基于多客戶端協(xié)同VBA實現(xiàn)的多維科研生產(chǎn)項目管理方法實踐

馮帆、侯保江、徐進、徐凡、李磊 /北京航天長征飛行器研究所

科研生產(chǎn)管理是許多企業(yè)運營中非常重要的管理環(huán)節(jié)，與企業(yè)的經(jīng)濟效益和未來發(fā)展直接相關(guān)。如何提升科研生產(chǎn)管理水平，追求更高效、更精細的管理模式，也逐漸成為管理者所關(guān)注的課題。隨著經(jīng)濟的發(fā)展、生產(chǎn)力的提高，產(chǎn)品生產(chǎn)數(shù)量呈現(xiàn)出指數(shù)型增長趨勢，單純依靠人工進行數(shù)據(jù)采集匯總及信息挖掘不再適應(yīng)社會的高速發(fā)展，企業(yè)急需一種更加科學、高效、直觀、精細的科研生產(chǎn)管理方法來提升管理水平，增強企業(yè)管理效能，助力企業(yè)長遠發(fā)展。筆者基于這種迫切的使用需求，在實際生產(chǎn)過程中總結(jié)經(jīng)驗，創(chuàng)新方法，不斷試驗，提出了基于多客戶端協(xié)同VBA 實現(xiàn)的多維科研生產(chǎn)項目管理方法，探索企業(yè)高水平發(fā)展之路。

一、工作與實踐

在實際科研生產(chǎn)工作中，完整的科研生產(chǎn)項目管理架構(gòu)是由決策者提出決策需求，由綜合主管轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)采集模板，項目主管根據(jù)模板從生產(chǎn)一線采集生產(chǎn)數(shù)據(jù)，決策者根據(jù)生產(chǎn)數(shù)據(jù)形成決策結(jié)論后進行發(fā)布。這個管理過程往往伴隨整個項目周期，周而復(fù)始，循環(huán)迭代，使得決策伴隨項目進展動態(tài)變化，選擇最優(yōu)途徑，實時指導(dǎo)生產(chǎn)。筆者深入分析傳統(tǒng)科研生產(chǎn)項目管理架構(gòu)存在的不足之處，并針對其弊端制定改進措施，有的放矢，構(gòu)建新型科研生產(chǎn)項目管理架構(gòu)并在實際生產(chǎn)中加以應(yīng)用，在實踐中驗證基于多客戶端協(xié)同VBA 實現(xiàn)的多維科研生產(chǎn)管理方法的可實現(xiàn)性和有效性。

1.傳統(tǒng)科研生產(chǎn)項目管理架構(gòu)

（1）架構(gòu)簡介

傳統(tǒng)科研生產(chǎn)管理架構(gòu)如圖1 所示。綜合管理人員將決策需求轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)采集模板，通過單端發(fā)布方式發(fā)送給各個項目主管，項目主管填寫數(shù)據(jù)后進行反饋，綜合主管人工整理匯總為科研生產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，然后通過人工篩選、分析的方式生成報表，再根據(jù)報表數(shù)據(jù)形成初步結(jié)論匯報給決策者，供決策者作決策參考。

圖1 傳統(tǒng)科研生產(chǎn)管理架構(gòu)示意圖

（2）問題分析

管理效率低下。傳統(tǒng)架構(gòu)中有2 個環(huán)節(jié)直接影響了管理效率的提升。一是綜合主管單端發(fā)布給各個項目主管數(shù)據(jù)需求，項目主管填寫后再單端反饋給綜合主管的傳統(tǒng)協(xié)作方式。隨著社會生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，項目數(shù)量呈指數(shù)性增長，單項目包含上千條數(shù)據(jù)，綜合主管要收集所有項目的單端反饋文件，然后人工匯總為數(shù)萬條數(shù)據(jù)。如果這個過程中任何一個項目有更改，綜合主管則要從海量數(shù)據(jù)中進行摘取和更新，時間成本巨大。二是人工整理分析數(shù)據(jù)后形成報表。隨著企業(yè)發(fā)展到更高的水平，需要提供給決策者的數(shù)據(jù)報表不再局限于求和、求差的基本運算，更多是在龐大的數(shù)據(jù)庫中提取出增長趨勢、市場份額等更高層面的數(shù)據(jù)分析結(jié)論。在面向這種數(shù)據(jù)量大、顆粒度細的數(shù)據(jù)分析需求時，人工統(tǒng)計和分析時效性不足的弊端便逐步凸顯。

