高校二級學(xué)院行政效率提升途徑研究

戴 薇

（中國地質(zhì)大學(xué)（武漢），湖北 武漢 430074）

新時代下，我國正處于推進(jìn)建設(shè)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科的關(guān)鍵歷史時期。2021 年是“十四五”規(guī)劃的開局之年，高校二級學(xué)院行政管理作為高校管理的重要構(gòu)成部分，應(yīng)當(dāng)依據(jù)文件要求，從二級學(xué)院行政管理工作實際出發(fā)，緊跟時代步伐推進(jìn)二級學(xué)院行政管理工作水平的提升。因此，如何提升高校二級學(xué)院行政管理效率成為當(dāng)下的重點(diǎn)研究課題。

1 新形勢下提升高校二級學(xué)院行政效率的重要意義

2021 年3 月12 日，新華社授權(quán)發(fā)布了《中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035 年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》中明確地提出了建設(shè)高質(zhì)量教育體系，并要求積極推進(jìn)“高等教育分類管理和高等學(xué)校綜合改革，構(gòu)建更加多元的高等教育體系”。在“十四五”規(guī)劃時期，高校高度重視二級學(xué)院管理，賦予二級學(xué)院更多、更大的自主權(quán)利。在此背景下，提升高校二級學(xué)院行政效率成為改革的關(guān)鍵內(nèi)容之一。其重要意義集中體現(xiàn)在：

第一，提升高校二級學(xué)院行政效率有利于促進(jìn)行政管理工作創(chuàng)新、推進(jìn)教育改革和創(chuàng)新發(fā)展。二級學(xué)院是與學(xué)生聯(lián)系最為緊密的環(huán)節(jié)，是落實高校教育改革與創(chuàng)新發(fā)展的主要力量。新形勢下，二級學(xué)院必須積極探索行政管理工作的新方法和新路徑，形成科學(xué)的教育理念和管理機(jī)制，契合高校發(fā)展特征形成科學(xué)的行政管理模式，才能應(yīng)對改革發(fā)展帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，為建設(shè)高質(zhì)量教育體系奠定堅實的基礎(chǔ)，帶動整個高校學(xué)術(shù)和管理的進(jìn)步和發(fā)展。

第二，提升高校二級學(xué)院行政效率有利于促進(jìn)高校內(nèi)生力的有效提升。新時代下，高校之間的競爭日漸激烈。因此，高校必須高度重視提升自身的內(nèi)生動力。二級學(xué)院作為高校管理的基礎(chǔ)，應(yīng)在對自身優(yōu)勢及特征進(jìn)行深入分析的基礎(chǔ)上揚(yáng)長避短，采取有效途徑提升行政管理效率，為高校人才培養(yǎng)、教育教學(xué)以及科研工作等提供良好的環(huán)境和資源支持，助力教育教學(xué)與科研質(zhì)量的提升，更好地培育一流的人才。

第三，提升高校二級學(xué)院行政效率是經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展對高校行政管理的客觀要求。新時代下，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)逐步由高速發(fā)展轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展。在推動經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的大背景下，高校作為人才培養(yǎng)和知識傳播的重要場所，在助力經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展中承擔(dān)著重要的角色。從高校內(nèi)部來講，二級學(xué)院是高校落實學(xué)生管理工作、教育教學(xué)工作的主力。二級學(xué)院是否具備較高的學(xué)術(shù)水平、管理水平，對二級學(xué)院人才培養(yǎng)、學(xué)術(shù)創(chuàng)新以及科研成果轉(zhuǎn)化等都有著直接的影響。

2 高校二級學(xué)院行政管理工作效率現(xiàn)狀分析

高校二級學(xué)院行政管理工作作為高校管理工作的重要內(nèi)容，理應(yīng)順應(yīng)時代的變化與發(fā)展，積極地深化改革。筆者通過分析高校二級學(xué)院行政管理工作效率現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)主要存在如下問題：

第一，編制縮減政策對二級學(xué)院行政效率產(chǎn)生影響。關(guān)于縮減或取消高校編制的想法最初是在2015 年提出的。近年來，全國各地高校積極推進(jìn)縮減事業(yè)編制的各項工作。例如，北京市、山東省等均正在推進(jìn)實施高校取消編制。高?？s減編制政策意在將尸位素餐的人淘汰出去，給予教師及行政管理工作者一定的壓力，從內(nèi)部形成促進(jìn)其進(jìn)步和發(fā)展的動力，激發(fā)其工作活力。但是，該項政策的實行不可避免也對高校辦公室工作人員的工作積極性以及人員穩(wěn)定性等造成影響，進(jìn)而影響辦公室行政管理工作效率。

第二，二級學(xué)院行政人員發(fā)展空間受限是影響行政效率提升的又一重要原因。行政人員自身發(fā)展問題是一個復(fù)雜的問題。行政人員自身待遇與其所處崗位有著緊密的聯(lián)系。受多種因素限制，許多行政人員在職位晉升層面通常停步于正科級。由于自身發(fā)展受到限制，行政人員工作熱情、工作效率以及工作質(zhì)量均會受到不同程度的影響。同時，一些學(xué)?？己宿k法上對行政人員工作績效優(yōu)秀與普通之間并無太大的區(qū)別，也在一定程度上挫傷了積極工作人員的積極性。此外，高校對二級學(xué)院行政人員成長與發(fā)展的關(guān)注不足，缺乏足夠的政策支持和傾斜，無法確保行政管理工作的穩(wěn)定和延續(xù)。

第三，高校二級學(xué)院行政人員素質(zhì)參差不齊。為保證二級學(xué)院行政管理工作的有序開展以及工作效率的有效提升，行政人員必須具備較強(qiáng)的思想政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及綜合素質(zhì)。目前，高校二級學(xué)院部分行政人員存在政治素養(yǎng)不足，對最新的時政動態(tài)關(guān)注不足，造成二級學(xué)院行政管理工作效率不高問題的出現(xiàn)。同時，部分行政人員存在缺乏正確的工作態(tài)度，遇事拖沓、缺乏主動工作意識、缺乏服務(wù)意識等問題，造成二級學(xué)院行政管理整體效率降低，對外聲譽(yù)較差。此外，行政人員綜合素質(zhì)不足也是影響二級學(xué)院行政管理工作效率和質(zhì)量的重要因素。例如，組織管理能力、協(xié)調(diào)能力、突發(fā)事件應(yīng)變能力等?？傊嵘咝６墝W(xué)院行政人員工作效率是提升高校行政管理工作水平必須研究的重要問題。

3 新形勢下提升高校二級學(xué)院行政效率的具體路徑

3.1 合理地引入崗位公開競聘機(jī)制，拓寬二級學(xué)院人才進(jìn)出界面

為提升高校二級學(xué)院行政工作效率，高校在二級學(xué)院行政管理中應(yīng)當(dāng)引入崗位公開競聘機(jī)制，形成以能力為決定因素的二級學(xué)院人才選拔和任用機(jī)制，為人才進(jìn)入二級學(xué)院提供一個公平競爭的平臺。在具體選聘過程中，應(yīng)注意如下幾個方面：

第一，應(yīng)注意引進(jìn)人才與二級學(xué)院辦公室工作實際需求的契合度。例如，二級學(xué)院應(yīng)要求參與競聘的人員必須具備較強(qiáng)的文字功底、社科專業(yè)學(xué)習(xí)背景、良好的語言表達(dá)能力、組織管理能力以及心理抗壓能力等；

第二，應(yīng)注重引進(jìn)人才與現(xiàn)有人才的有效搭配，形成人才的集群效應(yīng)，避免崗位重復(fù)錄用人才等可能造成行政效率降低的問題出現(xiàn)。例如，在選聘人才時，應(yīng)充分地從二級學(xué)院辦公室工作實際對人才能力結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)以及年齡結(jié)構(gòu)的要求出發(fā)，在崗位公開競聘過程中篩選合適的人才，切實做到人崗科學(xué)搭配。

第三，采取嚴(yán)格的考核方式。二級學(xué)院辦公室在招聘人才時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照考核程序，通過面試、技能考核等專業(yè)性的考核方式，避免各種因素對考核結(jié)果的干擾，選出真正有能力的人才。一般而言，競聘流程包括：發(fā)布通知、提出競聘需求、勝任力考察、專家小組討論確定、結(jié)果公示等步驟。

3.2 制定科學(xué)、合理、公平的考核辦法，客觀評價二級學(xué)院行政人才工作實效

高校二級學(xué)院行政人員考核工作是反映行政人員實際工作績效、二級學(xué)院行政管理工作運(yùn)行情況的主要途徑之一。同時，通過開展考核工作所獲得的考核結(jié)果，也為給予行政人員相應(yīng)的獎懲提供參考依據(jù)。在新形勢下，高校必須制定科學(xué)、合理、公平的行政人員考核辦法，依據(jù)科學(xué)合理的考核指標(biāo)，對行政人員的實際工作績效等內(nèi)容進(jìn)行客觀、科學(xué)的評估，從而反映出二級學(xué)院行政管理工作的實際情況。具體而言，應(yīng)從如下幾個方面入手：

第一，加強(qiáng)對二級學(xué)院行政人員日常工作情況的考核，確?？己私Y(jié)果的真實性、準(zhǔn)確性和客觀性。行政人員在日常工作中的表現(xiàn)最能夠反映出其工作態(tài)度、工作效率以及工作質(zhì)量等內(nèi)容。因此，在開展考核工作時，應(yīng)當(dāng)將出勤率、投訴率、任務(wù)完成率等納入考核指標(biāo)中。同時，可以通過引入一些融入大數(shù)據(jù)技術(shù)的記錄軟件等，實現(xiàn)對行政人員日常工作情況的準(zhǔn)確記錄和科學(xué)分析，實現(xiàn)對行政人員日常工作情況的綜合評估。

