淺談人民法院訴訟卷宗同步電子錄入及利用工作

文/濟(jì)南市中級(jí)人民法院 陳秀娟

一、法院訴訟卷宗同步電子錄入工作

為規(guī)范訴訟卷宗同步電子錄入工作，提高卷宗同步電子錄入的效率和質(zhì)量，各法院相繼出臺(tái)了本院案卷流程管理規(guī)程以及審判執(zhí)行信息錄入相關(guān)規(guī)定，從錄入范圍、錄入節(jié)點(diǎn)、移交時(shí)間及移交標(biāo)準(zhǔn)、移交程序、錄入管理等方面對(duì)法院訴訟卷宗同步電子錄入操作規(guī)程做了具體規(guī)定。

（一）錄入范圍、錄入節(jié)點(diǎn)及移交時(shí)間。一般刑事、民事、行政、再審、執(zhí)行、技術(shù)鑒定和國家賠償?shù)雀黝愒V訟案件的卷宗信息，包括案件從立案、審理、到結(jié)案歸檔整個(gè)審判流程中產(chǎn)生的檔案卷宗材料，均由辦公室電子檔案錄入中心或各庭室業(yè)務(wù)部門實(shí)行同步錄入。

上述各類案件由各業(yè)務(wù)庭室根據(jù)本院案件流程管理規(guī)程規(guī)定的流程環(huán)節(jié)和節(jié)點(diǎn)分立案、審理（執(zhí)行、委托）、送達(dá)三個(gè)階段移交，一般應(yīng)于各階段司法行為結(jié)束后3日內(nèi)移交錄入中心錄入。不得在案件裝訂前將所有材料一次性移交錄入。具體來說：1.立案階段形成的訴訟材料，應(yīng)在移交承辦業(yè)務(wù)庭室2日前移交錄入；2.訴訟保全材料、先予執(zhí)行材料及采取強(qiáng)制執(zhí)行措施后形成的材料等一并移交錄入，時(shí)間從辦理完送達(dá)保全等手續(xù)之次日起算；3.管轄權(quán)異議案件，可將異議申請(qǐng)書及一、二審裁定和當(dāng)事人提供的其他證據(jù)材料一并移交錄入，時(shí)間以向最后一個(gè)當(dāng)事人辦理完送達(dá)手續(xù)或受移送法院簽收之次日起算；4.每次庭審結(jié)束后，將庭審筆錄以及在此之前形成的未錄入材料一并移交錄入，時(shí)間從庭審結(jié)束之次日起算；5.案件審判或者執(zhí)行結(jié)束后，將判決書、宣判筆錄、調(diào)解書、裁定書及其他訴訟文書以及在此之前形成的未錄入材料一并移交錄入，時(shí)間以向最后一個(gè)當(dāng)事人辦理完送達(dá)手續(xù)或過付財(cái)產(chǎn)之次日起算；6.不服本院一審裁判的上訴狀、答辯狀等材料移交錄入的時(shí)間從答辯屆滿之次日起算；提審案件訴訟材料移交錄入的時(shí)間從收到調(diào)卷函之次日起算；上級(jí)人民法院二審、再審的裁判書及退卷函等訴訟材料移交錄入的時(shí)間從收到裁判書之次日起算；7.司法科學(xué)技術(shù)鑒定材料可分期送交錄入中心：向監(jiān)督（拍賣）機(jī)構(gòu)委托之后，應(yīng)于送達(dá)之次日起3日內(nèi)將之前形成的材料送交錄入中心；向委托單位送達(dá)后，應(yīng)于送達(dá)之次日起5日內(nèi)將之前形成的材料送交錄入中心；8.因特殊情況不能按以上規(guī)定移交錄入的，應(yīng)報(bào)審判管理辦公室批準(zhǔn)。當(dāng)日移交錄入的案卷材料，一般于次日取回。其他時(shí)間段因特殊情況需要錄入的，應(yīng)征得錄入中心同意。

