運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)行信息化后勤服務(wù)管理的探索

廣西醫(yī)科大學(xué) 蔣興明 麥慶藝 羅丹 李頌國

現(xiàn)代化及信息化社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)下，信息技術(shù)為我國社會(huì)發(fā)展及信息化建設(shè)提供有力支撐。依托信息技術(shù)構(gòu)建信息化后勤服務(wù)管理，打破傳統(tǒng)孤單化、碎片化現(xiàn)象困境的同時(shí)，更是在提高后勤服務(wù)管理質(zhì)量及效率上具有現(xiàn)實(shí)意義。文章選取廣西醫(yī)科大學(xué)信息化后勤服務(wù)管理為討論方向。介紹廣西醫(yī)科大學(xué)信息化后勤服務(wù)管理總體規(guī)劃的同時(shí)，分析系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)及數(shù)據(jù)共享對(duì)于提高信息化后勤服務(wù)管理的價(jià)值性，繼而分析后勤服務(wù)管理在廣西醫(yī)科大學(xué)服務(wù)保障中的具體應(yīng)用。

信息化后勤管理泛指對(duì)現(xiàn)有后勤服務(wù)管理工作進(jìn)行代替與升級(jí)的系統(tǒng)化流程，具體表現(xiàn)為在不違反現(xiàn)有單位規(guī)章制度及后勤服務(wù)管理流程的基礎(chǔ)上對(duì)后勤服務(wù)管理效率進(jìn)行優(yōu)化與升級(jí)的模擬[1]。信息化后勤服務(wù)管理是技術(shù)推動(dòng)服務(wù)的變革，依托信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的突破與革新，催化原有部分人工完成工作通過信息化機(jī)器人代替。信息化后勤服務(wù)管理可將后勤管理實(shí)時(shí)采集數(shù)據(jù)通過歸納、建模等方式直觀化體現(xiàn)各項(xiàng)指標(biāo)及數(shù)據(jù)分布，便于后期為優(yōu)化管理及優(yōu)化流程提供基礎(chǔ)。

1 信息化后勤服務(wù)管理內(nèi)涵

信息化后勤服務(wù)管理不僅可以限制提高后勤管理人員對(duì)后勤的管理質(zhì)量，更是在提高后勤服務(wù)質(zhì)量及保障服務(wù)效應(yīng)上具有現(xiàn)實(shí)意義。同時(shí)，只有順應(yīng)時(shí)代潮流，擴(kuò)大信息化的覆蓋面，才能更好地為學(xué)生提供服務(wù)，更好地適應(yīng)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)，使管理更加規(guī)范，操作更加規(guī)范，處理過程更加規(guī)范。高校后勤信息化服務(wù)管理在一定程度上反映出我國大學(xué)的近代化水平和實(shí)力。高校后勤是學(xué)校發(fā)展的重要支撐，為高校發(fā)展奠定基礎(chǔ)保障。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中具有舉足輕重的意義，信息化也是高校的現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)之一，只有采用有效的信息化手段，才可以降低人力成本，更好地發(fā)揮后勤職能，更是在激發(fā)員工的工作熱情為廣大師生提供更好地服務(wù)上具有深遠(yuǎn)價(jià)值[2,3]。

2 基于信息技術(shù)構(gòu)建信息化后勤服務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)踐分析

2.1 總體框架

集信息化建設(shè)整體架構(gòu)的核心為信息化后勤服務(wù)，依托學(xué)校信息部門搭建的智慧校園，建立信息化后勤服務(wù)平臺(tái)，計(jì)劃搭建通勤車預(yù)定、后勤服務(wù)大廳、數(shù)據(jù)中心、網(wǎng)絡(luò)報(bào)修、物業(yè)管理、公寓管理、電費(fèi)充值、餐飲管理短信通等系統(tǒng)。該平臺(tái)是一個(gè)受理回復(fù)、督促檢查、質(zhì)量評(píng)價(jià)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等系統(tǒng)，并可實(shí)現(xiàn)桌面電腦 PC端、微信客戶端等方式綜合運(yùn)用。

2.2 推進(jìn)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享

建立起基礎(chǔ)的資料導(dǎo)入學(xué)生、教師和相關(guān)設(shè)施設(shè)備信息。針對(duì)實(shí)際情況，建立登錄系統(tǒng)的部門和使用者的信息，并對(duì)各部門的權(quán)限進(jìn)行劃分，確保系統(tǒng)的有序。建立一個(gè)統(tǒng)一的單一登錄系統(tǒng)，系統(tǒng)可以獨(dú)立地創(chuàng)建用戶，但同時(shí)又可以相互并聯(lián)。

