采購(gòu)管理在項(xiàng)目執(zhí)行中成本控制方法

彭?xiàng)澚?/p>

(華電重工股份有限公司，北京 100070)

0 前 言

我國(guó)電廠煤場(chǎng)揚(yáng)塵治理改造項(xiàng)目整體發(fā)展態(tài)勢(shì)良好，在國(guó)家環(huán)保工作以及降低煤炭資源浪費(fèi)方面發(fā)揮了關(guān)鍵作用。在整個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)管理占據(jù)著重要的地位，因?yàn)椴少?gòu)管理工作質(zhì)量的好壞直接影響項(xiàng)目最終的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此，在具體的采購(gòu)和成本控制中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)工作流程、不斷健全與完善采購(gòu)管理制度、加大對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)力度等，這樣才能實(shí)現(xiàn)采購(gòu)和項(xiàng)目執(zhí)行成本控制的最終目的。

1 案例概況

某集團(tuán)內(nèi)電廠現(xiàn)有的煤場(chǎng)尺寸長(zhǎng)為306 m、跨度200 m，四周分別圍設(shè)防風(fēng)抑塵網(wǎng)。經(jīng)集團(tuán)科研批復(fù)，擬在現(xiàn)有煤場(chǎng)的基礎(chǔ)上新建207 m×197 m×56 m(長(zhǎng)×寬×高)的預(yù)應(yīng)力管桁架結(jié)構(gòu)封閉煤棚，用鋼材量約5 000 t，項(xiàng)目采用EPC總承包模式，計(jì)劃總工期為290個(gè)日歷天，計(jì)劃投資總額為1.1億元人民幣。本工程主要標(biāo)段包括樁基、土建、管桁架安裝、彩板圍護(hù)系統(tǒng)、電氣以及消防系統(tǒng)等配套設(shè)施施工，需要采購(gòu)大量的物資及招標(biāo)施工單位。管桁架結(jié)構(gòu)封閉施工流程見(jiàn)圖1。

2 采購(gòu)管理在項(xiàng)目執(zhí)行中成本控制的特點(diǎn)

2.1 規(guī)范性

在本工程項(xiàng)目的規(guī)劃和建設(shè)過(guò)程中，要想保證項(xiàng)目有序進(jìn)行，必須深刻認(rèn)識(shí)到采購(gòu)在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的重要性。在具體的采購(gòu)工作中，需要將原材料、管桁架加工廠、施工隊(duì)伍等采購(gòu)和招標(biāo)工作全部納入采購(gòu)管理中。同時(shí)，嚴(yán)格按照國(guó)家招投標(biāo)法及集團(tuán)規(guī)章制度進(jìn)行，這樣做的目的是保證整個(gè)采購(gòu)工作可以滿足規(guī)范性的特點(diǎn)，使采購(gòu)流程在合規(guī)合法的前提下實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目執(zhí)行成本控制目標(biāo)，并幫助總承包單位節(jié)約大量資源，這也是本項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題之一。

2.2 特殊性

預(yù)應(yīng)力管桁架結(jié)構(gòu)煤棚封閉項(xiàng)目與其他工程項(xiàng)目相比，具有跨度大、拼裝精度要求高、桁架高空吊裝難度大、管結(jié)構(gòu)焊接要求高等特點(diǎn)，需要對(duì)施工材料、機(jī)械設(shè)備進(jìn)行針對(duì)性采購(gòu)。在具體的采購(gòu)過(guò)程中，需要耗費(fèi)大量資金，且整個(gè)供貨周期比較長(zhǎng)。在這樣的背景下，采購(gòu)時(shí)除了會(huì)受到一些外部環(huán)境因素的影響之外，還有人為的主觀因素，長(zhǎng)此以往將加大采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，甚至無(wú)法實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目執(zhí)行成本控制的目標(biāo)。

圖1 管桁架結(jié)構(gòu)封閉施工流程

3 采購(gòu)管理在項(xiàng)目執(zhí)行中成本控制的重要性及步驟

3.1 重要性

1)合理完善采購(gòu)策劃，能夠大量節(jié)約采購(gòu)時(shí)間及成本。

2)采購(gòu)人員的采購(gòu)業(yè)務(wù)水平及能力在采購(gòu)成本控制中發(fā)揮著重要的作用。

3)采購(gòu)可以以最小的資源消耗獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益，有利于促進(jìn)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的提高。