管控線條單一。傳統(tǒng)架構(gòu)中，項目主管收到生產(chǎn)命令后，自行分配生產(chǎn)資源，單線聯(lián)系生產(chǎn)廠家，提出生產(chǎn)需求。首先由廠家安排生產(chǎn)并反饋生產(chǎn)進度，再由項目主管進行進度把控。這種單一線條的生產(chǎn)管控模式在大批量生產(chǎn)任務(wù)的應(yīng)用背景下逐漸失去優(yōu)勢。生產(chǎn)單位資源有限，項目主管只能掌握本項目的資源需求量，無法知悉其他項目的任務(wù)分配情況，容易出現(xiàn)生產(chǎn)任務(wù)“扎堆”下達、資源沖突、進度滯后的被動局面。

管理維度片面。傳統(tǒng)的科研生產(chǎn)管理方法只從項目本身這一個維度去考量科研生產(chǎn)的推進情況。單一項目導(dǎo)向指導(dǎo)生產(chǎn)，沒有形成系統(tǒng)性管理，做不到全面預(yù)警、統(tǒng)一統(tǒng)籌，無法形成全要素結(jié)論，不利于決策者把控全局，形成決策意見。在實際生產(chǎn)過程中，除項目以外，產(chǎn)品類別、生產(chǎn)廠家和負責部門等因素都直接影響任務(wù)的推進。隨著產(chǎn)品生產(chǎn)數(shù)量的增長，項目維度所能提供的參考信息愈發(fā)局限，難以形成全面系統(tǒng)的管理結(jié)論。

針對傳統(tǒng)架構(gòu)存在的以上弊端，筆者開發(fā)了適應(yīng)大批量生產(chǎn)精細化處理需求的新型科研生產(chǎn)管理架構(gòu)，并在實際應(yīng)用中取得了一定成果。

2.新型科研生產(chǎn)項目管理架構(gòu)

（1）架構(gòu)簡介

筆者結(jié)合實際應(yīng)用需求，對傳統(tǒng)架構(gòu)進行革新，構(gòu)建了新型科研生產(chǎn)項目管理架構(gòu)，如圖2所示。首先利用多客戶端線上協(xié)同平臺建立項目，將所有的決策者、綜合主管及項目主管添加為項目成員。在項目中創(chuàng)建協(xié)作文檔，將需要采集的生產(chǎn)信息做標準化處理后上線發(fā)布。同時開放多客戶端口，即時發(fā)表，即時反饋，直接跳過傳統(tǒng)框架中單端發(fā)送反饋環(huán)節(jié)。綜合主管通過協(xié)作平臺即時接收信息后，可進入數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)。無論是Microsoft office 還是金山WPS，均內(nèi)置了十分強大的數(shù)據(jù)處理功能模塊，方便用戶使用。用戶在調(diào)用這些功能模塊時，需要使用到VBA 語言。VBA 語言是Microsoft Office/WPS 數(shù)據(jù)處理功能開發(fā)的第一語言。筆者將科研生產(chǎn)數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)庫，以Microsoft Office 等辦公軟件作為集成開發(fā)平臺，將決策需要的生產(chǎn)信息，例如批產(chǎn)數(shù)量預(yù)測、生產(chǎn)廠家評級等，進行VBA 語言編程固化處理，將復(fù)雜的數(shù)學功能直接集成為函數(shù)和模塊，用大數(shù)據(jù)自動化分析代替人工分析，并實現(xiàn)分析結(jié)果可視化展示。同時，新型科研生產(chǎn)管理架構(gòu)將生產(chǎn)資源分配的管理層級上移，由項目主管依據(jù)各自項目進展情況分配生產(chǎn)資源的縱向管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橛刹块T統(tǒng)一進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的橫向管理模式。部門直接均衡多項目任務(wù)執(zhí)行情況進行全局把控，實現(xiàn)頂層邏輯全面管理。同時擴展監(jiān)控維度，將單一的項目維度擴展為負責部門、項目、產(chǎn)品類別和生產(chǎn)廠家4 個維度，四位一體，全方位評估科研生產(chǎn)效能，及時預(yù)警風險，緊前制定措施，實現(xiàn)系統(tǒng)性管理。給決策者提供準確、直觀、細致、全面的分析結(jié)論，供決策者參考。

