高職院校檔案信息化建設(shè)的有效策略研究

吳尚諭 婁底幼兒師范高等專科學(xué)校

近年來，社會各界都開始關(guān)注檔案管理對推動自身工作開展的重要性，紛紛著手研究檔案信息化建設(shè)的有效策略。在新時代背景下，不論是工作學(xué)習(xí)，還是社會生活，都離不開互聯(lián)網(wǎng)?；ヂ?lián)網(wǎng)是一把雙刃劍，在為我們帶來諸多便利的同時，也帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)如今，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足新時代發(fā)展的要求，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用于檔案管理工作，檔案管理工作內(nèi)核不斷拓展創(chuàng)新，對其未來的發(fā)展提出了更高的要求?，F(xiàn)針對信息化建設(shè)和檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析探究，希望能夠充分發(fā)揮出高職院校檔案管理工作的作用。

何謂檔案管理信息化建設(shè)？檔案管理工作是通過某種方式或手段將檔案進(jìn)行分類、匯總、完善以及傳遞等一系列工作，能夠充分發(fā)揮檔案的價值和功效。在當(dāng)今“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，檔案管理工作的順利開展必然要融入現(xiàn)代化信息技術(shù)，促使檔案管理工作能夠緊跟時代的步伐?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代下，現(xiàn)代化信息技術(shù)的普及極大地提高了檔案管理工作的效率，并且各種各樣的信息數(shù)據(jù)都能夠被高效整合，信息的利用率也得到了大幅提升。傳統(tǒng)檔案管理工作比較機(jī)械化且任務(wù)煩瑣，將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，可以極大地減輕傳統(tǒng)檔案管理工作人員的工作壓力。

現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理工作的融合，意味著從事檔案管理的工作人員將面臨更高的要求，他們要具備能夠從海量數(shù)據(jù)中篩選有用信息的能力，并且根據(jù)檔案種類的劃分建立邏輯聯(lián)系，完成檔案信息的自動分類?，F(xiàn)代化檔案信息管理工作是目前大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作發(fā)展的必然選擇和發(fā)展方向。此次研究主要是以信息化時代背景為前提，分析和探究檔案管理信息化建設(shè)工作在現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的問題，并提出相應(yīng)的解決方法。

高職院校檔案信息化建設(shè)的重要性

促進(jìn)高職院校檔案管理信息化發(fā)展

信息化，即利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)手段讓人類社會進(jìn)入一個全新的數(shù)字化、信息化時代。檔案信息化是新時代背景下一種全新的管理模式。檔案信息化發(fā)展的顯著特征就是將人們一直以來所使用的紙質(zhì)檔案與信息技術(shù)相結(jié)合，將紙質(zhì)檔案變成電子文件，通過先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對電子文件進(jìn)行收集、匯總和存儲，從而更加方便快捷地實現(xiàn)信息的交互共享。除此之外，信息化發(fā)展還能激發(fā)相關(guān)工作者的工作積極性，提升相關(guān)工作人員的工作效率，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

促進(jìn)高職院校檔案管理資源共享

對于各大高校來說，實現(xiàn)檔案管理信息化是必然的發(fā)展趨勢。在政府的號召下，企事業(yè)單位和各大高校紛紛開展“互聯(lián)網(wǎng)+”實踐活動，成效顯著，但由于經(jīng)濟(jì)條件的不足，也暴露出一些問題，如檔案管理效率較低，信息利用率不足，缺乏科學(xué)完善的發(fā)展規(guī)劃和專業(yè)技術(shù)人才，等等。信息技術(shù)的重要性和必要性不言而喻?，F(xiàn)如今，信息的收集、整理、存儲和使用都必須使用計算機(jī)，因此檔案信息化建設(shè)就顯得尤為重要，它的顯著特征就是將人們一直以來所使用的紙質(zhì)檔案和信息技術(shù)相結(jié)合，對于各大高校來說，其工作量和復(fù)雜程度都不容小覷。當(dāng)下，很多學(xué)校的上課模式也發(fā)生了改變，線上教學(xué)越來越多，這意味著各大高校必須高度重視檔案信息化建設(shè)工作。

