高校圖書館文獻(xiàn)編目工作的實踐與認(rèn)識

吳 卓

(北京建筑大學(xué) 圖書館，北京 102616)

編目工作是圖書館的最基本職能之一，其主要任務(wù)就是按照《中國圖書館分類法》，以中國高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)(CALIS)聯(lián)合目錄質(zhì)量控制組成員合作編寫而成的《CALIS聯(lián)機合作編目手冊》、國家圖書館組織編寫的《新版中國機讀目錄格式使用手冊》《MARC21書目數(shù)據(jù)格式使用手冊》等為參考依據(jù)，對受編文獻(xiàn)信息資源的主要內(nèi)容進(jìn)行分析，同時考慮本館館藏實際，給出受編文獻(xiàn)的分類號，并在編目系統(tǒng)中對其主要信息，如題名、責(zé)任者等進(jìn)行描述、記錄，制成符合規(guī)范的MARC格式的編目數(shù)據(jù).但是，由于種種原因，圖書館編目工作存在諸多問題.本文結(jié)合工作實際，針對目前高校圖書館文獻(xiàn)編目工作中出現(xiàn)的問題開展了實踐與探索，從中得到的理性認(rèn)識和提供的合理化建議為實現(xiàn)編目工作的創(chuàng)新優(yōu)化，提升圖書館服務(wù)質(zhì)量等方面具有可復(fù)制的推廣價值.

1 現(xiàn)狀概述

圖書館作為重要的文獻(xiàn)資源中心與知識交流中心，在文化建設(shè)中有著不可替代的地位，對文化建設(shè)、文化推廣和文化宣傳等起到非常重要的促進(jìn)作用[1].高校圖書館與其他類型的圖書館相比較，其館藏資源的學(xué)科門類更加齊全，藏書的規(guī)模和數(shù)量均超過大部分公共圖書館，而且隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，文獻(xiàn)信息的數(shù)字化資源愈來愈豐富.那么，對如此海量的文獻(xiàn)信息資源如果沒有相應(yīng)的工作規(guī)范和文獻(xiàn)分類的標(biāo)準(zhǔn)，勢必會嚴(yán)重影響使用者的檢索效率和閱讀體驗.顯然，圖書編目為文獻(xiàn)檢索提供了一個重要技術(shù)手段.截止目前，圖書編目經(jīng)歷了手工編目、計算機編目和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代下的聯(lián)機編目三個階段[2].

高校圖書館圖書編目工作是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其程序復(fù)雜，工作量大，專業(yè)性強，并且隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，其信息化和智能化水平越來越高，由此對圖書編目工作的要求也越來越高.令人遺憾的是，我們在圖書編目工作實踐中，遇到并發(fā)現(xiàn)了一些問題，如，編目工作的制度化建設(shè)亟待加強；編目工作的聯(lián)動機制有待健全；編目數(shù)據(jù)的規(guī)范化和信息化建設(shè)存在短板；編目人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)有待整體提高等問題.針對梳理出來的這些問題，我們在實踐中開展了實踐與探索，從中獲得的理性認(rèn)識具有一定的理論意義和實踐價值.

2 編目工作存在的問題

2.1 管理制度不完善

眾所周知，完善的管理制度是提高工作質(zhì)量和效率的根本保障.完善合理的管理制度可以簡化管理過程，提高管理效率[3].對圖書文獻(xiàn)編目工作來講，同樣需要科學(xué)完善可操作的管理制度.由于文獻(xiàn)采編質(zhì)量直接影響?zhàn)^藏文獻(xiàn)資源建設(shè)的完整性和系統(tǒng)性，但據(jù)了解，高校圖書館編目管理制度的制定和落實情況并不樂觀，很多高校的編目管理制度不科學(xué)和不完善，許多高校圖書館甚至沒有建立文獻(xiàn)采編工作管理規(guī)范.另外，查重和審校是保證館藏資源一致性的重要環(huán)節(jié)，絕大部分高校雖然制定有高校圖書驗收、編目工作規(guī)范，但是該項管理制度在實際執(zhí)行時卻差強人意.不可否認(rèn)，圖書分類的質(zhì)量直接影響著圖書文獻(xiàn)信息管理和服務(wù)，但由于部分館員在分編圖書時不嚴(yán)格按照規(guī)則和要求，經(jīng)常發(fā)生錯漏重等問題.特別值得說明的是，大部分高校忽略了利用精細(xì)化管理理論積極探索在新時代背景下，如何提升圖書館職工館員的職業(yè)道德水平和綜合素養(yǎng).所以，高校圖書館在管理工作中，如果有一套科學(xué)完善的管理制度和順暢的運行機制，就能為師生文獻(xiàn)查詢與借閱提供高質(zhì)量的服務(wù)保障.