第二，采用多元化的評價主體，確保最終評價結(jié)果的客觀性和可參考性。在對二級學(xué)院行政人員進(jìn)行考核時，其考核主體應(yīng)當(dāng)包括行政人員自身、同級別的行政人員、行政管理人員以及不同級別的管理人員等。通過不同的評價主體依據(jù)嚴(yán)格的評價標(biāo)準(zhǔn)對行政人員的工作態(tài)度、工作績效等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行評價。

3.3 建立完善的獎懲制度和體系，有效地激發(fā)行政人員的積極性

高校二級學(xué)院通過制定完善的獎懲制度和體系，可以形成對行政人員的有效激勵，促進(jìn)其自覺地提升工作積極性，更加主動地參與行政管理工作，從而促進(jìn)行政效率的有效提升。具體如下：

第一，明確二級學(xué)院行政人員績效考核后的獎罰措施。對于善于運(yùn)用創(chuàng)新思路開展行政管理工作，且行政效率明顯提升的行政人員，高校二級學(xué)院應(yīng)當(dāng)及時作出相應(yīng)的表彰和獎勵。例如，公開標(biāo)準(zhǔn)等精神獎勵，績效補(bǔ)貼等物質(zhì)獎勵，職位晉升等成長激勵等。對于在行政管理工作中消極懈怠，得過且過的人員，高校二級學(xué)院應(yīng)及時開展批評教育，引導(dǎo)相關(guān)人員及時認(rèn)識自身的錯誤，形成危機(jī)意識。通過獎罰分明的措施，既保證二級學(xué)院優(yōu)秀行政人員的自信心和積極性，也及時發(fā)現(xiàn)并處理部分行政人員消極工作，職業(yè)倦怠等問題，從而確保二級學(xué)院行政人員的工作積極性。

第二，對二級學(xué)院中吸納的一些擔(dān)任行政工作的“1+3”輔導(dǎo)員、兼職輔導(dǎo)員、研究生助管，應(yīng)綜合考慮其身份的特殊性以及在行政管理工作中做出的成績等內(nèi)容，制定對應(yīng)的獎懲制度，既要關(guān)注到他們個體的成長和發(fā)展，也要充分地體現(xiàn)出行政管理崗位對能力的要求。通過這個過程可以有效地錘煉能力，促進(jìn)其成長和發(fā)展，也能夠發(fā)揮年齡優(yōu)勢、信息素養(yǎng)優(yōu)勢等，促進(jìn)二級學(xué)院行政效率的提升。

3.4 推進(jìn)二級學(xué)院行政標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)二級學(xué)院管理朝向規(guī)范化發(fā)展

為了盡可能地減少二級學(xué)院行政管理工作中出現(xiàn)失誤而造成損失，高校二級學(xué)院應(yīng)將行政標(biāo)準(zhǔn)化作為學(xué)院行政管理改革的重點(diǎn)內(nèi)容予以開展。具體而言：第一，突出服務(wù)意識。通過增強(qiáng)二級學(xué)院行政人員的服務(wù)意識可以確保行政管理各項工作開展遵循以人為本的服務(wù)理念，以二級學(xué)院的教學(xué)和科研為中心,時刻為師生提供應(yīng)有的服務(wù)，保障二級學(xué)院各項工作有條不紊地展開。第二，建立完善的培訓(xùn)機(jī)制。通過開展針對二級學(xué)院行政人員的培訓(xùn)工作，提升其行政管理工作水平，彌補(bǔ)現(xiàn)有人員在知識涵養(yǎng)、管理能力等方面的不足。通過培訓(xùn)提升行政人員的綜合能力，繼而通過提升行政人員綜合能力促進(jìn)二級學(xué)院行政效率的提升。第三，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，推進(jìn)行政管理信息化平臺建設(shè)，建立行政管理流程和操作指南，實現(xiàn)二級學(xué)院行政管理的自動化、智能化和高效化。通過發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢可以提升決策的準(zhǔn)確性、信息傳達(dá)效率以及行政人員與師生的溝通效率等。第四，通過建立起完善的權(quán)責(zé)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，確保二級學(xué)院行政管理工作中崗位分工科學(xué)合理、權(quán)責(zé)分明，確保行政管理各項工作高效率的開展和完成。同時通過有力的監(jiān)督機(jī)制，可以避免出現(xiàn)相互推諉、責(zé)權(quán)不清，實現(xiàn)有效監(jiān)督下二級學(xué)院各項工作行政工作的順利開展。

4 結(jié)語

總之，十四五時期，推進(jìn)高等教育分類管理和高等學(xué)校綜合改革已成為新時代高校的重要任務(wù)之一。在此背景下，高校必須高度重視二級學(xué)院行政管理改革和創(chuàng)新，從二級學(xué)院行政管理客觀實際情況出發(fā)，順應(yīng)新形勢下改革的要求，從崗位聘任、崗位考核、獎懲激勵以及行政管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)等多個層面入手提升二級學(xué)院行政效率，充分發(fā)揮行政管理工作在推動高校建設(shè)和發(fā)展中的重要作用。