煤礦安全系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理的課題研究

文/劉朕中 杜佳琦

本文以陜西小保當(dāng)?shù)V業(yè)有限公司煤礦安全系統(tǒng)電子文件歸檔及電子檔案管理為例，對建立小保當(dāng)制度管理體系、煤礦安全系統(tǒng)電子文件歸檔范圍、保管期限和電子檔案分類體系、電子文件歸檔和電子檔案管理中存儲格式、元數(shù)據(jù)、電子簽名、封裝、長期保存和備份等關(guān)鍵技術(shù)方案進行了分析研究

常言道：“安全生產(chǎn)，人命關(guān)天”。煤炭是人類生產(chǎn)生活中不可或缺的能量來源之一，在國民經(jīng)濟中具有重要的戰(zhàn)略地位。黨中央、國務(wù)院一直極為重視煤礦安全生產(chǎn)工作。各級黨委和政府以及煤礦業(yè)自身越來越重視安全生產(chǎn)，并且采取有效措施提升煤礦的安保工作，煤礦安全工作總體向好?？墒悄壳?，煤礦安全生產(chǎn)形勢依然嚴(yán)峻，安全對煤炭生產(chǎn)起著保證、支撐和推動作用，重視安全的目的是保證生產(chǎn)安全和煤礦職工的人身安全。安全第一，始終是煤炭行業(yè)堅持的“人本理念”。本文以陜西小保當(dāng)?shù)V業(yè)有限公司為例，進行煤礦安全系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理的課題研究，旨在通過檔案的服務(wù)功能進一步為煤礦的安全生產(chǎn)添加助推力。

一、建立煤礦的安全體系極為重要

陜西小保當(dāng)?shù)V業(yè)有限公司（以下簡稱：小保當(dāng)）為了從根本上解決煤礦安全隱患問題，建立了智能安全預(yù)控系統(tǒng)、礦井安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)、煤礦井下人員定位系統(tǒng)、井下安全人員（瓦斯）巡檢系統(tǒng)、束管監(jiān)測系統(tǒng)等信息系統(tǒng)、膠輪車運輸系統(tǒng)。其中智能安全預(yù)控系統(tǒng)主要實現(xiàn)安全風(fēng)險分級管控、事故隱患排查治理、三違管理等方面的管理工作；礦井安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)主要檢測礦井的瓦斯、溫度、一氧化碳、二氧化碳、風(fēng)速等指標(biāo)；煤礦井下人員定位系統(tǒng)主要用于井下人員的定位管控；智能瓦斯巡檢系統(tǒng)主要完成瓦斯?jié)舛取⒍趸?、溫度、硫化氫、一氧化碳、氧氣等指?biāo)的人工巡檢信息管理工作；束管監(jiān)測系統(tǒng)專業(yè)的氣體分析檢測系統(tǒng)，主要利用色譜分析技術(shù)對井下氣體成分的分析，實現(xiàn)CO、CO2、CH4、O2、N2（計算值）等氣體含量的24小時在線連續(xù)監(jiān)測，對其含量變化情況進行預(yù)測；膠輪車運輸系統(tǒng)主要完成井下膠輪車的申請、審批、調(diào)度等管理工作。

二、安全系統(tǒng)建立、運行為后續(xù)的檔案研究工作開啟了有效之門

小保當(dāng)安全系統(tǒng)建設(shè)部署運行后，產(chǎn)生出許多具有憑證和參考價值的電子文件，這些文件對于做好小保當(dāng)安全生產(chǎn)的科學(xué)決策，促進建立安全綜合評價指標(biāo)體系具有重要的意義。例如:礦井安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)對井下瓦斯、水、火、風(fēng)量大小、瓦斯?jié)舛鹊冗M行監(jiān)測，通過相關(guān)傳感器等將數(shù)據(jù)傳輸?shù)较到y(tǒng)，反映井下環(huán)境的變化；煤礦井下人員定位系統(tǒng)對每個礦工的井下位置狀況、進入?yún)^(qū)域進行管理，反映井下人員工作情況等。各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的文件和數(shù)據(jù)龐大，如何確定這些文件、數(shù)據(jù)的歸檔范圍和保管期限是我們研究的首要問題。其次各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運行平臺和開發(fā)語言差異較大，所使用的通信協(xié)議和數(shù)據(jù)格式各不相同，原生數(shù)據(jù)或以結(jié)構(gòu)化的方式或以文件（如XML）的方式進行存儲，如何使這些文件和數(shù)據(jù)以統(tǒng)一的格式進行歸檔，是我們研究的核心技術(shù)要求。再者，文件和數(shù)據(jù)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)到檔案系統(tǒng)中進行歸檔、在檔案系統(tǒng)長期存儲以及向其他系統(tǒng)進行移交過程中，如何保證電子文件和元數(shù)據(jù)齊全、完整及真實性、完整性、可用性和安全性。針對這些問題我們進行了以下九項課題研究：

