干部人事檔案數(shù)字化建設的探索與實踐
——以山東省濟南市中級人民法院為例

文/濟南市法官培訓中心 李曉麗

干部人事檔案是記錄干部個人成長和組織培養(yǎng)管理過程中形成的材料，記載著干部的基本信息，體現(xiàn)干部的基本誠信，反映組織人事部門管理水平，是歷史地、全面地考察了解、選拔任用和管理監(jiān)督干部的重要依據(jù)，因此做好干部人事檔案工作極為重要。

近年來，干部人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化，已成為當今經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的必然趨勢。因此，我院開展干部人事檔案數(shù)字化建設成為順應時勢、做好干部人事檔案工作的必然要求。

一、干部人事檔案數(shù)字化建設的重要意義

開展干部人事檔案數(shù)字化建設有以下幾個方面的現(xiàn)實意義：

（一）減少對紙質(zhì)檔案的損害，延長紙質(zhì)檔案的壽命。我院干部檔案主要來源于軍轉(zhuǎn)安置人員、調(diào)入人員和新錄用公務員。軍轉(zhuǎn)安置人員的檔案很多，由于部隊干部檔案審核整理標準、方法與地方有很大差異，很多檔案轉(zhuǎn)來時，有的裝訂側(cè)已經(jīng)存在很多孔洞，有的甚至一件被分成了很多頁，按照中組部的要求，整理裝訂后已經(jīng)比較脆弱。在日常管理中，經(jīng)常要查閱檔案、復印檔案材料，一次次翻閱和拆卷復印等會損害紙質(zhì)檔案，導致紙質(zhì)破損、老化，也容易丟失，而實現(xiàn)數(shù)字化后，若無特殊需要，查閱打印數(shù)字化檔案就可以滿足查詢和利用需要，這將極大地保護紙質(zhì)檔案，延長紙質(zhì)檔案的壽命并保證紙質(zhì)檔案的安全。

（二）提高干部人事檔案的查閱和利用效率。我院機關及法官培訓中心、司法技術中心和審判保障中心三個直屬事業(yè)單位（無管檔權）的檔案都由我院政治部組織人事處集中保管，檔案數(shù)量眾多，在職人員、離退休人員和已故人員的檔案接近1000卷。人員類別復雜，包括員額法官、法官助理、行政人員、機關工勤、事業(yè)單位技術人員、事業(yè)單位管理人員、工人改套在專業(yè)技術崗位、事業(yè)單位工人等等。在日常管理的過程中，查詢和利用的頻率很高，但查閱利用紙質(zhì)檔案費時費力。通過數(shù)字化檔案，可以精準高效地查找到某名干部的檔案，通過目錄索引，很快查找到所需材料，并直接打印，比查閱紙質(zhì)檔案、拆卷復印的效率要高很多。

（三）紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案并存，保護干部人事檔案的安全。我院一直嚴格按照中組部、省委組織部和市委組織部的要求，開展干部人事檔案日常管理工作。我院管檔數(shù)量眾多，院黨組極為重視，為政治部組織人事處配備了干部人事檔案室、閱檔室和檔案管理人員辦公室。檔案管理人員經(jīng)常檢查檔案室防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等安全保護設施，最大限度地保護紙質(zhì)檔案的安全。干部人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，存儲空間小，可以通過電腦、磁盤等異地保存，這樣可以保護干部人事檔案的安全，避免遭受毀滅性的破壞。

二、干部人事檔案數(shù)字化建設的開展

為提高干部人事檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、智能化水平，創(chuàng)新干部人事檔案管理方式，推動信息技術與組工業(yè)務深度融合，建成上下貫通、功能完善、安全可靠的干部人事檔案數(shù)字化信息庫，從而為組織人事工作提供高效、便捷、精準的檔案利用服務。2017年以來，中共濟南市委組織部統(tǒng)一安排部署，在全市范圍內(nèi)開展干部人事檔案數(shù)字化建設工作。目前，我院已按照統(tǒng)一的標準要求完成干部人事檔案數(shù)字化建設工作。

