淺談建筑企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)

曲芳萍

（通恒達(dá)利建設(shè)工程有限公司，陜西 西安 710021）

傳統(tǒng)建筑行業(yè)資產(chǎn)負(fù)債率高達(dá)65%以上，非常需要及時(shí)有效的財(cái)務(wù)管理信息，為管理者提供決策依據(jù)，降低成本和負(fù)債，提高企業(yè)競爭力。此外，建筑企業(yè)日常管理中的特點(diǎn)也亟需財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，如建筑企業(yè)普遍是跨區(qū)域施工，財(cái)務(wù)管理難度很大；部分建筑企業(yè)內(nèi)部各部門與財(cái)務(wù)部門配合工作時(shí)的信息溝通不夠，容易造成工作失誤或者返工；建筑行業(yè)現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)參與到企業(yè)全面預(yù)算和內(nèi)部控制中去等，這些都要求建筑企業(yè)盡快進(jìn)行財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。

一、建筑企業(yè)財(cái)務(wù)管理特點(diǎn)及實(shí)行信息化建設(shè)的必要性分析

（一）建筑企業(yè)財(cái)務(wù)管理特點(diǎn)

首先，管理者缺乏財(cái)務(wù)管理意識(shí)，舊觀念深，總是靠經(jīng)驗(yàn)判斷、思考問題。很多建筑企業(yè)管理者既對(duì)財(cái)務(wù)管理合法合規(guī)的要求理解不到位，又對(duì)財(cái)務(wù)管理可以節(jié)省成本、創(chuàng)造利潤認(rèn)識(shí)不深刻，粗淺的認(rèn)為財(cái)務(wù)管理工作就是記賬工作，使企業(yè)財(cái)務(wù)管理始終處于初級(jí)階段，信息化建設(shè)非常滯后。

其次，內(nèi)控制度不健全或形同虛設(shè)。建筑企業(yè)施工地點(diǎn)分散、距離很遠(yuǎn)，施工周期較長，過程管理較為困難，同時(shí)為了節(jié)約用人成本，現(xiàn)場施工管理中經(jīng)常一人身兼數(shù)職，同一個(gè)人既記錄又審核、既采購又領(lǐng)用，且企業(yè)很難定期抽查、復(fù)核現(xiàn)場勞務(wù)、材料等管理使用情況，使得財(cái)務(wù)部門完全依靠其他部門提供的單據(jù)、資料留存并記賬，財(cái)務(wù)監(jiān)督和控制的職能則無從談起。這樣很容易滋生腐敗、舞弊等各種違法違規(guī)問題，侵蝕企業(yè)利潤并帶來各種風(fēng)險(xiǎn)。管理者即使偶爾查出一些問題，也是治標(biāo)不治本，無法徹底解決問題。

最后，各項(xiàng)制度不完善甚至形同虛設(shè)。建筑企業(yè)管理相對(duì)粗放，管理者更注重現(xiàn)場施工進(jìn)度，忽略企業(yè)內(nèi)部管理特別是制度管理，如資金管理制度，缺乏專業(yè)性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門操作時(shí)沒有相應(yīng)的依據(jù)，無法發(fā)揮作用，只能依賴管理者憑感覺和經(jīng)驗(yàn)調(diào)配資金；合同管理制度缺失，建筑總包合同、勞務(wù)分包合同、材料采購合同等的審核、簽訂流程不完整，財(cái)務(wù)部門審計(jì)部門等都未參與，合同執(zhí)行時(shí)，各部門信息溝通銜接不完整不及時(shí)，造成財(cái)務(wù)部門與其他部門數(shù)據(jù)不匹配，導(dǎo)致操作失誤、重點(diǎn)遺漏，形成打亂仗的局面，追溯核查時(shí)又浪費(fèi)很多人力、物力和時(shí)間，給企業(yè)增加了不必要的成本，造成了不必要的損失；預(yù)算管理制度沒有得到重視，預(yù)算從編制到執(zhí)行再到考核都不規(guī)范，很多建筑企業(yè)預(yù)算做完后就束之高閣，預(yù)算管理從未發(fā)揮作用；采購管理制度等也存在類似的問題。

