知送交人取回；2.因工作需要，卷宗需集中錄入的，應(yīng)按照有關(guān)要求及時(shí)完成錄入工作；3.完成電子錄入的卷宗材料應(yīng)附一頁(yè)電子錄入清單，清單上標(biāo)明錄入的總頁(yè)數(shù)，每一對(duì)應(yīng)目錄錄入的頁(yè)數(shù)，核對(duì)無(wú)誤后加蓋電子錄入中心印章。電子錄入清單應(yīng)放在卷宗備考表的后面；4.錄入人員與各業(yè)務(wù)庭室實(shí)行對(duì)口錄入，每個(gè)錄入人員根據(jù)分工負(fù)責(zé)對(duì)口業(yè)務(wù)庭室的卷宗錄入。各業(yè)務(wù)庭室的卷宗材料應(yīng)嚴(yán)格分類(lèi)管理，分別在錄入中心設(shè)有專(zhuān)用文件柜，以存放卷宗材料。所有卷宗材料不得在文件柜以外地點(diǎn)存放，應(yīng)將卷宗材料存在入專(zhuān)門(mén)文件柜或保險(xiǎn)柜中，當(dāng)日沒(méi)有錄入完畢或沒(méi)有被取走的材料，下班時(shí)應(yīng)鎖入文件柜內(nèi)，鎖閉門(mén)窗，確保材料安全。錄入人員在工作中應(yīng)做到認(rèn)真細(xì)致、嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)格卷宗管理，避免卷宗在錄入過(guò)程中損毀或遺失，因錄入人員的責(zé)任導(dǎo)致卷宗材料丟失或損毀的，要依照相關(guān)規(guī)定予以處理。

二、法院訴訟卷宗的提供利用工作

人民法院訴訟檔案作為國(guó)家專(zhuān)門(mén)檔案之一，是法院檔案資源的重要組成部分，是訴訟過(guò)程的真實(shí)歷史記錄，是進(jìn)行審判工作的重要憑證和依據(jù)。法院檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展檔案利用工作，另外檔案工作部門(mén)也應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行有關(guān)保密工作規(guī)則，明確借閱范圍，并嚴(yán)格履行檔案查借閱程序。本文依據(jù)《人民法院訴訟檔案管理辦法》（法〔2013〕283號(hào)），分別就公檢法司有關(guān)部門(mén)、律師、代理人、當(dāng)事人等不同的利用主體，在查、借閱卷宗等問(wèn)題上分別進(jìn)行闡述。

（一）公檢法司有關(guān)部門(mén)查借閱法院訴訟檔案。根據(jù)中央有關(guān)文件精神和《檔案法》《保密法》的規(guī)定，其他人民法院、人民檢察院、公安部門(mén)和其他有關(guān)部門(mén)因工作需要，持單位介紹信和兩名以上經(jīng)辦人員的工作證，經(jīng)檔案所在部門(mén)檔案室同意，可以查閱法院民事訴訟卷宗和刑事訴訟卷宗有關(guān)材料。法院本單位審判部門(mén)查閱訴訟卷宗，需填寫(xiě)閱卷單，經(jīng)審批同意，調(diào)閱、摘抄或者復(fù)制訴訟卷宗有關(guān)內(nèi)容。有關(guān)部門(mén)和人員需要借調(diào)法院訴訟檔案的，應(yīng)當(dāng)在6個(gè)月內(nèi)歸還，確實(shí)需要繼續(xù)借調(diào)的，應(yīng)當(dāng)辦理續(xù)借手續(xù)。但一般情況下續(xù)借時(shí)間不得超過(guò)3個(gè)月。逾期不還的，檔案機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)催還或者通報(bào)。訴訟檔案歸還時(shí)，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢查卷宗材料和證物袋有關(guān)內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)不全或者損毀等情況的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)聯(lián)系借卷人并追查。能通過(guò)摘抄、復(fù)印，或者刻錄光盤(pán)拷貝電子卷宗等方式滿(mǎn)足需要的，不再調(diào)閱紙質(zhì)卷宗。

（二）案件當(dāng)事人查閱法院民事訴訟檔案。根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》（法〔2013〕283號(hào)）的規(guī)定，案件當(dāng)事人本人可以持身份證或者其他有效身份證明，查閱民事訴訟檔案正卷有關(guān)內(nèi)容。當(dāng)事人是公司員工的，可以持公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書(shū)、員工本人身份證或其他有效身份證明，查閱民事訴訟卷宗正卷有關(guān)內(nèi)容。當(dāng)事人是法人的，應(yīng)持法定代表人身份證明、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、身份證或其他有效身份證明，查閱民事訴訟卷宗正卷有關(guān)內(nèi)容。查閱案件有關(guān)材料應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)閱卷單，注明查閱人姓名、身份證號(hào)或工作證、案件編號(hào)、復(fù)印內(nèi)容、閱卷時(shí)間等事項(xiàng)。法院工作人員要對(duì)查借閱人員和案卷進(jìn)行詳細(xì)的登記，對(duì)交回的案件材料進(jìn)行全面清查，確認(rèn)無(wú)誤后簽注。

