電網(wǎng)企業(yè)電子會計檔案管理研究

程華龍，陳胡嶸，汪全雨，俞惠園

（國網(wǎng)安徽省電力有限公司，合肥 230000）

0 引言

在大數(shù)據(jù)、云計算等先進(jìn)技術(shù)逐漸被應(yīng)用于電網(wǎng)企業(yè)的背景下，電網(wǎng)企業(yè)進(jìn)一步變更和優(yōu)化了原有工作模式。會計電子檔案具有無紙化、存儲便捷等優(yōu)勢，能降低電網(wǎng)企業(yè)財務(wù)管理成本，減少資源浪費(fèi)，顯著提升財務(wù)管理效率，將大量財務(wù)人員從煩瑣工作中解脫出來，同時可實現(xiàn)信息資源共享。隨著內(nèi)外環(huán)境不斷變化，電網(wǎng)企業(yè)面臨的競爭愈發(fā)激烈，其只有充分提高財務(wù)管理水平，才能增強(qiáng)自身的核心競爭力，而會計電子檔案管理對電網(wǎng)企業(yè)提升競爭力至關(guān)重要。電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展受多方面因素影響，其須積極實現(xiàn)會計檔案電子化建設(shè)，提高企業(yè)電子化建設(shè)水平，以獲得更好的發(fā)展。

1 電網(wǎng)企業(yè)中電子會計檔案特征及其應(yīng)用價值

1.1 電子會計檔案的特征

電網(wǎng)企業(yè)要想實現(xiàn)財務(wù)管理電子化，必須做好電子會計檔案管理，其能真實、完整呈現(xiàn)電網(wǎng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的資料，進(jìn)一步優(yōu)化原有資料存儲的方式，提高資料信息存儲效率和質(zhì)量。電子會計檔案自身特征體現(xiàn)在以下幾方面。①環(huán)境依賴性較強(qiáng)。電子會計檔案主要是以計算機(jī)、專業(yè)軟件為基礎(chǔ)，能促進(jìn)會計檔案管理模式的創(chuàng)新，其正式存儲過程中對環(huán)境、溫度等要求較高，環(huán)境依賴性較強(qiáng)。②安全與保密性要求高。電子會計檔案最為典型特征是信息集中度較高，其對安全和保密要求較高，需企業(yè)基于會計數(shù)據(jù)安全存儲、安全應(yīng)用等要求，不斷對其會計檔案電子化系統(tǒng)、保密方式進(jìn)行升級完善。

1.2 電網(wǎng)企業(yè)電子會計檔案應(yīng)用價值

隨著電網(wǎng)企業(yè)不斷發(fā)展，其財務(wù)管理資料和數(shù)據(jù)呈爆發(fā)式增長，加強(qiáng)電子會計檔案管理成為必然，電網(wǎng)企業(yè)須充分結(jié)合實際情況，不斷做好電子會計檔案管理，為財務(wù)管理提供助力。電網(wǎng)企業(yè)電子會計檔案應(yīng)用價值體現(xiàn)在以下幾方面。首先，節(jié)省電網(wǎng)企業(yè)管理成本。電網(wǎng)企業(yè)在開展財務(wù)管理工作過程中，應(yīng)用電子會計檔案管理模式僅需投入購買計算機(jī)、專業(yè)軟件的資金，能節(jié)省大量人力、物力和財力，進(jìn)一步降低電網(wǎng)企業(yè)實際管理成本，將更多資金投入其他工作。其次，節(jié)省財務(wù)人員的檔案查找時間。電子會計檔案管理符合電網(wǎng)企業(yè)發(fā)展要求，其能將會計檔案進(jìn)行合理分類存儲，財務(wù)人員通過電子化搜索功能即可完成會計檔案信息查找，保證查找的檔案更具精準(zhǔn)性，節(jié)省大量時間。最后，保證會計檔案完整性和安全性。電子會計檔案可將多種信息技術(shù)深層次融合，利用云存儲方式來保存會計檔案，減少外界因素對檔案的影響，保證會計檔案信息完整性和安全性。

