信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新探究

文/解文娟

隨著信息化的不斷深入，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理與服務(wù)工作時(shí)也要結(jié)合信息化進(jìn)行創(chuàng)新，才能夠在社會(huì)發(fā)展過程中脫穎而出，成為龍頭企業(yè)。企業(yè)的檔案管理涉及到企業(yè)中的每一個(gè)部門，是企業(yè)發(fā)展過程中重要的一環(huán)，只有將信息化和檔案管理與服務(wù)模式進(jìn)行完全的融合，才能夠促進(jìn)企業(yè)又好又快地發(fā)展[1]。

一、信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的意義

（一）有助于推動(dòng)企業(yè)的信息化進(jìn)程，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力

將信息化和企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新融合，對(duì)企業(yè)發(fā)展有很大的促進(jìn)作用。一方面，信息化檔案管理可以提升員工的工作效率，使其在遇到問題時(shí)能夠很快地找到相關(guān)的信息，從而提供解決問題的思路；另一方面，信息化檔案管理能夠在很大程度上促進(jìn)企業(yè)的信息化進(jìn)程，企業(yè)只有跟上時(shí)代的發(fā)展，才能夠在眾多企業(yè)中脫穎而出，不至于被社會(huì)所淘汰。

（二）為企業(yè)制定正確的決策提供依據(jù)

企業(yè)在發(fā)展過程中，避免不了對(duì)每一件事情的決策，這些大大小小的決策，都可能關(guān)乎著企業(yè)的生死存亡。對(duì)于企業(yè)來說，有一些決策是針對(duì)相同的問題，例如，如何促進(jìn)企業(yè)的管理、打造和諧的工作氛圍等，當(dāng)需要再次對(duì)相同的問題做決策時(shí)，企業(yè)管理者就可以通過查找檔案管理中的相關(guān)資料，借鑒之前的決策經(jīng)驗(yàn)，然后完成此次的決策，這就體現(xiàn)出企業(yè)檔案管理工作可以為企業(yè)在制定正確決策時(shí)提供依據(jù)。

（三）為企業(yè)建設(shè)發(fā)展提供知識(shí)服務(wù)

企業(yè)檔案管理部門相當(dāng)于企業(yè)的知識(shí)顧問，因?yàn)樗鼉?chǔ)存了和所有部門相關(guān)的資料，當(dāng)部門發(fā)展過程中遇到問題時(shí)，可以為部門的發(fā)展提供知識(shí)服務(wù)。這就要求企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要讓資料“活”起來，真正地將資料用到企業(yè)發(fā)展過程中。

（四）提高工作效率，避免重復(fù)性的工作

傳統(tǒng)的檔案管理工作任務(wù)繁重，資料查找非常麻煩。對(duì)于企業(yè)來說，為了提高資料查閱效率，在信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新，對(duì)于企業(yè)建設(shè)來說十分必要。這樣，不僅能夠提高檔案管理人員的工作滿意度，提升員工的素質(zhì)，而且能夠促進(jìn)企業(yè)又好又快地發(fā)展[2]。

（五）有助于促進(jìn)各部門之間的交流與合作

對(duì)于企業(yè)來說，進(jìn)行檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新工作，能夠促進(jìn)檔案管理部門與其他部門之間的交流合作。在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，與各部門員工的溝通是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，我們?cè)谛畔⒒h(huán)境下創(chuàng)新企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式，就能夠提升各部門員工對(duì)檔案管理與服務(wù)的認(rèn)識(shí)，拓展了各部門員工之間溝通交流的渠道，促進(jìn)各部門之間的交流合作。

（六）有助于強(qiáng)化企業(yè)文化

企業(yè)文化對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，企業(yè)文化能夠在潛移默化中促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。在信息化環(huán)境下創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)模式，一方面，有助于促進(jìn)企業(yè)形成團(tuán)結(jié)和諧的工作氛圍，提升員工的素質(zhì)；另一方面，有助于企業(yè)文化的形成與發(fā)展，為企業(yè)的加速發(fā)展提供動(dòng)能與活力要素。

二、信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的策略

（一）健全體制機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理與服務(wù)制度建設(shè)

