加強人事檔案安全工作的對策分析

文/呂 晶

對于任何一個有管理權(quán)限的單位來說，人事檔案的管理工作都是極為重要的一項任務。所以對于檔案管理工作人員來說，針對檔案進行安全、高效管理，不僅僅是在發(fā)生相關事故時進行應急管理，而是包括事前預防、事件中管理和事后處理在內(nèi)的一個整體。而對于檔案管理工作來說，最為重要的無疑就是事前的預防工作。為此，本文針對如何通過規(guī)范化管理加強檔案安全工作進行相關分析，并提出相應的強化事前預防力度、確保安全的管理辦法

紙質(zhì)檔案由于其唯一性、不可復制性，在檔案庫中占據(jù)主導地位，其中又有近半數(shù)量為永久或長期保存檔案。這些紙質(zhì)檔案往往僅有一份，一旦遭到各類災害影響，如天災、人禍、惡意破壞和自然損壞，則會造成不可逆的損失。而人事檔案對于個人的職業(yè)生涯、內(nèi)部的調(diào)動等都具有極為重要的影響，因此對其進行保護也就變得十分必要。

一、建立健全應急預案，重要檔案優(yōu)先搶救

天災的發(fā)生是不會以個人意志為轉(zhuǎn)移的，而且也很難對天災進行事前預測。然而，我們卻可以通過建立健全的應急搶救預案，來做到盡可能減輕天災對檔案產(chǎn)生的影響。在工作中，我們可以對相關檔案進行分類，將其分為重要價值檔案和一般檔案，并以此為基礎建立一套應急預案。在具體編寫預案過程中，可以規(guī)定重要價值檔案的存放位置、指定在發(fā)生應急事件時搶救重要價值檔案的專門負責人、與所在單位保衛(wèi)部門合作，在日常進行搶救檔案的應急演練等等。通過確立不同級別檔案的搶救撤離順序，并且對具有重要價值、重要性的檔案進行強化保護措施，可以最大限度地將天災對檔案帶來的威脅降到最低，從而達到事前預防的效果。

二、規(guī)范檔案管理順序，降低人為影響

事實上，在檔案安全工作之中，絕大多數(shù)的檔案安全問題都是來自于工作人員的疏忽。因此，設置嚴格、規(guī)范的檔案日常管理辦法，可以極大地提高檔案的安全性。

其一，設置專人負責，追訴追責。為提高檔案工作安全系數(shù)，應當明確具體責任人，并抽調(diào)專人配合檔案室工作，做到專人負責、組織到位，確保檔案管理工作扎實有效地開展。對于同時有多個管理人員參與檔案工作的，應當做到規(guī)范每個人的負責部分，要求其互不干擾。同時，也應當記錄下每一任檔案工作人員的個人信息、從事檔案管理工作時間段以及具體負責的內(nèi)容，當發(fā)現(xiàn)安全事件時，根據(jù)相關信息追溯到人。通過規(guī)范責任分工、專人專責以及無限期追訴追責機制來降低人為影響。

其二，建章立制，強化管理。根據(jù)本單位的實際工作內(nèi)容與要求，參考《干部人事檔案工作條例》以及現(xiàn)行工作制度，完成本單位的檔案管理制度制定或修正工作，明確檔案管理人員職責，進一步建立和完善檔案收集歸檔、安全保管、開發(fā)利用、借閱保密、鑒定等制度，并對各類檔案的歸檔范圍、保管期限、移交時間等進行明確的規(guī)定。

其三，規(guī)范整理，科學歸檔。嚴格按照《檔案法》以及《檔案分類及類目標識符號表》等文件的相關要求和標準，確定每一份檔案的保存價值，分別確定保管期限，逐一進行分類整理、裝訂成冊、編號歸檔，做到陳列規(guī)范，方便查找。同時，在日常工作中，要通過不定期抽查、定期進行全面檢查等方式針對本單位檔案進行多方位的檢查，從而最大限度地確保檔案工作人員認真、負責、嚴肅地對待檔案工作。