2.2 運行機制不健全

目前，大部分高校圖書館編目工作多采用“外包人員編目+總審校審核數(shù)據(jù)”這一工作機制，編目管理制度明確規(guī)定新書到館后必須進(jìn)行查重工作，但通過對某些高校圖書館部分編目人員的咨詢了解，從中得知多數(shù)編目員不清楚查重的意義所在，而且管理人員對查重的監(jiān)管不嚴(yán)(制度落實不到位)，因此編目人員經(jīng)常忽視查重步驟，這會導(dǎo)致編目數(shù)據(jù)重復(fù)、同書異號等問題[4].另外，雖然多數(shù)高校圖書館制定有編目規(guī)范和要求，但由于對外包編目員的管理培訓(xùn)不到位(運行機制不健全)，編目人員缺少必備的專業(yè)知識而導(dǎo)致在實際編目工作中出現(xiàn)問題.如，有關(guān)同一責(zé)任方式的多個責(zé)任者的著錄錯誤，實例見表1.

表1 同一責(zé)任方式的多個責(zé)任者的著錄格式

表1中錯誤格式違背了《中文普通圖書編目手冊》規(guī)定的同一責(zé)任方式的多個責(zé)任者的著錄格式.該手冊規(guī)定：同一責(zé)任方式若有1-3個責(zé)任者時，逐一著錄；若同一責(zé)任方式的責(zé)任者超過三個則只著錄第一個責(zé)任者，后加…[等]，并在304題名與責(zé)任說明附注字段說明.

此例表明，若高校圖書館僅采用“編目外包”這種單一工作機制，在實踐中則容易出現(xiàn)兩方面的問題：一方面由于圖書文獻(xiàn)資源的獲得渠道主要是通過多家圖書經(jīng)銷商實現(xiàn)，然而其編目人員也并非全是專業(yè)圖情人員，他們往往存在分類和標(biāo)引不準(zhǔn)確等現(xiàn)象[5].另一方面，外包編目人員為了提高工作效率而犧牲數(shù)據(jù)質(zhì)量，不按規(guī)范要求著錄，常出現(xiàn)部分字段著錄不全或者遺漏等問題.所以，圖書館在開展編目工作時一定要健全機制，完善規(guī)章制度并嚴(yán)格落實規(guī)章制度，否則不僅影響檢索效率，而且大大降低圖書館的公眾使用感.

2.3 編目數(shù)據(jù)不規(guī)范

目前，我國圖書館對于中文文獻(xiàn)的編目套錄數(shù)據(jù)大多來源于CALIS聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫與國家圖書館編目數(shù)據(jù)，但二者之間的著錄格式、款目等的差別易造成套錄數(shù)據(jù)與本館數(shù)據(jù)的不一致.編目人員若不能按照本館著錄規(guī)范及時對數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整、修改，就無法確保文獻(xiàn)的通用性、連續(xù)性、規(guī)范性和一致性，會造成數(shù)據(jù)混亂.遵循統(tǒng)一的著錄原則，不僅能體現(xiàn)著錄的通用性，也不會造成因著錄描述方式不一致影響檢索結(jié)果.除此之外，規(guī)范著錄標(biāo)準(zhǔn)，也可以提高查重效率，不會因文字、數(shù)字等的著錄差異，而造成數(shù)據(jù)查重方面的問題.如某高校圖書館采用CALIS著錄標(biāo)準(zhǔn)，而個別編目人員在進(jìn)行文獻(xiàn)編目時僅僅套錄國圖數(shù)據(jù).例如在對《建筑的數(shù)學(xué)與物理》一書進(jìn)行編目時，編目員簡單套錄了國圖數(shù)據(jù)而未做修改.不妨以此為例說明兩種著錄格式的部分差異：