依托基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，建立一個(gè)信息發(fā)布、查詢平臺(tái)，將分散的、孤立的各系統(tǒng)的信息資料進(jìn)行共享，并能夠按照指定項(xiàng)進(jìn)行查詢、處理。系統(tǒng)設(shè)置可以包括財(cái)務(wù)、學(xué)生公寓、門禁、固定資產(chǎn)、人力資源、水電、物料等系統(tǒng)的管理，實(shí)現(xiàn)收費(fèi)、人員、學(xué)生住宿及所有資源信息共享和查詢等功能。通過信息化建設(shè)，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、整合和分析能力，將各個(gè)中各職能部口的管理數(shù)據(jù)信息收集、處理、分析、統(tǒng)計(jì)，從而提升后勤管理的效能。

2.3 廣西醫(yī)科大學(xué)信息化后勤服務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)想及實(shí)現(xiàn)

為更好地為學(xué)校提供服務(wù)，廣西醫(yī)科大學(xué)充分利用總體計(jì)劃和各部門的實(shí)際需要，逐步引入部分智能管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)不但運(yùn)行簡(jiǎn)單，而且對(duì)維修人員的要求也較低。同時(shí)增加界面的親和力，減少用戶在操作和維護(hù)方面的困難?？梢栽诮⒔∪珜?duì)外宣傳和服務(wù)網(wǎng)站，講好后勤故事的基礎(chǔ)上，整合高校師生的吃、住、行、水、電等服務(wù)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)管理的信息化。具體如下：

2.3.1 商貿(mào)管理系統(tǒng)

將大數(shù)據(jù)的概念應(yīng)用到商業(yè)服務(wù)中，同時(shí)把大量的商業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類、整理、呈現(xiàn)，使其能夠清楚地反映當(dāng)前的市場(chǎng)狀況。比如，管理部門可以根據(jù)最近一段時(shí)間的銷售狀況，對(duì)銷量大的商品進(jìn)行大量采購，對(duì)銷量不大的商品進(jìn)行適當(dāng)?shù)南鳒p。

2.3.2 學(xué)生公寓管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)通過對(duì)各個(gè)部門的員工進(jìn)行授權(quán)，使其能夠完成不同層次的員工所能完成的工作。比如，管理員只能在單元格里瀏覽單元，進(jìn)行相應(yīng)地分房、調(diào)宿、日常管理，其他單元不允許，這就增加系統(tǒng)的保密程度。

在資料管理方面，可以采用Excel表格的方式進(jìn)行大規(guī)模的輸入、輸出，避免在學(xué)生資料龐大時(shí)，需要輸入大量的資料，并提供標(biāo)準(zhǔn)的資料模板（Excel）。還可以通過與學(xué)校的教學(xué)資料庫進(jìn)行交互，將學(xué)生的基本資料大量輸入。此外，每年一年級(jí)的新生都會(huì)有大批的學(xué)生排隊(duì)，管理員要花很長(zhǎng)的時(shí)間和精力去統(tǒng)計(jì)每個(gè)房間的空位。而依托智能分區(qū)，實(shí)現(xiàn)宿舍安排智慧化，即在床位安排、專業(yè)分布、空余床位等相關(guān)信息輸入時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)后臺(tái)數(shù)據(jù)，自動(dòng)產(chǎn)生適合的調(diào)整床位的方案，實(shí)現(xiàn)真正的無紙化操作和信息化管理；開放端口的多部門（如財(cái)務(wù)部門、學(xué)工部門、各學(xué)院）可在后臺(tái)及時(shí)查看學(xué)生信息，熟悉宿舍資源，便于各相關(guān)部門的溝通、訪談工作，提高了工作效率。具體細(xì)則如表1所示。

表1 學(xué)生公寓管理系統(tǒng)細(xì)則及標(biāo)準(zhǔn)Tab.1 Rules and standards for the management system of student apartments

信息技術(shù)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢、分析，為小區(qū)的精細(xì)化管理提供有力的數(shù)據(jù)支持。

學(xué)生公寓系統(tǒng)包含學(xué)生和公寓兩個(gè)方面的信息。該系統(tǒng)能夠根據(jù)后勤管理工作的需要，對(duì)學(xué)生的信息進(jìn)行分析和處理。主要內(nèi)容包括學(xué)生入住情況的查詢、學(xué)生入住密度的分析、入住人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、畢業(yè)床位數(shù)的統(tǒng)計(jì)等。此外，還應(yīng)設(shè)計(jì)歷史住宿查詢功能。系統(tǒng)的條目應(yīng)包括學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)、年級(jí)、專業(yè)、所在學(xué)院、入住狀態(tài)、床位號(hào)、房間號(hào)、所在樓棟、入住時(shí)間、退宿時(shí)間等信息，后臺(tái)保存學(xué)生住宿的信息，財(cái)務(wù)部門在清算住宿費(fèi)時(shí)，有據(jù)可查，有效地減少住宿成本的糾紛；同時(shí)，在公寓系統(tǒng)中采用的圖形管理方法也極大地減少物業(yè)管理人員的工作。采用紅男、綠女等傳統(tǒng)方法，方便地完成對(duì)學(xué)生的查詢，明確標(biāo)明空床和不同床的學(xué)生的住處。