（三）律師、其他訴訟代理人及有關(guān)單位查閱法院民事訴訟檔案。根據(jù)《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》第六十一條的規(guī)定，代理民事訴訟案件的律師和其他訴訟代理人有權(quán)查閱所代理案件的有關(guān)材料。律師或其他民事案件訴訟代理人查閱已經(jīng)歸檔的案件時(shí)，應(yīng)當(dāng)與檔案室工作人員聯(lián)系；在訴訟過(guò)程中需要閱卷的，應(yīng)當(dāng)與該案件的承辦法官或者書(shū)記員聯(lián)系。律師代理民事案件當(dāng)事人為自然人的，需要持律師證、律師事務(wù)所調(diào)查函、當(dāng)事人授權(quán)委托書(shū)、當(dāng)事人身份證明復(fù)印件等相關(guān)材料。律師代理民事案件的當(dāng)事人為公司的，需要持律師證、律師事務(wù)所調(diào)查函、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、公司法人身份證明、授權(quán)委托書(shū)等相關(guān)材料。律師查閱民事訴訟卷宗材料僅限于正卷有關(guān)內(nèi)容。其他訴訟代理人代理自然人的，需要持身份證明或者其他有效身份證明、當(dāng)事人授權(quán)委托書(shū)、當(dāng)事人身份證明復(fù)印件等相關(guān)材料。其他訴訟代理人代理公司的，需要持身份證明或者其他有效身份證明、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、公司法人身份證明、授權(quán)委托書(shū)等相關(guān)材料。其他訴訟代理人查閱民事訴訟卷宗材料僅限于正卷有關(guān)內(nèi)容。起訴書(shū)、庭審筆錄、上訴狀、答辯狀及各種證據(jù)材料等案件審判卷和執(zhí)行卷的正卷，訴訟代理人可以在訴訟過(guò)程中查閱。案件審理終結(jié)后，訴訟代理人可以查閱案件審判卷的全部正卷材料。其他有關(guān)單位確因工作需要，可持單位介紹信和兩名以上經(jīng)辦人員工作證，經(jīng)檔案所在人民法院審查同意，查閱或者復(fù)制民事訴訟卷宗正卷有關(guān)內(nèi)容。復(fù)印完結(jié)，可以要求檔案工作人員在復(fù)印材料上蓋章。查閱案件有關(guān)材料后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將查閱的全部案件材料交回書(shū)記員或檔案室工作人員。其中，查閱案件材料中涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，訴訟代理人應(yīng)當(dāng)保密。訴訟代理人查閱案件材料時(shí)不得涂改、損毀或抽取案件材料。否則，要依照民事訴訟法第一百零二條第一款（一）項(xiàng)的相關(guān)規(guī)定處理。

（四）關(guān)于特殊案件的查閱規(guī)定。最高人民法院辦公廳給湖北省高級(jí)人民法院《關(guān)于案件當(dāng)事人及其代理人查閱訴訟檔案有關(guān)問(wèn)題的請(qǐng)示》的復(fù)函（2005年9月15日法辦〔2005〕415號(hào)）中說(shuō)明，按照《人民法院檔案管理辦法》和《最高人民法院關(guān)于訴訟代理人查閱民事案件材料的規(guī)定》（法釋〔2002〕39號(hào)）的規(guī)定，當(dāng)事人也可以查閱刑事案件、行政案件和國(guó)家賠償案件的正卷；最高人民法院辦公廳給上海市高級(jí)人民法院辦公室《關(guān)于擴(kuò)大訴訟檔案查閱范圍的請(qǐng)示》的復(fù)函（2006年4月17日法辦〔2006〕110號(hào)）中說(shuō)明，關(guān)于執(zhí)行案件的正卷，經(jīng)研究，當(dāng)事人及其代理人也可以查閱；最高人民法院辦公廳給四川省高級(jí)人民法院《關(guān)于死刑執(zhí)行材料存檔問(wèn)題的請(qǐng)示》中說(shuō)明，同意將關(guān)于死刑案卷中的執(zhí)行死刑筆錄、布告簽發(fā)稿、執(zhí)行死刑報(bào)告、死刑執(zhí)行照片、尸體處理登記表等不宜對(duì)外公開(kāi)的材料，列入副卷。同時(shí)，對(duì)執(zhí)行死刑材料已經(jīng)訂入正卷中的案卷，在利用時(shí)要根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》（法辦發(fā)〔1991〕年46號(hào)）中關(guān)于“涉及國(guó)家秘密、個(gè)人隱私和對(duì)社會(huì)有不良影響的案卷”不得查閱的要求嚴(yán)格把握。根據(jù)《最高人民法院辦公廳、最高人民檢察院辦公廳關(guān)于調(diào)閱訴訟卷宗有關(guān)問(wèn)題的通知》（2010年6月17日法辦〔2010〕255號(hào)），人民檢察院在辦理法官涉嫌犯罪案件、抗訴案件、申訴案件過(guò)程中，可以調(diào)閱人民法院的訴訟卷宗。凡是通過(guò)查閱、拷貝電子卷、復(fù)制、摘錄等方式能夠滿(mǎn)足辦案需要的，不再調(diào)閱訴訟卷宗。人民法院、人民檢察院調(diào)閱訴訟卷宗應(yīng)該嚴(yán)格手續(xù)、經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫(xiě)《人民法院調(diào)閱卷宗單》《人民檢察院調(diào)閱卷宗單》，加蓋院印或辦公廳（室）印章，由相關(guān)部門(mén)確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理。人民法院、人民檢察院調(diào)閱訴訟案卷的時(shí)間為3個(gè)月。特殊情況應(yīng)重新辦理調(diào)閱手續(xù)，連續(xù)調(diào)閱期限不超過(guò)6個(gè)月。人民法院、人民檢察院利用訴訟案卷要嚴(yán)格手續(xù)，可以查閱，但不得向外轉(zhuǎn)借。