(1)國圖MARC格式

200 1#$a建筑的數(shù)學(xué)與物理$9jianzhu de shu xue yu wu li$b專著$f(日)原口秀昭著$潘嵩[等]譯

(2)CALIS MARC格式

200 1#$a建筑的數(shù)學(xué)與物理$Ajian zhu de shu xue yu wu li$f(日) 原口秀昭著$潘嵩...[等]譯

事實上，國圖著錄規(guī)定，受編文獻(xiàn)的一般資料標(biāo)識著錄在200字段中的$b,而在CALIS著錄標(biāo)準(zhǔn)中，不使用$b.另外，在200字段中，國圖標(biāo)準(zhǔn)將正題名的漢語拼音著錄在$9中，而CALIS著錄標(biāo)準(zhǔn)中將其著錄在$A中.另外，國圖與CALIS標(biāo)準(zhǔn)對多個責(zé)任者的著錄方式也不相同.又如，各圖書館在編目規(guī)范中依據(jù)本館特點，會增添一些特殊細(xì)則.某高校圖書館規(guī)定凡225字段有高等學(xué)校教材/研究生教材等字樣的圖書，均需在分類號后添加-43復(fù)分，而對于僅在題名中出現(xiàn)“高等學(xué)校教材”字樣的文獻(xiàn)不做-43復(fù)分.因此，這就要求圖書館編目人員要熟知各編目標(biāo)準(zhǔn)的差異，并且將本館編目規(guī)則牢記在心，在進(jìn)行數(shù)據(jù)套錄時，及時糾正不符合本館編目、著錄規(guī)則的信息，確保編目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為驗收人員查重準(zhǔn)確率、讀者檢索文獻(xiàn)速率等提供保障.

在現(xiàn)代信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)時代背景下，館藏資源更加豐富，但令人遺憾的是由于著錄的標(biāo)準(zhǔn)不完全統(tǒng)一，編目人員在實際工作中常常按照自己的理解進(jìn)行編目；另外就是簡而化之，如，3字段作為附注且選擇使用字段，編目人員往往省去該字段.這一現(xiàn)象在套錄數(shù)據(jù)編目時經(jīng)常出現(xiàn)，如，330字段(提要、文摘附注)是著錄圖書的主要內(nèi)容簡介等，有些編目人員為了減少工作量而對此字段不進(jìn)行著錄.

2.4 業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

編目人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊是圖書館編目工作面臨的首要問題[6].隨著時代的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科的數(shù)量急劇增加，編目人員面對海量復(fù)雜的信息資源缺乏有序組織和精確分編的工作能力，經(jīng)常出現(xiàn)分類不準(zhǔn)確現(xiàn)象.

另外，編目人員不僅需要準(zhǔn)確描述文獻(xiàn)主要信息，如國際標(biāo)準(zhǔn)書號(ISBN)、題名、責(zé)任者、出版時間等，并將其按照MARC格式著錄到編目數(shù)據(jù)中，而且需要根據(jù)文獻(xiàn)主要內(nèi)容進(jìn)行文獻(xiàn)的分類[7].但是，多數(shù)編目人員所學(xué)專業(yè)并非圖書情報或文獻(xiàn)編目學(xué)，編目員不能按照規(guī)定格式準(zhǔn)確逐條錄入相關(guān)信息，經(jīng)常出現(xiàn)將文獻(xiàn)信息錄入到錯誤字段，或主要信息漏編、字段著錄錯誤、指示符使用錯誤和相關(guān)字段的著錄缺失等問題，如在對叢書信息進(jìn)行著錄時，編目員要注意記錄頭標(biāo)區(qū)的著錄、225字段的著錄以及對應(yīng)410連接字段的著錄.在編目數(shù)據(jù)核驗工作中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)諸如“叢編圖書具備225字段，卻缺漏410字段；記錄頭標(biāo)區(qū)第八位著錄錯誤”等問題，實例見表2.

