新形勢(shì)下高校行政管理效能提升問題研究

文/無(wú)錫城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳羽茜

高校行政管理工作開展的主要目的，是幫助辦公室內(nèi)部人員組織、計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制、監(jiān)督內(nèi)部各項(xiàng)工作事宜。與此同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)化、信息化背景的影響下，高校行政管理工作模式、手段、理念、設(shè)備都應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行優(yōu)化。保證高校行政管理效能與高校實(shí)際發(fā)展需求的協(xié)調(diào)性，強(qiáng)化行政團(tuán)隊(duì)的工作能力。本文對(duì)新形勢(shì)下高校行政管理效能進(jìn)行分析，并且對(duì)今后工作效能的強(qiáng)化提出建議，保證行政管理工作職能在高校內(nèi)部充分發(fā)揮積極影響力。

一、高校行政管理工作概述

（一）對(duì)高校行政管理的具體工作內(nèi)容形成清晰的認(rèn)識(shí)。高校行政管理工作，是利用內(nèi)部賦予的行政管理權(quán)力，對(duì)校園各項(xiàng)事宜進(jìn)行管理的一項(xiàng)基本工作活動(dòng)。在長(zhǎng)期實(shí)踐發(fā)展的過程中，高校行政管理工作已經(jīng)形成系統(tǒng)的工作機(jī)制。并且，在高校辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)數(shù)量不斷擴(kuò)張的背景下，行政管理工作壓力也在不斷增加。涵蓋高校內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化教育、校園秩序、公共衛(wèi)生等多項(xiàng)辦公內(nèi)容?；诖耍嚓P(guān)人員應(yīng)利用現(xiàn)代化的系統(tǒng)工程思想與方法，針對(duì)高校行政管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化。避免高校內(nèi)部各項(xiàng)管理資源出現(xiàn)浪費(fèi)問題，強(qiáng)化綜合辦公效能。

（二）對(duì)高校行政管理的辦公模式進(jìn)行深入探析。可以將高校行政管理工作模式總結(jié)為以下幾點(diǎn)：傳統(tǒng)管理、科學(xué)管理、系統(tǒng)管理。傳統(tǒng)管理是高校行政管理的基礎(chǔ)形式，主要以行政學(xué)作為辦公室各項(xiàng)工作內(nèi)容開展的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)辦公組織的系統(tǒng)化、工作方法的程序化、管理事項(xiàng)的計(jì)劃化、工作要求的標(biāo)準(zhǔn)化。在上述各項(xiàng)要素的共同約束下，保證高校行政辦公工作權(quán)責(zé)分明，強(qiáng)化整體實(shí)效性?？茖W(xué)管理是20世紀(jì)50年代逐步興起的一項(xiàng)新型行政辦公管理模式。主要將科學(xué)管理與行為科學(xué)這兩項(xiàng)基本理論方法進(jìn)行融合，創(chuàng)新高校內(nèi)部的行政管理內(nèi)容。此項(xiàng)管理方法在應(yīng)用的過程中，將整體的行政管理工作分解為不同的小目標(biāo)，并為不同的工作目標(biāo)建立系統(tǒng)組織辦公機(jī)構(gòu)。一方面，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部行政辦公管理工作的流水線式作業(yè)，保證辦公室內(nèi)部人員可以有秩序、有計(jì)劃地開展整體工作；另一方面，該項(xiàng)管理方式充分研究辦公人員的心理學(xué)、社會(huì)學(xué)，對(duì)內(nèi)部行政人員的工作思想起到積極的激勵(lì)作用。系統(tǒng)管理內(nèi)部包含信息論、控制論、運(yùn)籌學(xué)等多項(xiàng)內(nèi)容。拓寬、深化高校內(nèi)部行政管理辦公的內(nèi)容，推動(dòng)行政管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）對(duì)高校行政管理的辦公職能進(jìn)行論述。從行政管理的工作特點(diǎn)來看，其在高校辦公室工作中的主要職能可以分為以下幾方面：計(jì)劃職能、組織職能、協(xié)調(diào)職能。不同的職能在實(shí)踐的過程中，可以發(fā)揮不同的工作效果。針對(duì)計(jì)劃職能來說，可以幫助高校內(nèi)部的辦公室人員制定校園工作計(jì)劃。與此同時(shí)，下達(dá)各項(xiàng)上級(jí)工作指標(biāo)，對(duì)內(nèi)部行政事宜進(jìn)行簡(jiǎn)單的決議與安排。針對(duì)組織職能來說，將行政制定的計(jì)劃與決策進(jìn)行綜合實(shí)踐，保證辦公室組織活動(dòng)的靈活運(yùn)用。保證內(nèi)部辦公人員選拔、調(diào)配、考核等各項(xiàng)管理工作的科學(xué)性。針對(duì)協(xié)調(diào)職能來說，依靠行政管理政策、法令、條例對(duì)辦公組織、辦公人員之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)。保證辦公室成員工作分配的合理性。貫徹落實(shí)權(quán)責(zé)統(tǒng)一的工作方式，保證預(yù)定行政管理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

