淺談醫(yī)院設(shè)備檔案精細(xì)化管理模式

洪衍界 福建省級機關(guān)醫(yī)院 （福建 福州 350003）

內(nèi)容提要：醫(yī)院作為帶有部分公益性質(zhì)的事業(yè)單位，設(shè)備檔案進行精細(xì)化管理具有更加積極的意義，能夠為其他工作提供基礎(chǔ)。從當(dāng)前的實際情況可知，在很多醫(yī)院中對于設(shè)備檔案的管理工作非常重視，但尚存很多問題，伴隨著醫(yī)療改革的不斷推進，醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作中的問題進一步顯現(xiàn)，如果沒有制定出完善的解決措施，則會對其發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重的阻礙。文章針對相關(guān)內(nèi)容展開綜合討論與分析，闡述醫(yī)院設(shè)備檔案管理的重要性，列舉醫(yī)院設(shè)備檔案精細(xì)化管理模式，探討醫(yī)院設(shè)備檔案精細(xì)化管理的問題，并提供了醫(yī)院設(shè)備檔案精細(xì)化管理的優(yōu)化措施。希望通過針對相關(guān)內(nèi)容的研究，能夠為我國的實際發(fā)展提供動力。

伴隨著科技的不斷進步與社會經(jīng)濟的快速建設(shè)，醫(yī)療設(shè)備產(chǎn)品更新速度逐漸加快，技術(shù)水平也明顯提高，在醫(yī)院臨床診斷中發(fā)揮出了非常重要的作用。然而在醫(yī)療設(shè)備的實際管理工作之中，還有很大的進步空間，需要借助更加有效的措施，提高其管理水平，利用精細(xì)化管理手段，使醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備管理工作能夠獲得更好的發(fā)展，促進醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)的有效提升，為其實際建設(shè)提供更大程度的動力。

1.醫(yī)院設(shè)備檔案管理的重要性

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理中非常重要的一部分，也是檔案管理中比較重要的內(nèi)容之一，醫(yī)療設(shè)備檔案屬于醫(yī)療設(shè)備信息基礎(chǔ)，是設(shè)備管理的根基，需要覆蓋從計劃采購，直到最終報廢的全過程，對其中產(chǎn)生的所有信息進行保存。加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理對于醫(yī)院設(shè)備維護工作來講，具有非常重要的意義，提高醫(yī)療設(shè)備的使用率和經(jīng)濟收益也具有非常重要的作用，建立完善的設(shè)備檔案能夠為其提供科學(xué)有效的信息幫助，保證醫(yī)院各個部門在實際工作中擁有更加完善的基礎(chǔ)。醫(yī)療設(shè)備檔案屬于維修工作展開的基礎(chǔ)，能夠為設(shè)備維修與保養(yǎng)等提供相關(guān)資料。在貴重設(shè)備展開各項工作的過程中，需要加強維護水平，提高保養(yǎng)有效性。如果醫(yī)院采購了全新的醫(yī)療設(shè)備，有關(guān)檔案能夠為管理人員和專家提供最新數(shù)據(jù)，使醫(yī)院在制定各項決策的過程中擁有依據(jù)，而且相關(guān)檔案還能夠解決醫(yī)患糾紛等問題，提高醫(yī)院利益的維護效果。所以加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作發(fā)揮出其各項作用，對于醫(yī)院的工作質(zhì)量、技術(shù)水平與各項收益，都具有非常重要的意義。