（二）建筑企業(yè)財(cái)務(wù)管理實(shí)行信息化建設(shè)的必要性分析

財(cái)務(wù)管理信息化并不僅僅指將各部門、各地區(qū)、各項(xiàng)目的財(cái)務(wù)錄入、核算、分析工作利用專業(yè)的自動(dòng)化系統(tǒng)來進(jìn)行，而是指建筑企業(yè)建立了完善的財(cái)務(wù)系統(tǒng)后，同時(shí)還要建立與自身企業(yè)特點(diǎn)相符合的多個(gè)信息化交互平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)上來完成企業(yè)各部門各業(yè)務(wù)所有信息的錄入、分析、匯總，并形成與財(cái)務(wù)信息的匹配。

建筑企業(yè)實(shí)行財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)非常重要：首先，財(cái)務(wù)管理信息的及時(shí)、有效、完整可以使管理者全面了解企業(yè)的經(jīng)營狀況和發(fā)展變化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、分析解決企業(yè)存在的問題，明確本企業(yè)的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，進(jìn)而合理配置各項(xiàng)資源，提高決策的科學(xué)性，逐步形成企業(yè)的核心競爭力；其次，全面打開各部門與財(cái)務(wù)部門之間的信息溝通通道，及時(shí)匹配各部門、各個(gè)流程節(jié)點(diǎn)信息，快速高效處理大量數(shù)據(jù)，避免人工計(jì)算的失誤，使財(cái)務(wù)人員從瑣碎、繁雜的工作中解脫出來，向管理會(huì)計(jì)的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體工作的高效、準(zhǔn)確；再次，信息系統(tǒng)可以減少人為操作，保證數(shù)據(jù)、資料和流程的全透明、全留痕，便于隨時(shí)核查往期信息。

二、建筑企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

首先，建筑企業(yè)管理層在信息化建設(shè)的認(rèn)知上停留在表面。雖然財(cái)務(wù)管理信息化、大數(shù)據(jù)管理等概念已經(jīng)逐漸被大家所熟悉，但是仍然有很多建筑企業(yè)在實(shí)際管理工作中以資金短缺、時(shí)間緊張、人員不夠、具體實(shí)施思路和細(xì)節(jié)不清楚等原因?yàn)橛刹⑽凑嬲鋵?shí)。過去簡單粗放的管理模式造成的行為慣性，沒有及時(shí)更改，對(duì)外界經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化、政策變化不敏感，都成為財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的阻力。

其次，沒有找到適合自己的一體化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。很多建筑企業(yè)的財(cái)務(wù)管理信息化要么只局限于簡單的財(cái)務(wù)軟件，沒有與其他部門數(shù)據(jù)集成，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門出具的數(shù)據(jù)與其他部門業(yè)務(wù)和進(jìn)度不匹配，很難系統(tǒng)覆蓋資金流之外的信息，導(dǎo)致數(shù)據(jù)喪失使用價(jià)值，匯總到管理者手里，無法發(fā)揮出信息管理的優(yōu)勢(shì)，甚至造成決策失誤，降低了管理者的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)判能力。要么盲目引進(jìn)一些大型財(cái)務(wù)軟件，因不適合自己的企業(yè)特點(diǎn)，導(dǎo)致軟件無法有效利用，很多功能浪費(fèi)、重復(fù)、使用價(jià)值偏低徒增成本。有的建筑企業(yè)引進(jìn)系統(tǒng)后，沒有在企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一思想，也未及時(shí)進(jìn)行全員專業(yè)培訓(xùn)，管理層和員工層沒有深入交流各自的需求、建議和困難，無法通過集體的智慧提高、優(yōu)化更適合自己企業(yè)的系統(tǒng)。