二、新形勢(shì)下高校行政管理效能提升問題

（一）辦公室人員職能分配不明確。行政管理辦公室內(nèi)部人員職能界定的模糊，導(dǎo)致出現(xiàn)兩方面問題：一方面，淡化行政人員辦公工作意識(shí)，使其無(wú)法發(fā)揮自身崗位的工作作用。行政管理人員著重于自身的辦公管理責(zé)任，忽視高校“立德樹人”的核心管理基礎(chǔ)，導(dǎo)致工作中對(duì)高校辦公思想政治文化等方面的監(jiān)管產(chǎn)生缺失；另一方面，辦公室管理工作缺乏系統(tǒng)的約束機(jī)制，導(dǎo)致對(duì)行政人員的管理行為、管理思想無(wú)法進(jìn)行全面控制。部分人員產(chǎn)生懈怠的高校行政管理工作情緒，對(duì)自身工作內(nèi)容的重要性尚未形成清晰的了解。從而導(dǎo)致部分管理人員的工作態(tài)度不科學(xué)，對(duì)高校學(xué)生的學(xué)習(xí)行為、學(xué)習(xí)環(huán)境產(chǎn)生消極影響。管理人員在工作中無(wú)法以身作則，導(dǎo)致育人職能的缺失，行政辦公部門與其他教學(xué)部門工作的銜接性較低。

（二）辦公室管理團(tuán)隊(duì)素養(yǎng)不足。一方面，高校行政辦公室缺乏人員培訓(xùn)機(jī)制。導(dǎo)致行政人員工作的責(zé)任心、自覺性、能動(dòng)性不足，導(dǎo)致行政工作效率低下的問題；另一方面，高校行政辦公室缺乏人員考核機(jī)制。導(dǎo)致行政工作的內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制不足，人員在辦公過程中產(chǎn)生迷茫的工作心態(tài)。在上述兩方面的共同作用下，高校行政管理團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)力出現(xiàn)不足，對(duì)現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作不夠熟練，整體的管理工作處于遲滯的狀態(tài)。與此同時(shí)，高校辦公室行政工作內(nèi)部的現(xiàn)代智能化工作設(shè)備不足，嚴(yán)重阻礙相關(guān)人員工作效能的提升。

（三）辦公室管理工作流程繁瑣?，F(xiàn)階段，高校行政管理辦公機(jī)構(gòu)呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)。導(dǎo)致辦公室管理工作內(nèi)容過于繁瑣，在實(shí)踐的過程中，部分崗位呈現(xiàn)出重疊的工作狀態(tài)。一方面，辦公工作層級(jí)呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，導(dǎo)致各項(xiàng)舉措貫徹落實(shí)的過程中，信息傳達(dá)呈現(xiàn)出遲緩的特點(diǎn)；另一方面，各個(gè)辦公部門之間的權(quán)責(zé)界限不明。部分辦公室管理極易產(chǎn)生互相推諉的問題，不利于高校內(nèi)部師生日常工作的開展。與此同時(shí)，繁瑣的流程極易造成各個(gè)部門之間信息傳遞的遲緩，使各項(xiàng)管理信息、數(shù)據(jù)失去實(shí)效性。