（二）移交標(biāo)準(zhǔn)、移交程序。向錄入中心移交錄入的卷宗材料須達(dá)到裝訂卷宗的標(biāo)準(zhǔn)。卷宗裝訂標(biāo)準(zhǔn)參考中華人民共和國最高人民法院于2013年12月16日頒布的《人民法院訴訟檔案管理辦法》（法〔2013〕283）。需要加蓋來源章和核對(duì)章的要加蓋完畢。對(duì)未能達(dá)到上述標(biāo)準(zhǔn)的卷宗材料，錄入中心應(yīng)拒收并退回有關(guān)業(yè)務(wù)庭室重新整理。向錄入中心移交卷宗材料需注意以下幾點(diǎn)：1.卷宗材料送交人和取件人須為法院正式工作人員，或其他委托的合同制書記員，同一卷宗材料的送交人和取件人原則上應(yīng)為同一人；2.移交材料時(shí)，由送交人填寫《訴訟材料錄入移交登記表》。填表時(shí)應(yīng)注明案號(hào)、冊(cè)數(shù)、正卷頁數(shù)、副卷頁數(shù)、當(dāng)事人、承辦人、移交時(shí)間以及移交人等基本信息。如有需要特別說明的，可在備注里標(biāo)明；3.錄入中心或掃描室人員接收材料時(shí)，要當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)，確認(rèn)材料數(shù)量以及基本信息無誤后方可接收。材料接收完畢，應(yīng)向移交人出具移交清單。待錄入掃描完畢，移交人憑移交清單取回已錄入完畢的材料。取回材料時(shí)，應(yīng)當(dāng)面清點(diǎn)，無誤后方可收回，并由錄入中心或掃描室人員在移交清單上簽字確認(rèn)；4.對(duì)于已經(jīng)進(jìn)行了電子錄入的卷宗材料，由錄入中心加蓋標(biāo)識(shí)印章，各個(gè)業(yè)務(wù)庭室不得重復(fù)移交錄入。

（三）錄入管理。錄入人員須嚴(yán)格按照審判流程管理辦法的規(guī)定完成卷宗材料的電子錄入工作，確保錄入及時(shí)、清晰、完整、全面。1.錄入人員收到卷宗材料后應(yīng)及時(shí)錄入，100頁以下的材料一般應(yīng)當(dāng)日錄入完畢，100頁以上的材料一般應(yīng)兩個(gè)工作日內(nèi)錄入完畢，材料錄入完畢后應(yīng)及時(shí)通知送交人取回；2.因工作需要，卷宗需集中錄入的，應(yīng)按照有關(guān)要求及時(shí)完成錄入工作；3.完成電子錄入的卷宗材料應(yīng)附一頁電子錄入清單，清單上標(biāo)明錄入的總頁數(shù)，每一對(duì)應(yīng)目錄錄入的頁數(shù)，核對(duì)無誤后加蓋電子錄入中心印章。電子錄入清單應(yīng)放在卷宗備考表的后面；4.錄入人員與各業(yè)務(wù)庭室實(shí)行對(duì)口錄入，每個(gè)錄入人員根據(jù)分工負(fù)責(zé)對(duì)口業(yè)務(wù)庭室的卷宗錄入。各業(yè)務(wù)庭室的卷宗材料應(yīng)嚴(yán)格分類管理，分別在錄入中心設(shè)有專用文件柜，以存放卷宗材料。所有卷宗材料不得在文件柜以外地點(diǎn)存放，應(yīng)將卷宗材料存在入專門文件柜或保險(xiǎn)柜中，當(dāng)日沒有錄入完畢或沒有被取走的材料，下班時(shí)應(yīng)鎖入文件柜內(nèi)，鎖閉門窗，確保材料安全。錄入人員在工作中應(yīng)做到認(rèn)真細(xì)致、嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)格卷宗管理，避免卷宗在錄入過程中損毀或遺失，因錄入人員的責(zé)任導(dǎo)致卷宗材料丟失或損毀的，要依照相關(guān)規(guī)定予以處理。