三、規(guī)范利用過程保護，減少惡意損壞概率

對檔案的惡意損壞雖然發(fā)生的概率相對較低，但是一旦發(fā)生，對于檔案安全來說幾乎是毀滅性的打擊。這一般是出于個人情感原因，對檔案進行的惡意損毀。因此，要最大限度地避免相關問題的產(chǎn)生，就必須對惡意損壞的幾種主要手段進行分析，并針對性地建立事前保護機制。

其一，在利用過程中進行損壞。這種惡意損壞的手段是最簡單的手法，也就是在進行檔案利用的過程之中，通過正常利用檔案的需求借閱檔案，隨后在借出期間對檔案進行惡意損壞。為了避免這種問題的發(fā)生，需要嚴格檔案利用借閱制度，做到任何檔案借閱必須登記個人信息、時間與理由，并根據(jù)檔案的不同進行相應的保護措施。其中，對于人事檔案，原則上應當不允許非人事工作人員或相關負責人借閱，同時也必須禁止某人借閱、帶走任何有關自己的檔案。其次，在借閱過程中，重要檔案在借出前應當掃描留底以免損壞，而核心檔案則必須帶有負責人簽名的批示才能進行借閱，從而最大限度提升損壞人的行為后果的承擔意識，避免損壞問題的產(chǎn)生。

其二，自行進入檔案室進行毀壞。對于部分單位來說，由于其檔案工作并不規(guī)范嚴謹，因此心懷惡意的相關人員很容易找到機會，進入檔案工作室并對相關檔案進行破壞。因此，在工作中必須嚴格規(guī)范檔案室的進出，做到工作時間時刻有人留守，無人情況下必須鎖門，由檔案室工作人員通過監(jiān)控時時把握檔案狀態(tài)，決不允許私自配置鑰匙，對鑰匙遺失情況應當立刻上報掛失并更換門鎖等。對于有條件的單位來說，則可以考慮通過打卡或指紋掃描的方式進出檔案室。

其三，檔案室內(nèi)部工作人員損壞。檔案室內(nèi)部工作人員損壞檔案一般集中于電子檔案之中。為避免這一問題，除了應當規(guī)范不同工作人員負責的領域，以免出于個人意愿對相關檔案進行破壞之外，還應當設置專職工作人員，針對檔案室內(nèi)部人員的檔案進行管理。如果有條件的話，應當設置一個專門的檔案用電腦，配備保密U盤等，并指定一個專人進行相關管理，提高破壞檔案的難度。

四、規(guī)范科學化保管措施，避免自然損壞

針對檔案的不同材料，如U盤、光盤、磁帶、紙張等，應當深入認識到不同材料之間的區(qū)別以及各自的保管辦法，例如不適宜的溫濕度、光線、灰塵、蟲、鼠等對于紙質(zhì)版檔案有著極大的影響，而陽光直射、高溫以及碰撞等，則很容易對光盤造成損壞。對此，應當規(guī)范不同類別檔案的存放管理條件，最大限度地避免自然損壞，必要時也可以考慮對相關人員進行相應的集中培訓。同時，檔案室內(nèi)部應當進行定期檢查，對已經(jīng)開始自然損壞的相關檔案，例如已經(jīng)開始出現(xiàn)霉變、字跡初步模糊的紙質(zhì)材料，應當立刻上報負責人，對檔案進行備份更新，以免威脅進一步擴大。

上述分析研究表明，人事檔案管理工作對于一個單位的內(nèi)部人事工作、相關人員的職業(yè)生涯等都具有重要的影響。因此，檔案保管人員必須時刻強化自我管理，通過提高規(guī)范化管理水平來預防檔案遭遇危險，確保檔案安全，為發(fā)揮檔案的服務功能提供保障。