2.3.3 飲食管理體系

運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)高校食堂產(chǎn)生數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并形成分析圖表，例如分析食堂的耗損率、原材料各時(shí)段采購的同種類的價(jià)格變動(dòng)等，從而有效地堵住管理上的漏洞。同時(shí)，這些數(shù)據(jù)對(duì)于今后的工作具有一定的指導(dǎo)意義。

首先，各食堂的經(jīng)理、廚師長(zhǎng)、組長(zhǎng)，都會(huì)將當(dāng)天的用菜和剩余量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，通過對(duì)采購的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，形成采購計(jì)劃，繼而降低食堂的成本，并且通過對(duì)采購數(shù)據(jù)的分析可以得到某一時(shí)段某種原材料的需求情況等，對(duì)食堂平時(shí)的采購種類及制定菜品起著及其重要的參考和指導(dǎo)作用，同時(shí)極大地提高了工作效率。其次，采購部統(tǒng)一經(jīng)過倉庫管理人員的盤點(diǎn)、分類、統(tǒng)計(jì)、入庫后，各食堂按照采購訂單來領(lǐng)取，辦理出庫手續(xù)。同時(shí)，該系統(tǒng)對(duì)原材料的調(diào)價(jià)數(shù)據(jù)均記錄在案，且各材料采購的進(jìn)貨量、供應(yīng)量、進(jìn)價(jià)、庫存量、失效時(shí)間、入庫時(shí)間等信息都是一目了然的、透明的，可以隨時(shí)計(jì)算出每個(gè)食堂的采購數(shù)量和明細(xì)。

最重要的一點(diǎn)，通過對(duì)每個(gè)食堂、每個(gè)窗口的銷售數(shù)據(jù)的分析，可以實(shí)時(shí)地解到哪些食物是學(xué)生最感興趣的，哪些食物是學(xué)生最愛吃的，哪些是學(xué)生最不感冒的。這樣，對(duì)各食堂的采購計(jì)劃，可以進(jìn)行有針對(duì)性地指導(dǎo)，對(duì)每天飯菜調(diào)整及師生員工飲食結(jié)構(gòu)的搭配具有及其重要的指導(dǎo)意義。該系統(tǒng)可以將食物的基礎(chǔ)價(jià)格分解為每天的成本，并將其轉(zhuǎn)化為原材料的支出，從而得計(jì)算各餐廳的損耗、毛利、人工、水電費(fèi)、攤銷等。通過對(duì)成本數(shù)據(jù)的分析，可以得出各食堂的盈利情況。這對(duì)于后勤部門制定各餐廳年度工作目標(biāo)和KPI，起到至關(guān)重要的作用。

2.3.4 人力資源管理體系

由于后勤人員的文化程度普遍較低，對(duì)系統(tǒng)的使用不熟練，造成一些功能的閑置和浪費(fèi)。另外，后勤部門雖然在很多方面都是信息化的，但也不能太復(fù)雜，所以要實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，對(duì)工作表現(xiàn)好的人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。比如，有些后勤人員在服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)系統(tǒng)中，好評(píng)率高，就會(huì)得到一定的物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)工作表現(xiàn)不好的，則受到一定處分，從而提高員工積極性。

2.3.5 公務(wù)車輛管理系統(tǒng)

使用者可以通過網(wǎng)站或手機(jī)客戶端，對(duì)目前的校車狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)的了解，管理員在校車預(yù)定管理端可以查看到所有校車資源，通過查看校車預(yù)定，管理員可以看到每個(gè)班次校車始發(fā)站剩余座位情況，可以看到每個(gè)班次校車已預(yù)定的人數(shù)情況以便于對(duì)校車資源做合理分配。管理員可以看到每個(gè)班次的預(yù)定詳情，根據(jù)實(shí)際情況，可以對(duì)預(yù)定乘客進(jìn)行備注，同時(shí)可以導(dǎo)出預(yù)定詳情以便于核查。模塊管理員對(duì)預(yù)定車輛進(jìn)行管理，管理維度包括車輛種類、信息、預(yù)定權(quán)限、班次、站點(diǎn)及是否可預(yù)約等。師生用戶預(yù)定成功后，在所預(yù)定班次發(fā)車前將會(huì)收到乘車提醒，提醒方式為：微信公眾號(hào)和短信。模塊管理員可對(duì)車輛預(yù)定進(jìn)行管理，管理維度包括可預(yù)定時(shí)間、次數(shù)、可取消預(yù)定權(quán)限、預(yù)定設(shè)限的處理方式等。