2.精細(xì)化管理應(yīng)用于醫(yī)療設(shè)備檔案中的必要性

2.1 利用精細(xì)化管理手段，夯實醫(yī)療設(shè)備檔案管理

“天下大事，必作于細(xì)?！币虼?，在進行醫(yī)療設(shè)備檔案管理過程中，要想提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理的全面性、加強設(shè)備的使用維修和記錄的完善度、全面的將醫(yī)療設(shè)備中所出現(xiàn)的故障進行排除、化解在使用過程中出現(xiàn)的安全隱患、同時想要分析設(shè)備保修動數(shù)據(jù)的完整度、降低醫(yī)療設(shè)備的故障率、提升醫(yī)療設(shè)備全生命周期的管理力度，首先就要利用精細(xì)化管理手段夯實醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，只有利用精細(xì)化的管理手段提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理的全面性，才能夠加強對設(shè)備預(yù)防性的維護工作，提升醫(yī)療安全質(zhì)量管理，全面的降低風(fēng)險發(fā)生的概率。

2.2 精細(xì)化管理在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的實施

精細(xì)化管理在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理中的實施，使醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理全面進入大數(shù)據(jù)時代，成為大數(shù)據(jù)時代創(chuàng)新醫(yī)療設(shè)備檔案管理的必經(jīng)之路。檔案管理是整個醫(yī)療設(shè)備管理過程中的重要環(huán)節(jié)，檔案管理能夠貫穿整個醫(yī)療設(shè)備的生命周期。新時期背景下，國家對于醫(yī)用耗材的管理提出了全新的要求，因此各醫(yī)院應(yīng)不斷完善自身的設(shè)備管理系統(tǒng)，順應(yīng)時代發(fā)展結(jié)合科技時代下的科學(xué)手段，適當(dāng)啟用電子化記錄功能板塊，從而降低電話報修的頻率。同時在建設(shè)過程中要加強設(shè)備掃碼報修，維護進度，跟蹤設(shè)備狀況分析，保養(yǎng)計劃制定，人員工作量統(tǒng)計分析等一系列的完善工作；與此同時，醫(yī)用耗材應(yīng)實行全條碼化管理，在采購過程中應(yīng)結(jié)合電子化采購方式對庫存進行監(jiān)控，通過智能設(shè)備和電子技術(shù)的使用進行準(zhǔn)確記錄終端的消耗，并且能夠?qū)⒄麄€動態(tài)做成實時報表，從根本上摒棄傳統(tǒng)的“手工式”“粗放式”的管理狀態(tài)，全面的提升對耗材物流管理的重視度，從而提升管理效率。通過精細(xì)化管理模式在醫(yī)院設(shè)備檔案中的應(yīng)用可以了解到，很多醫(yī)院管理設(shè)備在醫(yī)院平臺上線運行過程中，基本能夠?qū)崿F(xiàn)全院的設(shè)備數(shù)據(jù)以及重大科室的大型設(shè)備的貼條碼和建檔工作，并且能夠針對大型設(shè)備的工作狀態(tài)進行實時監(jiān)控，加強對相應(yīng)事件的維修工作，從而降低設(shè)備發(fā)生故障的頻率。

3.醫(yī)院設(shè)備檔案精細(xì)化管理模式

3.1 在檔案歸檔范圍中的應(yīng)用

在實際利用經(jīng)濟化管理展開檔案整理工作的過程中，有關(guān)工作人員需要在設(shè)備運行情況變化的基礎(chǔ)上進行跟蹤，獲得相關(guān)的資料，提高把關(guān)水平，落實有關(guān)措施，使檔案資料的完整性進一步提高，為醫(yī)療活動提供基礎(chǔ)。醫(yī)療檔案建立的過程中，會覆蓋較長的時間，參與的人員比較多，所以非常容易造成文件損失或者是破壞等情況，會對檔案管理的利用價值產(chǎn)生一定的影響。在實際進行歸檔的過程中，容易出現(xiàn)兩方面的問題：一方面各個部門都會整理與收集一些大型醫(yī)療設(shè)備的檔案資料，所以造成了資料內(nèi)容過多與重復(fù)歸檔的情況；另一方面小型設(shè)備的檔案資料無人管理，使這些資料出現(xiàn)雜亂不齊和不完整的情況。通過精細(xì)化管理優(yōu)化醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平，能夠使其按照相關(guān)要求完成各項工作，保證檔案管理的整體水平，收集設(shè)備在計劃采購直到最終報廢中的所有資料，這些設(shè)備都需要建立臺帳，由工作人員專門進行保管。所有的檔案則由醫(yī)療中心檔案室進行統(tǒng)一管理，并隨時補充相關(guān)資料，其他工作人員不能收集與保管檔案原件。在實際利用精細(xì)化管理措施的過程中，會使用最優(yōu)歸檔范圍的操作方式與流程，能夠使這一工作的整體水平有效提高，改進操作程序，使檔案管理工作更加完善，提高了的方案的完整性與準(zhǔn)確性。

