新時(shí)代高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型問題探析

徐小琴 林 東 張 文

［提 要］現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展促進(jìn)了我國(guó)加速進(jìn)入大數(shù)據(jù)的數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代。為更好地滿足新時(shí)代高校學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際需求，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)顯得尤為重要。我國(guó)高校應(yīng)重視學(xué)生檔案管理數(shù)字化過程中所面臨的管理意識(shí)不強(qiáng)、隊(duì)伍建設(shè)薄弱、運(yùn)行機(jī)制不健全、配套設(shè)施不完善等問題，有針對(duì)性地采取相應(yīng)的優(yōu)化策略，有效提高學(xué)生檔案管理數(shù)字化水平。

高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是學(xué)校推進(jìn)“數(shù)字化校園”的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、全局性工作，完整的學(xué)生檔案能夠真實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況，為高等學(xué)校管理學(xué)生工作以及將來(lái)企事業(yè)單位做好人力資源管理工作帶來(lái)極大的便利，而檔案數(shù)字化管理在保護(hù)檔案原件信息以及提升管理效率過程中發(fā)揮著不可或缺的作用。高校應(yīng)重視學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中所面臨的問題和挑戰(zhàn)，積極采取有效措施，彌補(bǔ)漏洞，實(shí)現(xiàn)升級(jí)。檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型成功有助于高校妥善保存歷史遺留下來(lái)的檔案資料，使高校數(shù)字檔案建設(shè)更加信息化、科學(xué)化和規(guī)范化。

一、數(shù)字化轉(zhuǎn)型在高校學(xué)生檔案管理中的重要作用

（一）增強(qiáng)高校學(xué)生檔案信息的安全性和完整性

人才是我國(guó)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的骨干力量，也是企事業(yè)單位改革發(fā)展的主力軍，而高校學(xué)生檔案則為社會(huì)人才開發(fā)和管理提供了最原始且最真實(shí)的客觀記錄。完整的高校學(xué)生檔案反映了每一位接受高等教育的大學(xué)生在學(xué)校就讀期間的學(xué)習(xí)生活狀況和社會(huì)實(shí)踐表現(xiàn)，是企事業(yè)單位選拔人才重要的科學(xué)依據(jù)，也是新時(shí)代下高校學(xué)生管理和人力資源工作的重要組成部分。在數(shù)字化的新時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的將學(xué)生檔案放入牛皮紙檔案袋歸檔管理模式已經(jīng)滿足不了高校管理要求，因?yàn)檫@種模式存在諸多問題，比如，由于學(xué)生檔案材料包括在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲貸助、社會(huì)實(shí)踐、心理狀況、黨團(tuán)發(fā)展等等，隨著時(shí)間的累積，檔案袋中的材料越來(lái)越多，檔案整理存檔日益復(fù)雜繁瑣，將耗費(fèi)大量時(shí)間和空間。同時(shí)，紙質(zhì)材料極易破損，這些都加重了管理人員的工作強(qiáng)度，無(wú)法保障檔案信息的安全性和完整性，容易出現(xiàn)學(xué)生檔案信息缺失或者遺漏的現(xiàn)象。對(duì)此，建立學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型顯得尤為重要，通過運(yùn)用數(shù)字化管理學(xué)生的海量數(shù)據(jù)，在查閱檔案時(shí)可不用考慮時(shí)間、空間及地域等因素，保護(hù)了檔案信息的安全性。而且數(shù)字化查閱方式也減少了因?qū)n案原件的反復(fù)翻閱和多次復(fù)印所造成的損壞，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的無(wú)損“備份”，為學(xué)生檔案信息的完整性提供了足夠的保障。

