新時(shí)代檔案個(gè)性化服務(wù)研究

■晏 周

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，當(dāng)前社會已經(jīng)進(jìn)入到了一個(gè)信息快速增長的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式已不能滿足用戶信息需求層次的變化，檔案信息化以其管理和利用的便捷性越來越受到各單位的重視。2019 年，中共中央印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨黨校（行政學(xué)院）工作條例》指出，黨校應(yīng)重視運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息的采集、整理和開發(fā)，積極推進(jìn)數(shù)字資源共建共享工作，充分發(fā)揮信息化在教學(xué)科研和日常管理中的重要作用。面對新時(shí)代對檔案工作者提出的新要求，本文以安徽省直機(jī)關(guān)工委黨校為例，就創(chuàng)新開展檔案個(gè)性化服務(wù)談?wù)勛约旱膸c(diǎn)粗淺認(rèn)識。

一、檔案個(gè)性化服務(wù)定義、特點(diǎn)和前提條件

黨校檔案既包括學(xué)員在校整個(gè)培養(yǎng)過程的真實(shí)記載，又涵蓋老師教學(xué)及科研成果等重要內(nèi)容，也能反映出教學(xué)管理人員科學(xué)管理的水平。在新時(shí)代，黨校的檔案人員應(yīng)不斷提高服務(wù)主動性，努力把握用戶需求，為他們提供定制服務(wù)，增強(qiáng)服務(wù)針對性，進(jìn)而更好地體現(xiàn)檔案的服務(wù)價(jià)值。

（一）檔案個(gè)性化服務(wù)的基本定義

檔案個(gè)性化服務(wù)是為用戶“量身打造”的信息服務(wù)，所有的服務(wù)都是根據(jù)用戶的設(shè)定或是通過滿足用戶需求的方式來實(shí)現(xiàn)。黨校檔案個(gè)性化服務(wù)就是學(xué)校檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，在對學(xué)員、教師及教學(xué)管理者需求特點(diǎn)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對相關(guān)的檔案資源進(jìn)行收集、分類和整理，主動向服務(wù)對象推送個(gè)性化信息服務(wù)，逐步滿足黨校教學(xué)科研和日常管理的實(shí)際需要。

（二）檔案個(gè)性化服務(wù)的特點(diǎn)

1.檔案個(gè)性化服務(wù)強(qiáng)調(diào)以用戶為中心。首先要明確用戶的實(shí)際需求，并在細(xì)微處體現(xiàn)為用戶著想的理念。區(qū)別于傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，檔案個(gè)性化服務(wù)注重用戶需求的收集、整理、分析，最后再進(jìn)行匹配和輸出，因此，數(shù)據(jù)的收集和分析在這一過程顯得尤為重要。其次與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，黨校建立學(xué)員個(gè)性化動態(tài)信息檔案，以學(xué)員、教師及教學(xué)管理者為中心，運(yùn)用現(xiàn)代信息處理工具，依托校內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)平臺，對檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)動態(tài)更新，從而達(dá)到黨校對學(xué)員培養(yǎng)過程的精確需要，逐步提升教師及教學(xué)管理者的工作實(shí)效。

2.檔案個(gè)性化服務(wù)依賴網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和條件下, 檔案人員不僅可以一如既往地為傳統(tǒng)對象提供服務(wù), 而且能使分類整理后的檔案信息被不同層次的用戶不受時(shí)空限制地實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索、享受實(shí)時(shí)服務(wù)。黨校檔案信息化致力將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，通過計(jì)算機(jī)管理方式對教學(xué)管理數(shù)字檔案進(jìn)行收集、整理、保管、查詢、利用等工作，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫，為開展檔案個(gè)性化服務(wù)、實(shí)現(xiàn)服務(wù)師生的目標(biāo)夯實(shí)基礎(chǔ)。

