探索館藏檔案開(kāi)放審核模式建立多主體責(zé)任共擔(dān)機(jī)制

于曉艷/武義縣檔案館

新修訂《檔案法》規(guī)定，縣級(jí)以上各級(jí)檔案館的檔案，應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿(mǎn)二十五年向社會(huì)開(kāi)放。武義縣檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃指出，到期館藏檔案的開(kāi)放審核是推動(dòng)綜合檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作高質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。到2025年，武義縣檔案館到期需完成開(kāi)放審核的館藏檔案達(dá)200多萬(wàn)件，若完全依靠館內(nèi)現(xiàn)有力量，短期內(nèi)不可能完成如此繁重的任務(wù)；若依托檔案服務(wù)企業(yè)購(gòu)買(mǎi)第三方服務(wù)，需籌集資金逾693萬(wàn)元，現(xiàn)有財(cái)政資金難以負(fù)擔(dān)。如何啃下館藏檔案開(kāi)放審核這塊“硬骨頭”，武義縣積極探索館藏檔案開(kāi)放審核創(chuàng)新模式，充分發(fā)揮縣委辦（檔案局）的優(yōu)勢(shì)，組織檔案館全員參與開(kāi)放審核；認(rèn)真編制符合武義地方實(shí)情的檔案開(kāi)放審核標(biāo)準(zhǔn)和辦法，想方設(shè)法落實(shí)檔案形成移交單位初審、復(fù)審主體責(zé)任；加強(qiáng)審核人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織全縣檔案形成移交單位人員分批集中開(kāi)展到期檔案開(kāi)放審核，目前已完成58個(gè)全宗檔案的初審和復(fù)核。

1 檔案開(kāi)放審核創(chuàng)新模式探索與實(shí)踐

1.1 先行先試出經(jīng)驗(yàn)

為切實(shí)做好館藏檔案開(kāi)放審核工作，積極發(fā)揮檔案服務(wù)中心、服務(wù)大局的作用，武義縣檔案館組織全體工作人員探索館藏到期檔案的開(kāi)放審核新模式，多措并舉創(chuàng)新開(kāi)放審核工作。

一是建立健全工作組織和工作機(jī)制。建立了館開(kāi)放審核工作領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室，確立了全員參與的工作機(jī)制，館長(zhǎng)親自帶頭參與，每人分配1—3個(gè)全宗初審任務(wù)，確保檔案開(kāi)放審核有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展。

二是制定審核標(biāo)準(zhǔn)。組織人員認(rèn)真研究學(xué)習(xí)國(guó)家檔案局、省檔案館館藏檔案劃分控制使用范圍工作規(guī)范和檔案開(kāi)放審核工作規(guī)范，制定了《武義縣檔案館館藏檔案開(kāi)放審核工作規(guī)范》《武義縣檔案館館藏檔案劃分控制使用范圍工作規(guī)則（試行）》，確保開(kāi)放審核有規(guī)可依。

三是開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和研討。面向全館工作人員開(kāi)展開(kāi)放審核工作培訓(xùn)，熟悉檔案審核的要求、標(biāo)準(zhǔn)；舉辦蘭臺(tái)講壇，開(kāi)展開(kāi)放審核業(yè)務(wù)研討，提升了工作人員檔案開(kāi)放審核的能力和水平。

四是嚴(yán)格審核流程。由審核人員對(duì)檔案進(jìn)行初審，再由審核工作小組對(duì)初審結(jié)果進(jìn)行復(fù)審，經(jīng)過(guò)集體討論后送檔案形成移交單位征求意見(jiàn)，最終由檔案開(kāi)放審核領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審定，確保檔案審核工作有序、合規(guī)。

通過(guò)試點(diǎn)，武義縣檔案館共完成12個(gè)全宗、10.6萬(wàn)件到期檔案的開(kāi)放審核，檔案開(kāi)放審核業(yè)務(wù)能力得到顯著提升，積累了較多的經(jīng)驗(yàn)，為武義全面開(kāi)展館藏到期檔案的開(kāi)放審核、如期完成目標(biāo)任務(wù)做好準(zhǔn)備。

1.2 打造開(kāi)放審核新機(jī)制

今年武義縣檔案局、檔案館領(lǐng)導(dǎo)班子進(jìn)行了調(diào)整。之后，縣檔案部門(mén)根據(jù)新修訂《檔案法》中有關(guān)檔案開(kāi)放審核的要求，大膽提出多主體責(zé)任共擔(dān)推進(jìn)開(kāi)放審核的新理念新思路，進(jìn)一步強(qiáng)化多主體責(zé)任意識(shí)，提高基層檔案人員業(yè)務(wù)能力，克服財(cái)政資金不足的短板，加快檔案開(kāi)放審核進(jìn)度，推動(dòng)檔案館事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

一是落實(shí)主體單位法定責(zé)任。依據(jù)新修訂《檔案法》“館藏檔案的開(kāi)放審核，由檔案館會(huì)同檔案形成單位或者移交單位共同負(fù)責(zé)”要求，由縣委辦發(fā)文進(jìn)一步明確各方主體責(zé)任，建立檔案形成移交單位、檔案館、檔案局主體責(zé)任共擔(dān)的工作機(jī)制，即由檔案形成移交單位負(fù)責(zé)初審、復(fù)審工作，縣檔案館負(fù)責(zé)開(kāi)放審核工作規(guī)范和規(guī)則制定、工作方案編制和基層檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)、開(kāi)放檔案審定、目錄編制與公布等工作，檔案局負(fù)責(zé)開(kāi)放檔案的審批、監(jiān)督、檢查等工作，由此創(chuàng)建了館藏檔案開(kāi)放審核工作新模式，并將開(kāi)放審核工作列入年度檔案工作考核。

