基于信息化管理系統(tǒng)的醫(yī)療設備質量控制的探索與發(fā)展

朱旭美

（寧波市醫(yī)療中心李惠利醫(yī)院，浙江 寧波 315041）

在一家醫(yī)療機構中，醫(yī)療設備占據(jù)著舉足輕重的地位，臨床診斷、檢驗檢查都依賴于醫(yī)療設備的穩(wěn)定運行，一旦設備發(fā)生故障，將會直接影響到診斷的準確性及治療的安全性，為了保障醫(yī)療設備的性能安全可靠，需要把醫(yī)療設備的全生命周期納入有效管理，對采購論證、安裝驗收、維修保養(yǎng)、計量質控等環(huán)節(jié)層層把關。醫(yī)院于2012年引入了設備管理系統(tǒng)，具備采購申請，設備安裝，到貨錄入、查詢、報廢等功能，初步達到了信息化管理。

然而，信息化管理系統(tǒng)的搭建從來不是一蹴而就，醫(yī)院和固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)處在不斷地磨合，在系統(tǒng)投入使用之初，僅用到了系統(tǒng)的設備采購管理、固定資產(chǎn)管理、科室報損管理功能，反而忽視了一臺設備全生命周期中最重要的質量管理模塊。在經(jīng)過幾年的磨合期，已經(jīng)新增了維修管理、預防性維護管理、計量管理等功能，充分發(fā)揮系統(tǒng)功能。在2019年又運用物聯(lián)網(wǎng)技術，在原有固定資產(chǎn)標簽的基礎上新增了二維碼，支持微信掃描，可以達到查看醫(yī)療設備詳細信息和故障報修的效果，使得醫(yī)療設備的管理水平逐漸從相對粗放化轉變?yōu)榫毣?，醫(yī)院管理人員可以通過系統(tǒng)對設備全生命周期內(nèi)所發(fā)生的運維成本進行分析、科學論證，對今后的設備選型、供應商遴選等決策提供參考依據(jù)。

1 系統(tǒng)需求分析

醫(yī)療設備的管理旨在建立醫(yī)療設備固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)，對資產(chǎn)購置計劃審批、采購論證、技術評估、安裝調(diào)試、質量安全、最終報廢環(huán)節(jié)進行全程的監(jiān)管和記錄，對醫(yī)療設備的全生命周期進行追蹤，實現(xiàn)每個步驟的可溯源。醫(yī)院在信息化管理平臺建立之初，整個流程還不夠完善，信息化程度很低，醫(yī)療設備管理系統(tǒng)覆蓋面較窄，僅僅提供靜態(tài)信息的統(tǒng)計和簡單報表處理的功能，設備購置后的動態(tài)分析較少，缺乏數(shù)字化的質量管理。傳統(tǒng)的質量管理僅停留在口頭傳達或者紙質記錄，容易遺漏，數(shù)據(jù)保留難度較大，記錄的信息僅起到了數(shù)據(jù)的初步統(tǒng)計，無法追溯及對設備質量情況進行分析評價，數(shù)據(jù)較難實現(xiàn)深層挖掘利用，也難以實現(xiàn)縱向對比?；谛畔⒒芾硐到y(tǒng)的醫(yī)療設備質量控制體系的建立使得醫(yī)院設備管理部門的工作效率得到了大大提高，日常管理工作難度有所降低，可以更加有效地追蹤、分析、評價醫(yī)療設備在臨床使用過程中的安全性、穩(wěn)定性。

2 系統(tǒng)初始功能

設備采購管理：在每年8、9月份開啟下一年度預算申報，臨床依據(jù)需求進行申報，經(jīng)醫(yī)院醫(yī)學裝備管理委員會討論通過形成下一年度采購計劃，采購申請支持導出、審批修改、備注、退回等功能。

采購合同管理：采購談判完畢后在系統(tǒng)內(nèi)直接簽訂合同，包含買賣雙方信息、采購設備信息、設備配置清單、付款方式、保修約定等條例，采購合同和采購計劃掛鉤，通過合同上的預算號進行追溯。

固定資產(chǎn)管理：將醫(yī)院原有的固定資產(chǎn)通過新建入庫的方式錄入系統(tǒng)，對后續(xù)增加的設備通過固定資產(chǎn)到貨驗收模塊進行錄入。審核完畢后系統(tǒng)將自動生成唯一的固定資產(chǎn)編碼，用于標志此臺設備，并將固定資產(chǎn)編碼、設備名稱、品牌型號、購入時間、使用科室等信息匯總在固定資產(chǎn)標簽上，如圖1所示，粘貼機器形成每一臺設備的身份證明。