二、法院訴訟卷宗的提供利用工作

人民法院訴訟檔案作為國家專門檔案之一，是法院檔案資源的重要組成部分，是訴訟過程的真實(shí)歷史記錄，是進(jìn)行審判工作的重要憑證和依據(jù)。法院檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案利用工作，另外檔案工作部門也應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行有關(guān)保密工作規(guī)則，明確借閱范圍，并嚴(yán)格履行檔案查借閱程序。本文依據(jù)《人民法院訴訟檔案管理辦法》（法〔2013〕283號(hào)），分別就公檢法司有關(guān)部門、律師、代理人、當(dāng)事人等不同的利用主體，在查、借閱卷宗等問題上分別進(jìn)行闡述。

（一）公檢法司有關(guān)部門查借閱法院訴訟檔案。根據(jù)中央有關(guān)文件精神和《檔案法》《保密法》的規(guī)定，其他人民法院、人民檢察院、公安部門和其他有關(guān)部門因工作需要，持單位介紹信和兩名以上經(jīng)辦人員的工作證，經(jīng)檔案所在部門檔案室同意，可以查閱法院民事訴訟卷宗和刑事訴訟卷宗有關(guān)材料。法院本單位審判部門查閱訴訟卷宗，需填寫閱卷單，經(jīng)審批同意，調(diào)閱、摘抄或者復(fù)制訴訟卷宗有關(guān)內(nèi)容。有關(guān)部門和人員需要借調(diào)法院訴訟檔案的，應(yīng)當(dāng)在6個(gè)月內(nèi)歸還，確實(shí)需要繼續(xù)借調(diào)的，應(yīng)當(dāng)辦理續(xù)借手續(xù)。但一般情況下續(xù)借時(shí)間不得超過3個(gè)月。逾期不還的，檔案機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)催還或者通報(bào)。訴訟檔案歸還時(shí)，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢查卷宗材料和證物袋有關(guān)內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)不全或者損毀等情況的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)聯(lián)系借卷人并追查。能通過摘抄、復(fù)印，或者刻錄光盤拷貝電子卷宗等方式滿足需要的，不再調(diào)閱紙質(zhì)卷宗。

（二）案件當(dāng)事人查閱法院民事訴訟檔案。根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》（法〔2013〕283號(hào)）的規(guī)定，案件當(dāng)事人本人可以持身份證或者其他有效身份證明，查閱民事訴訟檔案正卷有關(guān)內(nèi)容。當(dāng)事人是公司員工的，可以持公司營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、員工本人身份證或其他有效身份證明，查閱民事訴訟卷宗正卷有關(guān)內(nèi)容。當(dāng)事人是法人的，應(yīng)持法定代表人身份證明、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、身份證或其他有效身份證明，查閱民事訴訟卷宗正卷有關(guān)內(nèi)容。查閱案件有關(guān)材料應(yīng)當(dāng)填寫閱卷單，注明查閱人姓名、身份證號(hào)或工作證、案件編號(hào)、復(fù)印內(nèi)容、閱卷時(shí)間等事項(xiàng)。法院工作人員要對(duì)查借閱人員和案卷進(jìn)行詳細(xì)的登記，對(duì)交回的案件材料進(jìn)行全面清查，確認(rèn)無誤后簽注。

