醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)踐研究

摘要：信息技術(shù)水平的提升為我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代，提供了新的機(jī)遇和方向，信息技術(shù)的有效應(yīng)用，對(duì)人們的生產(chǎn)生活產(chǎn)生了巨大的影響，在各行各業(yè)中應(yīng)用也更加廣泛。醫(yī)院在實(shí)際的運(yùn)營(yíng)與辦公過程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)的信息化水平?jīng)Q定了醫(yī)院的管理工作效率，能夠?yàn)獒t(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展提供支持。因此，該文介紹了OA系統(tǒng)的功能，分析了OA系統(tǒng)基本架構(gòu)，進(jìn)行OA辦公系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)，并提出醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，旨在為提高醫(yī)院信息化建設(shè)水平提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;辦公系統(tǒng);OA辦公系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：TP393? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2022）26-0083-03

信息化技術(shù)在醫(yī)療行業(yè)應(yīng)用中愈加廣泛，為提高醫(yī)院信息化水平奠定了基礎(chǔ)。醫(yī)院的日常辦公中涉及內(nèi)容較多，傳統(tǒng)的辦公模式無法滿足日益復(fù)雜的辦公需求，因此，應(yīng)積極引入OA辦公系統(tǒng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的信息化管理工作。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在提高信息化管理意識(shí)的同時(shí)，優(yōu)化OA辦公系統(tǒng)的功能，為醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升提供支持和保障。

1 OA系統(tǒng)功能

一方面，對(duì)于OA辦公系統(tǒng)來說，其最大的功能在于能夠進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的辦公，輔之以信息平臺(tái)的建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)不同部門之間信息、資源的共享。有助于醫(yī)院的規(guī)范化、科學(xué)化管理。在實(shí)際的應(yīng)用過程中，能夠有效控制醫(yī)院的日常管理成本，對(duì)提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益起到積極的作用。另一方面，OA辦公系統(tǒng)具有智能化、信息化的辦公特點(diǎn)，即能夠?qū)ο嚓P(guān)資料和文件進(jìn)行合理化的管理，幫助用戶通過檢索與查詢功能快速地找到相關(guān)信息，進(jìn)一步提升員工的工作效率和工作質(zhì)量。除此之外，當(dāng)遇到較難問題無法解決時(shí)，可以借助OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)信息的搜索，進(jìn)而幫助醫(yī)療人員解決工作中的問題。加之OA辦公系統(tǒng)信息化特點(diǎn)突出，所以能夠幫助員工實(shí)現(xiàn)線上的及時(shí)交流與溝通。當(dāng)辦公中遇到問題時(shí)，可隨時(shí)與線上人員溝通，以最快的速度解決問題。在醫(yī)學(xué)知識(shí)共享方面，OA辦公系統(tǒng)能夠借助信息化管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部的協(xié)同辦公。為用戶與工作內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限，便于工作內(nèi)容的記錄，提高工作進(jìn)度。同時(shí)，OA辦公系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)文件的跟蹤與流轉(zhuǎn)，使得工作人員能夠及時(shí)了解工作進(jìn)度，保證工作能夠順利完成。醫(yī)院的綜合內(nèi)網(wǎng)管理系統(tǒng)如圖1所示。

OA辦公系統(tǒng)的有效應(yīng)用，對(duì)醫(yī)院降低運(yùn)營(yíng)成本有積極的促進(jìn)作用，推動(dòng)醫(yī)院辦公系統(tǒng)的無紙化、信息化發(fā)展。OA辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化與信息化為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理提供支持和幫助。在轉(zhuǎn)變管理模式的過程中，提高醫(yī)院整體工作效率，避免醫(yī)院內(nèi)部的人力資源的消耗。OA辦公系統(tǒng)的便捷性與高效性能夠幫助醫(yī)院進(jìn)行文檔的科學(xué)化管理，確保醫(yī)院文檔信息的系統(tǒng)化與集中化管理，為用戶查詢資料和信息提供支持。由于OA辦公系統(tǒng)對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)要求較低，因而工作人員可以在任何地方進(jìn)行隨時(shí)辦公，使工作更加便捷。OA辦公系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)工作進(jìn)度的實(shí)時(shí)跟進(jìn)，有助于醫(yī)院業(yè)務(wù)的開展。在應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)過程中，為業(yè)務(wù)處理提供相應(yīng)的技術(shù)支持[1]。