圖1 固定資產(chǎn)標簽

科室報損管理：醫(yī)療設備的壽命是有限的，當設備達到報損年限（6~8年），且嚴重老化，已不能達到正常技術指標，可以由臨床使用科室提出申請，經(jīng)相關部門審批同意后在醫(yī)療設備管理系統(tǒng)中對該臺設備進行報損管理，從而完成其生命狀態(tài)從在庫在用到已報廢的轉變。

3 存在的問題

醫(yī)療設備全生命周期中涉及的質量管理模塊，諸如設備故障維修、性能檢測、預防性維護、計量管理、日常巡檢均采用紙質版的登記方式，工程師在完成對設備的日常維系、維護保養(yǎng)外還需要完成書面登記工作，耗費大量人力成本。巡檢記錄每月一匯總，性能檢測報告、預防性維護報告、計量報告一年一匯總。我院目前兩個院區(qū)，僅一個院區(qū)就有三千多臺固定資產(chǎn)，數(shù)量大，時間一長，形成的文檔堆積，再加上中間存在人員調(diào)動、轉崗，設備科辦公空間不足等因素，后續(xù)查閱難度大，發(fā)生緊急情況無法及時追根溯源。

4 改進措施

資產(chǎn)管理：在原有的固定資產(chǎn)標簽基礎上增加了二維碼，醫(yī)務人員通過手機微信掃描二維碼可以查看設備的詳細信息。考慮到新入職員工可能對設備操作不夠熟悉，特意在手機移動端設備管理系統(tǒng)內(nèi)增加了查看設備操作規(guī)程的功能。

設備維修：傳統(tǒng)的醫(yī)療設備故障一般都是通過臨床使用人員口頭傳遞，使用電話或者微信聯(lián)系工程師，工程師接收到維修任務后即前往現(xiàn)場進行故障維修。但是由于我院醫(yī)療設備臺數(shù)較多，配備工程師又比較有限，當人員都外出維修時可能出現(xiàn)科室電話無人接聽、送修設備無人接收，臨床科室對設備科工作的滿意度大大降低。若設備能夠自主解決的，維修結束后跟臨床科室人員確認；無法自主解決的，聯(lián)系廠家工程師進行協(xié)助維修或是直接送到院外維修，維修周期較長，過程中可能存在和臨床科室溝通不頻繁造成的信息延誤，以為設備科不作為，沒有及時完成設備維修。維修過程中涉及的故障報修響應時間、設備停滯周期、維修成本等無詳細記錄，工程師的工作時長和工作量也無法得以體現(xiàn)。

引入的二維碼功能在很大程度上解決了這一難題，如圖2所示，使用人員微信掃描二維碼，輸入工號、密碼即可進入設備詳細界面，如圖3所示，點擊設備報修，進入設備維修申請界面，如圖4所示，選擇故障設備送修或者工程師上門，在故障描述一欄寫入故障信息，也可以直接錄音進行語音描述，支持照片上傳，將實時的故障信息保存下來，便于工程師分析診斷。

圖2 設備故障申請流程

圖3 設備詳細信息界面

圖4 設備維修申請界面

故障申請?zhí)峤缓笙到y(tǒng)會根據(jù)預先設置好的維修分工情況通過短信形式點對點發(fā)送給分管工程師，工程師接收到報修信息后需及時做出反饋，維修報告單中配備有維修狀態(tài)模塊，包含待維修、維修中、等待配件、寄送廠家、已修復，臨床科室可以通過再次掃描二維碼查看當前設備維修進程?？剖覂?nèi)還配備有專業(yè)顯示屏，和醫(yī)院設備管理系統(tǒng)連接，上面實時顯示了所有待完成的維修項目，避免了工程師因為疏忽造成的遺漏。同時也起到了提醒工程師在完成維修工作后立即填寫維修報告的效果，維修記錄的及時性、準確性得以保障。系統(tǒng)內(nèi)留存著所有的維修工作信息，具有查看科室所有未完成維修單、查看設備所有維修單、查看科室已完成維修單的功能，維修人員的工作量可以較為準確地統(tǒng)計出來。

預防性維護管理：定期對醫(yī)療設備進行維護保養(yǎng)可以消除潛在的隱患，保障設備處于良好的運行狀態(tài)，提高設備使用壽命，降低因設備故障導致不良事件發(fā)生的概率。在引入信息化系統(tǒng)之前，原有的維護保養(yǎng)工作內(nèi)容比較分散，例如：除顫儀電氣安全檢測、高頻電刀、呼吸機性能安全檢測等，沒有統(tǒng)一的醫(yī)療設備預防性維護規(guī)范。