圖2 新型科研生產(chǎn)管理架構(gòu)示意圖

（2）優(yōu)勢分析

新型科研生產(chǎn)管理架構(gòu)具有以下4 個顯著優(yōu)點：

中國飲食文化的菜系，是指在一定區(qū)域內(nèi)，由于氣候、地理、歷史、物產(chǎn)及飲食風俗的不同，經(jīng)過漫長歷史演變而形成的一整套自成體系的烹飪技藝和風味，并被全國各地人們所公認的地方菜肴。

管理效率高。線上平臺多端協(xié)同處理的數(shù)據(jù)采集方式直接取代了單端發(fā)送反饋環(huán)節(jié)，且無論在數(shù)據(jù)采集過程中出現(xiàn)任何的數(shù)據(jù)改動，都可以通過線上實時更新的方式進行直接更改。綜合主管只需要一鍵下載替換原有的數(shù)據(jù)庫即可，取代傳統(tǒng)人工從成千上萬條數(shù)據(jù)中進行挑選替換的更新環(huán)節(jié)，節(jié)省大量的人力及時間成本。利用VBA 語言將數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)集成為功能模塊后，對數(shù)據(jù)庫進行集中批量處理，根據(jù)決策者的需求進行數(shù)學分析輸出，以標準化流程代替人工經(jīng)驗，極大提升管理效能。

分析顆粒度細。利用VBA 語言將復(fù)雜的數(shù)學分析過程整合為功能模塊后，可根據(jù)決策者的需求進行功能模塊定制，對數(shù)據(jù)庫進行差異化、精細化處理。充分利用辦公軟件內(nèi)置的強大處理模塊，對數(shù)據(jù)庫中的海量數(shù)據(jù)進行深度挖掘，將統(tǒng)計學規(guī)律表征為可視化圖像。對比人工分析得出的結(jié)論，數(shù)學統(tǒng)計模塊化處理的方式更加準確科學，無論從數(shù)據(jù)顆粒度還是從信息準確性的層面，都更有利于指導(dǎo)科研生產(chǎn)工作的開展。

管控線條多。新型架構(gòu)中，對生產(chǎn)廠家的管理層級由項目級提升為部門級，打破了原有項目主管“單兵作戰(zhàn)”的傳統(tǒng)管理方式，部門對多個項目的生產(chǎn)任務(wù)執(zhí)行情況進行統(tǒng)一考核，由決策者直接設(shè)定考核維度，綜合主管根據(jù)決策需求對廠家生產(chǎn)進行定制化測評，將原本單一延伸的項目線進行統(tǒng)一整合，橫向比對多項目生產(chǎn)資源需求，縱向指導(dǎo)多廠家生產(chǎn)資源分配，橫縱結(jié)合，真正實現(xiàn)無死角的全線條管控、全方位布局。

管理維度全。新型管理結(jié)構(gòu)不僅關(guān)注項目維度的生產(chǎn)信息，更是將產(chǎn)品類別、生產(chǎn)廠家和負責部門都納入到監(jiān)控要素中，形成四位一體的全維度管理體系，使得決策者能從不同的生產(chǎn)要素中把控科研生產(chǎn)任務(wù)的推進情況，提前暴露問題，及時預(yù)警風險，緊前制定措施，為頂層系統(tǒng)化管理提供多維度數(shù)據(jù)支撐。

二、實踐效果

筆者以2021 年科研生產(chǎn)工作評估需求為任務(wù)導(dǎo)向，借助新型科研生產(chǎn)管理架構(gòu)，細化統(tǒng)計指標，擴展量化維度，從序時交付率、生產(chǎn)單位評級、風險預(yù)警三大方面縱向延伸管理層級，形成初步結(jié)論，對2021 年科研生產(chǎn)情況進行總結(jié)，為2022 年科研生產(chǎn)工作開展提供決策參考，使管理思路更清晰、管理方法更科學、管理模式更現(xiàn)代、管理效能更顯著。

經(jīng)過對生產(chǎn)任務(wù)分配的梳理，確定了12 家重點廠家，這些廠家的科研生產(chǎn)交付情況直接影響本單位全年任務(wù)完成情況。筆者將基于多客戶端協(xié)同VBA 實現(xiàn)的多維科研生產(chǎn)項目管理方法直接應(yīng)用于監(jiān)控這12 家重點廠家的生產(chǎn)交付情況，將新型科研生產(chǎn)管理架構(gòu)實踐于2021 年重點廠家生產(chǎn)效能評估、生產(chǎn)單位評級及風險管控預(yù)警應(yīng)用上，具體實踐過程如下。

