“云端”的電子發(fā)票

文/郭 娜 吳安彤

近年來(lái)，隨著電子信息票據(jù)的產(chǎn)生及多領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，開(kāi)展企業(yè)電子發(fā)票電子化報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔管理試點(diǎn)工作對(duì)國(guó)家深化改革、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)高效運(yùn)營(yíng)具有越來(lái)越重要的意義

西咸新區(qū)北控環(huán)?？萍及l(fā)展有限公司對(duì)原財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)及時(shí)調(diào)整，打通電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔財(cái)務(wù)流程，并搭建稅務(wù)云、檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的全流程線(xiàn)上管理。作為中小企業(yè)，試點(diǎn)工作的順利完成，相信可以給較多的中小型企業(yè)一定啟發(fā)并消除其對(duì)實(shí)施過(guò)程的一些顧慮，為國(guó)家對(duì)電子發(fā)票電子化報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的全面推開(kāi)起到示范推廣作用。

一、試點(diǎn)前電子發(fā)票管理痛點(diǎn)難點(diǎn)

1.電子發(fā)票的驗(yàn)真、驗(yàn)重難以有效監(jiān)控

試點(diǎn)前電子發(fā)票真?zhèn)巫R(shí)別需進(jìn)入稅務(wù)平臺(tái)，手工錄入代碼、號(hào)碼進(jìn)行查驗(yàn)；電子發(fā)票驗(yàn)重需財(cái)務(wù)人員手工錄入發(fā)票代碼，票號(hào)及發(fā)票其余信息登記臺(tái)賬，對(duì)虛假發(fā)票、重復(fù)報(bào)銷(xiāo)發(fā)票的查驗(yàn)耗時(shí)耗力，難以進(jìn)行有效監(jiān)控。

2.電子發(fā)票電子化存檔及后續(xù)管理存在困難

根據(jù)《財(cái)政部國(guó)家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》財(cái)會(huì)[2020]6號(hào)文，第四條單位以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證。電子發(fā)票作為原始憑證如何進(jìn)行電子化的歸檔及后續(xù)管理成為不僅是我公司也是大多數(shù)有電子發(fā)票業(yè)務(wù)公司需要考慮突破的難點(diǎn)。

3.電子發(fā)票在企業(yè)間如何安全、高效地流轉(zhuǎn)及儲(chǔ)存

在電子發(fā)票大力推行的同時(shí)，電子發(fā)票如何安全、高效地流轉(zhuǎn)及儲(chǔ)存也成為重中之重，為了響應(yīng)國(guó)家檔案局規(guī)范電子發(fā)票的管理，電子發(fā)票的傳輸、存儲(chǔ)安全、可靠，對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的任何篡改能夠及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，電子發(fā)票在企業(yè)間如何安全、高效地流轉(zhuǎn)及儲(chǔ)存是企業(yè)面臨的問(wèn)題。

4.電子發(fā)票固化于紙，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化進(jìn)程受阻

電子發(fā)票試點(diǎn)前，電子發(fā)票的數(shù)據(jù)僅體現(xiàn)于紙質(zhì)資料中，為企業(yè)信息化帶來(lái)更大挑戰(zhàn)，大量電子發(fā)票數(shù)據(jù)僅以紙質(zhì)資料形式在企業(yè)堆積，難以開(kāi)展大數(shù)據(jù)分析、發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)把控。

二、試點(diǎn)目標(biāo)、整體解決方案

1.試點(diǎn)目標(biāo)

結(jié)合我公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求以及聯(lián)合工作組試點(diǎn)要求，我們將本次的試點(diǎn)目標(biāo)確定如下：

（1）實(shí)現(xiàn)對(duì)電子發(fā)票的準(zhǔn)確查驗(yàn)、查重，提高查驗(yàn)工作效率，降低電子發(fā)票稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；

（2）實(shí)現(xiàn)對(duì)電子發(fā)票的電子化歸檔，降低企業(yè)整理、儲(chǔ)存成本；

（3）推動(dòng)企業(yè)信息化進(jìn)程，為企業(yè)運(yùn)行數(shù)智化工廠，開(kāi)展大數(shù)據(jù)分析及智慧運(yùn)營(yíng)奠定基礎(chǔ)；

（4）為電子發(fā)票電子化報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔示范推廣，并為檔案電子化進(jìn)行摸索探尋。