2 OA系統(tǒng)基本架構(gòu)

OA辦公系統(tǒng)平臺(tái)主要是在分層、標(biāo)準(zhǔn)以及構(gòu)件的基礎(chǔ)上進(jìn)行基礎(chǔ)性的架構(gòu)，同時(shí)嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和原則，進(jìn)行大量構(gòu)件的安排，采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)編程系統(tǒng)進(jìn)行多樣化的展示。同時(shí)，OA辦公系統(tǒng)支持相關(guān)的系統(tǒng)操作模式，具有廣泛的應(yīng)用條件，未來發(fā)展前景也較為廣闊。除此之外，OA辦公系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)主要由3個(gè)邏輯層構(gòu)成，不同的邏輯層之間相對(duì)分離，在不同的層面均有定義完整的接口。其中，第一層為表示層，該層的主要作用在于為工作人員與用戶提供有關(guān)圖形界面，主要包括顯示數(shù)據(jù)系統(tǒng)。該界面業(yè)務(wù)流程與事務(wù)的處理主要是借助已規(guī)定完成的工作流程來實(shí)現(xiàn)的。OA辦公系統(tǒng)的中間層為邏輯層，在該層能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)代碼的獲取。而在表示層則能夠?qū)?shù)據(jù)格式化后進(jìn)行相關(guān)的顯示。由于對(duì)應(yīng)用邏輯層和用戶界面進(jìn)行了有效的分離，因而使得應(yīng)用設(shè)計(jì)靈活性也不斷增加。通過應(yīng)用邏輯層為表示層提供定義接口后，便能夠在應(yīng)用過程中能夠通過不改變應(yīng)用邏輯的背景下進(jìn)行圖形界面的選擇。以某醫(yī)院為例。在進(jìn)行OA辦公系統(tǒng)基本架構(gòu)采用的硬件配置（如表1所示），在硬件配置的基礎(chǔ)上進(jìn)行合理的優(yōu)化與升級(jí)，搭建科學(xué)的平臺(tái)架構(gòu)，為后期OA辦公系統(tǒng)的有效應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

3 OA辦公系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

3.1 登錄

OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院的有效應(yīng)用，能夠?qū)︶t(yī)院數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)化的管理與控制，提升網(wǎng)絡(luò)化辦公水平。通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，對(duì)醫(yī)院實(shí)際運(yùn)行中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范性的管理，既能夠提高醫(yī)院的管理效率，又能夠降低醫(yī)院的人力、物力成本，避免資源的浪費(fèi)，對(duì)優(yōu)化醫(yī)院辦公結(jié)構(gòu)有積極的促進(jìn)作用。與醫(yī)院實(shí)際運(yùn)營(yíng)方式相結(jié)合，在醫(yī)院的改革過程中，積極融入無紙化、網(wǎng)絡(luò)化的OA辦公系統(tǒng)。在員工的登錄模塊主要實(shí)現(xiàn)的是用戶登錄（如圖2所示）與用戶密碼修改，當(dāng)用戶順利登錄后，OA辦公系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別用戶自身的級(jí)別，為用戶進(jìn)行自動(dòng)分配系統(tǒng)權(quán)限。通常情況下，超級(jí)管理員能夠?qū)崿F(xiàn)員工初始密碼和賬號(hào)的設(shè)置，當(dāng)用戶收到初始密碼后，在登錄系統(tǒng)時(shí)會(huì)有強(qiáng)制更改密碼的提示，只有用戶修改密碼后并確認(rèn)密碼正確后，才能順利登錄到OA辦公系統(tǒng)中，再進(jìn)行相關(guān)的操作。通過上述登錄流程，可以最大程度地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息與用戶的有效管理。

3.2 用戶管理

在用戶管理模塊，主要包括兩部分內(nèi)容，即組織機(jī)構(gòu)管理和人員信息管理。由于醫(yī)院的用戶較多，為進(jìn)一步醫(yī)院內(nèi)部人員的協(xié)同辦公管理效率與工作效率，通常采用為系統(tǒng)用戶分配賬號(hào)的方式，使得用戶能夠隨時(shí)登錄OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行查詢工作內(nèi)容和業(yè)務(wù)信息。依據(jù)醫(yī)院的實(shí)際需求進(jìn)行系統(tǒng)信息的完善與優(yōu)化[2]。

