施工企業(yè)工程檔案全生命周期監(jiān)管淺析

文/張 偉

施工企業(yè)的工程檔案從產(chǎn)生、收集、整理到移交是個(gè)漫長的過程，覆蓋項(xiàng)目的全生命周期。各施工企業(yè)在工程檔案管理中，普遍存在思想認(rèn)識(shí)不到位、觀念陳舊落后、人員頻繁變動(dòng)、考核機(jī)制不完善等問題，導(dǎo)致工程檔案資料缺乏完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性，整編移交工作嚴(yán)重滯后，影響項(xiàng)目收尾結(jié)算、機(jī)構(gòu)撤銷等工作，造成企業(yè)利潤無形流失。本文結(jié)合施工企業(yè)工程檔案管理現(xiàn)狀，圍繞工程檔案全生命周期監(jiān)管進(jìn)行淺析，期望對各施工企業(yè)具有現(xiàn)實(shí)的參考與借鑒作用

針對施工企業(yè)的特點(diǎn)，如何搞好檔案管理工作，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，本文進(jìn)行一些分析與探討，愿與同行進(jìn)行切磋與交流。

一、施工企業(yè)工程檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

工程檔案是施工企業(yè)的無形資產(chǎn)與寶貴財(cái)富，是檔案管理的重要組成部分，對企業(yè)發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用和借鑒參考價(jià)值，但受思想認(rèn)識(shí)不到位、觀念陳舊落后、人員頻繁變動(dòng)、考核機(jī)制不完善等因素的影響，工程檔案的價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮，在一定程度上影響了企業(yè)效益和企業(yè)發(fā)展。

一是思想認(rèn)識(shí)不到位。各施工企業(yè)從項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子到檔案人員，都沒有真正從對歷史負(fù)責(zé)、對企業(yè)負(fù)責(zé)的高度去重視檔案工作，沒有將檔案工作與施工建設(shè)進(jìn)行同步管理，常常遇到檢查時(shí)突擊補(bǔ)資料、臨時(shí)“抱佛腳”。

二是觀念陳舊落后。工程檔案管理受傳統(tǒng)觀念制約，認(rèn)為此項(xiàng)工作出不了政績，投入大量人力、物力、財(cái)力，耗費(fèi)時(shí)間去管理，是一件得不償失的事情，更別提投入資金改善軟、硬件設(shè)施與現(xiàn)代化管理接軌了。

三是檔案人員頻繁變動(dòng)。工程檔案在形成過程中由項(xiàng)目技術(shù)人員管理，多為臨時(shí)兼任常被頻繁調(diào)動(dòng)，使工程檔案資料缺乏持續(xù)有效的管理，不能及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、系統(tǒng)地做好檔案資料的日常收集工作，給后續(xù)整編移交帶來了很大挑戰(zhàn)，無形延長了移交周期。

四是缺乏有效的考核機(jī)制。工程檔案時(shí)間跨度大、數(shù)量繁多、專業(yè)性強(qiáng)，是一件清苦的工作，因缺乏有效的考核機(jī)制，使得檔案人員工作積極性不高，嚴(yán)重影響編制進(jìn)度。以上原因所造成的風(fēng)險(xiǎn)極易在管理力量相對薄弱的施工后期聚集暴發(fā)，形成檔案工作無法創(chuàng)造價(jià)值，還無形中增加管理成本、造成項(xiàng)目利潤流失的被動(dòng)局面。

二、施工企業(yè)工程檔案全生命周期監(jiān)管措施及方法

（一）提前全盤策劃，疏通檔案管理“經(jīng)絡(luò)”

工程檔案是項(xiàng)目管理過程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，它的管理貫穿項(xiàng)目全過程。工程檔案管理必須站在對歷史負(fù)責(zé)、對企業(yè)負(fù)責(zé)的高度去統(tǒng)籌安排，全盤策劃，需具有一定的前瞻性。

一是簽訂承諾明確職責(zé)。在項(xiàng)目機(jī)構(gòu)成立后，企業(yè)檔案管理部門要下達(dá)《工程檔案管理辦法》《工程檔案整編說明》等技術(shù)交底資料，并與項(xiàng)目盡快簽訂《工程檔案移交歸檔承諾書》以明確職責(zé)，確保工程檔案后期能全面、系統(tǒng)、安全、按時(shí)歸檔。

二是加強(qiáng)溝通了解需求（見圖示）。整個(gè)施工過程中，項(xiàng)目檔案人員要主動(dòng)加強(qiáng)與建設(shè)方、城建檔案館、企業(yè)檔案管理部門的溝通聯(lián)系，積極參加各方培訓(xùn)，了解各方檔案管理要求及標(biāo)準(zhǔn)格式，避免后期因?yàn)閮?nèi)容填寫不規(guī)范或資料歸集不全而反復(fù)更改，造成整編移交工作滯后。

三是做好檔案工作同步納入。項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)管理要同步開展，項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔移交與項(xiàng)目立項(xiàng)準(zhǔn)備、施工進(jìn)度、竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，同時(shí)納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、管理程序和崗位職責(zé)，做到全程有效管控，達(dá)到工程竣工時(shí)檔案具備移交條件。