4)采購(gòu)成本控制越好，代表企業(yè)的管理水平越高，有利于促進(jìn)企業(yè)在行業(yè)領(lǐng)域中快速發(fā)展，提高行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力[1]。

3.2 步 驟

通過(guò)以上分析，對(duì)采購(gòu)管理在項(xiàng)目執(zhí)行中成本控制的特點(diǎn)和重要性有了初步了解，為了更好地促進(jìn)采購(gòu)管理在項(xiàng)目執(zhí)行成本控制工作中的順利進(jìn)行，還需要明確具體的步驟，具體如下。

1)合理選擇成本控制對(duì)象。成本控制過(guò)程中，合理選擇成本控制對(duì)象十分重要。為此，作為成本控制人員應(yīng)根據(jù)某一目標(biāo)對(duì)象在總成本中所占的比重詳細(xì)分析采購(gòu)成本預(yù)算情況，并明確哪些費(fèi)用是主要的、哪些費(fèi)用是次要的，對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用的使用情況做到了然于胸，這樣才能有效控制項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中的成本。

2)及時(shí)調(diào)整成本控制計(jì)劃。任何工程項(xiàng)目的建設(shè)都需要消耗大量的成本，在具體的成本控制工作中，由于其具有較大的可變性，應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度及時(shí)調(diào)整成本控制計(jì)劃，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。這樣一來(lái)，不僅整個(gè)工程項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量可以得到根本保證，而且能實(shí)現(xiàn)不同資源的優(yōu)化配置。

3)實(shí)施成本控制動(dòng)態(tài)監(jiān)督。成本控制動(dòng)態(tài)監(jiān)督是整個(gè)工程項(xiàng)目成本控制方法中的關(guān)鍵所在，需要成本控制人員走進(jìn)市場(chǎng)，對(duì)市場(chǎng)中的材料、物資、構(gòu)件等信息進(jìn)行搜集和對(duì)比，及時(shí)修改采購(gòu)數(shù)據(jù)，確保工程項(xiàng)目建設(shè)不因成本上漲而影響正常進(jìn)行。

4 采購(gòu)管理在項(xiàng)目執(zhí)行中成本控制方法

要想提高采購(gòu)管理水平，并在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中控制好成本，就必須不斷健全與完善采購(gòu)制度，為采購(gòu)工作提供制度支撐，然后制定詳細(xì)與可行的采購(gòu)計(jì)劃，完善采購(gòu)招標(biāo)流程并嚴(yán)格根據(jù)流程執(zhí)行，還要與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系等，具體如下。

4.1 不斷健全與完善采購(gòu)制度

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的利好背景下，我國(guó)已經(jīng)邁向了信息化時(shí)代，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中得到了迅速的推廣和應(yīng)用。對(duì)此，應(yīng)將信息技術(shù)應(yīng)用于預(yù)應(yīng)力管桁架結(jié)構(gòu)封閉煤棚項(xiàng)目采購(gòu)管理和項(xiàng)目執(zhí)行成本控制中，信息技術(shù)在其中的應(yīng)用可以促使項(xiàng)目的整個(gè)執(zhí)行過(guò)程更加順暢。需要注意的是，在此過(guò)程中必須有健全與完善的采購(gòu)制度為支撐，并保證采購(gòu)制度落到實(shí)處。

另外，在對(duì)采購(gòu)和項(xiàng)目執(zhí)行成本控制的過(guò)程中，為了從根本上避免和減少采購(gòu)人員消極怠工的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)健全與完善采購(gòu)制度，并利用采購(gòu)制度對(duì)采購(gòu)人員實(shí)施有效的監(jiān)督和管理[3]。這樣不僅可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目在采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題，而且能根據(jù)這些問(wèn)題制定出針對(duì)性的解決措施，保證采購(gòu)工作順利開(kāi)展，從而將供應(yīng)商的供貨信息與項(xiàng)目采購(gòu)和執(zhí)行過(guò)程中的相關(guān)信息有機(jī)結(jié)合在一起，為采購(gòu)方案的制定提供重要的數(shù)據(jù)支撐。在健全與完善采購(gòu)制度的過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)落實(shí)采購(gòu)價(jià)格，通過(guò)詢價(jià)模式合理控制采購(gòu)價(jià)格，并及時(shí)分析價(jià)格的走勢(shì)和變化。唯有如此才能保證采購(gòu)在項(xiàng)目執(zhí)行成本控制中的合理性，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)資源的節(jié)約使用。