1.決策需求轉(zhuǎn)化

2021 年重點廠家生產(chǎn)情況評估對2022 年科研生產(chǎn)工作開展具有重要參考意義，決策者可根據(jù)2021 年的產(chǎn)品交付情況對2022 年的生產(chǎn)任務(wù)統(tǒng)籌和生產(chǎn)資源分配做出決策。綜合主管依據(jù)此決策需求制作生產(chǎn)數(shù)據(jù)采集模板，量化統(tǒng)計12 家重點廠家的2021 年任務(wù)序時完成情況。

數(shù)據(jù)采集模板包含了負責部門、項目名稱、產(chǎn)品類別、產(chǎn)品代號、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品單位、設(shè)計單位、生產(chǎn)單位、齊套單位、交付路線、計劃總數(shù)量、實際完成總數(shù)量和2022 年每個月的計劃完成數(shù)量與實際完成數(shù)量，共計14 個生產(chǎn)要素，每一個項目都單獨設(shè)置一個工作表。

2.線上協(xié)同處理

將數(shù)據(jù)采集模板上傳線上多客戶端協(xié)同平臺，所有項目主管同時按照生產(chǎn)廠家2021 年序時交付情況填寫生產(chǎn)數(shù)據(jù)，并在生產(chǎn)計劃發(fā)生變化時進行線上即時更新。與此同時，綜合主管及決策者可在客戶端上實時監(jiān)控數(shù)據(jù)變化，如圖3 所示。

圖3 線上協(xié)同處理示意圖

3.數(shù)據(jù)跨域聯(lián)動

線上協(xié)同處理環(huán)節(jié)結(jié)束后，綜合主管一鍵集成下載數(shù)據(jù)庫。利用VBA 語言函數(shù)‘=項目worksheet!單元格位置’將匯總工作表單元格跨域關(guān)聯(lián)至每一個單獨項目工作表對應(yīng)單元格位置，實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時跨表格聯(lián)動。項目主管在各自項目工作表中的任何改動，都可以直接更新顯示在匯總工作表中，從而實現(xiàn)動態(tài)即時管理，真正做到從產(chǎn)品域到項目域、從項目域到部門域的跨域處理，多級聯(lián)動。

4.模塊處理分析

通過跨域聯(lián)動得到2021 年的生產(chǎn)數(shù)據(jù)后，對匯總數(shù)據(jù)進行模塊化處理。首先，以生產(chǎn)廠家為基準將匯總的數(shù)據(jù)送入數(shù)據(jù)篩選模塊，對每個廠家的生產(chǎn)數(shù)據(jù)進行提取。其次，將各個廠家的數(shù)據(jù)送入序時計劃比對模塊進行計劃數(shù)與交付數(shù)的比對，并以折線圖的方式進行可視化處理，直觀呈現(xiàn)計劃數(shù)與實際交付數(shù)間的差異。然后，將計劃數(shù)與實際交付數(shù)送入交付比例計算模塊來量化考核各個廠家的交付情況，并生成餅狀圖來表征生產(chǎn)計劃完成率。繼而，將各個廠家的產(chǎn)品交付比例送入生產(chǎn)單位評級模塊進行單位評級排名，直接反映廠家產(chǎn)能。最后，通過將風險出現(xiàn)的可能性具象為風險預(yù)警分數(shù)計算方法，通過表格對計算結(jié)果進行公示，并對2022 年各廠家生產(chǎn)任務(wù)完成的風險進行評級。對不同預(yù)警等級的廠家制定不同的應(yīng)對措施，為2022年科研生產(chǎn)任務(wù)下達及相應(yīng)決策制定提供參考。

5.實踐成果展示

在實際應(yīng)用中，以生產(chǎn)廠家為基礎(chǔ)篩選單元，對應(yīng)每一廠家生成2021 年計劃交付數(shù)量、實際交付數(shù)量，同時以月份為單位制作組合折線圖。計算交付比例并生成餅狀圖來直觀表征序時交付率的大小。以序時交付率為評判標準，利用排序函數(shù)對12 家生產(chǎn)廠家進行排序，并生成生產(chǎn)廠家排名柱狀圖。根據(jù)2021 年的序時交付評級結(jié)論，可對2022 年12 家重點單位序時生產(chǎn)計劃完成進行風險評級。為方便量化評判，設(shè)定風險預(yù)警分數(shù)，此分數(shù)越高，則說明該單位2022 年完成序時交付計劃的風險越大，如果不能按時完成2022 年生產(chǎn)任務(wù)，則對本單位產(chǎn)生的負面影響也越大。

