工程建設(shè)階段的合同管理與費(fèi)用控制措施

朱文新

(中國(guó)水利水電第十二工程局有限公司，浙江 杭州 310004)

1 工程建設(shè)階段合同管理對(duì)于費(fèi)用控制的作用

1.1 具有預(yù)警作用

工程建設(shè)階段的合同管理對(duì)于費(fèi)用控制具有良好的預(yù)警作用，可以有效提升工程項(xiàng)目在建設(shè)階段的質(zhì)量、進(jìn)度和效率。

1.2 豐富建設(shè)維度

合同管理與費(fèi)用控制在工程項(xiàng)目建設(shè)階段的起點(diǎn)、功能與所發(fā)揮出來(lái)的作用不盡相同，合同管理與費(fèi)用控制理念的提出使得工程項(xiàng)目建設(shè)的維度和內(nèi)容更加豐富多彩，對(duì)于工程建設(shè)階段已經(jīng)確定的風(fēng)險(xiǎn)，通過合同管理與費(fèi)用控制可以得到有效地化解。

1.3 保證項(xiàng)目質(zhì)量

合同管理與費(fèi)用控制在一定程度上可以保證工程項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量，健全與完善的合同管理與費(fèi)用控制有助于促進(jìn)工程建設(shè)的正常運(yùn)行和穩(wěn)定發(fā)展，可以幫助施工企業(yè)了解和掌握工程建設(shè)階段存在的問題，提升工程項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量，對(duì)于工程建設(shè)階段出現(xiàn)的負(fù)面影響和存在的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)揮著積極的作用。

1.4 促進(jìn)信息流通

合同管理與費(fèi)用控制的最大作用在于更好地促進(jìn)了工程建設(shè)階段信息的流通性，信息管理人員可以從其中獲得信息的管理方法。然而，部分工作人員對(duì)合同管理與費(fèi)用控制在工程建設(shè)階段的作用認(rèn)識(shí)不充分、意識(shí)低下，為此可以通過集中培訓(xùn)的方式使管理人員充分理解合同管理對(duì)于費(fèi)用控制的作用，以此確保工程建設(shè)階段合同管理與費(fèi)用控制工作的有序推進(jìn)，促進(jìn)信息流通。

1.5 完成監(jiān)督管理

近年來(lái)，我國(guó)工程建設(shè)合同管理與費(fèi)用控制的法律法規(guī)正處于不斷完善的過程中，施工企業(yè)更是在不斷地健全與完善著工程建設(shè)合同管理與費(fèi)用控制體系，實(shí)現(xiàn)了工程建設(shè)監(jiān)督管理水平質(zhì)的飛躍。

2 工程建設(shè)階段合同管理的費(fèi)用控制問題

2.1 認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)淡薄

現(xiàn)階段，建筑施工企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈，使得合同管理與費(fèi)用控制逐漸出現(xiàn)了不規(guī)范的現(xiàn)象，更是缺乏示范文本，合同內(nèi)容不僅簡(jiǎn)單粗糙而且存在著較多漏洞，甚至部分的合同還有失公平與公正，出現(xiàn)了合同雙方權(quán)利與義務(wù)不對(duì)等的現(xiàn)象，嚴(yán)重?cái)_亂了建筑市場(chǎng)的秩序。

從合同文本的角度來(lái)看，當(dāng)前很多合同文本中大部分的條款往往都由發(fā)包方制定的，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了承包方的義務(wù)及相關(guān)違約處罰，往往還有工程款支付比例比較苛刻，人工、材料不予調(diào)差等不合理?xiàng)l款，而對(duì)于業(yè)主的制約條款十分少見，特別是對(duì)于業(yè)主違約的約定并不具體，缺乏針對(duì)性的處罰措施。

以上問題的存在，究其原因都是由于施工企業(yè)對(duì)于合同管理與費(fèi)用控制在工程建設(shè)階段的重要性認(rèn)識(shí)不足與意識(shí)淡薄而造成的。