1.電子文件管理制度

依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)、《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立了小保當(dāng)電子文件管理規(guī)章制度，明確電子文件管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，并將電子文件管理職責(zé)納入相應(yīng)的檔案人員、業(yè)務(wù)人員、信息人員的崗位職責(zé)范圍，建立符合小保當(dāng)檔案業(yè)務(wù)的電子文件管理操作規(guī)則和指南，詳細地指明電子文件從生成、登記、流轉(zhuǎn)、鑒定、歸檔、管理、永久保存或銷毀整個生命周期的任務(wù)和要求，具有可操作性，讓業(yè)務(wù)人員、檔案人員在電子文件管理過程中有章可循，有據(jù)可查。

2.電子文件分類、歸檔范圍和保管期限表

在梳理小保當(dāng)電子文件分類、歸檔范圍和保管期限時，不僅要參考國家、行業(yè)相關(guān)政策法規(guī)，同時要結(jié)合小保當(dāng)檔案管理規(guī)定以及實際數(shù)據(jù)特征特點。我們參考了《煤礦安全監(jiān)管條例》《煤礦安全監(jiān)察檔案管理規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，按照專業(yè)、問題分類方法建立煤礦安全系統(tǒng)分類方案，煤礦安全系統(tǒng)作為一級類目，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)名稱作為二級類目，三級類目按照各業(yè)務(wù)系統(tǒng)具體問題設(shè)置，例如：智能瓦斯巡檢系統(tǒng)下屬分類（井下巡檢學(xué)習(xí)資料、井下巡檢安全技術(shù)措施、井下巡檢安全文件、井下巡檢法律法規(guī)、井下巡檢日統(tǒng)計表、井下巡檢班統(tǒng)計表、井下巡檢月統(tǒng)計表、井下巡檢瓦斯巡檢日報表、井下巡檢巡檢記錄）。對于學(xué)習(xí)資料、安全技術(shù)措施、安全文件等保管期限為永久，其他文件保管期限為30年。最終形成了《小保當(dāng)安全系統(tǒng)電子文件歸檔范圍和保管期限表》。

3.利用數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)建立小保當(dāng)檔案資源池

數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)在本項目主要針對煤礦安全系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行自動匯聚采集和前端控制。長遠考慮，小保當(dāng)兩口礦井涉及業(yè)務(wù)系統(tǒng)100多個且都是獨立部署，由檔案系統(tǒng)一一對接工作量大耗時長，并且沒有機制保證新增業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接入，因此引入數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)，發(fā)揮數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)優(yōu)勢，將多源異構(gòu)數(shù)據(jù)接入、支持各種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、支持多接口多協(xié)議的推送傳輸，可存儲非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)；前端控制是電子文件全程管理的重要保障，按照文件生命周期理論，將檔案管理工作提前介入電子文件的歸檔階段，建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、密切相關(guān)、互為保證、相對獨立的運行模式和保障體系，以維護文件的原始性、真實性的管理過程。因此數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)對煤礦安全系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)起到承上啟下的關(guān)鍵作用。通過數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)采集和接收各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的原生電子文件和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行存儲、清洗、聚合和分發(fā)等操作，形成龐大的檔案數(shù)據(jù)資源 池 。 通 過 javascript、java、Python、Shell等腳本實現(xiàn)數(shù)據(jù)聚合過程中的邏輯判斷，實現(xiàn)對資源池中的數(shù)據(jù)進行歸檔范圍劃分和保管期限的設(shè)置。安全系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（XML、TXT等）的方式進行存儲，難以理解、存儲和利用，借助數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行儲存，提高了數(shù)據(jù)的可用性和利用效率。

