大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源利用服務(wù)工作探索研究

謝萍華 上海市科技創(chuàng)新服務(wù)中心（上海市科技成果檔案資料館）

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷應(yīng)用，現(xiàn)階段信息高速公路的容載量越來越大，也越來越智能化和高效化。借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，各類單位可以隨時查閱和使用檔案信息資源，從而促進了工作的高效開展。檔案信息具有廣泛性、社會實踐性、價值性以及原始記錄性等特點。如今人們已經(jīng)不再局限于傳統(tǒng)調(diào)動檔案當時，而是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)隨時傳遞、接收檔案信息資源。基于此，現(xiàn)對大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源利用服務(wù)存在的問題和發(fā)展路徑進行探索研究。

隨著5G網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，移動信息網(wǎng)絡(luò)資源利用效率不斷提高。作為新一代技術(shù)，5G網(wǎng)絡(luò)在速度、容量上相對于4G網(wǎng)絡(luò)都有了質(zhì)的飛躍，讓各種移動辦公方式成為可能?，F(xiàn)階段人們的工作方式已經(jīng)不再局限于電腦辦公，更多的是利用移動網(wǎng)絡(luò)進行業(yè)務(wù)處理。此外，各類人員可以隨時查詢信息檔案。但是，僅有快速的網(wǎng)絡(luò)還無法實現(xiàn)對檔案信息資源良好而充分的利用，檔案工作還需要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，以避免因多人同時訪問數(shù)據(jù)資源庫而出現(xiàn)卡頓。受到大數(shù)據(jù)時代沖擊的不僅僅是互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，各行各業(yè)以及社會中的每個人都不得不為更好地應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代做出改變。檔案工作自誕生初始就與信息息息相關(guān)，可以說，檔案就是信息資源的一種。而科技進步也在不斷推動檔案工作發(fā)展。從古至今，從結(jié)繩刻契到文字出現(xiàn)后的簡牘帛書，再從紙質(zhì)檔案到當下的電子檔案，隨著現(xiàn)代技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案工作又經(jīng)歷了新一輪大變革。隨著大數(shù)據(jù)時代的腳步向前邁進，檔案工作繼續(xù)朝著智能化、高效化的方向發(fā)展。但伴隨著大數(shù)據(jù)帶來的便利，新的問題也不斷出現(xiàn)，如檔案信息利用率低下，可利用優(yōu)良檔案資源無法查閱，檔案工作人員服務(wù)水平不一，檔案信息資源利用服務(wù)工作方式單一等，這些問題給新時期的檔案工作帶來了一定的阻礙，從而引發(fā)了不容小覷的挑戰(zhàn)。常言道，機遇與挑戰(zhàn)并存，筆者擬從大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源利用服務(wù)工作所面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對這些挑戰(zhàn)的對策入手，淺析檔案信息資源利用服務(wù)工作在新時代的發(fā)展方向。

大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源特點

信息的非人工識讀性

在以紙質(zhì)材料為載體的檔案記錄中，人們可以通過肉眼對檔案進行直觀的查閱，不需要任何“中介”的輔助。而電子檔案利用技術(shù)手段，使用了人無法識讀的符號——數(shù)字代碼?！?”“1”作為計算機中檔案信息的表示方法，根據(jù)不同的檔案信息，會產(chǎn)生不同的排列方案，相應(yīng)地，系統(tǒng)會幫助人們進行識別，轉(zhuǎn)換成人們能識讀的文字方案?？偟膩碚f，大數(shù)據(jù)時代檔案信息的讀取需要依靠計算機等軟、硬件設(shè)備。

信息的系統(tǒng)依賴性

檔案資料不會在沒有操作系統(tǒng)的屏幕上顯示，因此，電子檔案管理工作必須有實體的設(shè)備和與其相適應(yīng)的系統(tǒng)。電子檔案的系統(tǒng)依賴主要體現(xiàn)在兩個階段：一是檔案的錄入、處理、歸檔階段，二是檔案的輸出、利用階段。要想開展檔案管理工作，就必須建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)，同時也要考慮到系統(tǒng)與計算機的兼容性，以保證檔案管理軟硬件良好運轉(zhuǎn)。