三、新形勢(shì)下高校行政管理效能提升策略

（一）優(yōu)化高校行政辦公室管理內(nèi)容。首先，明確高校辦公室職能。辦公室是高校行政組織管理工作的綜合樞紐與核心。不僅承擔(dān)著高校內(nèi)部秘書性工作職責(zé)，也承擔(dān)著主要的行政事務(wù)。秘書性工作主要針對(duì)高校內(nèi)部的機(jī)要文件、文書整理、信息檔案等，具有較強(qiáng)的專業(yè)性與政策性。主要職能是為高校行政管理人員、領(lǐng)導(dǎo)人員提供直接性的信息數(shù)據(jù)服務(wù)。行政事務(wù)工作主要包含了后勤工作、財(cái)務(wù)工作等，具有冗雜性。主要職能是為高校全體師生提供后勤保障工作。其次，明確高校辦公室管理內(nèi)容。通過觀察發(fā)現(xiàn)，高校行政辦公管理內(nèi)容主要針對(duì)會(huì)議管理、文書檔案管理、信訪管理與后勤管理這四方面。保證上述管理內(nèi)容具有綜合性、輔助性、服務(wù)性的特點(diǎn)。幫助辦公室內(nèi)部人員處理各種各樣的行政事務(wù)。充分發(fā)揮其在行政工作內(nèi)部的管理作用與地位。再次，明確辦公室管理的程序與方法。保證辦公管理程序的合理性與規(guī)律性。除此之外，科學(xué)的辦公管理方法可以保證事半功倍的行政效率。這就需要高校辦公室內(nèi)部積極引進(jìn)運(yùn)籌學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、工程學(xué)、控制論、系統(tǒng)論等多項(xiàng)知識(shí)學(xué)科，保證行政管理工作效能迅速優(yōu)化。最后，明確辦公室管理技術(shù)的現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)。辦公技術(shù)現(xiàn)代化發(fā)展是提升辦公管理效益與效能的客觀前提，也是實(shí)現(xiàn)行政管理工作智能化、自動(dòng)化的物質(zhì)保證。其主要實(shí)踐核心就是依靠高效的智能科技技術(shù)，打破傳統(tǒng)的人力資源管理模式。通過電腦代替人腦，運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代通信技術(shù)，將辦公室內(nèi)部的簡(jiǎn)單事項(xiàng)交由文字信息處理機(jī)、高效多功能復(fù)印機(jī)、電子傳真機(jī)等設(shè)備。幫助高校行政管理人員建立健全人機(jī)一體化的辦公室管理機(jī)制。