（二）提升高校學(xué)生檔案管理的效率

學(xué)生檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型就是運(yùn)用掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、攝影、OCR、儲(chǔ)存與數(shù)據(jù)庫(kù)等現(xiàn)代化技術(shù)，將學(xué)生檔案進(jìn)行歸類與整理、統(tǒng)計(jì)與接受征集、研究與編輯、檢索與編目、各種服務(wù)的提供與管理維護(hù)，核心是把學(xué)生檔案資源載體轉(zhuǎn)變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化信息，提高了檔案管理的效率。數(shù)字化管理模式取代了以往的對(duì)學(xué)生檔案的手工搜集、整理、編號(hào)等方式，借助設(shè)備和檢索技術(shù)快速完成檔案原件信息的分類、整理、歸檔，極大地減少了檔案歸檔整理的時(shí)間和精力。另外，登錄專門的檔案信息管理系統(tǒng)，采用關(guān)鍵詞檢索就能夠快速查詢到所需要的數(shù)據(jù)資料文件，可以查閱從接受教育以來(lái)的最原始的人生軌跡。因此，檔案查詢網(wǎng)絡(luò)化可以最大程度地減少檔案管理人員的日常業(yè)務(wù)工作量，既滿足了學(xué)生、工作單位及管理人員的隨時(shí)查詢需求，又提升了高校學(xué)生檔案管理的水平和效率。

（三）節(jié)省高校學(xué)生檔案管理的成本與空間

數(shù)字化管理學(xué)生檔案可以定期過濾掉一些短期性、內(nèi)容重復(fù)的無(wú)效文件資料，隨之清理掉一些失效的紙質(zhì)文檔，保留重要且關(guān)鍵性的競(jìng)賽或者考核評(píng)估材料，將贅余的輔佐性材料進(jìn)行數(shù)字化歸檔后也可以適當(dāng)清理，極大地節(jié)省了檔案室的存放空間，有效地節(jié)約了學(xué)生檔案管理的成本與空間。另外，學(xué)校的教學(xué)教案、學(xué)科課題、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)競(jìng)賽由于跨度時(shí)間普遍較長(zhǎng)，統(tǒng)一收集紙質(zhì)材料的時(shí)候出現(xiàn)部分師生未能及時(shí)上交、上交時(shí)有錯(cuò)誤或者遺漏導(dǎo)致紙質(zhì)材料不完整、上交后整理歸檔混亂等情況，從而導(dǎo)致材料收集不全，后期分類、整理、歸檔的工作量相當(dāng)繁重。檔案管理如采用數(shù)字化升級(jí)形式，既可以通過線上檔案管理系統(tǒng)隨時(shí)跟蹤老師和學(xué)生提交相關(guān)教學(xué)教案、學(xué)科課題、創(chuàng)新性競(jìng)賽的材料，必要時(shí)方便及時(shí)聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人上交材料，也可以保證學(xué)校整體教學(xué)進(jìn)度有條不紊地進(jìn)行，學(xué)科課題按照預(yù)期計(jì)劃正常進(jìn)行，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)競(jìng)賽相關(guān)材料在規(guī)定時(shí)間內(nèi)順利完成。因此，依托高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以避免因材料眾多導(dǎo)致的歸檔混亂問題，既有效節(jié)省檔案管理的成本與空間，也有利于實(shí)時(shí)監(jiān)督學(xué)校教學(xué)和競(jìng)賽活動(dòng)的開展情況。

二、高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的主要問題

（一）數(shù)字化管理意識(shí)不強(qiáng)

要想提高學(xué)生檔案管理的工作質(zhì)量，加強(qiáng)工作人員和學(xué)生的檔案管理數(shù)字化意識(shí)是關(guān)鍵。目前，有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面更多關(guān)注的是學(xué)生的日常教育教學(xué)工作，重視教學(xué)成果，而忽視了高校學(xué)生檔案管理工作，對(duì)學(xué)生檔案管理數(shù)字化方面的認(rèn)識(shí)不足，大部分工作人員依然強(qiáng)調(diào)對(duì)紙質(zhì)檔案的收集整理，認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化檔案信息不安全，還未意識(shí)到數(shù)字化轉(zhuǎn)型管理對(duì)改善學(xué)校檔案管理效率的重要性。高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化意識(shí)不強(qiáng)的主要原因如下：一是部分學(xué)校主管部門檔案數(shù)字化管理意識(shí)淡薄。高校學(xué)生檔案主管部門通常將檔案管理當(dāng)作學(xué)校服務(wù)的一類輔助性工作，一般學(xué)生檔案在學(xué)校最長(zhǎng)保管不超過六年，認(rèn)為只要按基本要求保管好檔案即可。二是檔案管理工作者缺乏檔案管理數(shù)字化意識(shí)。大部分學(xué)生檔案集中放在各學(xué)院保管，輔導(dǎo)員是直接負(fù)責(zé)人，他們主要處理學(xué)生的行政管理事務(wù)或科研工作，檔案管理數(shù)字化方面的專業(yè)知識(shí)欠缺。三是學(xué)生對(duì)自己檔案不夠重視。檔案填寫都是學(xué)校負(fù)責(zé)整理以及核查，學(xué)生自我的存在感不強(qiáng)，填寫檔案時(shí)不夠細(xì)致負(fù)責(zé)，甚至不按規(guī)定進(jìn)行填寫。