3.2 在管理制度制定中的應(yīng)用

在醫(yī)療設(shè)備檔案管理的過程中，管理系統(tǒng)屬于經(jīng)常出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)之一，所以在這一情況下，需要使用精細(xì)化管理中標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程與PDCA循環(huán)工具，借此提高檔案管理制度的優(yōu)化。前者重視的是降低成本與變動，而后者則指的是反復(fù)運行，保證管理工作的不斷展開。根據(jù)我國相關(guān)規(guī)定可知，當(dāng)前已經(jīng)制定了完善的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，明確了設(shè)備檔案管理的各項內(nèi)容[1]。所有檔案管理工作人員必須在相關(guān)內(nèi)容的基礎(chǔ)上，優(yōu)化管理工作，使檔案管理工作能夠獲得更大程度的提高。在檔案歸檔之后，需要及時進行登記，提交有關(guān)手續(xù)，在檔案外借之后則需要辦理相關(guān)手續(xù)，登記規(guī)定外借時間，到期之后需要及時歸還。在相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，還需要從實際問題的角度進行分析，完善檔案管理水平，優(yōu)化其科學(xué)性。通過檔案管理制度，能夠使檔案管理工作更加科學(xué)與有效，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

3.3 在檔案具體管理中的應(yīng)用

在醫(yī)療檔案管理的過程中，需要使用“ECRS”（即取消（Eliminate）、合并（Combine）、調(diào)整順序（Rearrange）、簡化（Simplify））原則，通過這一原則針對其進行分析，從原本隨時形成與優(yōu)化轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｂ殭n案員完成檔案收集與管理等工作。所有檔案內(nèi)容需要交由設(shè)備科，并保證相關(guān)資料的完整性，由相關(guān)的人員進行管理。醫(yī)院需要擁有專業(yè)的分管領(lǐng)導(dǎo)，并建立檔案管理科室，保證管理工作的有效展開，所有文件包括使用與維修等方面的材料，需要在下一年的第一季度進行歸檔，保證資料的完整性，并做好檔案的移交工作，交接的過程中，雙方都需要簽字。檔案需要存放在專門的庫房與檔案柜之中，保持整潔與合理。在檔案歸檔之后，需要將其劃分為兩類，一類為常用檔案類，一類則是不常用檔案。如果其中存在沒有用處的檔案，需要及時進行處理，將常用檔案通過各種方式進行保存，并做出標(biāo)記。工作人員需要保證檔案室的清潔，在使用完檔案之后，需要將其放回原本的位置，避免造成影響。

3.4 在服務(wù)功能利用率的應(yīng)用

醫(yī)療設(shè)備檔案管理需要保證檔案管理的整體效率和共享水平，準(zhǔn)確與有效地為社會提供信息資源。有關(guān)工作人員需要利用多種方式，開發(fā)檔案信息，不斷優(yōu)化檔案的管理內(nèi)容，并保證自身工作態(tài)度的積極性，使檔案資料更加完整，為醫(yī)療工作提供幫助，使醫(yī)院的管理者能夠制定出正確的決策。通過建立局域網(wǎng)等，使醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)設(shè)備檔案的查找與保存，建立完善的電子數(shù)據(jù)庫，提高對接重視程度，優(yōu)化檔案的利用率，使其能夠發(fā)揮出更好的效果。