3.檔案個(gè)性化服務(wù)突出針對性。檔案用戶的多元化, 決定了檔案需求各有不同。這就要求黨校檔案部門要不斷加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)對檔案利用服務(wù)模式的提升，此時(shí)的檔案信息服務(wù)將與傳統(tǒng)的檔案調(diào)閱工作不可同日而語。檔案部門將主動獲取不同用戶的個(gè)性化信息需求，并通過互聯(lián)網(wǎng)和校園網(wǎng)絡(luò)平臺將查找到的信息及時(shí)推送給用戶，實(shí)現(xiàn)主動服務(wù)用戶的目標(biāo)。從這點(diǎn)不難看出，黨校檔案個(gè)性化服務(wù)既包含了檔案部門在創(chuàng)新科技手段幫助下，通過建立全新的個(gè)性化信息服務(wù)平臺，主動開展的針對性引導(dǎo)服務(wù)，還包含了按照師生提出的需求提供相應(yīng)信息服務(wù)的內(nèi)容。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案個(gè)性化服務(wù)的前提條件

政策引導(dǎo)、資金支持及技術(shù)保障等因素都是實(shí)現(xiàn)檔案個(gè)性化服務(wù)的前提條件。伴隨當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)作為黨校現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容和衡量黨校信息化水平的重要標(biāo)志，擺上了黨校領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程。黨校要把握這一機(jī)遇順勢而為，充分利用自身的人才和技術(shù)優(yōu)勢，在認(rèn)真聽取檔案主管部門和有關(guān)專家意見的基礎(chǔ)上，盡快構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)的檔案管理系統(tǒng)，以便為學(xué)校各方面工作提供更好的個(gè)性化服務(wù)。

二、實(shí)現(xiàn)檔案個(gè)性化服務(wù)面臨的困境

（一）檔案信息化建設(shè)推進(jìn)遲緩

目前，不少黨校對檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識不夠，沒有將檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)的“總盤子”同步建設(shè)和發(fā)展，而且管理體制過于單一，基礎(chǔ)設(shè)施比較薄弱。主要表現(xiàn)在檔案信息系統(tǒng)兼容性不足、信息化設(shè)備較為落后，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。在大數(shù)據(jù)時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展日新月異、硬件更新不斷加快的背景下，黨校應(yīng)當(dāng)在檔案信息化硬件配備上根據(jù)自身特色進(jìn)行選擇，不能一昧求新求好。在軟件方面，則要對檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)和方向有足夠重視，依托檔案數(shù)據(jù)核心進(jìn)行構(gòu)建研究，面對用戶群體較小的個(gè)性化服務(wù)，可選擇第三方云技術(shù)公司提供設(shè)備支持。

（二）檔案專業(yè)人才十分匱乏

長期以來，由于對檔案工作重視不夠和“看門守?cái)偂彼枷氲挠绊?，不少黨校專兼職檔案人員專業(yè)素質(zhì)較低，年齡偏大的同志對計(jì)算機(jī)知識知之甚少，這些都影響了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。為了適應(yīng)檔案個(gè)性化服務(wù)這一創(chuàng)造性和挑戰(zhàn)性并存的創(chuàng)新工作，首先要求黨校檔案人員通過崗位培訓(xùn)、技能實(shí)訓(xùn)、學(xué)習(xí)取經(jīng)等形式，不斷提升其業(yè)務(wù)水平、技術(shù)處理能力，積極創(chuàng)新檔案服務(wù)，切實(shí)提高檔案數(shù)據(jù)資源的利用率。其次，基于檔案個(gè)性化服務(wù)連續(xù)性和保密性的特點(diǎn)，黨校應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理理念，在優(yōu)化檔案人力資源配置的同時(shí)，注意保持檔案專業(yè)人才的相對穩(wěn)定，避免由于人員調(diào)整給檔案工作帶來不利影響。

（三）檔案信息安全面臨挑戰(zhàn)