2.整體解決方案

由于原有財(cái)務(wù)系統(tǒng)功能薄弱，不能支持進(jìn)一步財(cái)務(wù)工作需求，我公司本次試點(diǎn)計(jì)劃更換原有財(cái)務(wù)系統(tǒng)。通過(guò)前期與用友、和訊、百望等服務(wù)商持續(xù)溝通試點(diǎn)目標(biāo)及實(shí)施內(nèi)容，最終確定選用用友公司為系統(tǒng)支持服務(wù)供應(yīng)商，以其YonSuite系統(tǒng)及稅務(wù)云、檔案管理系統(tǒng)作為本次試點(diǎn)的軟件支持系統(tǒng)。

此次電子發(fā)票試點(diǎn)工作，綜合考慮公司整體人員數(shù)量及辦公環(huán)境，行政人員及領(lǐng)導(dǎo)辦公地點(diǎn)集中等情況，確定簽批單據(jù)仍維持線(xiàn)下簽批，采用YonSuite系統(tǒng)及稅務(wù)云、檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行試點(diǎn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。試點(diǎn)成功后，可直接在系統(tǒng)中上傳電子發(fā)票版式文件，系統(tǒng)自動(dòng)解析版式文件、自動(dòng)去重及真?zhèn)涡ｒ?yàn)，更好地把控稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，最終實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票版式文件與電子會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等建立匹配關(guān)系，裝冊(cè)、歸檔、后期上架及借閱、移交等功能。

三、電子發(fā)票歸集、報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔各環(huán)節(jié)的具體做法

1.電子發(fā)票歸集

業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在報(bào)銷(xiāo)單簽批至財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員時(shí)提供電子發(fā)票版式文件，通過(guò)PC端電子發(fā)票版式文件的上傳完成電子發(fā)票的驗(yàn)重、驗(yàn)真、歸集。采集發(fā)票信息可通過(guò)版式文件上傳、微信掃碼、外掃描設(shè)備三種方式實(shí)現(xiàn)歸集至系統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)臺(tái)賬中，以提高電子發(fā)票驗(yàn)重、驗(yàn)真的效率，提升員工報(bào)銷(xiāo)的簡(jiǎn)便性。

2.電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)、入賬

電子發(fā)票驗(yàn)重、驗(yàn)真通過(guò)后，電子發(fā)票數(shù)據(jù)保存至系統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)臺(tái)賬中。財(cái)務(wù)人員收到業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)人簽批完成單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理并進(jìn)行付款，經(jīng)過(guò)審核、記賬后采集會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表至電子檔案系統(tǒng)，同時(shí)將電子發(fā)票版式文件上傳至電子票夾中與會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行關(guān)聯(lián)、匹配，后續(xù)可實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票與會(huì)計(jì)憑證的雙向聯(lián)查。(圖1)

圖1 電子檔案系統(tǒng)中會(huì)計(jì)憑證與電子發(fā)票版式文件匹配圖示

3.電子發(fā)票歸檔及上架

電子檔案系統(tǒng)形成待裝冊(cè)會(huì)計(jì)憑證后，對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行勾選裝冊(cè)，選擇末級(jí)目錄勾選要裝成一冊(cè)的檔案。裝冊(cè)會(huì)自動(dòng)將勾選的檔案按文號(hào)順序排列轉(zhuǎn)成一冊(cè)。按照按數(shù)量裝冊(cè)、按憑證類(lèi)型的方式裝冊(cè)，裝冊(cè)完成后勾選進(jìn)項(xiàng)歸檔，對(duì)每?jī)?cè)分配案卷號(hào)，歸檔后可對(duì)已歸檔的成冊(cè)檔案上架到不同的檔案室檔案柜中，紙質(zhì)檔案與實(shí)體檔案實(shí)現(xiàn)同步管理，后續(xù)可支持檔案查詢(xún)、檔案借閱、檔案下載、檔案外借及歸還、檔案移交、檔案鑒定、檔案銷(xiāo)毀等。（圖2）

圖2 檔案裝冊(cè)-歸檔-上架（與實(shí)體檔案匹配）流程

4.檔案歸檔、上架后的使用

（1）檔案借閱

檔案歸檔、上架后，借閱人員提交借閱申請(qǐng)，輸入需要借閱的資料，審批通過(guò)后即可查看借閱檔案。(圖3)

圖3 檔案借閱流程

（2）檔案移交

會(huì)計(jì)檔案滿(mǎn)3年后移交公司檔案管理部門(mén)，移交經(jīng)辦人提交移交申請(qǐng)，輸入需要移交的檔案資料，審批通過(guò)后即可移交至公司檔案管理部門(mén)。（圖4）