載體的可轉(zhuǎn)換性

傳統(tǒng)檔案基本以紙質(zhì)材料為載體，且處于穩(wěn)定、固定的狀態(tài)。電子檔案則恰恰相反，電子檔案不屬于實體檔案，具有靈活的表現(xiàn)形式。據(jù)此，檔案管理人員可以根據(jù)檔案管理工作的需要，切換不同的檔案載體。檔案信息既可以使用固定的硬盤儲存，也能以紙質(zhì)形式保存，還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳播共享，或上傳至“網(wǎng)絡(luò)硬盤”。

信息的易變性

由于人為篡改和系統(tǒng)改動，電子檔案的信息內(nèi)容極易發(fā)生變動。電子檔案管理系統(tǒng)較為靈活，因此，在檔案信息被修改后，人們很難察覺到修改痕跡，這容易使檔案的原始性被破壞。電子檔案對軟硬件系統(tǒng)的要求很高，如果計算機系統(tǒng)不能及時更新，它們的安全級別就會隨之降低，產(chǎn)生安全漏洞，從而對信息的完整性造成威脅——別有用心的人很有可能會跳過安全驗證，隨意刪減檔案；系統(tǒng)自身的防御能力下降，受到外界不穩(wěn)定因素的影響，正常保存的檔案有可能出現(xiàn)內(nèi)容變化、順序錯亂等情況。

多種媒體信息的集成性

電子檔案不只有文字形式，還有圖片、聲音、視頻等多種形式。多種形式的信息集成能夠更真實地再現(xiàn)當時的活動情景。同時，圖文并茂的形式提升了檔案的參考、利用價值。此外，由于各類信息都采用二進制，其能夠更好為人們所用，使人們在瀏覽過程中增強對檔案信息的記憶能力。

大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源利用服務(wù)工作面臨的挑戰(zhàn)

檔案信息網(wǎng)站重業(yè)務(wù)輕服務(wù)

現(xiàn)階段，檔案信息資源網(wǎng)站中大部分功能設(shè)置都以檔案館業(yè)務(wù)工作為主，真正涉及檔案信息資源利用的服務(wù)板塊較少，網(wǎng)上展廳中的內(nèi)容也少，且展陳方式不新穎。大部分檔案信息資源服務(wù)網(wǎng)站在檔案信息資源利用服務(wù)板塊中公布的檔案信息資源不充足，開放的檔案也未進行分類，其數(shù)量也較少，甚至只是籠統(tǒng)地介紹了館藏。此外，網(wǎng)站中也沒有涉及數(shù)字檔案的內(nèi)容。用戶在網(wǎng)站中瀏覽到的最多的信息不是檔案，而是關(guān)于檔案館業(yè)務(wù)工作的信息、政策和新聞等。

關(guān)于較為優(yōu)秀的檔案信息資源利用服務(wù)網(wǎng)站，可以參考浙江省檔案館和廣東省檔案館。這兩個網(wǎng)站中專門設(shè)置了開放檔案板塊、數(shù)字檔案板塊、檔案館館藏特色檔案等。其他檔案館可以借鑒這兩個檔案館來加強對自身檔案信息資源網(wǎng)站的建設(shè)。

線上可供利用的檔案信息資源少

國家檔案局在2019年3月4日發(fā)布的《檔案移動服務(wù)平臺建設(shè)指南》中指出，檔案展廳應(yīng)具備檔案展示功能，可通過文本、圖像、音視頻和三維模型等多種形式進行檔案展示。以貴州檔案方志信息網(wǎng)為例，截至目前，用戶使用得最多的是網(wǎng)上展廳板塊和公共服務(wù)板塊，其中，網(wǎng)上展廳僅用了四個專題展覽和三個視頻欄目介紹貴州的民俗文化、歷史文化和地方特色，而這根本無法全面介紹貴州的民俗文化，但是檔案部門在后續(xù)的工作中也沒有對此方面的內(nèi)容進行補充完善，因此其可提供給用戶的資源十分有限。同時，貴州檔案方志信息網(wǎng)中對已經(jīng)開放的檔案分類并不明確，且可供用戶查找的檔案數(shù)量也不多。例如，在貴州檔案方志信息網(wǎng)中，用戶查找檔案時使用得最多的是“公共服務(wù)”板塊，但其中并沒有公布所開放利用的檔案，只發(fā)布了館藏介紹和全宗一覽表，只能供使用者參考。