再次，對(duì)安全的重視不夠。因財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，在軟件使用過程中，數(shù)據(jù)信息游走在網(wǎng)絡(luò)之上，很容易遭到黑客或者病毒的侵害，造成系統(tǒng)本身的安全性得不到絕對(duì)保障；員工操作中的安全規(guī)范幾乎也都沒有明確的制度要求，很多員工缺乏安全意識(shí)，如賬號(hào)登錄使用完畢后不及時(shí)關(guān)閉、員工之間賬號(hào)互相使用、重要商業(yè)秘密不按照規(guī)范上傳等等，導(dǎo)致企業(yè)的信息存在被篡改、泄密等諸多風(fēng)險(xiǎn)。

最后，規(guī)?；l(fā)展對(duì)建筑企業(yè)提出的必然要求。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國家政策對(duì)建筑企業(yè)的要求越來越明確、規(guī)范，建筑成本也越來越透明，整個(gè)行業(yè)呈現(xiàn)出規(guī)?；l(fā)展的態(tài)勢(shì)，很多粗放型的小建筑企業(yè)要么被淘汰，要么選擇與其他企業(yè)整合，具有一定規(guī)模的建筑企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效管理，就必須在大量的信息中快速篩選出有價(jià)值的信息，同時(shí)降低工作強(qiáng)度，減少人工失誤和溝通成本，提高企業(yè)效益，普通的會(huì)計(jì)電算化信息單一、滯后，已經(jīng)不適應(yīng)發(fā)展要求，亟需財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。

三、影響建筑企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的因素分析

首先，缺乏專門的制度規(guī)范。很少有建筑企業(yè)從制度上去明確要求各部門上傳、集成的數(shù)據(jù)范圍以及各部門需要互通匹配的具體信息，也沒有在企業(yè)內(nèi)部明確管理者最終要求達(dá)到的信息化目標(biāo)，更沒有將目標(biāo)細(xì)化、分解到各部門各員工。而且財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)如果沒有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，責(zé)任如何劃分和績效如何考核，企業(yè)也往往沒有任何依據(jù)。在實(shí)踐中經(jīng)過大量的磨合后，如何定期提高、優(yōu)化系統(tǒng)，讓一體化的財(cái)務(wù)信息真正給企業(yè)發(fā)揮價(jià)值，也需要制度的要求和規(guī)范。

其次，嚴(yán)重缺乏專業(yè)型復(fù)合型的人才。企業(yè)內(nèi)部大部分財(cái)務(wù)人員對(duì)其他部門業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)軟件更新、互通的專業(yè)技術(shù)也不太熟悉；財(cái)務(wù)軟件公司人員熟悉軟件技術(shù)和一些通用的財(cái)務(wù)核算、數(shù)據(jù)共享的方法，對(duì)具體企業(yè)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)不熟悉；企業(yè)其他部門的人對(duì)財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)系統(tǒng)更是不了解，因此通過企業(yè)內(nèi)部盲目溝通、摸著石頭過河，或者在各種培訓(xùn)班進(jìn)行粗淺的學(xué)習(xí)，都很難幫助企業(yè)快速做出成績，如何通過各種方式引進(jìn)專業(yè)素質(zhì)過硬、工作能力強(qiáng)、管理思路開放清晰的人才幫助企業(yè)快速開展工作，這已經(jīng)成為財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中最重要的事情。另外，自己企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高也是難題，如果只是單純依賴外來人才，可能無法滿足企業(yè)的需要。