2.2 文本缺陷，責(zé)任不明

就目前的工程建設(shè)合同文本來(lái)看，施工企業(yè)簽署的文本合同，大部分合同責(zé)任劃分不明，缺乏對(duì)合同文本各個(gè)參與方責(zé)任與義務(wù)、違約處理的具體描述，履約雙方的權(quán)責(zé)不對(duì)稱，也是合同管理與費(fèi)用控制難以有序進(jìn)行的重要原因。

同時(shí)，在大部分的合同文本中，還由于缺乏對(duì)工程保險(xiǎn)、索賠計(jì)算的約定，而工程保險(xiǎn)與索賠計(jì)算又是保證合同管理與費(fèi)用控制的有力手段，施工企業(yè)對(duì)于這一點(diǎn)的重要性認(rèn)識(shí)不足，在日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境中，工程建設(shè)階段合同管理與費(fèi)用控制是一項(xiàng)充滿挑戰(zhàn)與風(fēng)險(xiǎn)的工作，如何有效地降低和減少這一風(fēng)險(xiǎn)，彌補(bǔ)文本缺陷，明確責(zé)任，是施工企業(yè)必須要解決的首要問題。

2.3 機(jī)制不全，流程不明

一些施工企業(yè)不注重合同管理與費(fèi)用控制，合同管理與費(fèi)用控制機(jī)制不全，任何一個(gè)人都可以簽訂合同，導(dǎo)致合同管理程序不明，該履行的手續(xù)不能正確履行，對(duì)合同內(nèi)容缺少必要的審核與評(píng)估，施工企業(yè)缺乏對(duì)合同管理與費(fèi)用控制的力度，特別是一些中小型的施工企業(yè)，在工程建設(shè)階段更是將大部分的時(shí)間和精力放在了公關(guān)和預(yù)算管理方面，忽略了合同管理與費(fèi)用控制，甚至沒有專門的人員和部門從事合同管理與費(fèi)用控制工作[1]。

3 工程建設(shè)階段合同管理可以采取的措施

3.1 提升全員合同管理與費(fèi)用控制意識(shí)

合同管理與費(fèi)用控制對(duì)于工程建設(shè)階段來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)特別重要的經(jīng)濟(jì)管理工作，合同管理與費(fèi)用控制水平的高低對(duì)于工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益具有重大影響。合同管理與費(fèi)用控制不僅是合同管理人員的職責(zé)，合同管理與費(fèi)用控制涉及內(nèi)容較多，而且需要在施工企業(yè)內(nèi)部營(yíng)造一個(gè)全員都能重視合同管理的氛圍，將規(guī)范化的合同管理作為責(zé)任制考核的重要目標(biāo)，與合同管理人員個(gè)人效益掛鉤。

另外，施工企業(yè)還需每季度或者每年對(duì)合同管理與費(fèi)用控制人員進(jìn)行培訓(xùn)，邀請(qǐng)專業(yè)人員開展關(guān)于合同管理與費(fèi)用控制的講課并傳授先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，促使企業(yè)形成依法簽約、依法經(jīng)營(yíng)的思想理念，將合同管理與費(fèi)用控制工作放在企業(yè)的重要位置上，逐漸提升全員合同管理與費(fèi)用控制意識(shí)。

3.2 做好合同簽訂準(zhǔn)備，注重合同文本擬定

工程建設(shè)階段合同簽訂指的是在經(jīng)過對(duì)發(fā)包人資質(zhì)、能力與誠(chéng)信詳細(xì)了解的基礎(chǔ)上，認(rèn)為其可以承擔(dān)這一項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，本著“公平、公正、公開”的原則，與發(fā)包人簽訂文本合同，并根據(jù)發(fā)包人提出的要求，逐條進(jìn)行研究與分析，做出是否能夠全部承諾的過程[2]。