4.醫(yī)院設(shè)備檔案精細(xì)化管理的問題

4.1 管理人員素質(zhì)水平不高

從當(dāng)前的實際情況可知，在很多醫(yī)院中，檔案管理工作人員并不是專業(yè)人才，并沒有掌握有關(guān)方面的專業(yè)知識，而且檔案管理人員的年齡都比較大，所以在思想方面更加陳舊，創(chuàng)新能力不足，對于一些新鮮事物甚至?xí)嬖诳咕艿那闆r。這一問題的存在，導(dǎo)致在展開各項工作的過程中，很難獲得比較好的效果，整體管理水平明顯降低。在長時間發(fā)展的過程中，使管理工作更加混亂，會對后續(xù)工作的展開產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

4.2 醫(yī)院缺少完善管理機制

在實際進行檔案管理工作的過程中，如果擁有完善的管理制度和控制機制，能夠使管理工作更加有效的完成。但是當(dāng)前在很多醫(yī)院中，依然缺少完善的管理機制與相關(guān)制度，使其無法實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展[2]。正常情況下，醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作中會包括多項內(nèi)容，但是大多數(shù)醫(yī)院并沒有制定完善的管理機制，導(dǎo)致檔案管理工作很難落實，而且檔案管理人員本身的積極性并不是非常強，經(jīng)常會出現(xiàn)工作懈怠的情況，使設(shè)備的使用與維修的無法及時有效的記錄，甚至?xí)霈F(xiàn)各種問題，對于檔案管理工作會產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響，造成了不必要的損失。

4.3 管理形式過于固定單一

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在各個行業(yè)中都運用了互聯(lián)網(wǎng)與其相關(guān)技術(shù)，然而對于醫(yī)院檔案管理工作來講，一些出現(xiàn)時間比較久遠(yuǎn)的資料進行管理工作的過程中，依然使用紙質(zhì)化的保存與管理方式，導(dǎo)致管理形式非常單一，在分類的過程中無法做出準(zhǔn)確的劃分。而在查詢相關(guān)信息的過程中，就會造成嚴(yán)重的時間浪費問題，并且很難獲得完整的信息。除此外，紙質(zhì)的實體檔案非常容易受到破壞，還可能出現(xiàn)丟失等情況，在出現(xiàn)問題之后，就會對查詢工作產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，導(dǎo)致管理水平非常低，對醫(yī)院的整體工作效率會產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。如下圖為某醫(yī)院檔案室，其依然使用紙質(zhì)管理的方式，相對來講比較雜亂。

圖1.某醫(yī)院檔案室

4.4 設(shè)備檔案較為分散

綜合對我國多數(shù)醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀進行分析，可以了解到醫(yī)院設(shè)備檔案管理在管理過程中，由于其自身的管理制度不夠健全，組織不夠落實，因此出現(xiàn)了醫(yī)療設(shè)備分散管理的現(xiàn)象，醫(yī)院沒有將檔案進行統(tǒng)一保存管理，導(dǎo)致設(shè)備從引進、安裝、使用到報廢，為其提供的完善資料都不夠健全，資料出現(xiàn)了凌亂的特點，同時出現(xiàn)了較為嚴(yán)重的丟失現(xiàn)象，制約了醫(yī)院科技檔案的完整發(fā)展，無法發(fā)揮其自身的實質(zhì)作用。