最后，缺乏全面統(tǒng)籌進(jìn)行財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的方法。想要完成適合自己企業(yè)發(fā)展需要的財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，要從多方面入手，但很多建筑企業(yè)并沒有明確的思路。如怎樣培養(yǎng)企業(yè)所有人的憂患、發(fā)展、合作的整體意識(shí)，其實(shí)意識(shí)的提高任重道遠(yuǎn)，舊習(xí)慣的改變需要時(shí)間，因此這是關(guān)系財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)發(fā)展方向的第一步；如何將企業(yè)明確的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，科學(xué)合理的細(xì)化分解到各部門再到各員工，相應(yīng)的績效考核怎樣做；在所有員工建言獻(xiàn)策的時(shí)候，怎樣在紛繁復(fù)雜的信息中提取有效信息，優(yōu)化財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)方案；如何深入研究本企業(yè)的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，根據(jù)管理需求，尋找適合自己的系統(tǒng)，并在實(shí)踐中不斷適時(shí)調(diào)整軟件硬件的合理配置等等，這些都需要科學(xué)的方法才能抓住本質(zhì)，解決問題。而這些問題的解決都需要花費(fèi)大量的時(shí)間和成本，需要企業(yè)管理者統(tǒng)籌安排必要的資金提供支持，設(shè)立相應(yīng)的部門和配置專業(yè)的人員，以及必要的培訓(xùn)和考核，有計(jì)劃、有步驟的采取相應(yīng)的措施，并不斷追溯檢驗(yàn)。這些工作的落實(shí)都是財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)。

四、建筑企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的對(duì)策

首先，建設(shè)過程中要有明確的制度要求，不能把事情停留在口頭上。要有具體的操作流程和追責(zé)條款，如明確要求哪些重要信息必須及時(shí)登記臺(tái)賬、上傳系統(tǒng)，隨時(shí)備查；哪些信息要各部門定期在系統(tǒng)中核對(duì)數(shù)據(jù)的匹配度；合同審核、支付審核等審核性質(zhì)的工作，流程怎樣設(shè)置等，如未按時(shí)完成或產(chǎn)生錯(cuò)誤，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。要做到精細(xì)化管理，讓所有部門所有人員有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)全過程、全員性控制，不留盲區(qū)。除了財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)本身的制度外，建筑企業(yè)還應(yīng)該完善資金管理制度、采購制度、合同管理制度、預(yù)算制度等所有與財(cái)務(wù)管理相關(guān)的制度，使企業(yè)整體達(dá)到規(guī)范、高效。

其次，重視專業(yè)人才。專業(yè)素質(zhì)過硬、責(zé)任心強(qiáng)的專業(yè)人才，可以在精神、態(tài)度、方法、專業(yè)等多方面帶動(dòng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展。因此，企業(yè)引進(jìn)人才時(shí)要設(shè)置專業(yè)要求，考量清楚后才能入職，入職后企業(yè)要高度重視人才的妥善使用，避免因溝通不暢造成員工頻繁離職。實(shí)際工作中，專業(yè)的員工必須首先進(jìn)行企業(yè)的全面了解，分析企業(yè)的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)等特點(diǎn)，與管理者深入交流，明確企業(yè)目標(biāo)和管理需求后出具書面報(bào)告。書面報(bào)告通過管理者審核后，專業(yè)員工要編制財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)的實(shí)施計(jì)劃，通過審批后有步驟的落實(shí)。在專業(yè)員工的工作過程中，企業(yè)要通過各種方法如監(jiān)督考核、薪酬獎(jiǎng)勵(lì)等激勵(lì)專業(yè)的人才最大限度發(fā)揮自己的價(jià)值，并通過“導(dǎo)師帶徒”等方式讓專業(yè)人才帶動(dòng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)，提高企業(yè)所有財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)，形成攻堅(jiān)克難、為企業(yè)奉獻(xiàn)的優(yōu)良企業(yè)文化。

再次，尋找適合自己的系統(tǒng)。不盲目投入、重復(fù)建設(shè)，也不局限于小問題的解決，在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新，如改善財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)的形式，在信息系統(tǒng)中增加非財(cái)務(wù)信息披露的版塊，這樣既可以全面、真實(shí)反映企業(yè)經(jīng)營情況，又可以防止相關(guān)人員肆意操縱財(cái)務(wù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供依據(jù)。但信息的披露要在政府出臺(tái)的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的規(guī)范下進(jìn)行，并在系統(tǒng)中設(shè)置各級(jí)別相應(yīng)的權(quán)限。