誠(chéng)然，由于施工合同內(nèi)容較多，在通常情況下，對(duì)于發(fā)包人提出的合同條款，施工企業(yè)還需要與發(fā)包人進(jìn)行談判，在談判的過程中，需要對(duì)合同的通用條款、專用條款和協(xié)議書進(jìn)行談判，特別是對(duì)于承包人承擔(dān)義務(wù)的條款，比如項(xiàng)目經(jīng)理到位、人員設(shè)備進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時(shí)間等問題，都要進(jìn)行提問，而對(duì)于發(fā)包人提出的這些問題，施工企業(yè)都應(yīng)當(dāng)能給予明確的答復(fù)并作出承諾；同時(shí)承包人也可就合同中的條款進(jìn)行提問，比如工期滯后的處罰，工期提前應(yīng)增加獎(jiǎng)勵(lì)，人、材、機(jī)調(diào)差方式，進(jìn)度款支付比例，履約保證金為保函還是現(xiàn)金等問題。經(jīng)過談判，合同雙方就施工合同中的各項(xiàng)條款達(dá)成一致的意見后，即可簽訂正式的合同文本，合同簽訂流程如圖1所示。

圖1 合同簽訂流程

還需要注意的是，在擬定合同文本的內(nèi)容時(shí)，需要注意以下方面的內(nèi)容：①合同管理與費(fèi)用控制人員必須就工程建設(shè)的現(xiàn)狀深入調(diào)查和研究，使合同文本的擬定更具合理性；②要詳細(xì)分析合同內(nèi)容，避免已經(jīng)簽訂完成的合同出現(xiàn)歧義；③明確合同簽訂時(shí)間，核定工程量清單，注重索賠條款的擬定；④對(duì)擬定的合同初稿進(jìn)行合法性與完備性分析，確認(rèn)發(fā)包人和承包人雙方具備相應(yīng)的建設(shè)能力與建設(shè)資格[3]。

3.3 建立合同管理機(jī)構(gòu)，優(yōu)化合同管理流程

為了更好地促進(jìn)合同管理與費(fèi)用控制工作的順利開展，施工企業(yè)就工程建設(shè)還應(yīng)當(dāng)建立合同管理機(jī)構(gòu)，比如合同管理專職機(jī)構(gòu)、兼職機(jī)構(gòu)，使合同管理與費(fèi)用控制能夠覆蓋到延伸到企業(yè)的每一個(gè)角落中。尤其是一些大中型施工企業(yè)，更應(yīng)當(dāng)建立有權(quán)威性的管理與費(fèi)用控制小組，小組成員應(yīng)當(dāng)由經(jīng)營(yíng)人員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員、企業(yè)負(fù)責(zé)人或者是法律顧問等人員組成，由企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人擔(dān)任組長(zhǎng)。

在企業(yè)內(nèi)部還應(yīng)當(dāng)獨(dú)立設(shè)置合同管理與費(fèi)用控制部門，科學(xué)劃分管理人員職責(zé)，定期或者不定期地由企業(yè)分管經(jīng)營(yíng)領(lǐng)導(dǎo)人組織開展合同管理與費(fèi)用控制協(xié)調(diào)大會(huì)，并根據(jù)工程項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，發(fā)現(xiàn)合同管理與費(fèi)用控制工作中的問題與不足，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步優(yōu)化和完善合同管理與費(fèi)用控制工作流程。

4 工程建設(shè)階段的費(fèi)用控制措施

4.1 制度與體系

1)制定費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)，完善費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)體系，費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)是否合理對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)各項(xiàng)費(fèi)用的開支有著重要影響，費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)也是項(xiàng)目建設(shè)考核依據(jù)，費(fèi)用控制的標(biāo)準(zhǔn)有很多，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中不斷總結(jié)和整理，使其形成科學(xué)合理的費(fèi)用控制體系，以此提升費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)。

2)建立費(fèi)用控制信息反饋系統(tǒng)，及時(shí)準(zhǔn)確地反映實(shí)際費(fèi)用與計(jì)劃費(fèi)用之間的差異，將其反饋到企業(yè)的管理層，以便采取針對(duì)性的解決措施，與財(cái)務(wù)部門協(xié)調(diào)，全面完成費(fèi)用控制目標(biāo)。