（二）推動(dòng)辦公室自動(dòng)化管理。辦公自動(dòng)化是指高校內(nèi)部辦公人員利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果，借助先進(jìn)的辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)行政管理活動(dòng)的科學(xué)化、自動(dòng)化發(fā)展。主要工作目標(biāo)是優(yōu)化辦公質(zhì)量、強(qiáng)化辦公效率。為縮短高校辦公周期，本文對(duì)其系統(tǒng)層次進(jìn)行分析：當(dāng)前高校行政辦公室自動(dòng)化管理系統(tǒng)主要涵蓋了信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存這四個(gè)工作環(huán)節(jié)。與此同時(shí)，可以將其系統(tǒng)類型分為以下三種：事務(wù)型辦公系統(tǒng)、管理型辦公系統(tǒng)、決策型辦公系統(tǒng)。事務(wù)型辦公系統(tǒng)是行政辦公室管理活動(dòng)開展的基礎(chǔ)，以辦公活動(dòng)作為系統(tǒng)工作的切入點(diǎn)，涵蓋高校內(nèi)部文字處理、行文管理、郵件處理、人事管理、資源管理等多項(xiàng)工作內(nèi)容。管理型辦公系統(tǒng)主要功能是支持行政事務(wù)處理活動(dòng)的中層辦公系統(tǒng)。將辦公室內(nèi)部的支持控制活動(dòng)與管理信息系統(tǒng)進(jìn)行融合，保證高校行政事務(wù)的合理化。決策型辦公系統(tǒng)，主要以上述兩項(xiàng)基本辦公系統(tǒng)作為基礎(chǔ)。通過決策模型輔助行政管理人員實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的決策工作。現(xiàn)階段主要的辦公自動(dòng)化技術(shù)設(shè)備有文字處理技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)、多媒體實(shí)用技術(shù)。文字處理技術(shù)涵蓋文字信息處理技術(shù)、漢字輸入技術(shù)、處理軟件、校對(duì)軟件、排版印刷系統(tǒng)等。依靠漢字信息處理技術(shù)將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的漢字進(jìn)行信息化處理，通過中文平臺(tái)將漢字的代碼體系進(jìn)行轉(zhuǎn)換。依靠鍵盤輸入技術(shù)或者自動(dòng)輸入技術(shù)，保證行政管理人員實(shí)現(xiàn)對(duì)漢字信息處理技術(shù)的控制。數(shù)據(jù)處理技術(shù)涵蓋了數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件、全文檢索系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)開發(fā)工具軟件、電子報(bào)表軟件。輔助辦公室行政管理人員對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理。針對(duì)內(nèi)部辦公數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的信息檢索與查閱。保證辦公內(nèi)部各項(xiàng)行政內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化與模塊化發(fā)展，依靠自動(dòng)生成工具軟件完成編程的工作方式，取代傳統(tǒng)的辦公室人工編程勞動(dòng)模式。實(shí)現(xiàn)行政內(nèi)部各項(xiàng)報(bào)表信息的數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

辦公自動(dòng)化在高校內(nèi)部貫徹落實(shí)的過程中，應(yīng)當(dāng)遵循以下工作原則：1.提高高校領(lǐng)導(dǎo)人員與行政人員的思想認(rèn)識(shí)。培養(yǎng)其主動(dòng)性與創(chuàng)造性的工作作用，從本質(zhì)上改變其整體行政工作方式與行政管理方式。優(yōu)化自身的認(rèn)識(shí)，在高校辦公室內(nèi)部全面普及現(xiàn)代化設(shè)備以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)。使全體師生樹立辦公自動(dòng)化的工作意識(shí)，以更高昂的熱情支持高校內(nèi)部行政自動(dòng)化建設(shè)工作。2.提高高校行政管理人員的綜合素質(zhì)。一方面，重視管理人員的微機(jī)系統(tǒng)知識(shí)與微機(jī)操作技能；另一方面，完善高校行政管理人員的實(shí)踐操作能力，將計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程通信與行政管理工作進(jìn)行融合，避免產(chǎn)生低效的工作。3.保證辦公室內(nèi)部計(jì)算機(jī)設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)工作的順利進(jìn)行。一方面，保證行政辦公環(huán)境的整潔，避免外在不良因素對(duì)現(xiàn)代化辦公設(shè)備的運(yùn)行產(chǎn)生消極影響；另一方面，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)與監(jiān)測(cè)。發(fā)現(xiàn)故障，及時(shí)修復(fù)，為高校行政管理人員創(chuàng)造良好舒適的微機(jī)運(yùn)行環(huán)境與辦公環(huán)境。4.制定高校行政辦公室內(nèi)部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)近期與遠(yuǎn)期發(fā)展計(jì)劃。將資源的統(tǒng)籌規(guī)劃作為工作的切入點(diǎn)，在實(shí)踐中逐步從單機(jī)應(yīng)用延伸至網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，保證單機(jī)管理向網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展。逐步實(shí)現(xiàn)高校行政內(nèi)部層級(jí)管理的信息化、規(guī)范化發(fā)展。合理利用網(wǎng)絡(luò)辦公資源，高校保證技術(shù)、資金等要素的全方位支持。