2.3.6 網(wǎng)絡(luò)報(bào)修系統(tǒng)

可在電腦端后臺(tái)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，管理人員可以對(duì)校內(nèi)的維修區(qū)域、維修項(xiàng)目、維修人員、報(bào)修訂單、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行管理，系統(tǒng)可根據(jù)實(shí)際需求情況靈活配置。網(wǎng)絡(luò)報(bào)修系統(tǒng)在PC端實(shí)現(xiàn)登錄，并通過對(duì)接信息中心獲取師生相關(guān)數(shù)據(jù)，做好身份認(rèn)證，即網(wǎng)絡(luò)報(bào)修只針對(duì)本校師生開放。針對(duì)學(xué)校師生可在微信端進(jìn)行快速報(bào)修，選擇報(bào)修位置、維修項(xiàng)目和對(duì)故障問題的文字描述并拍攝照片，即可提交報(bào)修的申請(qǐng)。師生在預(yù)約報(bào)修時(shí)可預(yù)約維修時(shí)間、報(bào)修地址需具體到房間號(hào)等具體信息，方便維修工程師快速定位到維修位置。報(bào)修信息提交后可隨時(shí)通過微信端查看報(bào)修處理進(jìn)度、維修人員等信息，并可在線撥打維修工程師的聯(lián)系電話，方便雙方進(jìn)行溝通。除了PC端后臺(tái)管理系統(tǒng)，管理人員也可通過微信端直接對(duì)師生提交的報(bào)修訂單進(jìn)行自動(dòng)派單或者任務(wù)指派、任務(wù)改派、任務(wù)終止等處理；隨時(shí)跟蹤維修人員對(duì)報(bào)修任務(wù)的處理進(jìn)度；了解學(xué)生對(duì)報(bào)修的評(píng)價(jià)；查看與報(bào)修相關(guān)的全面數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

維修工程師可在微信端隨時(shí)獲取需處理的維修任務(wù)、工單處理情況。通過查看師生提交報(bào)修的圖片與描述信息提前了解故障情況，從而做出合理預(yù)判；對(duì)維修過程中遇到的問題與管理人員及時(shí)溝通，提供問題上報(bào)功能，提升維修處理效率。維修處理主要在微信端執(zhí)行（PC端也可處理），從開始處理→記錄問題，維修拍照→完成，直接用手機(jī)就可完成，方便快捷。維修人員完成維修任務(wù)后，師生可通過微信端對(duì)其工作結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)并反饋給維修管理部門。當(dāng)管理者停止維修工單時(shí)，則管理者可添加拒絕原因，并自動(dòng)回復(fù)到報(bào)修者，做好及時(shí)通知。維修工在維修過程中會(huì)使用到物資，在微信端提供物資請(qǐng)購功能。當(dāng)維修工需要使用物資時(shí)可隨時(shí)進(jìn)行物資申請(qǐng)，方便快捷。同時(shí)在高校管理過程中維修工會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)一次申請(qǐng)多個(gè)物資情況，不是在一次維修中用完物資，而是在一段時(shí)間內(nèi)將物資使用完，所以系統(tǒng)會(huì)將申請(qǐng)后的物資存在個(gè)人虛擬倉庫中，在維修完成后選擇使用的物資時(shí)會(huì)直接將曾經(jīng)申請(qǐng)過的物資自動(dòng)顯現(xiàn)出來。

3 結(jié)論

綜上所述，本文以運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)行信息化后勤服務(wù)管理為討論方向，選取廣西醫(yī)科大學(xué)依托信息技術(shù)構(gòu)建信息化后勤服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)想及功能實(shí)現(xiàn)為研究案例。從上述案例分析可以看出，廣西醫(yī)科大學(xué)依托信息技術(shù)構(gòu)建信息化后勤服務(wù)系統(tǒng)不僅顯著提高了相關(guān)服務(wù)效率及質(zhì)量，更是在打破傳統(tǒng)孤島化及碎片化現(xiàn)象上具有現(xiàn)實(shí)意義，對(duì)促進(jìn)高校后勤服務(wù)保障具有深遠(yuǎn)價(jià)值。

引用

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[3] 李磊.基于物聯(lián)網(wǎng)趨勢(shì)下的高校后勤信息化管理體系轉(zhuǎn)型[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2021,11(23):185-187.