新時(shí)期下文書(shū)檔案管理面臨的問(wèn)題及解決對(duì)策

文/張彥宗

面對(duì)新時(shí)期，現(xiàn)代化技術(shù)與思維在單位發(fā)展中運(yùn)用，促進(jìn)單位內(nèi)外部發(fā)展環(huán)境的變革，凸顯文書(shū)檔案管理重要性的同時(shí)，也體現(xiàn)文書(shū)檔案管理的不足。對(duì)此，從增強(qiáng)文書(shū)檔案運(yùn)用效率、提升文書(shū)檔案管理能力的維度，分析新時(shí)期下文書(shū)檔案管理實(shí)踐的價(jià)值，從管理方法單一、管理制度不健全、管理人員業(yè)務(wù)能力有待提升的維度，論述新時(shí)期下文書(shū)檔案管理面臨的問(wèn)題，從轉(zhuǎn)變管理思維、提升文書(shū)檔案管理的重視度、落實(shí)文書(shū)檔案管理信息化思維、完善文書(shū)檔案管理機(jī)制、提升管理人員業(yè)務(wù)能力的維度，提出新時(shí)期下文書(shū)檔案管理問(wèn)題的解決路徑與實(shí)施對(duì)策，實(shí)為本文的旨意所在

文書(shū)檔案管理具有技巧性、綜合性、多元性的特點(diǎn)，是企事業(yè)單位發(fā)展中的主要構(gòu)成部分。完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的文書(shū)檔案信息，可作為單位戰(zhàn)略發(fā)展依據(jù)，通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案信息分析、運(yùn)用、處理、管理，可促進(jìn)單位健康全面地發(fā)展。因此，新時(shí)期下，單位重視文書(shū)檔案管理工作實(shí)施，依據(jù)當(dāng)前文書(shū)檔案管理不足問(wèn)題，樹(shù)立創(chuàng)新發(fā)展理念，優(yōu)化文書(shū)檔案管理模式，提升文書(shū)檔案管理實(shí)效性，從而提升文書(shū)檔案管理在單位發(fā)展中的地位與價(jià)值，這些方為解決存在問(wèn)題的良策。

一、新時(shí)期下文書(shū)檔案管理的實(shí)踐價(jià)值

（一）增強(qiáng)文書(shū)檔案運(yùn)用效率

文書(shū)檔案是單位寶貴的文獻(xiàn)資源，是單位日常工作的綜合體現(xiàn)，通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案資源的整合、收集、匯總、分類(lèi)、歸檔、編碼，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案良好存儲(chǔ)，便于日后運(yùn)用文書(shū)檔案。而進(jìn)一步加強(qiáng)文書(shū)檔案管理能力，可提升文書(shū)檔案管理重視度，使職工明確文書(shū)檔案運(yùn)用的價(jià)值，良好地存儲(chǔ)、管理檔案，促進(jìn)文書(shū)檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)工作合作，為他們提供針對(duì)性的文書(shū)檔案資源，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理及服務(wù)成果，既提升文書(shū)檔案資源運(yùn)用效率，又可為單位整體工作的科學(xué)化實(shí)施提供支撐。同時(shí)，新時(shí)期下，文書(shū)檔案管理上升到單位戰(zhàn)略發(fā)展層面中，通過(guò)良好地運(yùn)用文書(shū)檔案資源，包含文書(shū)檔案分析、運(yùn)用、研究等，為企業(yè)戰(zhàn)略方案構(gòu)建提供依據(jù)，從而促進(jìn)企業(yè)的科學(xué)化發(fā)展。

（二）提升文書(shū)檔案管理成果

文書(shū)檔案管理是單位整體工作的重點(diǎn)，與多項(xiàng)工作關(guān)聯(lián)密切，凸顯文書(shū)檔案資源運(yùn)用的價(jià)值性。通過(guò)進(jìn)一步解決文書(shū)檔案管理的問(wèn)題，可提升文書(shū)檔案管理效率，優(yōu)化當(dāng)前管理不當(dāng)問(wèn)題，達(dá)到文書(shū)檔案管理有效性模式。例如：通過(guò)建設(shè)文書(shū)檔案管理信息化體系，以精細(xì)化管理為目標(biāo)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，既創(chuàng)新文書(shū)檔案管理模式，也提升文書(shū)檔案資源整合、規(guī)定、分析、運(yùn)用的能力。單位依托于網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)，提取、運(yùn)用、分析文書(shū)檔案資源，從文書(shū)檔案中獲取價(jià)值信息，使單位更好地發(fā)展。