開展檔案信息化建設(shè)，檔案信息系統(tǒng)安全和檔案信息內(nèi)容安全是值得關(guān)注的重要環(huán)節(jié)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，伴隨著檔案信息化的發(fā)展，檔案信息平臺暴露出數(shù)據(jù)意外損壞、數(shù)據(jù)遺失以及黑客攻擊、數(shù)據(jù)被非法獲取等安全問題，在黨校檔案信息化建設(shè)過程中也不可避免。眾所周知，黨校教學(xué)培訓(xùn)對象里有很大一部分學(xué)員來自省直單位各個(gè)不同的領(lǐng)導(dǎo)崗位，他們的相關(guān)檔案信息的開放利用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審查。為確保學(xué)員檔案信息安全保密，黨校在提供檔案個(gè)性化服務(wù)過程中應(yīng)當(dāng)采取嚴(yán)格的管控措施和技術(shù)手段及時(shí)排查隱患，確保信息安全，同時(shí)也應(yīng)防止相關(guān)檔案被過度信息化。

三、檔案個(gè)性化服務(wù)模式構(gòu)建

在當(dāng)今快節(jié)奏的生活方式下，人們對獲取信息的方便程度也有了新的認(rèn)識和需要。黨校構(gòu)建檔案個(gè)性化服務(wù)的目的就是通過檔案管理系統(tǒng)和黨校網(wǎng)站，讓用戶一次性輸入個(gè)人需求從而長久獲得個(gè)性化的檔案信息服務(wù)。個(gè)性化服務(wù)模式的構(gòu)建首先要符合以人為本的原則，將為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)作為檔案部門的工作重心。其次，個(gè)性化服務(wù)模式也要符合動態(tài)調(diào)整的原則，切實(shí)做到數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新。我們在構(gòu)建檔案信息個(gè)性化服務(wù)模式的過程中，應(yīng)當(dāng)特別注重各類數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容更新，并隨著用戶需求的變化及時(shí)更新模式，為用戶提供實(shí)時(shí)檔案信息服務(wù)。最后，個(gè)性化服務(wù)模式的構(gòu)建要符合開放包容的原則，檔案信息資源的高度開放是個(gè)性化服務(wù)的基本保障，沒有檔案的開放，利用和服務(wù)便無從談起。

根據(jù)以上構(gòu)建模式的原則，筆者初步設(shè)計(jì)出適合黨校檔案信息個(gè)性化服務(wù)的四種模式:

（一）數(shù)據(jù)庫定制個(gè)性化服務(wù)

這一模式主要是通過分析檔案信息資源的利用情況來完成，包括系統(tǒng)界面定制、系統(tǒng)資源定制和系統(tǒng)資源檢索定制三種形式。黨校數(shù)據(jù)庫定制個(gè)性化服務(wù)注重以人為本，分析的主要依據(jù)是學(xué)生進(jìn)校注冊信息的管理及相關(guān)資源的保留、共享等，也可以根據(jù)黨校教學(xué)、科研工作的需要, 對科研成果展示、名師公開課、精品課視頻進(jìn)行特色展示。教師的課件及研究成果、教學(xué)管理者的制度和流程、行為信息設(shè)置等內(nèi)容，以及整個(gè)教學(xué)管理全過程等信息服務(wù)類型和服務(wù)方式，都可以通過動態(tài)的數(shù)據(jù)庫定制高效優(yōu)質(zhì)的用戶界面和服務(wù)功能，以獲得“量體裁衣”的信息服務(wù)。為了給黨校不同的用戶提供準(zhǔn)確、快速的服務(wù)，使大家獲得更好的服務(wù)體驗(yàn)，各個(gè)數(shù)據(jù)庫之間實(shí)現(xiàn)管理統(tǒng)一，保持銜接順暢顯得尤為重要。

（二）信息推送個(gè)性化服務(wù)

推送服務(wù)模式需要黨校打造一個(gè)信息主動推送的智能平臺，該平臺應(yīng)針對不同用戶構(gòu)建用戶模型，盡力收集用戶可能會需要的信息，經(jīng)分析將經(jīng)過整理的檔案信息通過平臺自然呈現(xiàn)于用戶眼前。這些信息與用戶需求相吻合，用戶既可以借助平臺進(jìn)行交流，也可以隨時(shí)隨地收到自己想要的信息，極大提高了檔案信息的流通性。與此同時(shí)，平臺還可以提供推薦服務(wù)，推送服務(wù)器將匹配用戶的檢索命令與用戶數(shù)據(jù)庫, 然后將提取的結(jié)果傳送到檔案信息資源數(shù)據(jù)庫,最后將數(shù)據(jù)庫中對應(yīng)的檔案信息推送給用戶，充分體現(xiàn)了其智能化的優(yōu)勢。