（二）數(shù)字化管理隊(duì)伍建設(shè)薄弱

高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型離不開專業(yè)的檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍，其工作能力決定了學(xué)生檔案管理工作的水平。由于相關(guān)職能部門對(duì)檔案數(shù)字化管理的意識(shí)不強(qiáng)，從而數(shù)字化管理的隊(duì)伍建設(shè)并沒有得到足夠的重視。學(xué)校專職檔案管理人員普遍配備不足，當(dāng)前大部分學(xué)生檔案管理工作人員基本都是由輔導(dǎo)員或者其他教師兼任。輔導(dǎo)員管理學(xué)生檔案時(shí)，在第一學(xué)期新生入學(xué)時(shí)負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集高中檔案，平時(shí)比賽材料和其他重要性檔案材料都是由班干部幫助完成文件的匯總、整理、放置等工作。很多高校還是采用傳統(tǒng)的人工管理紙質(zhì)檔案，缺少檔案專業(yè)背景的數(shù)字化管理知識(shí)和技術(shù)，大部分檔案管理員都沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，本身的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)不高，已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)代學(xué)生檔案管理工作的需求，必然導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化進(jìn)程難以推動(dòng)，給學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型改革帶來(lái)了負(fù)面影響。加上高校學(xué)生檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，流動(dòng)性大，也影響了學(xué)生檔案管理的有序開展。

（三）數(shù)字化管理運(yùn)行機(jī)制不夠健全

目前，我國(guó)國(guó)家層面除了教育部和國(guó)家檔案局2008年制定的高等學(xué)校檔案管理辦法之外，并沒有針對(duì)高校學(xué)生檔案的具體管理辦法，缺乏統(tǒng)一的指南標(biāo)準(zhǔn)，從而直接導(dǎo)致學(xué)生檔案數(shù)字化管理的細(xì)節(jié)指導(dǎo)不到位，管理人員的具體職責(zé)無(wú)法明確，也就造成相關(guān)管理工作容易出現(xiàn)混亂局面。在學(xué)校層面也沒有建立一個(gè)相對(duì)嚴(yán)格的規(guī)章制度，使得很多高校只能根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合高校實(shí)際情況開展學(xué)生檔案管理工作，難以建立一套規(guī)范科學(xué)的高校學(xué)生檔案管理運(yùn)行機(jī)制，數(shù)字化管理機(jī)制更是涉及甚少，數(shù)字化程度較低。由于數(shù)字化管理機(jī)制的缺失，使得初期對(duì)高校學(xué)生檔案信息化管理在數(shù)字化存儲(chǔ)、保管、歸屬以及后期檔案數(shù)字化信息的借閱利用、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等方面存在不少問題，學(xué)校各主管部門在檔案數(shù)字化管理中，缺少有效的溝通和聯(lián)系，也缺少必要的考核和驗(yàn)收制度，存在由學(xué)生所在教學(xué)院系或?qū)W生工作處、研究生處等學(xué)生管理部門進(jìn)行多頭管理的現(xiàn)象，只有極少數(shù)高校將學(xué)生檔案歸口檔案管理部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。因此，在新時(shí)代背景下高校檔案數(shù)字化管理工作的運(yùn)行機(jī)制規(guī)范化還有待進(jìn)一步健全，以期實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理水平的顯著提高。