4.2 制定詳細(xì)與可行的采購(gòu)計(jì)劃

1)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的材料需求計(jì)劃一般由工程技術(shù)人員和造價(jià)人員編制完成，待編制好的物資需求計(jì)劃傳遞至采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)人員根據(jù)需求計(jì)劃進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。但需要注意的是，應(yīng)合理分析投標(biāo)報(bào)價(jià)，選擇合理價(jià)位，杜絕低價(jià)中標(biāo)，高價(jià)結(jié)算。

2)確定物資采購(gòu)數(shù)量。物資采購(gòu)數(shù)量指的是項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中存貨與總成本之間最低的采購(gòu)數(shù)量，其采購(gòu)數(shù)量會(huì)隨著價(jià)格的變化而變化。在一般情況下，需要重點(diǎn)考慮訂貨成本、存儲(chǔ)成本、購(gòu)買(mǎi)成本以及缺貨成本之間的關(guān)系。

3)制定詳細(xì)可行的物資采購(gòu)計(jì)劃。比如對(duì)于管桁架，從原材料到成品存在采購(gòu)和供貨周期長(zhǎng)、桿件加工精度要求高等特點(diǎn)，為此應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況和所需要的管桁架數(shù)量制定嚴(yán)格的采購(gòu)計(jì)劃，并明確采購(gòu)流程，避免因管桁架供貨不及時(shí)造成窩工和索賠現(xiàn)象。

4)制定詢價(jià)模式。詢價(jià)模式可以是正式、非正式或者概況性的，但不論是哪種模式都應(yīng)當(dāng)保證價(jià)格的正確性和可靠性。

4.3 優(yōu)化完善采購(gòu)招標(biāo)流程

按照工程特點(diǎn)及專(zhuān)業(yè)性合理劃分采購(gòu)標(biāo)段，根據(jù)標(biāo)段特征及規(guī)模確定資質(zhì)要求，再邀請(qǐng)滿足資質(zhì)要求的多個(gè)供應(yīng)商參與投標(biāo)報(bào)價(jià)，以提高價(jià)格的競(jìng)爭(zhēng)性，綜合評(píng)審?fù)稑?biāo)單位的專(zhuān)業(yè)技術(shù)、施工機(jī)械、人員組織、業(yè)績(jī)經(jīng)驗(yàn)、財(cái)力、報(bào)價(jià)等方面，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。

對(duì)于招標(biāo)時(shí)圖紙不全或未提供有效圖紙、僅有工程量清單的情況，宜選用固定綜合單價(jià)，單價(jià)包干合同，在合同中要約定清單外計(jì)價(jià)原則。清單外委托項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)查看是否有對(duì)應(yīng)的清單，如有則按對(duì)應(yīng)清單結(jié)算，否則按清單外計(jì)價(jià)原則結(jié)算，避免清單外索賠。對(duì)已提供施工圖的標(biāo)段，宜選用總價(jià)包干合同，風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給施工單位，有利于控制項(xiàng)目采購(gòu)成本。

EPC總承包項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更現(xiàn)象在所難免，在招標(biāo)文件中，對(duì)設(shè)計(jì)變更部分要明確采用總價(jià)包干還是按實(shí)結(jié)算的方式報(bào)價(jià)，并通過(guò)合同條款內(nèi)容明確計(jì)量計(jì)價(jià)方式、風(fēng)險(xiǎn)范圍、責(zé)任義務(wù)等。若按實(shí)結(jié)算必須做好現(xiàn)場(chǎng)簽證工作，保證現(xiàn)場(chǎng)簽證的有效性，降低項(xiàng)目成本。

4.4 認(rèn)真、嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)工作流程

在具體的采購(gòu)和項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，必須認(rèn)真、嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)工作流程，并結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行采購(gòu)，這樣才能保證在項(xiàng)目執(zhí)行中成本控制落到實(shí)處。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)與項(xiàng)目在執(zhí)行時(shí)的周期、工程量以及深度和廣度等條件有效結(jié)合。這樣一來(lái)，不僅可以合理分析這些影響因素，而且可以根據(jù)這些影響因素制定科學(xué)合理的施工方案，從而保證采購(gòu)流程的科學(xué)性與合理性，從源頭上實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目執(zhí)行成本控制的目的。