（三）律師、其他訴訟代理人及有關(guān)單位查閱法院民事訴訟檔案。根據(jù)《中華人民共和國民事訴訟法》第六十一條的規(guī)定，代理民事訴訟案件的律師和其他訴訟代理人有權(quán)查閱所代理案件的有關(guān)材料。律師或其他民事案件訴訟代理人查閱已經(jīng)歸檔的案件時(shí)，應(yīng)當(dāng)與檔案室工作人員聯(lián)系；在訴訟過程中需要閱卷的，應(yīng)當(dāng)與該案件的承辦法官或者書記員聯(lián)系。律師代理民事案件當(dāng)事人為自然人的，需要持律師證、律師事務(wù)所調(diào)查函、當(dāng)事人授權(quán)委托書、當(dāng)事人身份證明復(fù)印件等相關(guān)材料。律師代理民事案件的當(dāng)事人為公司的，需要持律師證、律師事務(wù)所調(diào)查函、公司營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、公司法人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)材料。律師查閱民事訴訟卷宗材料僅限于正卷有關(guān)內(nèi)容。其他訴訟代理人代理自然人的，需要持身份證明或者其他有效身份證明、當(dāng)事人授權(quán)委托書、當(dāng)事人身份證明復(fù)印件等相關(guān)材料。其他訴訟代理人代理公司的，需要持身份證明或者其他有效身份證明、公司營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、公司法人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)材料。其他訴訟代理人查閱民事訴訟卷宗材料僅限于正卷有關(guān)內(nèi)容。起訴書、庭審筆錄、上訴狀、答辯狀及各種證據(jù)材料等案件審判卷和執(zhí)行卷的正卷，訴訟代理人可以在訴訟過程中查閱。案件審理終結(jié)后，訴訟代理人可以查閱案件審判卷的全部正卷材料。其他有關(guān)單位確因工作需要，可持單位介紹信和兩名以上經(jīng)辦人員工作證，經(jīng)檔案所在人民法院審查同意，查閱或者復(fù)制民事訴訟卷宗正卷有關(guān)內(nèi)容。復(fù)印完結(jié)，可以要求檔案工作人員在復(fù)印材料上蓋章。查閱案件有關(guān)材料后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將查閱的全部案件材料交回書記員或檔案室工作人員。其中，查閱案件材料中涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，訴訟代理人應(yīng)當(dāng)保密。訴訟代理人查閱案件材料時(shí)不得涂改、損毀或抽取案件材料。否則，要依照民事訴訟法第一百零二條第一款（一）項(xiàng)的相關(guān)規(guī)定處理。

（四）關(guān)于特殊案件的查閱規(guī)定。最高人民法院辦公廳給湖北省高級(jí)人民法院《關(guān)于案件當(dāng)事人及其代理人查閱訴訟檔案有關(guān)問題的請(qǐng)示》的復(fù)函（2005年9月15日法辦〔2005〕415號(hào)）中說明，按照《人民法院檔案管理辦法》和《最高人民法院關(guān)于訴訟代理人查閱民事案件材料的規(guī)定》（法釋〔2002〕39號(hào)）的規(guī)定，當(dāng)事人也可以查閱刑事案件、行政案件和國家賠償案件的正卷；最高人民法院辦公廳給上海市高級(jí)人民法院辦公室《關(guān)于擴(kuò)大訴訟檔案查閱范圍的請(qǐng)示》的復(fù)函（2006年4月17日法辦〔2006〕110號(hào)）中說明，關(guān)于執(zhí)行案件的正卷，經(jīng)研究，當(dāng)事人及其代理人也可以查閱；最高人民法院辦公廳給四川省高級(jí)人民法院《關(guān)于死刑執(zhí)行材料存檔問題的請(qǐng)示》中說明，同意將關(guān)于死刑案卷中的執(zhí)行死刑筆錄、布告簽發(fā)稿、執(zhí)行死刑報(bào)告、死刑執(zhí)行照片、尸體處理登記表等不宜對(duì)外公開的材料，列入副卷。同時(shí)，對(duì)執(zhí)行死刑材料已經(jīng)訂入正卷中的案卷，在利用時(shí)要根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》（法辦發(fā)〔1991〕年46號(hào)）中關(guān)于“涉及國家秘密、個(gè)人隱私和對(duì)社會(huì)有不良影響的案卷”不得查閱的要求嚴(yán)格把握。根據(jù)《最高人民法院辦公廳、最高人民檢察院辦公廳關(guān)于調(diào)閱訴訟卷宗有關(guān)問題的通知》（2010年6月17日法辦〔2010〕255號(hào)），人民檢察院在辦理法官涉嫌犯罪案件、抗訴案件、申訴案件過程中，可以調(diào)閱人民法院的訴訟卷宗。凡是通過查閱、拷貝電子卷、復(fù)制、摘錄等方式能夠滿足辦案需要的，不再調(diào)閱訴訟卷宗。人民法院、人民檢察院調(diào)閱訴訟卷宗應(yīng)該嚴(yán)格手續(xù)、經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫《人民法院調(diào)閱卷宗單》《人民檢察院調(diào)閱卷宗單》，加蓋院印或辦公廳（室）印章，由相關(guān)部門確定專人負(fù)責(zé)辦理。人民法院、人民檢察院調(diào)閱訴訟案卷的時(shí)間為3個(gè)月。特殊情況應(yīng)重新辦理調(diào)閱手續(xù)，連續(xù)調(diào)閱期限不超過6個(gè)月。人民法院、人民檢察院利用訴訟案卷要嚴(yán)格手續(xù)，可以查閱，但不得向外轉(zhuǎn)借。