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新時(shí)，最關(guān)鍵的一步是要健全管理體制機(jī)制，加強(qiáng)在檔案管理方面的制度建設(shè)。通過一系列制度建設(shè)，讓員工明確檔案管理與服務(wù)工作的重要性。例如，通過設(shè)立嚴(yán)格的考評(píng)考核制度，來提高員工的業(yè)務(wù)能力及工作積極性。在檔案管理的資料中，不僅有各部門之前的工作資料，也有與企業(yè)相關(guān)的商業(yè)機(jī)密，這就要求在進(jìn)行創(chuàng)新工作時(shí)，需要格外注意管理制度的建立，不能將企業(yè)機(jī)密泄露出去。例如，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，資料的整理、歸檔等都需要專門的人進(jìn)行審核，在借閱資料時(shí)，也要進(jìn)行簽字，如若出現(xiàn)事故也能有線索可查。

（二）建立企業(yè)檔案管理的信息化系統(tǒng)

對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)或保管易丟失、損壞占地、環(huán)境、人力等投入成本高、最繁重、也是最常見的工作就是資料的查找以及調(diào)取，這不僅需要管理人員有很強(qiáng)的工作耐性，而且還需要進(jìn)行大量的腦力工作，對(duì)于管理部門的工作人員來說，這是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。因此，進(jìn)行檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新，無紙化存儲(chǔ)降本增效，多重備份確保檔案安全，支持OFD格式文件。建立與此相關(guān)的信息化系統(tǒng)，能夠很好地解決傳統(tǒng)模式效率低下的問題。我們可以通過以下兩個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新：一是將紙質(zhì)版資料進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，變成電子版資料，在之后的工作中也要注重使用電子版資料；二是加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的建設(shè)與管理，形成模式化的工作流程，方便進(jìn)行管理。在使用信息化系統(tǒng)時(shí)，要注意權(quán)限的開放問題，防止資料的丟失；同時(shí)要加強(qiáng)核心機(jī)密的保管工作。

（三）不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)一部分檔案管理人員的態(tài)度有待于進(jìn)一步端正，這是由兩方面的原因造成的：一方面，在進(jìn)行資料收集工作時(shí)，很多部門沒有在第一時(shí)間將資料上繳，導(dǎo)致管理人員在整理資料時(shí)的時(shí)效性不高；另一方面，檔案管理工作量大，內(nèi)容枯燥，發(fā)展前景有限，致使檔案管理人員工作積極性不高。在進(jìn)行檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新時(shí)，我們可以通過三個(gè)方面來解決這一問題：一是在招聘檔案管理人員時(shí)，一定要招聘那些既符合企業(yè)的發(fā)展理念，又具備檔案管理能力的人員；二是加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)，以增強(qiáng)其工作能力和積極性；三是修訂完善晉升機(jī)制，使檔案管理人員有明確的奮斗目標(biāo)。

（四）加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門的交流合作

企業(yè)可以通過加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門的合作交流來進(jìn)行檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新。檔案管理的資料來自于各部門，檔案管理部門加強(qiáng)與各部門交流合作，不僅有利于提高工作效率，而且有利于企業(yè)文化的形成與發(fā)展。一方面，建立共享機(jī)制，加強(qiáng)各部門之間的溝通協(xié)調(diào)，讓各部門參與到檔案管理工作中，實(shí)時(shí)共享信息，以此來解決在檔案資料整理過程中，資料收集不同步的問題；另一方面，組織經(jīng)常性的交流活動(dòng)，搭建平臺(tái)使檔案管理人員與各部門員工、不同部門員工之間相互熟知，以此來促進(jìn)檔案管理與服務(wù)的效率。

（五）加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)對(duì)于檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新至關(guān)重要。加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，可從以下幾個(gè)方面著手：一是引進(jìn)信息化素養(yǎng)高的檔案管理人才，為檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液；二是對(duì)所聘用的檔案管理人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，嚴(yán)格落實(shí)考核合格上崗的規(guī)范要求；三是加強(qiáng)對(duì)檔案管理現(xiàn)職人員的培訓(xùn)，不斷提升其信息化素養(yǎng)和工作能力；四是設(shè)立獎(jiǎng)懲制度，提高員工對(duì)管理工作的重視程度。

總而言之，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展以及信息化程度的不斷提升，企業(yè)進(jìn)行檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新勢(shì)在必行。在信息化環(huán)境下，企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理與服務(wù)模式需要在健全體制機(jī)制、加強(qiáng)檔案管理與服務(wù)制度建設(shè)上下功夫；在建立企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)上想辦法；在提高企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)上求突破；在加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門交流合作上做文章；在加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)上求實(shí)效，以此來不斷推進(jìn)檔案管理與服務(wù)工作的高效開展，確保企業(yè)加快步伐高質(zhì)量發(fā)展。