風險預(yù)警分數(shù)評判的標準可由2 個主要因素組成，一是2021 年該廠家的交付情況，2021 年完成的越好，說明該單位生產(chǎn)能力保障和生產(chǎn)資源統(tǒng)籌做的越好；二是該廠家承擔的項目數(shù)量和產(chǎn)品類別數(shù)量，該單位承擔的項目越多、承接產(chǎn)品種類越多，其序時交付能力的影響范圍越大，則其影響范圍越大。上述2 個因素都與風險預(yù)警分數(shù)呈現(xiàn)正相關(guān)的數(shù)學關(guān)系，設(shè)定預(yù)警分數(shù)計算方法如下：

預(yù)警分數(shù)D=（1—序時累計完成率）× 承接項目數(shù)量 × 承接產(chǎn)品類別數(shù)

通過VBA 語言自定義預(yù)警分數(shù)計算函數(shù)，然后對12 家生產(chǎn)廠家設(shè)置循環(huán)計算，可得到12 家預(yù)警分數(shù)。利用排序函數(shù)模塊對預(yù)警分數(shù)進行降序排序，分3 檔進行風險評級。D1 為累計生產(chǎn)進度滯后嚴重或已發(fā)生停產(chǎn)停工事件，可能對多個項目和多種產(chǎn)品的年終交付可能產(chǎn)生影響，需引起高度重視的生產(chǎn)廠家；D2 為累計生產(chǎn)進度滯后，可能對個別項目和個別產(chǎn)品的年終交付產(chǎn)生影響，需引起關(guān)注的生產(chǎn)廠家；D3 為生產(chǎn)進度滯后，但可在短期內(nèi)追平進度，不影響項目年終交付的生產(chǎn)廠家。對12 家重點廠家的預(yù)警分數(shù)進行計算，得到風險預(yù)警表，見表1。

表1 12家生產(chǎn)廠家風險預(yù)警表

通過對風險進行預(yù)警與評估，可有效辨識出具有交付風險的生產(chǎn)廠家，針對不同預(yù)警級別，對相關(guān)責任部門提出不同的督產(chǎn)建議，提醒決策者在2022 年科研生產(chǎn)任務(wù)分配與計劃督辦中對高風險廠家進行重點關(guān)注，系統(tǒng)性指導(dǎo)責任部門作業(yè)，有效規(guī)避生產(chǎn)滯后風險，進而對后續(xù)科研生產(chǎn)工作的有序開展提供重要指導(dǎo)。

三、后續(xù)思路

筆者從實際應(yīng)用出發(fā)，根據(jù)傳統(tǒng)科研生產(chǎn)管理架構(gòu)存在的管理效率低下、分析結(jié)論粗放、管控線條單一和管理維度片面等問題，有針對性地創(chuàng)新管理方法，利用線上多端協(xié)同平臺實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，由項目主管進行本地客戶端的數(shù)據(jù)填報更新，綜合主管和決策者可線上監(jiān)測，一鍵下載生成數(shù)據(jù)庫，取代通過單端進行多輪迭代、人工匯總的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)采集方式。利用VBA 語言編寫功能函數(shù)，將數(shù)據(jù)集成化批量處理。根據(jù)決策者需求生成報表，將定性的決策參考結(jié)論轉(zhuǎn)化為定量的數(shù)據(jù)圖表，將復(fù)雜的數(shù)學處理過程轉(zhuǎn)化為簡單的流程化、標準化處理模塊，更加精細、高效地挖掘海量數(shù)據(jù)背后的深層規(guī)律。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)架構(gòu)項目單線管控的縱向管理模式，提升管理層級，橫向均衡多項目生產(chǎn)資源，統(tǒng)一管控模式，實現(xiàn)頂層統(tǒng)籌規(guī)劃。多維度監(jiān)控科研生產(chǎn)信息，從單一項目維度擴展為項目、產(chǎn)品類別、負責部門和生產(chǎn)廠家4 個維度，為決策制定提供更加全面的數(shù)據(jù)支撐，構(gòu)建更加完整的科研生產(chǎn)管理架構(gòu)。在后續(xù)的科研生產(chǎn)管理過程中，隨著線上多端協(xié)同平臺的優(yōu)化升級、數(shù)據(jù)庫的逐漸完善、VBA功能模塊的不斷增多，基于多用戶端協(xié)同VBA 實現(xiàn)的多維科研生產(chǎn)項目管理方法可在實踐中不斷優(yōu)化升級，對科研生產(chǎn)的現(xiàn)代化管理具有重要意義。