社保檔案數(shù)字化之我見

文/王永福

社保檔案是一項重要的基礎民生資料，它能真實地反映出參保單位和個人的利益。隨著社會保障制度的不斷完善和深化改革，社保覆蓋范圍不斷擴大，參保人數(shù)不斷增多，社保經辦機構的檔案工作面臨的挑戰(zhàn)也越來越大。隨著“互聯(lián)網+”和大數(shù)據的迅猛發(fā)展，社保檔案管理工作要轉變思路，尋找新的突破口，必須提升社保檔案管理的實效性。因此，如何提高社保檔案管理的科學化、規(guī)范化、信息化水平，已成為我國人力資源社會保障體系建設的一個重大課題

社保檔案，是一項重要的基礎民生檔案資源。如何提升社保檔案的管理水平和開發(fā)與利用，實為我國人力資源社會保障體系建設的一大重要課題，而時下實現(xiàn)社保檔案數(shù)字化更是提升檔案管理水平首當其沖的重要任務。

一、社會保障檔案數(shù)字化管理的必要性

（一）提高工作效率，增強服務水平

目前，檔案管理已形成了系統(tǒng)的管理制度和流程，但是傳統(tǒng)的管理模式費時費力，效率很低。隨著我國社保工作不斷完善，社保檔案數(shù)量不斷增加，社保檔案數(shù)字化管理應運而生，通過電子數(shù)據信息化管理可實現(xiàn)檔案的網上瀏覽和遠程查閱，大大減少了檔案查詢難度，提高了檔案查詢與檢索的便捷度，簡化查閱手續(xù)，提高社保檔案內部管理水平，增強人社部門面向群眾的服務水平已迫在眉睫。

（二）轉變檔案材質，提升安全性能

在管理傳統(tǒng)紙質版檔案時，實體檔案存量較大，會導致增加庫房壓力，不僅成本較高，而且紙質檔案在存儲、管理以及檢索方面都會有一定的難度，這就增加了檔案管理人員的工作量，且可能會因人為疏漏，致使檔案信息外泄，還會出現(xiàn)檔案損毀與丟失問題，相應降低檔案管理質量，還會損害參保人員個人檔案及個人保障權益。而通過數(shù)字化方式管理檔案。降低了管理成本，提高了檢索的準確率和調閱效率，節(jié)省檔案存放占用空間，節(jié)省了大量的人力資源。同時，社保檔案數(shù)字化管理可以按照檔案的重要程度，建立不同等級的安全防護，嚴格規(guī)定檔案查閱，設置密碼、指紋識別等方式，全面提升檔案管理安全性。

（三）打造互聯(lián)平臺，實現(xiàn)信息共享

推進社會保障信息系統(tǒng)的大數(shù)據應用。首先，要與當?shù)氐腎T企業(yè)加強合作，推動建立智能社保檔案大數(shù)據平臺，實現(xiàn)紙質文件數(shù)字化；其次，要與銀行和公安戶籍系統(tǒng)進行系統(tǒng)對接，實現(xiàn)社會保障系統(tǒng)的資源共享，建立一個全面的社會信息數(shù)據庫，擴大社保信息的使用。

二、加強社保檔案數(shù)字化的建議

（一）轉變思想，提高信息化意識

社保檔案工作要切實增強信息化意識，深刻認識這項工作的重大意義，明確自己的工作職責，明確其服務方向和服務對象，充分發(fā)揮出社保檔案資料的價值和作用，促進其開發(fā)利用效率的不斷提升，確?；鶎由绫n案管理工作能夠真正為社會主義精神文明建設、物質文明建設和社會發(fā)展服務。做好檔案材料的整理、掃描、修圖保存，提高社保檔案管理質量，為社保檔案的使用機構和參保人員帶來更加規(guī)范化的服務。

（二）加強培訓，打造高素質隊伍

社保檔案數(shù)字化管理主要依靠高素質管理人才。人社系統(tǒng)應當定期開展教育與培訓活動，打破傳統(tǒng)管理模式，提升數(shù)字化管理水平，維護檔案管理質量；組織管理人員學習數(shù)字化管理知識，掌握網絡技術、計算機技術需求，確保管理人員高效學習計算機、網絡知識；構建完善的績效考評機制，定期對檔案管理人員做好技術考核與評估，優(yōu)化內容與方法，強化服務意識與保密意識，促進管理人員能力的提升。除此之外，更應該注重人才引進工作，要不斷地為社保檔案工作注入新鮮血液，打造高素質檔案數(shù)字化隊伍。

（三）健全制度，規(guī)范管理程序

隨著信息化技術的普及，檔案管理工作得到了極大的方便，但也存在著許多潛在的問題，亟待建立一套 規(guī)范化的管理制度。人社系統(tǒng)要嚴格遵守《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定(試行)》的有關規(guī)定，建立和完善社保業(yè)務檔案收集、整理、掃描、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項基礎管理制度，合理分類方法，嚴格劃定保管期限，確保社保業(yè)務檔案的真實、準確、科學、完整和規(guī)范。實現(xiàn)社會保障檔案“記錄一生、服務一生、保障一生”的終極目標。

（四）夯實基礎，完善硬件設施

要實現(xiàn)社保檔案數(shù)字化管理，要積極爭取人社系統(tǒng)和各級政府有關綜合行政主管部門的大力支持，重點解決檔案室標準化和數(shù)字化建設問題。應高度關注檔案數(shù)字化的硬件設施，在檔案數(shù)字化過程中，硬件設施尤為重要，包括掃描設備、計算機設備，電子產品更新迭代快，及時更換和維修電子設備，滿足檔案數(shù)字化需求，加快推進社保檔案數(shù)字化步伐。

通過上述分析可見，社保檔案數(shù)字化管理是適應社會發(fā)展的新舉措和新要求，社保檔案管理人員應該主動更新思想觀念，靈活運用數(shù)字化技術手段，確保參保群眾檔案的完整性與安全性，提升社保檔案管理的效率和質量，充分發(fā)揮社保檔案的作用和價值，通過檔案管理數(shù)字化更好地發(fā)揮檔案的各種功能與服務利用的水平，借以加快地區(qū)或單位的發(fā)展。