航天科研生產(chǎn)電子文件單套制管理

李翼翔、董志梅、秦冰玥、任曉斐、楊馳 /北京航天長征飛行器研究所

伴隨科技飛速發(fā)展，電子文件和電子檔案日益成為信息記錄、傳遞、交換和利用的主要方式，也成為航天檔案重要的組成部分。由于電子文件容易被篡改且高度依賴讀寫設備，其安全性、完整性、真實性和可用性與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比風險較高。因此，為了保證安全利用，重要電子文件一般會轉(zhuǎn)存為紙質(zhì)文件，進行紙質(zhì)、電子同時歸檔，雙套管理。雙套制是電子檔案管理初期技術不成熟下的權宜之舉，同樣的檔案進行紙質(zhì)電子雙套管理，浪費了管理時間和成本，降低了工作效率。因此，推動電子檔案以原生電子形態(tài)歸檔、存儲和利用成為檔案管理勢必要解決的問題。隨著辦公自動化的不斷深入，國家電子文件各種法律法規(guī)的不斷豐富完善，電子檔案單套制管理的時機已不斷成熟。2021 年1 月1 日正式施行的《中華人民共和國檔案法》提出“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”等要求，為電子檔案單套制管理提供了法律層面的依據(jù)和要求。筆者立足北京航天長征飛行器研究所科研生產(chǎn)實際情況，結合電子文件及單套制管理理論，提出適合航天科研生產(chǎn)實際的電子文件管理模式。

一、管理實踐

1.全面策劃

對電子文件歸檔的理論和實際工作進行探究，為單套制的發(fā)展和全面實施奠定基礎。利用電子文件單套制管理思想，指導電子文件管理新方法。從管理角度結合實際工作情況進行分析，統(tǒng)一部署，分級部署，總結出具有操作指導意義的企業(yè)電子文件單軌制研究實施規(guī)范，解決研究所電子文件歸檔和管理規(guī)范空白的問題，創(chuàng)造企業(yè)電子文件單套制規(guī)范管理新成果。

2.流程貫通

通過電子文件單套制理論研究，結合實際情況提出有效方法，把電子文件檔案單套制管理理念貫通于檔案管理之中。一是對電子文件單套制歸檔問題進行綜合分析，明確電子文件歸檔規(guī)范，提出具體可行的歸檔流程和要求，對于可能出現(xiàn)的風險提出防范和解決對策，體現(xiàn)在工作流程的規(guī)范和優(yōu)化系統(tǒng)設計中。二是提出規(guī)范。做好電子檔案單套制管理的前提是電子文件生成、流轉(zhuǎn)和歸檔時負責歸檔和方案管理規(guī)范。三是提升檔案管理與服務水平。利用技術手段實現(xiàn)通過電子文件在線歸檔，提升歸檔效率，節(jié)約紙質(zhì)文件打印的成本，節(jié)省庫房存儲空間，歸檔后可實現(xiàn)研究所數(shù)字檔案資源的整合和共建共享，用戶通過檔案管理系統(tǒng)在線檢索和借閱電子檔案，提高檔案檢索利用。

3.實施方法

電子文件單套制管理的全面實施，應以管理方法結合技術手段完成。

一是制度牽引。制定切實可行的管理制度是保障電子文件單套制工作規(guī)范的關鍵。建立電子文件制度、技術和工作規(guī)范，保證業(yè)務系統(tǒng)和瀚海之星檔案系統(tǒng)有效銜接并實現(xiàn)功能，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)對電子檔案單套制管理的需要。制度建設應規(guī)定或明確電子檔案各部門職責分工，分類方案、電子文件整理、歸檔要求、移交要求等，建立匹配電子檔案管理要求的專項制度。針對電子檔案單套制實際情況，編制了《電子文件管理辦法》，作為電子文件管理規(guī)范。

二是歸檔前置。針對電子文件單套歸檔的新要求，檔案人員主動作為，按文件生命周期理論，從電子文件生成時就提出規(guī)范性要求。例如，電子文件在AVIDM 系統(tǒng)生成時，規(guī)定必填和選填著錄項，以及關鍵著錄項的填寫規(guī)范。在歸檔時，對操作要求和規(guī)范進行監(jiān)督和指導，確保電子文件歸檔準確，電子檔案單套制管理可行。從規(guī)范上提要求，指導歸檔人員從業(yè)務系統(tǒng)進行電子提交，通過電子流程完成文件編寫、校對、審核和批準流程，使文件版本可控。創(chuàng)新性提出針對僅有紙質(zhì)文件的單套文件，將紙質(zhì)文件進行掃描，通過舊文檔提交等流程，完成紙質(zhì)到在線的轉(zhuǎn)換。檔案人員把電子文件檔案要求固化到歸檔表單模板里，使歸檔人員能高校準確完成電子文件歸檔。