（三）創(chuàng)新高校辦公室環(huán)境。辦公室環(huán)境是直接作用和影響高校行政工作過程的重要因素。從狹義的角度來說，辦公室環(huán)境主要指高校行政系統(tǒng)內(nèi)部的人文環(huán)境與自然環(huán)境。人文環(huán)境包括高校內(nèi)部的文化、教育等要素；自然環(huán)境包括行政辦公室內(nèi)部的建筑設(shè)計(jì)、室內(nèi)空氣、光照光線等要素。由此可見，辦公環(huán)境是一個(gè)復(fù)雜的開放系統(tǒng)，為保證高校行政辦公環(huán)境的合理性，必須對(duì)其主要類型進(jìn)行劃分。一方面，創(chuàng)新高校行政管理的職能環(huán)境。職能環(huán)境主要指高校行政辦公結(jié)構(gòu)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、目標(biāo)劃分、運(yùn)行情況。與此同時(shí)，涵蓋了辦公人員的人際管理與工作方法等；另一方面，創(chuàng)新高校行政管理的工作環(huán)境。主要指行政辦公活動(dòng)具體的場(chǎng)所與設(shè)備。與此同時(shí)，涵蓋了相關(guān)人員的行政工作狀況。一方面，避免高校內(nèi)部行政管理工作人員產(chǎn)生疲勞的工作情緒，使其在日常工作中保證自身良好的心理狀態(tài)；另一方面，重視培養(yǎng)辦公人員之間的互動(dòng)。除此之外，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化高校辦公環(huán)境的構(gòu)成要素：光線、聲音、空間、綠化。高校行政管理工作人員可以依據(jù)實(shí)際辦公需求建立開放式辦公室布局與封閉式辦公室布局。針對(duì)開放式辦公室布局來說，依據(jù)工作職能、行政活動(dòng)、技術(shù)分工確定辦公人員的辦公室格局。整體行政辦公環(huán)境一覽無(wú)余，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)信息流程的交流。不僅提高高校行政辦公室的空間利用率，減少行政工作人員的交流心理障礙。而且，易于行政管理人員對(duì)基層工作人員進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，直觀監(jiān)測(cè)高校行政工作情況。并且，實(shí)現(xiàn)集中化的行政事項(xiàng)處理與服務(wù)，便于現(xiàn)代化辦公設(shè)備的共享。針對(duì)封閉式辦公布局來說，可以滿足高校內(nèi)部行政人員單獨(dú)辦公、無(wú)噪音辦公的工作需求。在實(shí)踐應(yīng)用的過程中降低外部環(huán)境對(duì)行政管理人員產(chǎn)生的影響，保證工作人員可以集中注意力處理各項(xiàng)工作信息。具有較強(qiáng)的保密性，降低行政信息泄露的工作風(fēng)險(xiǎn)。在上述兩項(xiàng)布局的共同影響下，保證高校行政管理辦公人員工作情緒的穩(wěn)定性，為其提供適宜的辦公環(huán)境。在其貫徹落實(shí)的過程中，還應(yīng)充分考慮辦公環(huán)境創(chuàng)新的工作因素：第一點(diǎn)，保證高校行政辦公布局與人員工作流程、工作職能的協(xié)調(diào)性，各個(gè)部室之間具有較強(qiáng)的集中性、銜接性。第二點(diǎn)，充分考慮部門的職能特點(diǎn)，與師生頻繁接觸的行政管理部門應(yīng)便于人員流動(dòng)。第三點(diǎn)，充分了解高校行政管理部門的組織規(guī)模、人數(shù)、工作特點(diǎn)，保證辦公室布局類型與上述實(shí)際情況的一致性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新形勢(shì)下高校行政管理效能提升工作，符合當(dāng)代辦公管理工作需求。不僅可以優(yōu)化高校行政管理工作結(jié)構(gòu)，而且可以為全體師生創(chuàng)造優(yōu)越的服務(wù)系統(tǒng)。上述文章從辦公室環(huán)境、辦公室管理內(nèi)容、辦公自動(dòng)化這三方面，對(duì)高校行政管理的效能提升工作提出建議。保證高校教學(xué)工作與行政工作的協(xié)調(diào)性，實(shí)現(xiàn)高校管理模式的創(chuàng)新優(yōu)化發(fā)展。