（五）電子訴訟檔案的查閱利用。法院機(jī)關(guān)審判人員因工作需要，查閱、打印本人已審結(jié)的訴訟案件的電子檔案，應(yīng)通過(guò)院機(jī)關(guān)審判管理系統(tǒng)提出“借閱申請(qǐng)”，經(jīng)檔案管理人員審核后，可以利用所需要的電子訴訟檔案；查閱、打印其他審判人員已審結(jié)的訴訟案件的電子檔案正卷，要經(jīng)過(guò)本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和檔案管理人員的審核。法院機(jī)關(guān)其他工作人員查閱、打印已審結(jié)的訴訟案件的電子檔案正卷，需經(jīng)本部門(mén)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和檔案管理人員審核。上級(jí)法院調(diào)用已審結(jié)的訴訟案件的電子檔案，由業(yè)務(wù)部門(mén)憑借卷單和上級(jí)法院調(diào)卷函，經(jīng)檔案管理人員審核后，可以調(diào)用所需要的電子訴訟檔案。黨政、司法等有關(guān)其他單位因工作需要，調(diào)閱已審結(jié)的訴訟案件的電子檔案正卷，需持介紹信和兩名以上工作人員的工作證。案件當(dāng)事人及訴訟代理人可以申請(qǐng)打印復(fù)制所查閱的相關(guān)電子訴訟檔案材料。案件當(dāng)事人及其代理人查閱電子訴訟材料所需手續(xù)與查閱紙質(zhì)卷宗所需手續(xù)一致。經(jīng)批準(zhǔn)打印復(fù)制的材料，加蓋檔案證明專(zhuān)用章。案件當(dāng)事人及其訴訟代理人查閱涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私案件及其死刑案件，可能造成不良影響、后果的重大敏感案件，應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)查閱訴訟檔案申請(qǐng)單，由檔案管理部門(mén)交相關(guān)審判業(yè)務(wù)部門(mén)審查是否允許查閱。庭審錄音錄像的查閱應(yīng)當(dāng)遵守檔案管理規(guī)定，未經(jīng)人民法院許可，任何組織和個(gè)人不得復(fù)制和傳播庭審活動(dòng)錄音錄像。調(diào)閱不公開(kāi)審理案件的庭審錄音錄像應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)的保密規(guī)定。庭審錄音錄像數(shù)據(jù)光盤(pán)可以依法查閱，但不得復(fù)制。對(duì)于故意損毀庭審活動(dòng)錄音錄像或者篡改其內(nèi)容的，要嚴(yán)肅追究行為人相應(yīng)的行政責(zé)任或者法律責(zé)任。此外，庭審活動(dòng)錄音錄像應(yīng)同時(shí)存入計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)，并異地異質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。未經(jīng)依法批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得調(diào)用、查閱、復(fù)制電子訴訟檔案副卷。

總之，利用法院訴訟檔案，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中央有關(guān)文件精神和《檔案法》《保密法》的規(guī)定，針對(duì)不同的利用主體，視不同情形予以區(qū)別對(duì)待。檔案的查閱，涉及機(jī)密和當(dāng)事人合法權(quán)益保護(hù)方面的問(wèn)題時(shí)，在提供利用的過(guò)程當(dāng)中，必須確保檔案實(shí)體和檔案內(nèi)容的安全。檔案的借閱應(yīng)當(dāng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并及時(shí)歸還，嚴(yán)防失密泄密和丟失、損毀事件發(fā)生。