另外，預(yù)應(yīng)力管桁架結(jié)構(gòu)封閉煤棚項(xiàng)目會(huì)根據(jù)不同的功能和特點(diǎn)來(lái)劃分，其中會(huì)涉及到集中采購(gòu)、規(guī)模采購(gòu)還是分散采購(gòu)等不同的模式，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)和項(xiàng)目執(zhí)行成本的控制，還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)這些模式的分析力度，這樣才能制定出針對(duì)性的成本控制措施。

4.5 與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系

從采購(gòu)方的角度來(lái)看，一旦確定了可以長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)與其及時(shí)建立和諧良好的伙伴關(guān)系。在這一過(guò)程中，雙方應(yīng)本著“利益共享”和“風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則，建立起合作共贏的關(guān)系，使采購(gòu)方在長(zhǎng)期合作過(guò)程中獲得資源上的保證和成本控制方面的優(yōu)勢(shì)，供應(yīng)商也因此擁有了長(zhǎng)期和穩(wěn)定的大客戶，這種伙伴合作關(guān)系不論是對(duì)于采購(gòu)方還是供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，都有利于降低項(xiàng)目的人工、材料、機(jī)械成本，為雙方帶來(lái)長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)利益[2]。

4.6 加大對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)力度

要想保證采購(gòu)階段項(xiàng)目執(zhí)行成本控制目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，還需要加大對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)力度[4]。在具體的培訓(xùn)工作中，應(yīng)不斷拓寬培訓(xùn)內(nèi)容，比如專(zhuān)業(yè)的采購(gòu)知識(shí)、工程造價(jià)、施工技術(shù)等。另外，借助培訓(xùn)的機(jī)會(huì)優(yōu)化完善人才隊(duì)伍，如果條件允許，還可以通過(guò)以老帶新的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)新人的培訓(xùn)。這樣的培訓(xùn)方式不僅有利于促進(jìn)采購(gòu)人員業(yè)務(wù)水平能力的快速提升，而且能促使其加深對(duì)施工材料、機(jī)械設(shè)備基本屬性的認(rèn)識(shí)和理解，使采購(gòu)人員高效完成采購(gòu)任務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)成本控制的根本目的[5]。

4.7 健全完善采購(gòu)索賠管理制度

健全與完善采購(gòu)索賠管理制度時(shí)，需要注重以下幾個(gè)階段性的工作。

1)合理確定采購(gòu)標(biāo)段。根據(jù)設(shè)計(jì)資料及圖紙清冊(cè)，按照專(zhuān)業(yè)合理劃分采購(gòu)標(biāo)段及各標(biāo)段的控制成本。

2)采購(gòu)文件編制階段。審核施工圖紙、工程量清單，保證技術(shù)要求符合相關(guān)規(guī)范，避免和減少索賠現(xiàn)象的產(chǎn)生。

3)合同條款編審階段。根據(jù)工程項(xiàng)目實(shí)際情況編制合同條款內(nèi)容，以免在項(xiàng)目執(zhí)行階段中因合同條款的歧義理解而造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

4)材料采購(gòu)階段。對(duì)于工程項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中材料增加和價(jià)格變化的問(wèn)題，在采購(gòu)之前應(yīng)當(dāng)設(shè)定采購(gòu)調(diào)整范圍和調(diào)價(jià)的幅度，并將這些調(diào)整內(nèi)容明確編入在合同條款內(nèi)。

5 結(jié)束語(yǔ)

煤場(chǎng)揚(yáng)塵治理改造項(xiàng)目發(fā)展勢(shì)頭迅猛，其對(duì)我國(guó)環(huán)保和資源節(jié)約型社會(huì)的建設(shè)發(fā)揮出了十分重要的作用，在我國(guó)整個(gè)國(guó)民體系的構(gòu)建和發(fā)展過(guò)程中占據(jù)著重要的地位。要想保證該項(xiàng)目的順利進(jìn)行，并實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的最大化，就必須加大對(duì)采購(gòu)和項(xiàng)目執(zhí)行成本控制的重視程度，也只有實(shí)現(xiàn)了這一基本目標(biāo)，才能幫助企業(yè)減少資源浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)對(duì)成本的有效控制。另外，由于預(yù)應(yīng)力管桁架結(jié)構(gòu)封閉煤棚項(xiàng)目在建設(shè)的過(guò)程中需要花費(fèi)大量時(shí)間，同時(shí)采購(gòu)資金相對(duì)較高，為此采購(gòu)階段成本控制還需要根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況開(kāi)展，不可為了控制成本而忽略了工程項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量。

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