（四）數(shù)字化管理的配套設(shè)施不完善

檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)離不開先進(jìn)的高科技，比如對(duì)相應(yīng)的硬件、軟件的依賴。目前檔案管理職能部門提升了對(duì)數(shù)據(jù)化管理檔案的重視程度，但由于實(shí)施進(jìn)程中存在時(shí)滯效應(yīng)，尚無(wú)足夠的資金投入到檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，也缺乏對(duì)相關(guān)技術(shù)以及人才的引進(jìn)，這些都嚴(yán)重影響了檔案管理的軟硬件設(shè)備以及數(shù)據(jù)庫(kù)信息的更新速度。如果使用的軟硬件設(shè)備比較落后，或者軟件更新不及時(shí)，就很可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度無(wú)法達(dá)到數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基本要求；而如果檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息更新不及時(shí)，滯后性較為嚴(yán)重，如新增的學(xué)生黨員檔案信息沒有及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，則會(huì)導(dǎo)致學(xué)校部門之間、學(xué)校與用人單位之間的信息不對(duì)稱，進(jìn)而造成數(shù)據(jù)庫(kù)更新緩慢和人才管理效率低下。要想建立科學(xué)高效的檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫(kù)，就需要有關(guān)主管部門投入更多的人力、物力及財(cái)力，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)服務(wù)器和其他相關(guān)技術(shù)設(shè)備的覆蓋，進(jìn)一步推進(jìn)軟件與硬件的完美配合，達(dá)到檔案管理數(shù)字化信息的定期維護(hù)和優(yōu)化完善。

三、高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的優(yōu)化策略

（一）建立檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度

建立檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度是在新時(shí)代下提升高校學(xué)生檔案管理工作水平的重要前提，管理制度對(duì)具體工作起著指導(dǎo)監(jiān)督實(shí)施作用。應(yīng)創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理制度和管理方法，制定專門的《高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理辦法》，對(duì)數(shù)字化管理的原則、職責(zé)、范圍、內(nèi)容及要求等工作流程進(jìn)行細(xì)化統(tǒng)一，讓高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都點(diǎn)對(duì)點(diǎn)，有相應(yīng)的人員負(fù)責(zé)，借助法律法規(guī)約束，以提高學(xué)生檔案數(shù)字化管理的法制化、規(guī)范化、科學(xué)化水平和管理質(zhì)量。制定檔案數(shù)字化管理制度時(shí)，一方面，應(yīng)從實(shí)際的管理需求出發(fā)，突出現(xiàn)代化信息管理的理念，將數(shù)字化管理的技術(shù)方法與業(yè)務(wù)活動(dòng)充分結(jié)合，指導(dǎo)管理信息數(shù)字化系統(tǒng)的實(shí)際操作以及具體細(xì)節(jié)的調(diào)整；另一方面，應(yīng)確定各相關(guān)部門的管理職責(zé)，明確劃分不同專業(yè)與不同類型學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理歸屬，防止多頭管理。此外，還應(yīng)規(guī)定相關(guān)單位涉及學(xué)生檔案材料的數(shù)字化歸檔時(shí)間，確保按時(shí)按量收錄進(jìn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，保障高校學(xué)生檔案的連續(xù)性和完整性。