表2 連接字段及記錄頭標(biāo)區(qū)第八位著錄格式

由于該圖書為叢書，記錄頭標(biāo)區(qū)第8位應(yīng)為#，表示層次關(guān)系未定，而不應(yīng)使用0(無層次關(guān)系).且該受編叢書著錄缺漏410連接字段，缺少檢索點，導(dǎo)致降低讀者檢索效率.

又如200字段中有英文并列題名及副題名，且均具有實際意義即檢索意義，則應(yīng)添加500和517字段，不能僅將相關(guān)并列題名信息著錄200字段，若不在5xx字段提供檢索點，將導(dǎo)致檢索效率下降或直接影響檢索正確率.著錄格式實例見表3.

表3 200字段中有英文并列題名及副題名著錄格式

除此之外，相關(guān)字段信息不對稱也是常見的編目問題之一.如一些圖書含有單頁插圖、地圖、摹真、肖像等，但編目員時常忽略105字段(編碼數(shù)據(jù)字段：專注性文字資料)的單頁插圖、摹真、肖像等的說明.如，《中國運河傳》中含有圖、單頁插圖和地圖，但編目人員在105字段著錄：105 ##$aab##a####000yy，缺少單頁插圖著錄，正確格式應(yīng)為：105 ##$aabf#a####000yy，并在215著錄：215 ##$a297頁，[49]頁圖版$c圖(部分彩圖)，地圖$d21cm.

3 對策建議

3.1 加強制度建設(shè)

由于編目工作是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，因此需要制定一套科學(xué)完善的管理制度并在實踐中認(rèn)真貫徹執(zhí)行，這樣才能為師生文獻(xiàn)查詢與借閱提供高質(zhì)量的服務(wù)保障.工作實踐表明，高校圖書館如果建立了如下管理制度就為高質(zhì)量開展編目工作奠定了堅實基礎(chǔ).

一是建立圖書館文獻(xiàn)采訪工作管理規(guī)范.為了提升文獻(xiàn)編目工作的整體水平，高校圖書館應(yīng)建立文獻(xiàn)采訪工作管理規(guī)范，其目的就是加強圖書館文獻(xiàn)采訪工作管理，提高文獻(xiàn)采訪質(zhì)量，保證館藏文獻(xiàn)資源建設(shè)的完整性和系統(tǒng)性[8，9].

二是制定圖書驗收工作細(xì)則.圖書驗收工作是指圖書館所訂文獻(xiàn)到館后，由驗收人員對文獻(xiàn)的數(shù)量、質(zhì)量和價格等進(jìn)行的核查工作[9].在根據(jù)學(xué)校實際制定驗收和編目工作細(xì)則時，一定要將查重和審校考慮在內(nèi).如果忽略這一工作就會造成數(shù)據(jù)庫存儲壓力、增加檢索難度等諸多后果.因此，要從根本上解決這一問題，必須要求編目人員做到每冊圖書到館后從書名、作者、版次等多個方面進(jìn)行查重，在源頭上保證館藏資源的一致性，確保讀者檢索的便利性.

三是制定圖書分類工作細(xì)則.圖書分類是高校圖書館的重要業(yè)務(wù)工作，是組織藏書和開展各項服務(wù)的基礎(chǔ)，分類的質(zhì)量直接影響著文獻(xiàn)信息管理和服務(wù).分編圖書時不嚴(yán)格按照規(guī)則和要求，很容易發(fā)生錯漏重的問題，讓圖書排架和目錄組織發(fā)生混亂，不利于圖書的保存和使用[10].因此，高校圖書館應(yīng)充分認(rèn)識到制定圖書分類編目工作細(xì)則的重要性.

最后，明確圖書館工作人員的崗位職責(zé)并制定獎懲措施是編目工作的核心.每個工作人員必須遵循一定的規(guī)矩和原則，切實履行自己的崗位職責(zé).對于在工作崗位上取得突出貢獻(xiàn)的同志，在評先表優(yōu)、職稱評審和職務(wù)晉升等方面給予優(yōu)先權(quán).反之，對工作態(tài)度消極，敷衍應(yīng)付的同志給予必要的懲戒.