（五）電子訴訟檔案的查閱利用。法院機(jī)關(guān)審判人員因工作需要，查閱、打印本人已審結(jié)的訴訟案件的電子檔案，應(yīng)通過院機(jī)關(guān)審判管理系統(tǒng)提出“借閱申請(qǐng)”，經(jīng)檔案管理人員審核后，可以利用所需要的電子訴訟檔案；查閱、打印其他審判人員已審結(jié)的訴訟案件的電子檔案正卷，要經(jīng)過本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和檔案管理人員的審核。法院機(jī)關(guān)其他工作人員查閱、打印已審結(jié)的訴訟案件的電子檔案正卷，需經(jīng)本部門主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和檔案管理人員審核。上級(jí)法院調(diào)用已審結(jié)的訴訟案件的電子檔案，由業(yè)務(wù)部門憑借卷單和上級(jí)法院調(diào)卷函，經(jīng)檔案管理人員審核后，可以調(diào)用所需要的電子訴訟檔案。黨政、司法等有關(guān)其他單位因工作需要，調(diào)閱已審結(jié)的訴訟案件的電子檔案正卷，需持介紹信和兩名以上工作人員的工作證。案件當(dāng)事人及訴訟代理人可以申請(qǐng)打印復(fù)制所查閱的相關(guān)電子訴訟檔案材料。案件當(dāng)事人及其代理人查閱電子訴訟材料所需手續(xù)與查閱紙質(zhì)卷宗所需手續(xù)一致。經(jīng)批準(zhǔn)打印復(fù)制的材料，加蓋檔案證明專用章。案件當(dāng)事人及其訴訟代理人查閱涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私案件及其死刑案件，可能造成不良影響、后果的重大敏感案件，應(yīng)當(dāng)填寫查閱訴訟檔案申請(qǐng)單，由檔案管理部門交相關(guān)審判業(yè)務(wù)部門審查是否允許查閱。庭審錄音錄像的查閱應(yīng)當(dāng)遵守檔案管理規(guī)定，未經(jīng)人民法院許可，任何組織和個(gè)人不得復(fù)制和傳播庭審活動(dòng)錄音錄像。調(diào)閱不公開審理案件的庭審錄音錄像應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)的保密規(guī)定。庭審錄音錄像數(shù)據(jù)光盤可以依法查閱，但不得復(fù)制。對(duì)于故意損毀庭審活動(dòng)錄音錄像或者篡改其內(nèi)容的，要嚴(yán)肅追究行為人相應(yīng)的行政責(zé)任或者法律責(zé)任。此外，庭審活動(dòng)錄音錄像應(yīng)同時(shí)存入計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)，并異地異質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。未經(jīng)依法批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得調(diào)用、查閱、復(fù)制電子訴訟檔案副卷。

總之，利用法院訴訟檔案，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中央有關(guān)文件精神和《檔案法》《保密法》的規(guī)定，針對(duì)不同的利用主體，視不同情形予以區(qū)別對(duì)待。檔案的查閱，涉及機(jī)密和當(dāng)事人合法權(quán)益保護(hù)方面的問題時(shí)，在提供利用的過程當(dāng)中，必須確保檔案實(shí)體和檔案內(nèi)容的安全。檔案的借閱應(yīng)當(dāng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并及時(shí)歸還，嚴(yán)防失密泄密和丟失、損毀事件發(fā)生。