現(xiàn)有的預防性維護管理功能下設置有預防性維護模板維護、預防性維護計劃、預防性維護實施3個模塊。預防性維護保養(yǎng)的內(nèi)容包含外觀檢查、清潔保養(yǎng)、更換維修、功能檢查、性能檢測、電氣安全檢測，可以按照設備類別統(tǒng)一維護模板。不同醫(yī)療設備預防性維護周期應該不同，按照醫(yī)療設備的風險等級，可以將設備分為高、中、低3級，高風險設備半年維護1次、中風險設備1年維護1次、低風險設備2年維護1次。

如圖5所示，工程師前期需要把相關設備按照其類別，在信息化系統(tǒng)內(nèi)選取相應的維護模板，根據(jù)其維護周期生成預防性維護計劃表。工程師根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)設定的計劃表執(zhí)行預防性維護工作并粘貼預防性維護標簽，如圖6所示。預防性維護工作結束后需要在系統(tǒng)內(nèi)確認此次維護計劃已實施，預防性維護的質量大大提高。

圖5 預防性維護流程圖

圖6 預防性維護標簽

5 應用效果

在二維碼報修試運行階段，我們選取了部分科室首先嘗試使用該功能，其余科室繼續(xù)沿用原來傳統(tǒng)的電話或微信報修，并詳細記錄設備從故障報修到完成維修工作所花費的時長。試運行期3個月，3個月后我們對統(tǒng)計的維修數(shù)據(jù)進行處理，按照完修時長在1天、1~3天、3~10天、10~15天、15天以上分成5組，用每一組內(nèi)的維修量除以總的維修量得到每一組內(nèi)維修量所占比例，2種報修模式下，設備完修效率對比如圖7所示，研究發(fā)現(xiàn)在2種模式下，可以在短期內(nèi)完成維修的占比差別不是很大，維修周期拉長，需要申請廠家工程師協(xié)助或者需要把產(chǎn)品寄到廠家進行維修的情況下會產(chǎn)生較大區(qū)別，二維碼報修后在10天內(nèi)完成維修工作的比例遠遠高于傳統(tǒng)方式報修。這主要是由于工程師日常工作較為細碎，時間一長，難免對某些維修任務有所疏漏，而信息化系統(tǒng)的介入可以起到實時提醒的功能，在維修單未確認完成前，此條維修信息會始終出現(xiàn)在科室的電子顯示屏上，讓人無法忽視，工作效率大大提高。

圖7 設備完修效率對比

經(jīng)過幾年的實踐，醫(yī)療設備的預防性維護工作逐漸完善，有了統(tǒng)一的規(guī)范和標準，預防性維護版本基本涵蓋了醫(yī)院內(nèi)所有醫(yī)療設備，工程師只需要按照系統(tǒng)內(nèi)預設的計劃周期性地開展工作，工作重心由被動維修向主動維護靠攏，盡早發(fā)現(xiàn)設備隱患并消除，提高設備使用壽命。2021年度，全院預防性維護次數(shù)達2036臺次，其中高風險設備611臺次，中風險設備1425臺次，預防性維護工作完成率100%。

6 結語

信息化系統(tǒng)的引入規(guī)范了醫(yī)療設備的管理，設備臺賬越來越有條理，歷史維修記錄和預防性維護記錄均可上網(wǎng)查看，實現(xiàn)信息匯總，能夠更好地面對各級醫(yī)療設備安全質量檢查。醫(yī)療設備全生命周期中的維修數(shù)據(jù)保存在計算機內(nèi)，形成維修數(shù)據(jù)庫，維修經(jīng)驗得以累積，后續(xù)發(fā)生相似故障可以檢索借鑒歷史維修記錄，排除故障快速修復，避免工程師在相似問題上花費不必要的查詢時間，另外，總結匯報工作時不需要重新翻閱厚重的紙質資料，手工進行匯總，系統(tǒng)內(nèi)可以直接導出所有的工作記錄，包括維修時間、維修次數(shù)、維修費用等明細，統(tǒng)計數(shù)據(jù)有據(jù)可依，工程師的工作量直觀可見，能夠真實反映醫(yī)院設備科在醫(yī)院管理中的存在價值。

醫(yī)療設備信息化管理是醫(yī)院智慧管理的必然趨勢，信息化建設迫在眉睫。目前，我院醫(yī)療設備的質量控制信息化管理還是停留在初級階段，預防性維護工作的前半段已經(jīng)實現(xiàn)了信息化，然而后半段還是停留在書面狀態(tài)，存在直接勾選作假的漏洞，在未來的發(fā)展中可以考慮擴展醫(yī)療設備標簽二維碼功能，工程師在預防性維護工作中需要現(xiàn)場掃描二維碼，完成性能檢測、電氣安全檢測等工作，檢測結果通過照片上傳確認更具真實性。