二、新時(shí)期下文書(shū)檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案管理方法單一

新時(shí)期下，文書(shū)檔案管理的水平普遍有所提升，但在一些單位具體工作實(shí)際也面臨一定的問(wèn)題，使文書(shū)檔案管理作用得不到發(fā)揮，影響到單位多部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案的運(yùn)用。首先，部分單位不注重文書(shū)檔案的運(yùn)用，文書(shū)檔案管理重視度不高，影響到文書(shū)檔案管理的科學(xué)化實(shí)施。其次，文書(shū)檔案管理的方法單一，還是以傳統(tǒng)的方法為主，缺乏現(xiàn)代化思維的運(yùn)用，使文書(shū)檔案管理方法與模式陳舊，不能夠滿(mǎn)足單位市場(chǎng)化的發(fā)展需求。最后，精細(xì)化管理思維落地到文書(shū)檔案管理力度不強(qiáng)，使文書(shū)檔案管理成果不高，影響到文書(shū)檔案管理在單位發(fā)展中的地位。

（二）管理制度不完善

新時(shí)期下，文書(shū)檔案管理的具體實(shí)踐，需要相關(guān)的管理機(jī)制為依托，以文書(shū)檔案的管理特性，根據(jù)管理機(jī)制的要求，管理人員開(kāi)展文書(shū)檔案的管理工作事項(xiàng)，增強(qiáng)文書(shū)檔案的管理系統(tǒng)性、針對(duì)性。但從當(dāng)前文書(shū)檔案的管理現(xiàn)狀看，相關(guān)的文書(shū)檔案管理機(jī)制實(shí)用性不強(qiáng)，制度體系與實(shí)際工作銜接不足，文書(shū)檔案的管理流程與程序混亂，不利于文書(shū)檔案管理成果的提升。缺乏強(qiáng)有力的文書(shū)檔案管理制度，部分檔案管理人員工作存在盲目，使單位文書(shū)檔案的管理實(shí)效性成果不高。

（三）管理人員業(yè)務(wù)能力有待提升

新時(shí)期下，人力資源管理的重要性在單位發(fā)展中得到凸顯，管理人員業(yè)務(wù)能力是文書(shū)檔案管理工作有效性開(kāi)展的支撐。但從當(dāng)前文書(shū)檔案管理實(shí)踐來(lái)看，存在管理人員業(yè)務(wù)能力不高的問(wèn)題，部分管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)化文書(shū)檔案的管理能力，未能夠根據(jù)文書(shū)檔案管理流程開(kāi)展文書(shū)檔案資源整合、分析、運(yùn)用、保存工作，急需提升管理人員業(yè)務(wù)能力，從而促進(jìn)他們更好地為文書(shū)檔案管理服務(wù)。

三、新時(shí)期下文書(shū)檔案管理水平提升的對(duì)策

（一）提升管理重視度

新時(shí)期下，為單位現(xiàn)代化發(fā)展提供支撐，更為凸顯文書(shū)檔案信息運(yùn)用的價(jià)值，體現(xiàn)文書(shū)檔案管理的重要性。基于此，單位應(yīng)重視文書(shū)檔案的管理工作實(shí)施，根據(jù)文書(shū)檔案運(yùn)用及保存、存儲(chǔ)實(shí)際情況，開(kāi)展針對(duì)性的管理工作。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理的宣傳力度，轉(zhuǎn)變職工思維，重視文書(shū)檔案信息運(yùn)用，積極主動(dòng)融入到文書(shū)檔案管理體系建設(shè)中，協(xié)同提升文書(shū)檔案的管理服務(wù)質(zhì)量，滿(mǎn)足單位多部門(mén)文書(shū)檔案的運(yùn)用需求。此外，單位加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的管理投入，尤其在單位現(xiàn)代化發(fā)展中，促進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到文書(shū)檔案中，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，從而促進(jìn)文書(shū)檔案管理的轉(zhuǎn)型，增強(qiáng)文書(shū)檔案的管理實(shí)效性。例如：在人力、物力、資金等維度，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的投入，加強(qiáng)軟硬件設(shè)備的建設(shè)，促進(jìn)文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新化。同時(shí)，也重視紙質(zhì)的文書(shū)檔案資源的保護(hù)，優(yōu)化辦公室場(chǎng)地，對(duì)紙質(zhì)文書(shū)檔案進(jìn)行良好的存儲(chǔ)，開(kāi)展電子與紙質(zhì)文書(shū)檔案融合管理工作，滿(mǎn)足多部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案資源多元運(yùn)用需求。

（二）加快管理信息化建設(shè)