（二）壯大檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍

新時(shí)代下做好學(xué)生檔案數(shù)字化管理事務(wù)，為高校學(xué)生和企事業(yè)用人單位管理提供了科學(xué)依據(jù)。對(duì)此，各高校領(lǐng)導(dǎo)及教育工作者應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化管理工作的重要性，增強(qiáng)檔案數(shù)字化管理意識(shí)，而檔案管理隊(duì)伍是檔案數(shù)字化管理工作的主要負(fù)責(zé)人，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)變得至關(guān)重要。第一，成立專門的檔案數(shù)字化管理部門，在經(jīng)費(fèi)和人員上供給充足且穩(wěn)定。第二，構(gòu)建學(xué)生檔案數(shù)字化的濃厚氛圍。對(duì)檔案數(shù)字化管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)能力嚴(yán)格考核把關(guān)，注重管理人員熟知數(shù)字化管理方式的基本要求，定期更新和提高檔案管理人員的數(shù)字技術(shù)，安排檔案員學(xué)習(xí)并掌握“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作的新方法。第三，加強(qiáng)學(xué)生檔案數(shù)字化管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。開展校內(nèi)外學(xué)習(xí)交流，組織數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)工作，潛移默化提高管理人員數(shù)字信息技術(shù)意識(shí)，一步步普及檔案管理新型法規(guī)，引導(dǎo)管理人員熟練檔案數(shù)字化管理方法和基本流程。

（三）加大檔案數(shù)字化管理設(shè)備投入

數(shù)字化檔案管理模式是檔案管理行業(yè)的大勢(shì)所趨，這種模式可以免受紙質(zhì)檔案收集、整理、歸檔管理的弊端的影響，以網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)為跳板實(shí)現(xiàn)各部門間檔案?jìng)鬏攦r(jià)值，逐步形成更加科學(xué)有效的檔案信息檢索、供給機(jī)制。而切實(shí)加大檔案數(shù)字化管理設(shè)備的資金投入力度，是解決高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理問題的前提基礎(chǔ)。首先，建立健全專業(yè)性的檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)。應(yīng)完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，以滿足學(xué)校管理發(fā)展的需求，如結(jié)合教育教學(xué)檔案實(shí)際需要置辦必備的計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、掃描儀和檔案應(yīng)用軟件，定期更新維護(hù)檔案數(shù)字化管理的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)等設(shè)備，不斷進(jìn)行系統(tǒng)功能創(chuàng)新，優(yōu)化數(shù)據(jù)信息的運(yùn)算方式，從而保證教育教學(xué)檔案信息的時(shí)效性與安全性，并抵制不安全的訪問行為。其次，建立專門的檔案數(shù)字化管理場(chǎng)所。應(yīng)在財(cái)力和物力上全力支持保證數(shù)字化管理中的硬件條件，進(jìn)一步建立專門的相關(guān)場(chǎng)所來(lái)滿足高校檔案數(shù)字化管理需求。

（四）創(chuàng)建檔案數(shù)字化管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)

新時(shí)代高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要?jiǎng)?chuàng)新一種管理方式，即創(chuàng)建檔案數(shù)字化管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以期最大化數(shù)字化管理工作的效率。一是利用數(shù)字化技術(shù)重新整合學(xué)生檔案數(shù)據(jù)。在原始檔案的基本數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)上對(duì)相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性，保證資源在各部門、各學(xué)院師生之間的順暢流通。二是創(chuàng)建數(shù)字化檔案內(nèi)容專題數(shù)據(jù)庫(kù)。專題數(shù)據(jù)庫(kù)是指把學(xué)生大量的電子信息按照特定的專題系列進(jìn)行劃分歸屬，比如學(xué)生學(xué)籍類、黨員檔案類、教育教學(xué)類、科研競(jìng)賽類等等，分類存儲(chǔ)不同屬性的檔案數(shù)字化信息，這既有助于檔案管理工作人員對(duì)數(shù)據(jù)信息的整理分析，定期開展更新維護(hù)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)信息，也為教師和學(xué)生快速篩選與查看所需要的數(shù)據(jù)信息提供了充足的便利。三是創(chuàng)建學(xué)生學(xué)籍檔案綜合數(shù)據(jù)庫(kù)。學(xué)籍檔案包括學(xué)生在校就讀的基本個(gè)人信息、學(xué)號(hào)、在校期間的獎(jiǎng)懲情況等等，是學(xué)校檔案管理最重要的組成部分。采用數(shù)字化管理檔案模式就是在開學(xué)時(shí)將每位學(xué)生的紙質(zhì)檔案信息及時(shí)錄入數(shù)字化管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，為后期開展學(xué)生管理工作提供基礎(chǔ)性和輔助性材料，從而能提高學(xué)校學(xué)生檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量。