檔案工作人員的主動服務(wù)意識有待加強

目前，貴州省檔案館關(guān)于檔案信息資源的利用服務(wù)工作仍然是“以藏為主”。隨著技術(shù)設(shè)備的更新和檔案工作領(lǐng)域的拓展，這種服務(wù)觀念已經(jīng)不能適應(yīng)當前的檔案服務(wù)工作，同時，其也對檔案部門的工作人員提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式是以檔案部門為中心，重保管，輕利用。傳統(tǒng)模式下，檔案部門工作人員依舊把需要開放的檔案、未涉密的檔案封閉在檔案庫房中，不開放或者限制開放，這在一定程度上影響了檔案服務(wù)的效果。貴州省檔案館目前在服務(wù)方式上還是以被動服務(wù)為主，即用戶上門后主動提出“自己想要什么”“需要什么”，檔案館才會根據(jù)用戶的需求提供服務(wù)。此外，部分檔案部門的工作人員對自己的業(yè)務(wù)范圍不夠明確，不能準確地為用戶提供所需檔案，也不會主動為用戶提供檔案信息服務(wù)。傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式看似方便了檔案部門，實則極大地影響了檔案利用行為。檔案工作人員落后的檔案信息資源利用觀念會影響檔案信息資源的利用率，也會將檔案局限在檔案館中，使其無法走進大眾的生活，進而會使大眾的檔案意識越來越薄弱，從而最終影響檔案事業(yè)的發(fā)展。

服務(wù)方式“被動”單一

就服務(wù)方式而言，目前檔案館所提供的服務(wù)具有被動性。首先，用戶需要向檔案館表達自身的需求，之后檔案館才會據(jù)此提供一系列服務(wù)。檔案部門基于傳統(tǒng)的服務(wù)模式提供被動服務(wù)，其工作自然會輕松許多，但同時也會使檔案信息資源無法得到充分利用。其次，如今絕大多數(shù)檔案館在提供檔案時還是以紙質(zhì)載體為主，也就是說，檔案館對數(shù)字化檔案的利用程度不高，數(shù)字化檔案工作并沒有得到足夠的重視，而這將使部分無法來到檔案館的用戶無法查詢檔案，這也是檔案信息利用不充分的體現(xiàn)之一。最后，目前來看，檔案館開展線上服務(wù)的載體只有小程序和網(wǎng)站，而許多用戶的需求無法通過上述路徑得到滿足。例如，貴州省檔案館（貴州省地方志編纂委員會辦公室）已經(jīng)搭建起專門的網(wǎng)站，倘若受限于服務(wù)方式的單一性和陳舊性，使得檔案館信息利用效率無法提升，對于檔案館而言必然是種遺憾。

大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源利用服務(wù)工作路徑探索

加強網(wǎng)站檔案信息資源服務(wù)功能建設(shè)

倘若用戶需要在線上獲取檔案資源，那么檔案信息網(wǎng)站往往是用戶的首要選擇，因此，網(wǎng)站的建設(shè)對于檔案館信息資源的利用具有重大影響?，F(xiàn)如今，我國許多檔案館的服務(wù)功能還有待強化。為了攻克這一難題，筆者認為檔案館可以適當降低業(yè)務(wù)板塊數(shù)量，同時增加功能板塊的數(shù)量，為群眾提供檔案線上查詢服務(wù)。例如，可以吸收廣東省檔案館的優(yōu)秀經(jīng)驗，在網(wǎng)站中設(shè)置專門的檔案利用板塊。廣東省檔案館的網(wǎng)站當中專門設(shè)置了名人檔案、聲像檔案等特色板塊。而河南檔案信息網(wǎng)為了更好地實現(xiàn)開放檔案的目標，也單獨設(shè)置了板塊。這樣一方面可以更好地滿足用戶查詢檔案的需求，另一方面，對于網(wǎng)站本身而言，也有助于其提升自身的服務(wù)功能。例如，天津檔案方志網(wǎng)就設(shè)立了特色欄目——在家看檔案，這一欄目使得用戶足不出戶就可以查詢294434件檔案，且用戶可以直接閱讀檔案原文。