新時(shí)期下，針對(duì)當(dāng)前文書(shū)檔案管理的問(wèn)題，應(yīng)落實(shí)管理信息化理念，優(yōu)化與創(chuàng)新文書(shū)檔案的管理方法與理念，從而提升文書(shū)檔案管理的信息化成果。首先，單位在現(xiàn)代化發(fā)展中，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建單位網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)，促進(jìn)以往辦公室工作模式的轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)工作信息化的能力，使辦公室工作在信息技術(shù)的支撐下提升工作效率，文書(shū)檔案管理也不例外，促進(jìn)文書(shū)檔案管理與多部門(mén)工作合作，以此增強(qiáng)單位文書(shū)檔案資源運(yùn)用成果。其次，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，根據(jù)文書(shū)檔案的管理特性，構(gòu)建文書(shū)檔案資源庫(kù)，以資源庫(kù)管理文書(shū)檔案信息。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，可提升文書(shū)檔案存儲(chǔ)、計(jì)算、分類(lèi)、整合、歸檔能力，并且這些工作都可自動(dòng)化完成，以此提升文書(shū)檔案管理的水平。同時(shí)，相比較傳統(tǒng)紙質(zhì)文書(shū)檔案信息存儲(chǔ)模式，大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文書(shū)檔案面更為寬闊。最后，在單位網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中，構(gòu)建文書(shū)檔案分析、交流、分享的平臺(tái)，促進(jìn)管理人員與多部門(mén)工作交流，以此獲取、傳遞、分享文書(shū)檔案資源。

（三）進(jìn)一步完善管理制度體系

新時(shí)期下，文書(shū)檔案的管理實(shí)踐，重視完善管理機(jī)制，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化。一方面，依據(jù)文書(shū)檔案管理的具體模式及特性，在傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理制度體系的基礎(chǔ)上，增添及刪減管理?xiàng)l款，做到管理?xiàng)l款與管理實(shí)際工作的銜接，以此為基點(diǎn)，增強(qiáng)管理機(jī)制構(gòu)建與完善的針對(duì)性及可操作性。例如：根據(jù)信息化技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的運(yùn)用情況，構(gòu)建相關(guān)的管理機(jī)制，以此為導(dǎo)向，引領(lǐng)管理人員明確網(wǎng)絡(luò)管理工作流程，開(kāi)展針對(duì)性的文書(shū)檔案管理工作模式；另一方面，在管理機(jī)制中融入激勵(lì)機(jī)制，增強(qiáng)職工對(duì)文書(shū)檔案管理重視度的同時(shí)，也提升文書(shū)檔案管理工作能力，激發(fā)文書(shū)檔案工作積極性，從而為文書(shū)檔案管理有效性實(shí)施助力。

（四）不斷提升管理人員業(yè)務(wù)能力

新時(shí)期下，單位根據(jù)文書(shū)檔案的管理重要性，重視人力資源管理，為文書(shū)檔案管理提供優(yōu)秀的管理人員，以他們的業(yè)務(wù)能力，開(kāi)展文書(shū)檔案的管理工作，并根據(jù)時(shí)代的發(fā)展與變遷，促進(jìn)文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新，提升文書(shū)檔案管理實(shí)踐成果。一方面，招聘專(zhuān)業(yè)的管理人員，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)招聘、線下招聘的模式，吸引優(yōu)秀管理人員參與到單位中，構(gòu)建優(yōu)秀文書(shū)檔案管理隊(duì)伍；另一方面，針對(duì)以往管理人員的工作模式，構(gòu)建文書(shū)檔案管理培訓(xùn)方案，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理制度體系的宣傳及新式文書(shū)檔案管理模式的傳遞，重視他們創(chuàng)新思維的培養(yǎng)，使他們?cè)诰唧w的工作實(shí)踐中進(jìn)行創(chuàng)新，依據(jù)文書(shū)檔案保存、管理的流程，提升文書(shū)檔案管理實(shí)效性，進(jìn)而使管理人員更好地為單位文書(shū)檔案管理服務(wù)。

上述分析研究表明，新時(shí)期下文書(shū)檔案管理工作的實(shí)踐，依據(jù)文書(shū)檔案管理的重要性，促進(jìn)先進(jìn)思維理念融入到文書(shū)檔案管理中，提升文書(shū)檔案管理成果，使文書(shū)檔案管理上升到單位戰(zhàn)略發(fā)展層面，增強(qiáng)文書(shū)檔案信息運(yùn)用效率，彰顯單位文書(shū)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的價(jià)值與有效的服務(wù)功能，從而促進(jìn)單位全面發(fā)展。