高職院校檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)有待提升

互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用提升了信息的傳播速度。大多數(shù)員工的檔案都能夠自由查找，然而高職院校檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和知識水平參差不齊，并且人際關(guān)系復(fù)雜，如果檔案管理制度不科學(xué)很容易導(dǎo)致檔案被破壞的情況。并且不同類型的檔案保密程度和保密方式也不同，這就導(dǎo)致檔案的使用和查取方式也不統(tǒng)一，倘若出現(xiàn)信息泄露問題，必定會造成無法估量的損失。

高職院校檔案管理信息化建設(shè)的策略及建議

加快新時期檔案管理體制改革

建立靈活有效的運行管理機(jī)制是推動檔案管理工作科學(xué)發(fā)展的必要前提和有力保障，只有這樣才能高效合理地對檔案管理工作的職責(zé)以及權(quán)限進(jìn)行劃分。在大數(shù)據(jù)時代背景下，除了要建設(shè)統(tǒng)一的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺，還要重視加強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)職能，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理工作中可能會出現(xiàn)的問題。

檔案管理軟件是開展檔案管理信息化建設(shè)的必要前提，所以高職院校檔案管理部門需要率先做出指示，高職院校內(nèi)部的各個部門必須要重視對檔案管理軟件的研究開發(fā)，制定一套針對檔案管理軟件開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并滿足實際工作需求，督促檔案管理機(jī)構(gòu)優(yōu)化自身的管理流程，通過網(wǎng)絡(luò)平臺提升服務(wù)職能，與服務(wù)對象直接對接，保障社會民眾能夠平等查取檔案信息，推動檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

樹立檔案管理信息化觀念

長期以來，檔案管理工作采用較為傳統(tǒng)的工作模式，導(dǎo)致檔案管理思維固化。要想推動“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案管理工作的順利開展，轉(zhuǎn)變思維觀念是首要任務(wù)。如今檔案管理工作的發(fā)展已經(jīng)無法脫離現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支撐，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理信息化的思維觀念，在實際工作中學(xué)會熟練應(yīng)用信息化技術(shù)。

如今的檔案管理工作內(nèi)容不再是機(jī)械地進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的匯總，而是要求從事檔案管理的工作人員要具備能夠從海量數(shù)據(jù)中篩選有用信息的能力，在檔案管理工作中能夠充分發(fā)揮自身的主觀能動性和創(chuàng)造性，提高檔案管理工作效率。

注重檔案的二次開發(fā)利用

現(xiàn)代化檔案管理工作對工作人員提出了更高的要求，其不僅要具備能夠從海量數(shù)據(jù)中篩選有用信息的能力，還要根據(jù)檔案種類的劃分建立邏輯聯(lián)系，完成檔案信息的自動分類，實現(xiàn)檔案的二次開發(fā)利用。因此，要推動檔案管理工作的發(fā)展，需要建立科學(xué)完善的開發(fā)利用機(jī)制，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的價值。根據(jù)現(xiàn)有的檔案信息構(gòu)建一個功能齊全的數(shù)據(jù)庫，為大眾提供更加全面的檔案信息服務(wù)。除此之外，檔案管理工作的主要目標(biāo)不僅是儲存信息，更重要的是高效利用現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的參考依據(jù)。同時，我們要關(guān)注和重視電子文件的歸納整理，傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔存在難以儲存、易丟失等問題，所以電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案是發(fā)展的必然趨勢。完成電子檔案的歸納后還要進(jìn)行準(zhǔn)確的分類整合。簡單來說，檔案分為普通檔案和機(jī)密檔案兩種，通過互聯(lián)網(wǎng)我們可以在設(shè)置查閱權(quán)限的前提下共享檔案數(shù)據(jù)信息，充分發(fā)揮檔案的實際價值和功效。

研究發(fā)現(xiàn)，完成現(xiàn)代化檔案管理是目前大數(shù)據(jù)信息時代背景下檔案管理工作發(fā)展的必然選擇和發(fā)展方向。目前，我國高職院校在檔案管理信息化建設(shè)工作開展方面所存在的問題主要是檔案管理信息化的建設(shè)力度不足，相關(guān)工作人員素質(zhì)水平亟待提升，檔案信息化發(fā)展缺乏動力等。要想有效解決這些問題，就需要促進(jìn)現(xiàn)階段高職院校在檔案管理信息化發(fā)展方面的改革，相關(guān)的檔案管理工作人員也需要樹立信息化發(fā)展觀念，并且需要注重對檔案的二次利用。