二是強(qiáng)化檔案人員培訓(xùn)。召集今年列入開(kāi)放審核單位的分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案員開(kāi)展檔案開(kāi)放審核專(zhuān)題培訓(xùn)，增強(qiáng)做好新形勢(shì)下檔案工作的責(zé)任感和使命感，確保他們熟練掌握檔案審核的要求與標(biāo)準(zhǔn)，為高質(zhì)量開(kāi)展館藏檔案開(kāi)放審核打好基礎(chǔ)。

三是集中審核、高效互動(dòng)。7月，檔案形成移交單位的檔案人員分批集中到縣檔案館開(kāi)展本單位到期館藏檔案開(kāi)放審核工作，縣檔案館業(yè)務(wù)工作人員現(xiàn)場(chǎng)跟班、及時(shí)指導(dǎo)，面對(duì)面地商討解決檔案開(kāi)放審核中遇到的問(wèn)題，有效提高了審核質(zhì)效。

1.3 新機(jī)制初顯成效

通過(guò)各單位共同努力，目前已有23個(gè)單位完成56.7萬(wàn)件初審、32.4萬(wàn)件復(fù)審任務(wù)，開(kāi)放審核率達(dá)38.57%，新機(jī)制取得成效明顯。

開(kāi)展全縣檔案員開(kāi)放審核專(zhuān)題培訓(xùn)

集中開(kāi)展開(kāi)放審核工作

一是武義縣檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃主要目標(biāo)任務(wù)有望按期完成，克服了檔案開(kāi)放審核資金困難的問(wèn)題。

二是檔案開(kāi)放審核質(zhì)量得以提高，各檔案形成移交單位熟悉本單位業(yè)務(wù)、歷史背景及工作現(xiàn)狀，對(duì)檔案是否開(kāi)放、何時(shí)開(kāi)放的把握更加精準(zhǔn)。

三是強(qiáng)化了基層單位檔案工作主體意識(shí)，提升了檔案員業(yè)務(wù)能力和水平，為武義踐行檔案工作“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”、推進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展打下基礎(chǔ)。

2 新機(jī)制實(shí)施中存在的問(wèn)題

一是劃控標(biāo)準(zhǔn)的掌握與實(shí)際使用較為困難。縣檔案館工作人員開(kāi)展如此繁重的檔案開(kāi)放審核是頭一次，檔案形成移交單位人員也是第一次從事檔案開(kāi)放審核工作，由于業(yè)務(wù)能力參差不齊、整體素質(zhì)有待提升，劃控標(biāo)準(zhǔn)的掌握與實(shí)際使用存在困難。

二是存在思想顧慮。檔案形成移交單位對(duì)館藏檔案開(kāi)放大多持謹(jǐn)慎態(tài)度，存在“多一事不如少一事”等消極思想，影響檔案開(kāi)放率。

三是需要縣檔案館負(fù)責(zé)開(kāi)放審核的檔案量較多，如改制企業(yè)、臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的檔案，這就需要縣檔案館通過(guò)購(gòu)買(mǎi)服務(wù)等其他途徑來(lái)完成，工作效率難以得到保障。

四是開(kāi)放檔案審定、目錄編制、公布、審批、監(jiān)督、檢查等工作流程不夠完善，需進(jìn)一步精心打磨。

3 做好后續(xù)工作的若干思考

3.1 強(qiáng)化檔案開(kāi)放意識(shí)

以全新的思維和視角審視檔案開(kāi)放，科學(xué)保管和充分利用檔案資源。應(yīng)加強(qiáng)各部門(mén)、各單位檔案開(kāi)放的意識(shí)，將此項(xiàng)工作列入考核，按照《政府信息公開(kāi)條例》《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》等的要求，明確非涉密檔案“存量重開(kāi)放”，切實(shí)提高檔案開(kāi)放的比例。

3.2 前置開(kāi)放審核工作

尚未移交進(jìn)館的檔案，由檔案形成單位或者保管單位負(fù)責(zé)完成開(kāi)放審核的初審、復(fù)審工作，并在移交時(shí)附上審核意見(jiàn)。新增的電子發(fā)文，在發(fā)文流程中增加檔案員開(kāi)放審核環(huán)節(jié)，在電子文件產(chǎn)生的初始階段即可完成開(kāi)放審核的初審，避免重復(fù)勞動(dòng)。

3.3 提升檔案開(kāi)放審核智慧化水平

目前各級(jí)檔案館普遍面臨如期完成館藏檔案開(kāi)放審核的壓力，急需成熟的智能化輔助手段，以高效率、高質(zhì)量完成存量檔案的審核。在縣域數(shù)字檔案一體化平臺(tái)和館藏系統(tǒng)中植入開(kāi)放智能審核組件，切實(shí)提升審核質(zhì)效。

已開(kāi)放檔案：《武義縣城北下山脫貧示范村簡(jiǎn)介》