圖4 檔案移交流程

（3）檔案的鑒定及銷(xiāo)毀

會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前需各部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，鑒定完成后方可銷(xiāo)毀。（圖5）

圖5 檔案銷(xiāo)毀前的鑒定流程

四、取得的效益

試點(diǎn)工作在陜西省檔案館、財(cái)政廳、商務(wù)廳、稅務(wù)局的領(lǐng)導(dǎo)下，已完成既定計(jì)劃相關(guān)財(cái)務(wù)軟件和應(yīng)用的開(kāi)發(fā)，截至驗(yàn)收時(shí)點(diǎn)，電子檔案系統(tǒng)已存儲(chǔ)2021年7-10月會(huì)計(jì)憑證531份、電子發(fā)票版式文件42份（其中電子專(zhuān)票4份，電子普票38份）、會(huì)計(jì)報(bào)表9份。規(guī)范了電子發(fā)票電子化業(yè)務(wù)流程和日常管理，提高了工作效率、降低管理成本。主要成效包括：

1.實(shí)現(xiàn)高效率的發(fā)票查驗(yàn)查重，降低企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)電子發(fā)票管理規(guī)范性

經(jīng)過(guò)試點(diǎn)工作中的系統(tǒng)更換、新增等功能，我公司已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的批量驗(yàn)真及查重，無(wú)需再登錄稅局網(wǎng)站單張手工錄入信息逐張查驗(yàn)，消除了電子發(fā)票重復(fù)入賬的可能，有效把控了與此相關(guān)的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

電子發(fā)票的電子化節(jié)約了企業(yè)的儲(chǔ)存成本及空間，實(shí)現(xiàn)了國(guó)家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知中：紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔依據(jù)的同時(shí)保存紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證的要求，也提高了電子發(fā)票日常管理的規(guī)范性。

2.提高檔案管理效率及安全性

電子發(fā)票實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)后，可以進(jìn)行檔案的智能查詢(xún)，提高海量信息的分揀時(shí)效、規(guī)范化管理，滿(mǎn)足了調(diào)閱者方便快捷的查閱需求和信息共享。

本次工作最終形成的系統(tǒng)可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面性備份和關(guān)鍵數(shù)據(jù)備份，并采用多備份、異地備份等方式，保障數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)安全。后續(xù)也可通過(guò)本地應(yīng)急系統(tǒng)、容災(zāi)系統(tǒng)與生產(chǎn)系統(tǒng)相互配合共同保證整體業(yè)務(wù)連續(xù)性及信息安全性。

3.加強(qiáng)項(xiàng)目組成員溝通協(xié)調(diào)性，提高項(xiàng)目組成員項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)

電子發(fā)票電子化試點(diǎn)項(xiàng)目的推進(jìn)，增長(zhǎng)了財(cái)務(wù)及檔案管理等相關(guān)人員的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)。本次的電子發(fā)票試點(diǎn)，幫助我公司財(cái)務(wù)人員及項(xiàng)目組工作成員對(duì)系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的搭建及運(yùn)轉(zhuǎn)原理提高了認(rèn)識(shí)，對(duì)于電子發(fā)票電子化的目的、流程、要求也有了深刻的了解，對(duì)于如何進(jìn)行項(xiàng)目管理、項(xiàng)目推進(jìn)豐富了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

4.推動(dòng)企業(yè)信息化進(jìn)程并為電子發(fā)票在中小型企業(yè)的電子化運(yùn)用進(jìn)行成功示范探索

本次電子發(fā)票的電子化試點(diǎn)，促使我公司升級(jí)了信息管理體系，提高了公司對(duì)電子化業(yè)務(wù)的認(rèn)識(shí)，引領(lǐng)性的財(cái)務(wù)及檔案管理實(shí)踐對(duì)我公司的信息化進(jìn)行起到了極大的推動(dòng)作用。同時(shí)，也為我公司運(yùn)行數(shù)智化工廠，開(kāi)展大數(shù)據(jù)分析及智慧運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)奠定了基礎(chǔ)。

鑒于我公司的實(shí)際運(yùn)營(yíng)規(guī)模以及項(xiàng)目在人力、物力、財(cái)力及時(shí)間上的投入、試點(diǎn)工作的順利完成，相信可以給較多的中小型企業(yè)一定啟發(fā)并消除其對(duì)實(shí)施過(guò)程的一些顧慮，為國(guó)家對(duì)電子發(fā)票電子化報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的全面推開(kāi)起到示范推廣作用。