專門建立資金管理信息系統(tǒng)版塊，使管理者隨時(shí)掌握企業(yè)資金狀況，合理配置企業(yè)資金，提高資金使用效率，降低資金使用成本，提供企業(yè)效益。

為保證財(cái)務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息的真實(shí)準(zhǔn)確、及時(shí)完整，可以在信息系統(tǒng)中加入內(nèi)審環(huán)節(jié)，設(shè)立獨(dú)立的、專門的審計(jì)部門參與日常審核和定期審計(jì)，并將審計(jì)結(jié)果書面記錄并納入員工績效考核。

建立合理的全面預(yù)算控制體系，因建筑企業(yè)經(jīng)營過程中，政策變化、疫情等不可抗力、新投資項(xiàng)目、施工現(xiàn)場管理等不可控因素較多，即使考慮非常全面的預(yù)算，在執(zhí)行中往往也會(huì)出現(xiàn)與預(yù)算不一致的情況，甚至造成財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的摩擦。為了減少內(nèi)耗，提高效率和效益，企業(yè)應(yīng)該抓大放小，注重過程分析、結(jié)果影響和預(yù)算編制方法迭代，使預(yù)算體系真正為企業(yè)健康運(yùn)行發(fā)揮正面效益。

建筑企業(yè)物資和勞務(wù)的管理是兩個(gè)重要板塊，建立供應(yīng)商、勞務(wù)分包企業(yè)信息庫，甄別高品質(zhì)合作伙伴，進(jìn)行集中采購，可以有效降低試錯(cuò)成本。同時(shí)使用ERP系統(tǒng)將物資采購、領(lǐng)用、庫存等數(shù)據(jù)信息及時(shí)錄入，并定期與預(yù)算中的施工進(jìn)度數(shù)據(jù)匹配復(fù)核，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)制定、修正現(xiàn)場施工管理辦法。

在信息系統(tǒng)中進(jìn)行各部門的合同會(huì)審以及合同執(zhí)行過程動(dòng)態(tài)管理，隨時(shí)關(guān)注合同的履約進(jìn)度、變更、資金支付等情況，將施工過程中的合同風(fēng)險(xiǎn)、工程風(fēng)險(xiǎn)控制前置。

如最終能將OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等與財(cái)務(wù)系統(tǒng)打通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，并在實(shí)踐中不斷根據(jù)環(huán)境和企業(yè)發(fā)展變化優(yōu)化調(diào)整，那財(cái)務(wù)管理信息化將對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生巨大的價(jià)值。

最后，加強(qiáng)安全防范措施。通過網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、防火墻升級(jí)、內(nèi)部數(shù)據(jù)加密等手段隔絕外部攻擊，保證辦公室電腦系統(tǒng)安全。根據(jù)企業(yè)的組織架構(gòu)及職位權(quán)限劃分網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的共享級(jí)別，防止數(shù)據(jù)大范圍泄露。簽訂保密協(xié)議、重要部門安裝攝像頭實(shí)時(shí)監(jiān)控等，防止因系統(tǒng)問題導(dǎo)致信息外泄，同時(shí)防止因人的問題導(dǎo)致公司商業(yè)秘密的外泄。

五、結(jié)束語

建筑企業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)中占有重要地位，加強(qiáng)建筑企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，在激烈的市場競爭中，提高管理層的決策能力、防風(fēng)險(xiǎn)能力，保障企業(yè)健康、平穩(wěn)的發(fā)展壯大，也依賴于一體化的財(cái)務(wù)管理信息，建筑企業(yè)的管理者應(yīng)積極接受經(jīng)濟(jì)發(fā)展和行業(yè)發(fā)展提出的新要求，充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的重要性，將財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)落到實(shí)處。雖然目前面臨著人才匱乏、系統(tǒng)安全等種種問題，但是隨著科技的發(fā)展，教育的進(jìn)步、行業(yè)的變化以及人們觀念的轉(zhuǎn)變，這些問題都會(huì)逐一解決。