以資源立館 以服務(wù)活館
——做好檔案資源建設(shè)和檔案開放工作

李友斌/臺州市檔案館

日前，臺州市檔案館印發(fā)《臺州市檔案館“十四五”行動計劃》，明確提出“資源立館” “服務(wù)活館”的工作要求。市檔案館緊緊圍繞這一要求，集中精力做好檔案資源建設(shè)，全面開展到期檔案、專題檔案、民生檔案數(shù)據(jù)接收和征集，夯實檔案工作基礎(chǔ)；加大檔案開放力度，優(yōu)化檔案公共服務(wù)，提高檔案服務(wù)質(zhì)效。目前，臺州市檔案館共有全宗283個，館藏檔案15.5萬卷75.3萬件；累計開放檔案案卷級0.9萬條、文件級21.6萬條。

1 “資源立館” “服務(wù)活館” 取得新成效

1.1 緊盯資源根本，暢通來源渠道，確保館藏持續(xù)豐富優(yōu)化

一是全面推進到期檔案接收。2021年是臺州市檔案資源建設(shè)年，市檔案館制定印發(fā)第七批檔案接收計劃，全面開展到期檔案接收工作。2021年，市本級完成41家單位文書和業(yè)務(wù)檔案18205卷85034件接收。2022年，將繼續(xù)推進到期檔案接收工作，預(yù)計接收55家單位約10萬件檔案。二是全面開展民生檔案數(shù)據(jù)歸集工作。根據(jù)省檔案館關(guān)于民生數(shù)據(jù)歸集的要求，2021年市檔案館對全市館藏民生檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計摸底，館藏民生檔案涉及47類，共126254卷225931件。為進一步擴大民生檔案數(shù)據(jù)歸集工作，市檔案館加大與市人力資源和社會保障局、市醫(yī)療保障局、市自然資源和規(guī)劃局等單位的溝通，將二輪土地承包、出生醫(yī)學(xué)證明、婚姻、醫(yī)保、社保、房改等民生檔案數(shù)據(jù)作為優(yōu)先接收內(nèi)容及時接收進館。計劃在年底前，初步建立民生檔案資源數(shù)據(jù)庫；在“十四五”末，建成民生檔案數(shù)字資源中心。三是全面開展專題檔案接收工作。根據(jù)國家、省的部署安排，市檔案館先后召開“三重一特”檔案接收征集推進會、“兩類檔案”接收部署培訓(xùn)會，組建疫情防控、共同富裕、碳達峰碳中和、數(shù)字化改革等檔案工作群，全力以赴開展專題檔案接收工作，及時布置相關(guān)要求，實時解決具體問題。2021年，完成脫貧攻堅、新冠疫情、援疆、大陳島墾荒精神等專題檔案接收，共接收紙質(zhì)檔案1.3萬件、聲像檔案5025件。2022年初，召開線上培訓(xùn)會，全面部署共同富裕、碳達峰碳中和、數(shù)字化改革、小微金改、黨史教育、中央環(huán)保督察等重大事項、重大活動專題檔案接收工作，館藏檔案資源得到進一步充實。四是全面加強數(shù)字資源建設(shè)。服務(wù)數(shù)字化改革大局，加快推進單套制歸檔試點工作，市本級現(xiàn)有5家試點單位正在組織實施試點各項工作。推進網(wǎng)頁信息、社交媒體、新聞報道等數(shù)字資源的采集，6月啟動民生檔案查檔直通車，以民生檔案利用為牽引，啟動民生檔案數(shù)據(jù)化工作。五是全面拓寬檔案資源征收集渠道。建立健全常態(tài)化檔案征收集機制，積極發(fā)揮征集宣傳專員隊伍作用，挖掘地方特色檔案資源，將“三個地”與“重要窗口”檔案作為重點征收集內(nèi)容。聯(lián)合市委宣傳部、市發(fā)改委等牽頭部門，出臺政策、制定制度，形成常態(tài)化征收集工作。積極加強與博物館、圖書館、教育基地、相關(guān)社會團體等單位溝通協(xié)作，加大與其他檔案館的檔案數(shù)據(jù)交換力度，深入挖掘臺州歷史檔案數(shù)據(jù)。

1.2 探索機制方法，規(guī)范開放審核，確保利用效能充分發(fā)揮

為認真落實新修訂《檔案法》，臺州市檔案館將檔案開放審核工作納入年度重點工作加以推進。2021年，市檔案館完成了1989—1995年共195個全宗、255662件檔案的開放審核工作。2022年，計劃完成1996—1997年共239個全宗、82890件檔案的開放審核工作。一是健全開放審核機制。及時調(diào)整和成立館開放審核領(lǐng)導(dǎo)小組和開放審核專班，全面領(lǐng)導(dǎo)和具體負責(zé)館藏檔案開放審核工作。出臺《臺州市檔案開放辦法》，明確開放審核、檔案解密等工作流程和開放審核標準，召開全市各綜合檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)研討會，統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范，確保步調(diào)一致。二是規(guī)范開放審核流程。為確保檔案開放審核質(zhì)量和安全，市檔案館探索形成了工作人員初審、處室復(fù)審、形成單位會審、領(lǐng)導(dǎo)小組終審、保密部門審查和檔案行政部門審批的“六審”檔案開放審核流程。三是加強開放審核隊伍建設(shè)。建立檔案開放審核專家?guī)?，采取以老帶新、一對一的模式培養(yǎng)開放審核隊伍；積極派人參加省檔案館跟班學(xué)習(xí)，定期召開全市檔案開放審核研討交流會；建立全市檔案開放審核釘釘群，及時交流開放中遇到的問題和分享好的經(jīng)驗方法，大力推進全市檔案開放工作。

2 圍繞“多”“實”“活” 勠力再奮進

2.1 在進一步做“多”檔案資源上下功夫

一是做好到期檔案接收工作。將檔案按時整理移交列入年度目標責(zé)任制考核內(nèi)容，加大檔案執(zhí)法檢查與檔案接收前端指導(dǎo)力度，對已到保管期限的檔案做到應(yīng)收盡收。對于一些保管條件比較差的機關(guān)單位，建立提前接收清單，加強提前接收指導(dǎo)，完成提前接收進館工作，確保檔案完整安全。二是豐富民生檔案資源。民生檔案種類多、分布廣、數(shù)量大、利用率高，做好民生檔案資源建設(shè)意義重大。根據(jù)國家檔案局和省檔案局提出的165種民生檔案數(shù)據(jù)名錄，市檔案館將進行全面梳理，根據(jù)輕重緩急列出計劃，全力做好民生類檔案接收進館工作。三是開發(fā)紅色檔案資源。深入踐行“紅色根脈強基工程”，積極挖掘臺州紅色檔案資源，把紅色檔案作為當(dāng)前檔案資源建設(shè)的重要內(nèi)容，聯(lián)合宣傳部門做好市級以上愛國主義教育基地紅色檔案收集工作，規(guī)范整理臺州紅色組織、紅色基地、紅色人物和紅色事件等紅色檔案資料，建立紅色檔案專題資源庫。四是加強新時代重要檔案資源收集。繼續(xù)高質(zhì)量做好脫貧攻堅和疫情防控“兩類檔案”歸集工作；圍繞市委深化“八八戰(zhàn)略”工作，指導(dǎo)和規(guī)范好重大專班檔案的收集、整理工作，確保重大活動檔案及時收集進館；圍繞臺州高水平建設(shè)民營經(jīng)濟示范城市，以民營企業(yè)檔案工作規(guī)范化創(chuàng)建為抓手，大力推動民營企業(yè)重要檔案接收進館，建成民營經(jīng)濟檔案資源中心。

2.2 在進一步做“實”檔案開放上下功夫

臺州市檔案館舉行抗擊疫情檔案接收儀式

一是加大檔案開放力度。認真總結(jié)近兩年檔案開放審核做法，進一步優(yōu)化檔案開放審核機制和流程，修訂印發(fā)《臺州市檔案開放管理辦法》，統(tǒng)一全市開放審核標準和辦法，推動全市檔案開放審核工作。二是提升檔案開放質(zhì)效。學(xué)習(xí)引入智能化檔案開放方法，建立檔案開放和控制“關(guān)鍵詞”庫，通過人工和智能相結(jié)合的方法，更準確更快速地完成館藏檔案開放工作。分層級做好開放檔案利用工作，通過民生檔案查檔直通車、機關(guān)檔案查檔直通車等多種渠道，最大限度地為社會提供檔案資源服務(wù)。三是擴大檔案開放范圍。在做好到期檔案開放工作的同時，著手啟動前期已開放檔案的重新開放審核工作，盡快完成以卷為單位開放檔案的重新開放審核工作，按照能開放盡量開放的原則，提升檔案開放率，“十四五”末全市檔案總體開放率將達20%以上。四是加強檔案開放培訓(xùn)。加大對縣（市、區(qū)）檔案館檔案開放培訓(xùn)力度，建立定期研討交流制度，充分發(fā)揮全市檔案開放專業(yè)組作用，開展“師徒結(jié)對”活動，通過“傳幫帶”加強檔案開放人才隊伍培養(yǎng)，全面提升檔案開放水平。

2.3 在進一步做“活”檔案服務(wù)上下功夫

一是發(fā)揮好檔案助力決策資政作用。緊扣黨委政府中心工作和重大決策部署，變被動等待為主動跟進，變事后歸集為全程服務(wù)，廣泛收集保存全市各級在忠實踐行“八八戰(zhàn)略”、奮力打造“重要窗口”過程中形成的檔案，積極探索檔案資源服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策機制，發(fā)揮好檔案存史資政作用。二是發(fā)揮好檔案助力鄉(xiāng)村共富作用。以古村落系列為抓手，進一步深化與中國人民大學(xué)的合作，開發(fā)“古村落數(shù)字資源采集與管理系統(tǒng)”，完成10個村落和4個專題數(shù)字資源采集，建設(shè)古村落數(shù)字檔案資源中心和古村落數(shù)字記憶體驗館，促進古村落保護和開發(fā)，助力鄉(xiāng)村發(fā)展。三是發(fā)揮好檔案助力鄉(xiāng)村治理作用。召開全市檔案工作服務(wù)農(nóng)村基層社會治理試點工作現(xiàn)場會，總結(jié)省級試點經(jīng)驗，開展市級試點工作，進一步推動試點工作提質(zhì)拓面；下發(fā)《關(guān)于進一步加強檔案工作服務(wù)農(nóng)村基層社會治理的實施意見》，加強黨對基層檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，完善基層檔案治理體系，大力推行基層檔案工作“村檔鄉(xiāng)管縣備”模式，積極探索“檔案+”服務(wù)農(nóng)村基層社會治理新路徑，用好用活檔案資源，服務(wù)黨委政府、社會和群眾工作，助力基層社會治理和現(xiàn)代化發(fā)展。