3)建立費(fèi)用控制組織體系和責(zé)任體系，費(fèi)用的控制既要由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，又應(yīng)當(dāng)在各個(gè)施工節(jié)點(diǎn)完善費(fèi)用控制責(zé)任制，并委派專業(yè)人員進(jìn)行定期檢查，嚴(yán)格按照費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工程項(xiàng)目在建設(shè)過程中的各項(xiàng)費(fèi)用實(shí)施嚴(yán)格控制。

4.2 人工與材料

工程項(xiàng)目建設(shè)階段的費(fèi)用控制指的是其在建設(shè)過程中所花費(fèi)的全部費(fèi)用，人工與材料是重要組成部分，占據(jù)工程項(xiàng)目的比例為60%及以上。

1)人工費(fèi)用。人工費(fèi)用在整個(gè)工程項(xiàng)目的建設(shè)階段占據(jù)著很大比重，因此要嚴(yán)格控制人工費(fèi)用，作為工程項(xiàng)目的主要負(fù)責(zé)人，要合理安排企業(yè)中的人力資源，有針對(duì)性和有目的地減少或者縮短某些工序，從而達(dá)到降低人力消耗、實(shí)現(xiàn)費(fèi)用控制的目的。

2)材料費(fèi)用。材料費(fèi)用直接影響著整個(gè)工程項(xiàng)目的建設(shè)成本和經(jīng)濟(jì)效益。一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況購(gòu)買材料，在材料的使用過程中實(shí)行限額領(lǐng)料制度；另一方面，在滿足質(zhì)量要求的情況下，盡可能使用低價(jià)的材料代替高價(jià)的材料，作為材料采購(gòu)人員要對(duì)材料市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查，選擇物美價(jià)廉的材料，合理組織運(yùn)輸路線，遵循就近購(gòu)買原則，合理確定材料的采購(gòu)次數(shù)和數(shù)量，降低材料的庫(kù)存。

4.3 質(zhì)量與進(jìn)度

1)質(zhì)量。杜絕和減少工程項(xiàng)目返工現(xiàn)象的出現(xiàn)，在工程項(xiàng)目具體的建設(shè)過程中，嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)，加大施工過程中的質(zhì)量檢查和管理，采取針對(duì)性的措施，保證工程項(xiàng)目建設(shè)一次成型，一次合格，避免返工中人力、物力和材料的再次投入，加大工程項(xiàng)目建設(shè)成本。

2)進(jìn)度。進(jìn)度作為工程項(xiàng)目建設(shè)過程中一個(gè)動(dòng)態(tài)管理過程，是隨著項(xiàng)目的建設(shè)而不斷調(diào)整的過程，根據(jù)合同條件、規(guī)劃條件和外部約束條件對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行控制，進(jìn)度控制是以項(xiàng)目建設(shè)工期為對(duì)象，以約定的建設(shè)工期為目的，如果加長(zhǎng)工程項(xiàng)目建設(shè)周期，將會(huì)直接影響工程建設(shè)過程中人力、物力和材料的投入，加大工程項(xiàng)目建設(shè)費(fèi)用。因此，施工過程中要運(yùn)用先進(jìn)的施工方法，并編制科學(xué)合理的施工進(jìn)度表，縮短工程項(xiàng)目建設(shè)周期，降低項(xiàng)目建設(shè)成本。

5 結(jié)束語(yǔ)

合同管理與費(fèi)用控制是工程建設(shè)階段的核心所在，工程建設(shè)的各方面管理工作都應(yīng)當(dāng)圍繞這一核心來(lái)展開，合同管理與費(fèi)用控制已經(jīng)成為我國(guó)大部分施工企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要手段。為此，合同管理與費(fèi)用控制不能陷入僵硬的狀態(tài)中，它應(yīng)當(dāng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，注重的是方式與方法，講究的是技巧。所以，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)在高度重視合同管理與費(fèi)用控制的基礎(chǔ)上，在實(shí)踐中不斷地探索與歸納，總結(jié)合同管理與費(fèi)用控制技巧，尋找新的方法與路徑，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)建筑市場(chǎng)秩序，保證合同管理與費(fèi)用控制工作的有序推進(jìn)，為工程項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量、效率奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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