3.3 授權(quán)管理

授權(quán)管理分為角色授權(quán)與人員授權(quán)兩個(gè)方面，其中，人員授權(quán)主要是指依據(jù)醫(yī)院內(nèi)容的員工進(jìn)行權(quán)限的分配，通過授權(quán)可以將用戶分為普通用戶、管理員以及超級(jí)管理員等。根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，在進(jìn)行OA辦公系統(tǒng)的授權(quán)管理模塊還相應(yīng)地設(shè)置了移動(dòng)辦公接口，能夠?qū)崿F(xiàn)用戶的遠(yuǎn)程自動(dòng)辦公，有助于員工對(duì)醫(yī)院相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)。加之OA辦公系統(tǒng)對(duì)時(shí)間與場(chǎng)所要求較低，因而當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，能夠隨時(shí)進(jìn)行辦公。

3.4 公文處理

公文處理模塊主要由流程審批等功能構(gòu)成，醫(yī)院日常要處理的數(shù)據(jù)較多，包含了大量的藥品信息以及病人病歷信息等。如果采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的方式進(jìn)行管理和流轉(zhuǎn)，不僅會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，還會(huì)降低工作效率。因此，OA辦公系統(tǒng)的有效應(yīng)用能夠有效地對(duì)文檔進(jìn)行分類保管，實(shí)現(xiàn)組織的合理性。通過流程的優(yōu)化與完善，為進(jìn)一步提高公文信息以及病歷信息的安全性和私密性，采用加密電子文檔的方式。工作人員能夠通過OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的高效搜索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)目標(biāo)信息的快速定位，避免時(shí)間的浪費(fèi)，提高了公文的處理效率。

3.5 業(yè)務(wù)自定義

依據(jù)醫(yī)院的實(shí)際需求，通常在OA辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)相應(yīng)的業(yè)務(wù)自定義模塊，有助于醫(yī)院工作人員隨時(shí)進(jìn)行在線交流，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)在線語(yǔ)音、在線視頻，最大程度提高工作人員的工作效率，節(jié)省大量的時(shí)間。醫(yī)院使用OA辦公系統(tǒng)的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)與專家、領(lǐng)導(dǎo)部門的直接溝通，及時(shí)反饋信息，為工作的順利開展提供便利條件。

3.6 周工作安排

作為各部門的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以借助OA辦公系統(tǒng)以周為單位進(jìn)行工作的安排，員工也能夠及時(shí)地接到任務(wù)，依據(jù)工作任務(wù)進(jìn)行工作的規(guī)劃，從而保證工作能夠在指定時(shí)間內(nèi)完成。在工作人員完成工作的過程中，OA辦公系統(tǒng)能夠自動(dòng)地形成相關(guān)的工作日志，保證上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)地查看工作完成情況與工作進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)工作的實(shí)時(shí)跟進(jìn)。工作人員在通過OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時(shí)，可利用信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的有效處理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)公文之間的有效流轉(zhuǎn)和跟蹤，及時(shí)對(duì)員工待完成的任務(wù)進(jìn)行提醒，確保工作內(nèi)容能夠按期完成[3]。

4 醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用

4.1 業(yè)務(wù)工作流程平臺(tái)

OA辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作平臺(tái)中能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院工作流程的有效制定，在相關(guān)部門審批流程后，能夠?qū)︶t(yī)院不同科室的工作內(nèi)容與職責(zé)進(jìn)行有效的劃分，使其能夠明確自身職責(zé)，保證醫(yī)院工作人員能夠在規(guī)定期間內(nèi)完成工作，提高工作效率。由于醫(yī)院業(yè)務(wù)較多、涉及范圍較廣，因而有效地應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)，能夠制定更具針對(duì)性的流程進(jìn)行業(yè)務(wù)的處理，加強(qiáng)OA辦公系統(tǒng)與醫(yī)院業(yè)務(wù)處理的有機(jī)融合。除此之外，OA辦公系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)不同系統(tǒng)的結(jié)合與應(yīng)用，保證醫(yī)院內(nèi)部系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的有機(jī)融合，從而建立更具信息化的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，保證醫(yī)院現(xiàn)代化信息水平的提升，實(shí)時(shí)追蹤數(shù)據(jù)信息，推動(dòng)各部門間數(shù)據(jù)的共享與交流。在業(yè)務(wù)的開展環(huán)節(jié)進(jìn)行OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，有利于加強(qiáng)員工的管理，同時(shí)對(duì)降低醫(yī)院的培訓(xùn)成本具有積極的意義。

4.2 內(nèi)部郵件平臺(tái)

OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院辦公中的有效應(yīng)用，使得醫(yī)院內(nèi)部能夠建立相應(yīng)的內(nèi)部郵件平臺(tái)，借助郵件平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部員工接、收發(fā)郵件，加強(qiáng)各科室之間的交流，對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作做到及時(shí)的回復(fù)。內(nèi)部郵件平臺(tái)的有效應(yīng)用使得醫(yī)院內(nèi)部的整體辦公更加的智能化、信息化，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)信息的傳遞，既降低了紙張的消耗，又最大程度地降低了醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本，同時(shí)提升了郵件的接、收發(fā)效率。除此之外，通過內(nèi)部建立郵件平臺(tái)的方式能夠有效防止網(wǎng)絡(luò)垃圾郵件的接收，避免內(nèi)部信息隨意傳播，推動(dòng)醫(yī)院內(nèi)部信息管理的規(guī)范性發(fā)展。

4.3 主業(yè)新聞平臺(tái)

為提升院內(nèi)的和諧氣氛，為員工提供良好、積極的工作環(huán)境和工作氛圍，OA辦公系統(tǒng)能夠依據(jù)醫(yī)院不同科室的自身特點(diǎn)和需求，進(jìn)行定制相關(guān)的信息板塊，同時(shí)為員工提供更多樣化的信息內(nèi)容，豐富員工的日常生活，擴(kuò)展員工視野，還能夠通過設(shè)置相應(yīng)的人事或行政新聞消息，進(jìn)行內(nèi)部消息的有效傳遞。設(shè)置分享、評(píng)論以及轉(zhuǎn)發(fā)等功能鍵，為員工的業(yè)余生活通過支持和動(dòng)力，也有助于工作人員了解醫(yī)院動(dòng)態(tài)[4]。

4.4 公文管理平臺(tái)

文件的規(guī)范性管理可以通過OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，借助專門的公文管理平臺(tái)，進(jìn)行文件的傳閱、發(fā)送和接收，節(jié)省了大量的時(shí)間，對(duì)工作人員快速查詢文件具有積極的意義。OA辦公系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)公文流轉(zhuǎn)流程的規(guī)范、包含批注與修改功能，能夠確保公文文件接收時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的整合、分類等。通常情況下，公文在發(fā)送前，需要進(jìn)行文件的擬定、文件的審核、文件的校驗(yàn)以及最后的簽發(fā)，簽發(fā)完成后再進(jìn)行打印整理和分送各個(gè)科室部門。在進(jìn)行文件的表單管理時(shí)，OA辦公系統(tǒng)能夠?qū)嵺`自定義的管理模式，對(duì)文件文號(hào)、流程以及模塊進(jìn)行統(tǒng)一化管理，無數(shù)量限制要求。依據(jù)用戶對(duì)文件的需求，OA辦公系統(tǒng)在不斷升級(jí)與更新的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)文件的跟蹤式管理，加強(qiáng)OA辦公系統(tǒng)對(duì)文件的修改、補(bǔ)發(fā)以及重發(fā)功能管理，使得文件更加規(guī)范、合理。比如：該系統(tǒng)涉及的公文管理公式為求和公式，該公式為[=SUM（K2：K56）]-對(duì)K2到K56區(qū)域的平均數(shù)進(jìn)行求取[5]。

5 結(jié)論

綜上所述，傳統(tǒng)的辦公管理主要以紙質(zhì)化的管理方式為主，在發(fā)展過程中已無法滿足醫(yī)院的現(xiàn)代化需求，因此，OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用必不可少。一方面，醫(yī)院需要樹立正確的辦公意識(shí)，轉(zhuǎn)變?cè)械霓k公管理方式，完善辦公系統(tǒng)功能的同時(shí)，加強(qiáng)信息化管理，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。另一方面，OA辦公系統(tǒng)在提升工作人員工作效率方面能夠發(fā)揮積極的作用，因而需要重視OA辦公系統(tǒng)的使用，提高醫(yī)院各科室協(xié)同辦公能力，實(shí)現(xiàn)資源價(jià)值的最大化，推動(dòng)醫(yī)院的良性發(fā)展。

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【通聯(lián)編輯：光文玲】

收稿日期：2022-05-16

作者簡(jiǎn)介：倪凌（1982—） ，女，江蘇南京人，碩士，高級(jí)工程師，主要研究方向?yàn)獒t(yī)院信息化及智慧醫(yī)院建設(shè)。