四是加強(qiáng)過程監(jiān)督指導(dǎo)。各施工企業(yè)生產(chǎn)管理、檔案管理等相關(guān)部門要定期、不定期對預(yù)歸檔資料和涉及項(xiàng)目的其他資料進(jìn)行指導(dǎo)、檢查、審查，通過節(jié)點(diǎn)控制強(qiáng)化項(xiàng)目資料規(guī)范性，為日后歸檔資料的整編移交提供有力的保障。

（二）推進(jìn)信息化建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理方式

企業(yè)檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型是必然趨勢?！笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃明確指出，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)；新《檔案法》新增了檔案信息化建設(shè)，明確規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，為檔案工作的變革轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新發(fā)展提供了法律保障。施工企業(yè)要做好“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理，將網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)快捷、高效、共享的優(yōu)勢有效應(yīng)用起來，結(jié)合項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、檔案管理信息系統(tǒng)等平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目資料形成、流轉(zhuǎn)到歸檔的全過程動(dòng)態(tài)監(jiān)管，使各類檔案資料及時(shí)歸檔、隨時(shí)歸檔、完整歸檔。項(xiàng)目要摒棄傳統(tǒng)的管理方式，積極轉(zhuǎn)變思想，在確保檔案安全的前提下，做好檔案管理的信息化建設(shè)，與現(xiàn)代管理接軌；要充分利用紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的優(yōu)勢，全面提升檔案服務(wù)質(zhì)量和檔案管理整體水平。

（三）加強(qiáng)人才管理，確保檔案隊(duì)伍穩(wěn)定

施工企業(yè)要建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，讓各項(xiàng)目剛性設(shè)置分管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案管理人員，明確工作職責(zé)，并監(jiān)督落實(shí)到位；要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)新從事檔案工作人員積極參加省級檔案干部初任培訓(xùn)班，達(dá)到持證上崗提升準(zhǔn)入門檻；要進(jìn)一步關(guān)心檔案人員成長，拓寬成長渠道，為交流任職創(chuàng)造條件。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)要增強(qiáng)對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，在檔案人員設(shè)置和日常管理中給予政策支持，配好配齊檔案管理人員，并保持檔案人員穩(wěn)定，為檔案管理連續(xù)性提供保障。企業(yè)要盡量保持收尾項(xiàng)目人員穩(wěn)定，確需調(diào)離時(shí)要通過職責(zé)界定和考核標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)離崗不離責(zé)，兼顧好在建和收尾項(xiàng)目的管理工作。項(xiàng)目檔案管理人員也要主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，努力成為復(fù)合型人才、專業(yè)型人才，以適應(yīng)新時(shí)代工程檔案管理需要。

（四）完善考核機(jī)制，確保全程動(dòng)態(tài)監(jiān)管

施工企業(yè)要在項(xiàng)目績效考核體系中，增加檔案管理的相關(guān)指標(biāo)，將檔案管理情況與項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子考核結(jié)果掛鉤，提高項(xiàng)目開展檔案工作的積極性；要通過定期檢查評比和崗位考核等措施，敦促有關(guān)人員積極主動(dòng)開展檔案工作，提高檔案業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)檔案工作發(fā)展；要建立起工程檔案“前期策劃、過程督導(dǎo)、后期指導(dǎo)”的監(jiān)管制度，全生命周期掌控工程檔案情況，確保工程檔案的質(zhì)量。項(xiàng)目部要落實(shí)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，并以能力和作用發(fā)揮為目標(biāo)，建立項(xiàng)目檔案人員考核激勵(lì)措施，提升檔案人員工作積極性和工作效率，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性和完整性，為檔案價(jià)值發(fā)揮創(chuàng)造良好條件。

三、施工企業(yè)工程檔案全生命周期監(jiān)管效果及影響

工程檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，在全生命周期內(nèi)，監(jiān)管得當(dāng)，可為項(xiàng)目和企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值與效益。

一是通過提前策劃，全過程監(jiān)管卡控，能有效縮短檔案收集整理周期，減少檔案人員工資福利、房屋租賃、設(shè)施設(shè)備投入等經(jīng)濟(jì)支出，減少成本增加率。

二是工程檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程檔案是工程通過竣工驗(yàn)收的必要條件，通過監(jiān)管可以提升檔案的規(guī)范性、時(shí)效性，為竣工驗(yàn)收提供強(qiáng)有力的保障。

三是工程檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，是工程進(jìn)行維護(hù)、使用、改造的原始依據(jù)，可為項(xiàng)目管理、科研技改、經(jīng)濟(jì)糾紛、債務(wù)清欠等提供資源，創(chuàng)造價(jià)值。檔案見證著企業(yè)的發(fā)展歷程，凝聚著企業(yè)的核心力量，通過合理的開發(fā)、編研還能為企業(yè)創(chuàng)造不可估量的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

毋容置疑，本文從如何提升施工企業(yè)工程檔案管理工作，規(guī)避檔案收集不全、整編移交滯后使企業(yè)資產(chǎn)效益無形流失的現(xiàn)象入手，圍繞工程檔案全生命周期監(jiān)管進(jìn)行了淺析，并結(jié)合新時(shí)代檔案管理工作新要求，提出了具有可操作性的意見建議，實(shí)為全面夯實(shí)企業(yè)工程檔案管理工作，做到精細(xì)管理，創(chuàng)造效益，助力企業(yè)高質(zhì)量健康發(fā)展。