（一）數(shù)字化建設前期準備。開展干部人事檔案數(shù)字化工作之前，應做好以下幾個方面的準備工作：1.對干部人事檔案進行全面審核。2014年以來，全國范圍內(nèi)自上而下開展了干部人事檔案的專項審核工作。此次審核工作是在全面審核的基礎上，重點審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及重要社會關系等重要信息，同時審核檔案材料是否涂改造假、干部信息是否真實準確、重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等，審核方法比以往更為嚴謹、科學、規(guī)范和全面，政策運用更為具體。根據(jù)中共濟南市委組織部的部署和要求，我院對列入數(shù)字化建設范圍的干部人事檔案進行了專項審核。審核過程中，逐份填寫《干部人事檔案專項審核情況登記表》，對審核發(fā)現(xiàn)的問題和需要補充收集的材料逐本進行登記，對干部重要信息存疑的問題開展了調(diào)查核實并最終認定，有些干部的“三齡兩歷一身份”信息進行了重新認定和處理。在此基礎上形成了《干部人事檔案專項審核認定表》和檔案專項審核專用《干部任免審批表》。目前，通過查閱《干部人事檔案專項審核認定表》，就可以了解每名干部檔案審核發(fā)現(xiàn)的問題，針對這些問題，個人作出的說明和組織開展的調(diào)查，最后的認定意見，一目了然。2.對干部人事檔案進行整理。我院嚴格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）、《關于做好文件改版后干部人事檔案有關工作的通知》（魯組發(fā)〔2012〕47號）和《關于完善干部人事檔案材料的通知》（魯組通字〔2017〕37號）等有關規(guī)定和專項審核結果及時收集補充材料，此后對全部檔案材料進行鑒別，確保歸檔材料屬于歸檔范圍、辦理完畢、對象明確、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。在這一過程中，對重份材料、替換下來的舊目錄及按規(guī)定撤出的不符合歸檔要求的材料，根據(jù)實際情況采取了退回、留存等不同的方式進行了處理。除此以外，對每本檔案進行了分類、排序、編目、技術加工、裝訂和檢查驗收等整理工作。3.確定外包服務單位。檔案掃描錄入工作量大，專業(yè)性強，保密要求高，我院選用山東旗幟軟件股份有限公司作為檔案數(shù)字化建設的外包服務單位，并與其簽訂檔案數(shù)字化加工服務協(xié)議。該公司具有國家認證的涉密資質(zhì)，符合有關安全保密規(guī)定，且其開發(fā)的干部人事數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)符合全市統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換標準要求。4.提供經(jīng)費和設備保障。根據(jù)干部人事檔案數(shù)字化建設工作要求，我院還購買了山東旗幟軟件股份有限公司開發(fā)的干部人事數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)，配備了1臺專用計算機以及1臺大容量存儲設備，并為檔案掃描加工費（包括檔案拆分、電子目錄導入、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接入庫、審核、光盤刻錄、數(shù)據(jù)備份）等做了相應預算。

（二）數(shù)字化建設工作實施。為確保數(shù)字化建設的有序開展，我院采取了以下措施：1.選擇安全工作場地。干部人事檔案的重要性不言而喻，因我院管檔數(shù)量較多，為確保檔案傳遞安全，經(jīng)多次溝通，山東旗幟軟件股份有限公司為我院提供上門服務。我院將掃描錄入場所設在人事檔案室所在樓層會議室，并調(diào)整門禁權限，僅有工作人員和我院指派的專門的檔案管理人員可以出入。2.配備專門檔案管理人員。我院始終把檔案安全放在首要位置，選配政治素質(zhì)好、責任意識強、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力出色、熟悉干部人事檔案管理和計算機使用的人員從事干部人事檔案數(shù)字化建設工作。在數(shù)字化實施過程中，檔案管理人員每天將需要處理的檔案運至數(shù)字化處理現(xiàn)場，同時與檔案處理現(xiàn)場負責人進行檔案交接手續(xù)。每天工作結束后，再由檔案管理人員檢查無誤后將檔案送回檔案室，掃描錄入完成后，對加工質(zhì)量進行終審驗收。因我院職務序列多，檔案材料復雜，工作人員在數(shù)字化過程中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)不同于其他掃描單位的情況，檔案管理人員及時解答、處理，保障數(shù)字化工作的順利開展。3.對干部人事檔案進行掃描錄入。山東旗幟軟件股份有限公司指派人員、自帶設備到我院指定的工作場所進行數(shù)字化加工服務，對符合入庫標準的干部人事檔案按照《檔案數(shù)字化加工服務協(xié)議》中約定的《檔案掃描技術質(zhì)量規(guī)范》進行掃描錄入，包括檔案拆分、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收等?！稒n案掃描技術質(zhì)量規(guī)范》對檔案數(shù)字化掃描成果，包括掃描產(chǎn)生的影像文件、索引信息等的質(zhì)量、內(nèi)容和形式都有明確規(guī)定。數(shù)字化工作過程中，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案完全對應，掃描分辨率不低于300dpi，并根據(jù)影像情況適當進行去黑邊、糾斜、除噪點等處理，保證影像圖片完整、影像字跡清晰。4.對檔案數(shù)字化掃描成果進行驗收。山東旗幟軟件股份有限公司利用大約兩個月的時間對我院370多卷檔案進行了掃描錄入。在工作人員進行掃描的過程中，我院專門安排兩名工作人員對每卷已完成檔案的掃描結果進行檢查，包括影像質(zhì)量、清晰度等，確保掃描結果與目錄完全對應，出現(xiàn)漏掃、多掃、圖像不清晰、掛接錯誤等問題及時溝通修正，確保數(shù)字化掃描成果能夠滿足我院未來識別的需要。所有檔案驗收完成后，為保證數(shù)字化檔案成果的安全，進行了服務器本地備份和移動硬盤兩份備份。

三、干部人事檔案數(shù)字化建設成果的利用

數(shù)字化檔案建設工作完成以后，根據(jù)中共濟南市委組織部關于印發(fā)《濟南市干部人事檔案集中管理暫行辦法》的通知要求，2019年3月，我院統(tǒng)一將機關和事業(yè)單位在編且在干部崗位的人員紙質(zhì)檔案共350余本移交濟南市干部人事檔案服務中心實行集中管理。市委組織部打造了云組工綜合分析應用平臺，我院的數(shù)字化成果已經(jīng)掛接到該平臺。通過其中的“濟南市干部人事檔案集中管控平臺”，可以在線查詢?yōu)g覽已經(jīng)移交檔案的數(shù)字化檔案，也可以在線打印。此后，新進人員的檔案和干部逐年形成的散材料，由我院審核整理后，移交濟南市干部人事檔案服務中心進行掃描掛接，很快我們就可以在濟南市人事檔案集中管控平臺查閱新移交檔案的數(shù)字化檔案，新移交的散材料也都被掛接到干部本人檔案中。干部人事數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)和濟南市干部人事檔案集中管控平臺，為我院做好干部人事檔案管理工作提供了極大便利：

（一）大大提高了查閱和利用效率。通過干部人事數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)和濟南市干部人事檔案集中管控平臺，已經(jīng)基本可以滿足對人事檔案工作的需要。如在“數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)”的“檔案材料審核”模塊，“查詢”位置，輸入人名，即可檢索出其檔案全部的JPG圖片，這樣在查閱檔案相關信息和打印檔案材料時，非常方便。如，根據(jù)市委組織部的要求，需要對我院干警2001年以后取得的學歷進行學歷認證，而部隊院校學歷在學信網(wǎng)進行學歷認證需要提交大量的材料，我院軍轉(zhuǎn)干部比較多，大專以上學歷也多，這樣在學信網(wǎng)進行學歷認證就要復印大量的檔案材料，工作量非常大。但我院進行干部人事檔案數(shù)字化后，每名干警進行學歷認證所需要的檔案材料，我們都可以通過系統(tǒng)打印，效率很高。目前學歷認證工作已全部完成。干部人事數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)優(yōu)點是查詢和打印速度快，缺點是單機版，僅掛接了在我院掃描時的檔案成果，此后移交的零散材料沒有掛接到系統(tǒng)中，無法查詢使用，內(nèi)容不夠全面。濟南市干部人事檔案集中管控平臺是網(wǎng)絡版，優(yōu)點是檔案內(nèi)容全面，但因電腦和系統(tǒng)配置原因查詢和打印速度較慢，工作中需要靈活使用。

（二）有效保護了紙質(zhì)檔案。干部人事檔案經(jīng)常查閱、借入借出、拆卷復印等，不僅不利于安全，還容易造成紙張的損壞、老化和丟失。我院干部人事檔案數(shù)字化完成后，大部分在職在崗人員的檔案已經(jīng)移交濟南市干部人事檔案服務中心實行集中管理，提供和利用以數(shù)字檔案為主，大大減少了對紙質(zhì)檔案的使用，有效保護了紙質(zhì)檔案。

（三）減少了檔案管理工作人員的工作量，提高了工作效率。因檔案數(shù)量多，檔案管理人員有時需查多個檔案柜才能找到某名干部的檔案，加上近年來，隨著查閱利用的需求增多，經(jīng)常需要拆卷復印大量的檔案材料，檔案管理人員疲于應付，工作的熱情和積極性受挫。干部人事檔案數(shù)字化實現(xiàn)集中管理以后，我院僅保管退（離）休、已故人員、工勤及其他人員的人事檔案，管檔數(shù)量大幅度減少。每年形成的零散材料移交濟南市干部人事檔案服務中心進行掃描、整理、裝訂，極大減少了我院檔案管理人員整理裝訂零散材料的工作量。同時，通過數(shù)字化檔案，基本可以滿足查詢和利用的需要，減少了翻閱和復印的工作量，檔案管理人員的工作效率提高，能夠更好地為組織人事工作和我院各項工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務。