三是系統(tǒng)部署。檔案管理系統(tǒng)應具備成熟穩(wěn)定的電子文件歸檔整理、瀏覽借閱、安全認證等功能，支持完成電子文件歸檔工作。按照電子檔案格式要求，形成電子文件及其組件。支持電子文件形成和流轉(zhuǎn)過程中自動采集電子文件元數(shù)據(jù)，支持電子文件辦結或業(yè)務流程節(jié)點上完成電子文件整理工作，確保電子文件收集的齊全性和完整性。在整個過程中，檔案人員提前介入、深度參與，持續(xù)打通檔案管理系統(tǒng)與不同業(yè)務管理系統(tǒng)的集成，定期檢查電子條目和原文的接入情況，定期檢查服務器性能，確保歸檔電子文件完整準確。

四是四性檢測。對歸檔文件進行入庫檢查，以及對電子檔案的周期性技術檢查，對電子文件真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查（見表1）。

表1 四性檢測項目

二、實施效果

本管理實踐應用范圍為航天產(chǎn)品電子文件和檔案管理，目前已推廣在全所范圍內(nèi)試運行，達到電子文件檔案單套制管理初期階段，電子文件和檔案逐步實現(xiàn)一體化，取得階段性成果。

1.管理效益

通過電子文件管理，實現(xiàn)不同業(yè)務系統(tǒng)的內(nèi)容從產(chǎn)生、捕獲、分類、存儲、保護、管理、使用到處置的全生命周期管理，并通過最終沉淀到檔案信息系統(tǒng)進行集中統(tǒng)一管理；通過安全、協(xié)作、高效、結構化的使用方式，規(guī)范電子文件使用規(guī)則，支持企業(yè)邁向知識管理和數(shù)字轉(zhuǎn)型。

2.經(jīng)濟效益

由傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募翁字茪w檔，極大程度節(jié)省了紙質(zhì)檔案整理的人工成本，以及檔案庫房的存儲成本。按歸檔量3 萬頁文件測算，從4 個方面節(jié)約了成本:一是節(jié)約紙張成本。按1 張紙的打印成本為1 元，文件1 式3 份計算，共節(jié)約6 萬元。二是節(jié)約庫房存儲空間。3萬頁紙質(zhì)文件大約需要占用24節(jié)檔案柜，每節(jié)檔案柜占地約1立方米，按照檔案庫房造價3500元/立方米測算，節(jié)約84000 元。三是節(jié)約檔案數(shù)字化成本。已經(jīng)電子歸檔的文件自帶電子原文，可直接在檔案管理系統(tǒng)預覽，節(jié)省了檔案數(shù)字化掃描的成本。按A4 幅面的紙質(zhì)檔案數(shù)字化成本為3 元/頁，共節(jié)約157800 元。四是節(jié)省時間成本。紙質(zhì)版文件需要員工手動著錄檔案信息條目12 條，而由Avidm 集成歸檔的電子文件，自帶文件的基本條目信息，資料組人員僅需錄入3 個條目。手動錄入1 條條目約需要30 秒，成本工程后只需約5 秒，1 份電子歸檔的文件可節(jié)約25 秒錄入時間，1480 份文件共計節(jié)約617 分鐘。

3.企業(yè)效益

通過檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)電子案卷管理、集中存儲統(tǒng)一借閱，為用戶提供便捷系統(tǒng)體驗。未來通過解決雙層PDF、OCR 識別等技術，滿足復雜檢索、關聯(lián)推薦等知識呈現(xiàn)方式，滿足用戶對信息的深度利用。使用戶不受時間空間影響，高效便捷辦公。

三、后續(xù)思路

電子檔案單套制管理作為檔案結合航天科研生產(chǎn)和“十四五”檔案規(guī)劃的重點工作之一，有助于固化現(xiàn)有電子檔案單套制管理的成果，推動電子檔案單套管理逐漸步入正軌、持續(xù)健康運行，實現(xiàn)文檔一體化、檔案知識在業(yè)務過程中復用。

一是推動館藏檔案結構優(yōu)化，由傳統(tǒng)檔案為主轉(zhuǎn)向電子檔案為主。積極響應電子檔案單套制發(fā)展趨勢，擴充電子檔案范圍和數(shù)量，夯實檔案信息資源和數(shù)字檔案館建設基礎。一方面推進檔案數(shù)字化工作發(fā)展，持續(xù)增加存量數(shù)字化比例，其原始紙質(zhì)檔案達到保管期限后，可按價值和利用率酌情開展銷毀或進館工作，為優(yōu)化實體檔案庫房提供保障。另一方面，開展增量電子化工作，基于業(yè)務實際需求，不斷增加業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對接數(shù)量，將更多門類和類型的電子文件納入電子檔案管理系統(tǒng)中，為實現(xiàn)“數(shù)字研究院”戰(zhàn)略夯實基礎。

二是推進數(shù)字檔案館向智慧檔案館延伸。在持續(xù)推進和深化電子檔案單套制管理試點工作的基礎上，以檔案行業(yè)標準規(guī)范為基礎，兼顧單位發(fā)展要求和用戶需求，深入優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)功能，全面升級框架和智能自動化，充分發(fā)揮海量檔案信息數(shù)據(jù)對科研生產(chǎn)的服務作用，為主營業(yè)務賦能，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)向知識成果的轉(zhuǎn)化，面向業(yè)務領域提供檔案知識的組織、檢索、推送等服務，在技術上引入識別引擎，語音檢索，語義關聯(lián)、知識圖譜、權限賦予多樣化，為智慧檔案館建設奠定基礎。