（三）信息檢索個(gè)性化服務(wù)

為使檔案信息的獲取更加快速、準(zhǔn)確和便捷，信息檢索個(gè)性化模式要求黨校檔案部門開發(fā)高效的檢索工具，將檔案管理系統(tǒng)與黨校網(wǎng)絡(luò)平臺融為一體，檔案用戶再也不必親自到檔案部門去查閱檔案資料。鑒于有的用戶習(xí)慣用關(guān)鍵詞在平臺上檢索、造成查準(zhǔn)率降低的情況, 用戶普遍希望接入黨校網(wǎng)絡(luò)平臺的檔案管理系統(tǒng)登錄程序便捷、檢索服務(wù)高效,便于他們快速準(zhǔn)確獲得所需信息。個(gè)性化信息檢索功能就是用戶在黨校網(wǎng)絡(luò)平臺的檔案數(shù)據(jù)庫檢索界面上輸入要檢索的信息，隨后在充分集中各類檔案信息資源的基礎(chǔ)上，運(yùn)用現(xiàn)代信息檢索技術(shù)，對檢索的結(jié)果進(jìn)行匹配，并將檢索結(jié)果發(fā)送給用戶。黨校網(wǎng)絡(luò)平臺應(yīng)當(dāng)注重提升在線數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)的性能，不斷優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)主頁版面，完善檢索方式與途徑、檢索幫助與指南等相關(guān)模塊，為學(xué)校不同類別的用戶提供更準(zhǔn)確、更精準(zhǔn)的服務(wù)。

（四）遠(yuǎn)程利用個(gè)性化服務(wù)

為了更好地服務(wù)黨校中心工作，檔案部門可以在開展廣泛深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，推出符合學(xué)校管理需求的遠(yuǎn)程利用個(gè)性化服務(wù)。比如根據(jù)學(xué)員檔案管理的需要和發(fā)展,提供實(shí)時(shí)在線服務(wù)，方便學(xué)員辦理檔案借閱、歸還、借閱人查詢、分類查詢等。特別是在疫情期間，檔案部門可以通過電話、學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺、微信公眾號等渠道，充分運(yùn)用檔案信息化成果，按照權(quán)限管理的要求，為學(xué)員提供方便快捷的遠(yuǎn)程查閱和教學(xué)服務(wù)。此外，黨校在利用多媒體技術(shù)、開展遠(yuǎn)程音視頻服務(wù)、網(wǎng)上法治宣傳、舉辦網(wǎng)上展覽等方面也大有可為，通過擴(kuò)大檔案工作的影響，逐步提高全員檔案意識和法治觀念，充分發(fā)揮檔案資源的文化教育功能。

四、檔案個(gè)性化服務(wù)模式實(shí)現(xiàn)策略

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

對于傳統(tǒng)的黨校檔案工作來說，信息個(gè)性化服務(wù)是新生事物，如何將這項(xiàng)服務(wù)做好做出彩，是擺在大家面前的重要課題。因此，新時(shí)代黨校檔案工作者必須適應(yīng)新時(shí)代要求，圍繞學(xué)校中心大局，增強(qiáng)創(chuàng)新意識，關(guān)注用戶需求，以創(chuàng)新思維來激活檔案工作。以學(xué)生檔案管理為例，作為學(xué)生在校期間各科成績、黨性教育，外訓(xùn)活動中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，應(yīng)當(dāng)確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。因此，在開展學(xué)生檔案數(shù)字化過程中，檔案部門要確保存儲的電子文件內(nèi)容與紙質(zhì)文件內(nèi)容相統(tǒng)一，并采用現(xiàn)代技術(shù)手段保證電子文件在拷貝、傳送中保持原有的面貌。