5.醫(yī)院設(shè)備檔案精細(xì)化管理的優(yōu)化措施

5.1 提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

因為很多醫(yī)院的設(shè)備檔案管理人員并不是專業(yè)人才，所以在管理思想方面過于落后，導(dǎo)致相關(guān)工作中經(jīng)常會出現(xiàn)各種問題。要想提高管理水平，就要提升有關(guān)人員的綜合素質(zhì)。首先，在招聘工作的過程中，需要提高招聘要求，保證有關(guān)人才專業(yè)對口，不僅需要擁有完善的知識，還需要具有一定的醫(yī)學(xué)常識，在這一情況下，能夠有效解決各種問題，避免出現(xiàn)工作失誤的情況[3]。其次，醫(yī)院在展開外部招聘的同時，還需要對現(xiàn)有人才進行培訓(xùn)，制定完善的考核制度與獎懲措施，使有關(guān)工作人員能夠不斷優(yōu)化自身的實際水平，更好地滿足工作需求。在工作中學(xué)習(xí)專業(yè)知識，更新管理思想，提高工作積極性，使檔案管理工作的水平獲得更大程度的進步。

5.2 健全設(shè)備檔案管理的體系

因為設(shè)備檔案管理的重要性不斷增加，很多醫(yī)院已經(jīng)建立了管理體系，但是并不是非常完善，其主要體現(xiàn)在信息記錄時間不及時等情況，例如部分醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備引進和使用的過程中，并沒有將其使用情況和各項基本信息記錄在檔案之中，這一情況不僅會導(dǎo)致設(shè)備數(shù)據(jù)信息缺失，也會對其他工作產(chǎn)生負(fù)面影響。所以要想提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理的實際效果，完善管理體系，就需要建立與其相符的規(guī)章制度。醫(yī)院需要建立完善的監(jiān)督小組，保證各項工作能夠有效落實，制定出完善的檔案管理制度，可以通過抽查的方式進行檢查，借此加強對檔案管理人員管理工作的監(jiān)督，避免其因為自身工作積極性，對檔案管理產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響，還可以將擋管理責(zé)任落實到個人，使所有檔案管理工作人員的責(zé)任意識都能夠有效提高，加強設(shè)備檔案管理工作的整體水平。

5.3 借助信息化實現(xiàn)創(chuàng)新管理

使用知識化檔案管理記錄的方式可能會造成檔案遺失等情況，而且在查找的過程中，容易出現(xiàn)浪費時間和影響工作效率的問題。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院設(shè)備檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)展中的重點。信息化建設(shè)不僅可以提高整體工作效率，也能夠縮短工作流程。首先是醫(yī)院需要對檔案管理人員進行培訓(xùn)工作，使其不受傳統(tǒng)觀念的影響，優(yōu)化管理方式[4]。而且檔案管理人員本身也需要提高學(xué)習(xí)水平，在這一基礎(chǔ)上，才能夠熟悉業(yè)務(wù)提高自身的管理水平和工作效率。其次則是醫(yī)院的管理人員需要提高對于管理工作的重視程度，因為互聯(lián)網(wǎng)本身具有比較強的開放性，所以網(wǎng)絡(luò)黑客或者計算病毒等容易對檔案信息造成破壞，需要定期進行檔案的檢查與管理工作，確認(rèn)相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，保證檔案信息的安全。利用創(chuàng)新性的管理模式，能夠使檔案管理工作實現(xiàn)信息化發(fā)展，更大程度上優(yōu)化管理流程，使管理工作獲得更大程度的進步，為其設(shè)計發(fā)展提供動力保障。

6.小結(jié)

醫(yī)院本身具有比較強的公益性，是為人們的身體健康提供服務(wù)與保障的機構(gòu)，是以醫(yī)院中的所有工作都需要得到更高程度的重視。設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重點，其中存在的問題同樣需要得到關(guān)注。本文在針對有關(guān)問題展開分析的基礎(chǔ)上，提供了相應(yīng)的解決措施，希望通過相關(guān)措施，能夠為有關(guān)工作提供幫助。各個醫(yī)院需要從自身的實際情況出發(fā)，對檔案管理工作存在的問題進行分析，使管理水平獲得更大程度的提升，保證醫(yī)院中的各項工作能夠有效展開，為人們的身體健康提供幫助。