2 電網(wǎng)企業(yè)電子會計檔案管理存在的問題

電網(wǎng)企業(yè)電子會計檔案管理作為一項長期性、綜合性工作，需多個部門做好協(xié)調(diào)配合和支持，這樣才能充分發(fā)揮電子會計檔案優(yōu)勢，獲得更好的管理成效。當(dāng)前，電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)會計信息爆發(fā)式增長，電子會計檔案管理存在諸多問題，具體體現(xiàn)在以下幾方面。

2.1 電子會計檔案管理基礎(chǔ)條件不佳

電網(wǎng)企業(yè)在電子會計檔案實際管理中，需要多方面基礎(chǔ)條件作支撐，以保證會計檔案管理實現(xiàn)電子化、信息化。在當(dāng)前電網(wǎng)企業(yè)電子會計檔案管理中，其配套的基礎(chǔ)設(shè)施不足，缺少相應(yīng)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施、局域網(wǎng)絡(luò)，如計算機(jī)老舊、軟件系統(tǒng)質(zhì)量差，這一定程度上會影響會計檔案電子化管理成效。

2.2 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用水平低

當(dāng)前，部分電網(wǎng)企業(yè)在會計檔案電子化實際管理中，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用水平較低，內(nèi)部收集信息能力有限，有些檔案仍以紙質(zhì)版形式存在，若進(jìn)行使用和登記保存耗損時間較長，影響會計檔案電子化管理效率和質(zhì)量，影響其內(nèi)部信息管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 會計信息安全性難以保證

電網(wǎng)企業(yè)電子會計檔案管理能有效提升財務(wù)管理效率及質(zhì)量，但其也會帶來一些風(fēng)險和問題，其中最關(guān)鍵的是信息安全問題。信息安全是影響會計檔案電子化管理的重要因素。隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，信息安全問題不斷凸顯，電網(wǎng)企業(yè)在電子化管理中容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，這給電子化會計檔案管理帶來數(shù)據(jù)泄露、被盜取等風(fēng)險，因此電子會計檔案管理人員需要提高警惕性和能力來防范信息風(fēng)險。

3 電網(wǎng)企業(yè)加強(qiáng)電子會計檔案管理的策略

3.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保實現(xiàn)會計檔案電子化管理

電網(wǎng)企業(yè)要想實現(xiàn)電子化會計檔案管理，必須要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，其中主要包含軟硬件設(shè)施，企業(yè)須充分結(jié)合實際狀況積極購置先進(jìn)的硬軟件設(shè)備，為電子化會計檔案管理奠定基礎(chǔ)。電網(wǎng)企業(yè)還要構(gòu)造良好的電子化環(huán)境，為電子會計檔案安全性提供保證。一方面，在建設(shè)機(jī)房過程中，須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范和要求進(jìn)行建設(shè)，促使機(jī)房內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、硬軟件設(shè)備均達(dá)標(biāo)，確保其可靠性和安全性。另一方面，在服務(wù)器和檔案存儲器件上，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)積極引入虛擬化技術(shù)，保證會計檔案虛擬化管理，使檔案使用更具便捷性和安全性。另外，電網(wǎng)企業(yè)要積極利用先進(jìn)的技術(shù)構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，及時將相關(guān)檔案信息做好存儲，保證電子會計檔案統(tǒng)一化管理。

3.2 建立電子會計檔案管理系統(tǒng)

為保證內(nèi)部電子會計檔案高效應(yīng)用，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)建立電子會計檔案管理系統(tǒng)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將業(yè)務(wù)部門準(zhǔn)備移交的電子會計文件和其他數(shù)據(jù)信息動態(tài)化傳輸至電子會計檔案系統(tǒng)。電子會計檔案管理系統(tǒng)能動態(tài)化地將數(shù)據(jù)信息資料存儲于數(shù)據(jù)庫內(nèi)，進(jìn)而完成檔案組卷、出入庫及歸檔等工作，實現(xiàn)對電子會計檔案的全過程管控。一方面，電子會計檔案管理系統(tǒng)核心功能在于充分完成電子會計檔案信息收集、匯總和利用等工作，該系統(tǒng)內(nèi)部包含檔案管理、安全管理等功能模塊。電子會計檔案管理系統(tǒng)能實現(xiàn)統(tǒng)一化管理，其將紙質(zhì)原始憑證利用影像子系統(tǒng)進(jìn)行掃描之后，再做好歸檔工作，將其傳遞至?xí)嫏n案管理系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)統(tǒng)一化管理。另一方面，其內(nèi)部含有會計檔案管理模塊功能，可充分實現(xiàn)電子會計檔案全生命周期管理，保證檔案管理效率和質(zhì)量。

3.3 注重檔案分類整理，建立完善的檢索體系

電網(wǎng)企業(yè)會計檔案精細(xì)化分類管理十分重要，有助于管理明晰化，以及后續(xù)應(yīng)用高效化，而且構(gòu)建相應(yīng)的檢索體系是會計檔案電子化管理的重要內(nèi)容。高效的檢索體系可使相關(guān)人員短時間內(nèi)獲取相關(guān)檔案信息，能極大滿足電網(wǎng)企業(yè)建設(shè)中對數(shù)據(jù)的需求，為電網(wǎng)企業(yè)良好發(fā)展提供有效支撐和保障。電網(wǎng)企業(yè)在會計檔案電子化管理中，要將檔案進(jìn)行分類，應(yīng)按照不同基準(zhǔn)，保證檔案分類、管理實現(xiàn)一體化，促使檔案管理更具規(guī)范性，為實現(xiàn)檔案電子化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)對檔案實際數(shù)量、狀態(tài)等基本情況進(jìn)行全方位記錄，并將檔案進(jìn)行專題分類和記錄。由于檔案分類方式較多，電網(wǎng)企業(yè)須結(jié)合實體檔案信息，依照時間、區(qū)域等做好分類整理，根據(jù)會計人員使用檔案的實際情況和習(xí)慣，增設(shè)完善的分類檢索圖，同時為保證后續(xù)同種檔案資料的添加，應(yīng)適當(dāng)存留相應(yīng)的空間。此外，檔案分類管理應(yīng)滿足相關(guān)規(guī)范和要求，保證電子會計檔案收集、存儲等環(huán)節(jié)符合要求，以提升檔案數(shù)據(jù)利用率。會計檔案電子化管理過程中，為保障后續(xù)查詢的高效性和便捷性，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)增設(shè)相應(yīng)的檔案屬性模塊，促使管理更具規(guī)范性。

3.4 做好會計檔案的掃描和存儲工作

當(dāng)前，電網(wǎng)企業(yè)會計檔案電子化管理處理過程中涉及多個處理環(huán)節(jié)。首先，在會計檔案正式錄入管理系統(tǒng)之前，須及時做好檔案掃描處理工作，利用專業(yè)的工具并根據(jù)我國相關(guān)檔案數(shù)字化加工規(guī)定開展掃描工作，如針對老舊資料可利用掃描儀進(jìn)行掃描。其次，做好電子會計檔案存儲媒介的選取。電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)充分結(jié)合實際狀況選取存儲媒介，要使用專項工具進(jìn)行存儲，這樣可進(jìn)一步延長電子檔案使用周期，且能保障內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的可靠性和安全性。

3.5 加強(qiáng)電子會計檔案安全管理

3.5.1 完善會計檔案電子化管理制度及標(biāo)準(zhǔn)

完善的會計檔案電子化管理制度能為各項工作落實提供保障，因此電網(wǎng)企業(yè)須充分結(jié)合實際狀況不斷優(yōu)化、完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并制定監(jiān)督制度來保障該制度和標(biāo)準(zhǔn)的實施，促使電子會計檔案管理更具規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性。電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案管理部門狀況，將其崗位職責(zé)劃分明晰，并實行責(zé)任制，完善檔案整理、移交、統(tǒng)計等流程和保密制度，充分利用制度來約束相關(guān)人員的行為，減少人為操作引發(fā)的信息安全問題。首先，建立完善的檔案信息共享機(jī)制。積極利用先進(jìn)的技術(shù)，打造新的信息管理平臺，建立完善的檔案信息共享機(jī)制，為相關(guān)人員應(yīng)用檔案提供便利，同時保障檔案信息使用過程中的安全性。其次，建立完善的檔案管理制度?；跁嬞Y料檔案基本管理要求，建立完善的檔案管理制度，相關(guān)人員嚴(yán)格依照相關(guān)要求開展管理工作，保證各環(huán)節(jié)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高電子會計檔案管理水平。

3.5.2 制定完善的電子會計檔案安全管理防護(hù)措施

在電子會計檔案管理過程中，電網(wǎng)企業(yè)要制定完善的電子會計檔案安全管理防護(hù)措施，積極進(jìn)行設(shè)備升級，完善安全管理制度，保障會計檔案數(shù)據(jù)信息從初期收集到最終存儲各環(huán)節(jié)的可靠性、安全性。另外，電網(wǎng)企業(yè)可使用先進(jìn)的技術(shù)構(gòu)建電子會計檔案安全防護(hù)模型，用于判定電子檔案是否被修改，并在第一時間標(biāo)識相應(yīng)的修改部分，保證電子會計檔案信息可靠安全。

3.5.3 增強(qiáng)電子會計檔案管理人員保密意識

在電子會計檔案管理過程中，管理人員素養(yǎng)直接關(guān)系到管理成效。當(dāng)前，電網(wǎng)企業(yè)檔案管理人員長期對會計檔案缺少保密意識，因此企業(yè)須積極明確管理人員專業(yè)素養(yǎng)的薄弱點(diǎn)，有計劃、有針對性地開展相關(guān)培訓(xùn)工作，注重提升檔案管理人員道德素養(yǎng)，使其不斷增強(qiáng)自身素質(zhì)和保密意識，嚴(yán)格按照相關(guān)要求開展各項工作。具體來說，電網(wǎng)企業(yè)可根據(jù)檔案管理人員實際情況，采用多元化的培訓(xùn)方式，增強(qiáng)人員的數(shù)據(jù)安全意識和保密意識，使其認(rèn)識到檔案信息泄露的嚴(yán)重性，在工作中確保電子會計檔案的信息安全。

3.5.4 設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限

隨著互聯(lián)網(wǎng)和各類先進(jìn)技術(shù)不斷普及、推廣及使用，電子會計檔案安全性須得到足夠的重視，電網(wǎng)企業(yè)須將安全防護(hù)重點(diǎn)放在網(wǎng)絡(luò)布設(shè)方面，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，保障檔案信息安全。電網(wǎng)企業(yè)可根據(jù)內(nèi)部員工的崗位職責(zé)，給予其相應(yīng)的訪問權(quán)限，其登錄過程中需輸入賬戶和密碼，且保證訪問人員只能進(jìn)入可訪問的區(qū)域，以此增強(qiáng)檔案信息的安全性。另外，積極做好網(wǎng)絡(luò)連接訪問控制，應(yīng)對服務(wù)器登錄用戶進(jìn)行控制，精準(zhǔn)辨識非法用戶，并確保網(wǎng)絡(luò)專網(wǎng)專用，減少外界干擾。為從根本上避免病毒等干擾，電網(wǎng)企業(yè)須做好動態(tài)化監(jiān)控，及時進(jìn)行病毒查殺和設(shè)置防火墻，定期做好系統(tǒng)升級，防止檔案數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)泄漏。為增強(qiáng)電子會計檔案安全性，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)及時做好備份工作。

4 結(jié)語

電網(wǎng)企業(yè)進(jìn)行會計檔案電子化管理不僅能降低電網(wǎng)企業(yè)運(yùn)營成本，而且能顯著提高企業(yè)信息化建設(shè)水平，推動電網(wǎng)企業(yè)良好發(fā)展。為保證電網(wǎng)企業(yè)電子會計檔案在財務(wù)管理中取得更好的應(yīng)用成效，電網(wǎng)企業(yè)須積極采取相應(yīng)的管理措施，保證電子會計檔案管理水平提升，實現(xiàn)會計檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。