（二）整合檔案資源，提升服務(wù)水平

檔案信息化建設(shè)作為黨校信息化建設(shè)的重要組成部分，要求黨校檔案部門對建校以來的檔案信息資源進(jìn)行分類整合，盡快完成海量信息的基礎(chǔ)梳理和數(shù)字化工作。為了更快實(shí)現(xiàn)檔案個(gè)性化服務(wù)這一目標(biāo)，從根本上改變傳統(tǒng)檔案工作效率低下和程序繁瑣的局面，黨校檔案部門需要大量采用現(xiàn)代信息技術(shù)，并依托學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺完成個(gè)性化、實(shí)時(shí)更新的檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，將經(jīng)過加工、有針對性的檔案信息及時(shí)呈現(xiàn)給用戶，切實(shí)提升檔案工作管理服務(wù)水平，充分滿足黨校師生員工對檔案信息特定的個(gè)性化、專業(yè)化需求。

（三）開展互動交流，加強(qiáng)協(xié)同合作

檔案個(gè)性化服務(wù)要求黨校檔案部門充分利用全省黨校系統(tǒng)的互動性屬性，在黨校檔案資源建設(shè)和服務(wù)需求征集上加強(qiáng)與用戶之間的信息交流和協(xié)同合作。檔案用戶可以根據(jù)自己的實(shí)際需求定制檔案信息服務(wù)，檔案部門針對用戶的個(gè)性特點(diǎn)以及定制的服務(wù)內(nèi)容，積極主動為用戶匹配最合適的資源并加強(qiáng)信息的動態(tài)調(diào)整。協(xié)同合作主要有以下三種路徑：一是加強(qiáng)內(nèi)部分工協(xié)作, 共同完善學(xué)校檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，共同開發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺；二是加強(qiáng)與兄弟院校合作，合作開發(fā)信息化處理工具、簽訂檔案異質(zhì)異地備份協(xié)議等,進(jìn)一步提升服務(wù)效能，保障檔案信息資源數(shù)據(jù)庫安全；三是與上級黨校以及同級黨校開展協(xié)同合作,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上服務(wù)平臺的互聯(lián)互通，提供“異地查檔,在線出證”等遠(yuǎn)程利用服務(wù)。

（四）突出平臺建設(shè)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

為了更好地發(fā)揮黨校檔案信息資源的作用，首先需要利用最新的科學(xué)技術(shù)來對網(wǎng)上服務(wù)平臺進(jìn)行及時(shí)的升級，完善現(xiàn)有功能、消除安全隱患、提高服務(wù)效率。其次要注意在構(gòu)建基于社會化媒體的檔案信息個(gè)性化服務(wù)模式的過程中，加快數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容更新步伐，要隨著用戶需求的變化來更新用戶需求模型，進(jìn)行跟蹤服務(wù)。最后檔案部門要想用戶所想，通過分析用戶特點(diǎn)預(yù)判其需求，努力實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)變被動為主動，全方位、多層次為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案用戶的實(shí)際需求也在悄然發(fā)生變化，檔案個(gè)性化服務(wù)能否有力有效，將對檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展產(chǎn)生影響。本文圍繞黨校檔案個(gè)性化服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)、服務(wù)模式以及實(shí)現(xiàn)路徑展開闡述, 以期更好滿足黨校不同檔案用戶的需求, 最大程度發(fā)揮檔案資源的社會價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。為更好地貫徹落實(shí)新修訂《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，黨校應(yīng)進(jìn)一步加大對檔案信息化建設(shè)的投入，在提高檔案人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)、加強(qiáng)檔案資源深層次開發(fā)的同時(shí)，不斷強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺的維護(hù)和監(jiān)管，準(zhǔn)確及時(shí)地處理信息安全暴露的問題和漏洞，實(shí)現(xiàn)為黨校用戶提供更加方便快捷服務(wù)的目標(biāo)。