豐富網(wǎng)上檔案信息資源內(nèi)容

為了更好地解決網(wǎng)上檔案資源內(nèi)容豐富程度有待提升的問題，筆者認為，第一，檔案館應(yīng)當更新檔案信息資源，并設(shè)置特色欄目，以體現(xiàn)檔案館的文化魅力，同時完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提升檔案信息資源的有效利用率。第二，檔案館應(yīng)當增設(shè)網(wǎng)上展廳，利用文字、圖片并用的方式進行展覽。當前，部分檔案館設(shè)置了網(wǎng)上展廳，并且有效利用了視頻展覽的形式，這一經(jīng)驗值得借鑒。另外，還有部分檔案館網(wǎng)站開設(shè)了VR展廳，利用文字、視頻等多種形式進行展覽，在一定程度上提升了展覽的服務(wù)水平。最后，檔案館可以開發(fā)特色模塊，挖掘更多檔案資源。檔案館可以考慮融入當?shù)靥厣幕?，并且實時更新特色內(nèi)容；在宣傳時可以考慮圍繞當?shù)貧v史、人物、民風等內(nèi)容展開，以便用戶能夠獲得更好的體驗。

轉(zhuǎn)變觀念，努力提高檔案工作人員的素質(zhì)

檔案工作人員是檔案館中負責提供信息資源的主體。該主體應(yīng)該具備良好的服務(wù)意識，不僅如此，還應(yīng)當注重服務(wù)技能的全方位提升。檔案工作人員應(yīng)當對自身的職責有清晰的認知，為此，檔案館可以通過組織培訓的方式全方位提升檔案工作人員的服務(wù)水平，幫助檔案工作人員有機會接觸到更加前沿的服務(wù)知識，同時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動服務(wù)觀，逐步培養(yǎng)起主動服務(wù)的意識。檔案館不僅要優(yōu)化線上服務(wù)的質(zhì)量，還要兼顧線下服務(wù)，同時需要注意，在提供服務(wù)的過程中，應(yīng)當秉持多元化、個性化的原則。如今，我國社會的發(fā)展速度較快，信息技術(shù)在社會生活的許多層面都得到了較好利用，在檔案利用活動當中亦是如此。因此，檔案人員要更熟練地掌握業(yè)務(wù)技能，不僅要掌握檔案工作的相關(guān)制度，還要具備一定的信息技術(shù)知識、計算機操作知識，以及網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的知識儲備。檔案人員只有全面提升自身知識儲備量，才能提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

服務(wù)方式多樣化

目前，檔案館雖然在提供服務(wù)時既用到了線上途徑，也用到了線下途徑，但是其還是以傳統(tǒng)方式為重點，推送檔案信息資源時使用的主要方式也是文字。筆者認為，檔案館在目前通過小程序以及網(wǎng)站的形式推送信息的基礎(chǔ)上，可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)這一媒介，制作宣傳標語，并通過圖片以及視頻等多種載體開展后續(xù)的宣傳工作。另外，對于檔案館而言，線下的宣傳也不可放棄，應(yīng)當加大檔案教育的力度。除卻目前檔案館已經(jīng)開設(shè)的網(wǎng)站和小程序，檔案館也應(yīng)當把握時代發(fā)展趨勢，在利用服務(wù)方面進行創(chuàng)新。例如，檔案館可以開通官方微博或官方視頻號，通過大眾喜聞樂見的方式如視頻或動圖進行宣傳，提升用戶的關(guān)注度，使檔案事業(yè)獲得更好的發(fā)展。

開展檔案信息資源利用服務(wù)工作，是為了更好地推動我國檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。同時，優(yōu)質(zhì)服務(wù)是檔案服務(wù)工作者追求的目標，也是其未來工作的重點任務(wù)。除此之外，檔案信息資源利用服務(wù)工作還是實現(xiàn)資源共享、提高公眾檔案意識、促進檔案資源服務(wù)事業(yè)發(fā)展的重要途徑。