3.2 建立聯(lián)動機制

工作實踐證明，高校圖書館如果采用“外包人員編目+總審校審核數(shù)據(jù)”復(fù)合聯(lián)動機制，就可以有效解決“外包人員編目”單一機制導(dǎo)致的諸多問題.審校員應(yīng)盡量選擇經(jīng)驗豐富、工齡較長的專業(yè)編目工作人員.審校應(yīng)囊括文獻(xiàn)內(nèi)容與著錄信息是否一致、分類號是否正確、字段是否完整等內(nèi)容，做到及時審校、修改不準(zhǔn)確的編目數(shù)據(jù)，確保在完成審校后受編文獻(xiàn)信息的準(zhǔn)確性，為日后讀者的高效檢索提供保障.除此之外，審校員發(fā)現(xiàn)的問題要及時反饋給編目人員，避免同一問題重復(fù)發(fā)生，以此保障館藏書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的穩(wěn)定性.

3.3 編目數(shù)據(jù)的規(guī)范化和信息化建設(shè)

圖書館的發(fā)展歷經(jīng)了幾個不同階段，不同階段下的著錄標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范相互各異，既有繼承，又有發(fā)展.就國內(nèi)而言，由于國家圖書館編目中心和CALIS這兩大權(quán)威機構(gòu)對編目數(shù)據(jù)的著錄標(biāo)準(zhǔn)和條例規(guī)定上的不一致，導(dǎo)致各高校采用的機讀目錄格式存在差異.因此，我們首先要解決圖書目錄數(shù)據(jù)的規(guī)范化建設(shè)問題.另外，從當(dāng)前圖書編目的實際情況來看，由于各高校圖書館編目機構(gòu)的個性化差異，使得相互之間的信息互通效果較差，資源不能共享.再者，多數(shù)高校圖書館并不重視數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與維護(hù)工作，嚴(yán)重影響了館藏文獻(xiàn)資源的管理和流通借閱質(zhì)量.因此，編目數(shù)據(jù)的信息化建設(shè)非常重要.我們可以充分發(fā)揮現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，加強各高校圖書館之間的協(xié)調(diào)與合作，在營造良好開放編目環(huán)境的基礎(chǔ)上，通過高水平的資源共享，促進(jìn)圖書館圖書編目質(zhì)量的有效提升.另外，高校圖書館應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立館藏數(shù)據(jù)庫并對其進(jìn)行定期維護(hù)，排查老舊數(shù)據(jù)并及時修改糾正問題數(shù)據(jù)，從而提高文獻(xiàn)資源的質(zhì)量，優(yōu)化館藏.

3.4 提升編目人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

編目人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)對圖書館圖書編目質(zhì)量影響較大[11-14]，因此在圓滿完成編目管理制度和編目數(shù)據(jù)的規(guī)范化和信息化建設(shè)之后，還需通過有效手段提高編目人員的業(yè)務(wù)素質(zhì).一是豐富業(yè)務(wù)培訓(xùn)方式，鼓勵編目工作人員積極參與中國圖書館學(xué)會、國家圖書館、BALIS培訓(xùn)中心等專業(yè)機構(gòu)的培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)和各類學(xué)術(shù)交流會議等，通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)提高他們的專業(yè)能力，為各類圖書館編目工作人員互相交流溝通提供機會，全方面提升編目人員專業(yè)素養(yǎng)，尤其是對交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科文獻(xiàn)準(zhǔn)確分類的能力.二是各類圖書館要不斷加強對編目工作人員的理論知識考察和實操技能考核，協(xié)助編目人員夯實業(yè)務(wù)基礎(chǔ).

總之，在現(xiàn)代信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)背景下，業(yè)界對編目工作提出了更高要求：制定科學(xué)完善的管理制度；健全編目工作的復(fù)合聯(lián)動機制；完成編目數(shù)據(jù)的規(guī)范化和信息化建設(shè)；通過多種途徑和方式提升編目人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)，為充分發(fā)揮高校圖書館職能打下堅實基礎(chǔ)，更好地為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù).