管理落后導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)效益受損高校辦公室咋“接招”？

◎文 孫小程

高校辦公室行政管理工作中存在的不足

高校辦公室實(shí)質(zhì)上是高校的管理職能部門(mén)，但部分辦公室在管理職能方面尚存在諸多問(wèn)題，高校辦公室應(yīng)當(dāng)做好協(xié)調(diào)各院系間關(guān)系的工作，進(jìn)而確保各項(xiàng)活動(dòng)的順利開(kāi)展。但實(shí)際上，辦公室的協(xié)調(diào)作用發(fā)揮得并不充分，這也導(dǎo)致院系間的溝通交流以及活動(dòng)組織等受到限制，組織效率較低。

目前，不少高校辦公室在管理機(jī)制上存在問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是缺乏創(chuàng)新機(jī)制?，F(xiàn)階段，雖然大部分高校在教學(xué)和日常管理工作中進(jìn)行了創(chuàng)新和改革，且收效顯著。但在辦公室行政管理方面還缺乏有效的創(chuàng)新機(jī)制，導(dǎo)致高校辦公室在管理過(guò)程中問(wèn)題頻發(fā)。二是缺乏科學(xué)有效的激勵(lì)機(jī)制。由于辦公室屬于行政部門(mén)，工作內(nèi)容較為單一，導(dǎo)致部分職工存在“混日子”“低效工作”的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了管理工作的開(kāi)展，同時(shí)也在無(wú)形中增加了高校的經(jīng)營(yíng)負(fù)擔(dān)。三是規(guī)章制度的落實(shí)存在問(wèn)題。辦公室人員流動(dòng)性較大，各類(lèi)規(guī)章制度更新速度較快，如工作人員未能及時(shí)學(xué)習(xí)了解這些制度，則極易出現(xiàn)對(duì)政策理解誤解等問(wèn)題，嚴(yán)重的甚至可能帶來(lái)較大的經(jīng)濟(jì)損失。

辦公室是高校核心職能部門(mén)之一，但高校師生卻普遍對(duì)該部門(mén)不了解、不重視，不愿積極主動(dòng)配合辦公室相關(guān)工作或難以及時(shí)完成辦公室所分配的任務(wù)，導(dǎo)致高校辦公室的行政管理職能難以得到發(fā)揮。

為適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，需要高校辦公室轉(zhuǎn)變工作形式，比如將節(jié)能減排等理念貫穿于高校管理工作中，推動(dòng)高校信息化建設(shè)，普及無(wú)紙化辦公等。但由于部分人員不愿改變傳統(tǒng)辦公模式，消極面對(duì)改革創(chuàng)新工作，在較大程度上影響了信息化建設(shè)進(jìn)程，造成了高校資源浪費(fèi)、工作質(zhì)效較低，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)看，高校的聲譽(yù)、生源以及經(jīng)濟(jì)收益也會(huì)因此而受到影響。

此外，由于辦公室行政管理工作的內(nèi)容紛繁復(fù)雜，雖然大部分工作人員都明晰日常工作的價(jià)值，但卻往往由于執(zhí)行難度高、權(quán)責(zé)不明等因素而出現(xiàn)隨意疏忽、責(zé)任意識(shí)較低等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了行政管理質(zhì)效。

高校辦公室管理工作改革舉措

在行政管理工作中，高校辦公室要不斷提升自身的管理質(zhì)量。新時(shí)代，高校想要實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展，就需要為教師、相關(guān)職工以及學(xué)生群體提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，確保高校能夠得到源源不斷的優(yōu)秀學(xué)生。因此，首先要做好辦公室管理職能向服務(wù)型轉(zhuǎn)變的工作。其次，要強(qiáng)化辦公室對(duì)高校各個(gè)院系之間的協(xié)調(diào)功能，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，為院系之間的溝通和交流搭建優(yōu)質(zhì)服務(wù)平臺(tái)，營(yíng)造和諧的校園氛圍。再次，要健全辦公室的監(jiān)督和督辦體系。在辦公室的日常工作過(guò)程中，監(jiān)督和督辦體系的構(gòu)建有助于工作人員時(shí)刻保持警惕心理，激發(fā)其工作熱情，提高工作效率。

首先是完善管理機(jī)制，將各項(xiàng)責(zé)任制度落實(shí)到個(gè)人。高校辦公室在制定行政管理制度時(shí)要遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，大力宣傳普及規(guī)章制度，同時(shí)監(jiān)督管理人員履行好各自的職責(zé)，充分發(fā)揮帶頭作用，并且確保責(zé)任到人。在健全管理機(jī)制時(shí)還要重視監(jiān)督管理工作，制定科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)莫?jiǎng)罰機(jī)制，提高辦公室工作人員的責(zé)任意識(shí)和工作效率。

其次要健全激勵(lì)機(jī)制，并公平公正地執(zhí)行，激發(fā)工作人員的熱情和主觀能動(dòng)性。

第三是要構(gòu)建完善的教育培訓(xùn)機(jī)制。辦公室人員要想提高自身工作水平，推動(dòng)各項(xiàng)制度的實(shí)施需要提升綜合能力，不斷學(xué)習(xí)各類(lèi)知識(shí)。高校管理部門(mén)要重視教育培訓(xùn)工作，在高校內(nèi)部營(yíng)造出良好學(xué)習(xí)氛圍，鼓勵(lì)工作人員進(jìn)修，并給予一定的報(bào)銷(xiāo)比例，幫助他們樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，確保行政管理工作的良性發(fā)展。

高校在教育改革過(guò)程中所存在的問(wèn)題，有很大一部分是由于管理意識(shí)和水平不足所導(dǎo)致的。辦公室作為行政管理職能部門(mén)，不僅要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，更要為全校師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做好校內(nèi)各個(gè)部門(mén)間的協(xié)調(diào)工作?；诖?，需要各個(gè)部門(mén)對(duì)辦公室給予足夠的支持和理解。

辦公室行政管理人員要有全局意識(shí)，一切以高校的整體利益出發(fā)，做到公平公正，妥善處理各類(lèi)矛盾，爭(zhēng)取得到各部門(mén)的理解、信任與支持，并以?xún)?yōu)質(zhì)的服務(wù)在全體師生中彰顯出部門(mén)的價(jià)值。同時(shí)，高校也要做好師生的思想建設(shè)工作，使他們能夠深刻理解辦公室行政管理工作的作用，積極主動(dòng)配合辦公室的工作。

辦公室要重視對(duì)工作人員的思想教育工作，提高員工的責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)。通過(guò)定期開(kāi)展思想政治教育培訓(xùn)和專(zhuān)家講座等活動(dòng)，幫助職工掌握新工作方法，轉(zhuǎn)變落后的思想觀念，樹(shù)立新時(shí)代管理理念，促進(jìn)高校改革工作的順利開(kāi)展。

辦公室還應(yīng)秉承“以人為本”的管理理念，構(gòu)建校園信息化平臺(tái)，幫助部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)高效聯(lián)通，形成網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管和分級(jí)監(jiān)管相結(jié)合的新型管理模式。要充分重視信息化技術(shù)的作用，積極構(gòu)建以信息化為平臺(tái)的新型管理系統(tǒng)，以取代傳統(tǒng)的人工操作模式。同時(shí)還要做好辦公室人員的思想教育工作，使他們能夠以前瞻性的眼光來(lái)看待校園信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，并幫助他們掌握最新的信息化技術(shù)和行政管理知識(shí)，以滿足新時(shí)代高校行政管理需求。

綜上所述，現(xiàn)階段對(duì)高校辦公室行政管理工作提出了更高要求。這就需要辦公室不斷提升業(yè)務(wù)能力、堅(jiān)持理念創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，為高校的長(zhǎng)期穩(wěn)健發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。