4.歸檔接口研究

制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，確保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)，使得各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)相互銜接，實現(xiàn)電子文件的“一鍵式”歸檔。首先形成規(guī)范的歸檔信息包，再通過相關(guān)接口技術(shù)實現(xiàn)信息包在系統(tǒng)間的交換。信息包也是電子檔案長期保存和移交進館的主要存儲形式。依據(jù)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》及OAIS模型中對電子文件的封裝方式，并按照文件數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)關(guān)系進行打包封裝，生成歸檔信息包。信息包封裝的內(nèi)容包括格式描述、版本、創(chuàng)建時間、數(shù)據(jù)來源、電子文件和被簽名對象等，封裝核心內(nèi)容包括業(yè)務(wù)實體塊、文件實體塊、責(zé)任實體塊和關(guān)系實體塊。煤礦安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)均以WebService接口方式進行數(shù)據(jù)傳輸，在電子檔案管理系統(tǒng)編寫通用的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)歸檔接口，由歸檔系統(tǒng)進行各自的WebService歸檔調(diào)用。標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)歸檔接口可以保持向后兼容，適用于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口集成，無需重新開發(fā)和修改現(xiàn)有接口代碼。

5.關(guān)鍵技術(shù)解決電子檔案管理的問題

一是構(gòu)建煤礦安全系統(tǒng)電子檔案元數(shù)據(jù)體系，目前國內(nèi)沒有煤礦安全系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，也沒有具體的實踐案例。煤礦安全系統(tǒng)文件與文書類電子文件有類似地方，例如：管理制度、安技措施等是以文檔形式上傳而來，參考《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》將文件屬性作為其元數(shù)據(jù)。也有其自身業(yè)務(wù)特點，例如：監(jiān)測運行記錄、隱患清單等是一個時間段某個作業(yè)詳情的真實記錄，是一個時間段很多種監(jiān)測數(shù)值的集中展示。根據(jù)ISO23081《信息和文獻.記錄管理過程.記錄用元數(shù)據(jù).第1部分:原則》對記錄用元數(shù)據(jù)的概念區(qū)分，將電子文件元數(shù)據(jù)分為文件實體、機構(gòu)人員實體、業(yè)務(wù)實體、實體關(guān)系4個部分，從這4個角度描述電子文件。二是利用數(shù)字摘要、時間戳、數(shù)字簽名和哈希校驗等方式，驗證電子文件、信息包是否真實有效。三是通過具有可信驗證機制的安全接口通信交互，不使用中間數(shù)據(jù)庫等中轉(zhuǎn)方式傳遞數(shù)據(jù)；控制用戶對資源的訪問，僅授予用戶所需的最小權(quán)限，采用身份認證，防抵賴、可追蹤，減少用戶在接收過程中的不必要操作，避免誤操作帶來的風(fēng)險；數(shù)據(jù)傳輸通道加密，做到點對點傳輸，在傳輸前，先確定對方身份，避免非法傳輸申請，同時對傳輸內(nèi)容進行加密，保證傳輸?shù)倪^程信息不被竊取。

6.建立自動分類、歸檔機制

首先是在數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)間設(shè)立自動歸檔機制。數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)按照規(guī)定的頻率自動從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)采集和接收數(shù)據(jù)統(tǒng)一放入檔案資源池，并按照制定好的歸檔范圍和保管期限設(shè)置自動進行數(shù)據(jù)篩選封裝，然后將封裝好的信息包推送到電子檔案管理系統(tǒng)，后者設(shè)立專門的歸檔接收模塊，實現(xiàn)接收電子文件和元數(shù)據(jù)的跟蹤、統(tǒng)計。接收到信息包后自動調(diào)用四性檢測工具進行檢測并生成檢測報告，最后將解析后的文件和元數(shù)據(jù)存儲在系統(tǒng)對應(yīng)門類中進行管理。另外根據(jù)歸檔要求采取按件的形式進行自動邏輯編目歸檔，電子檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計元數(shù)據(jù)時同步設(shè)計檔號自動生成規(guī)則及檔案相關(guān)的元數(shù)據(jù)，根據(jù)文件與檔案的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)自動歸檔。同時這種自動機制實現(xiàn)了小保當(dāng)網(wǎng)絡(luò)化和無紙化模式，實現(xiàn)了煤礦安全系統(tǒng)電子文件“單套制”歸檔，也為小保當(dāng)實現(xiàn)全部電子文件“單套制”歸檔打下了堅實的基礎(chǔ)。

7.“四性”保證措施

按照《文書類電子檔案檢測一般要求》規(guī)范要求，小保當(dāng)開發(fā)了四性檢測系統(tǒng)，在歸檔、長期保存、移交與接收等環(huán)節(jié)手動或自動調(diào)用設(shè)置好的檢測策略對電子文件四性檢測并生成檢測報告。利用關(guān)鍵技術(shù)驗證電子文件及信息包是否被篡改、是否真實；利用元數(shù)據(jù)設(shè)置方案檢測元數(shù)據(jù)是否缺失、是否準(zhǔn)確和完整；集成病毒查殺工具檢測電子文件、信息包、存儲介質(zhì)、存儲環(huán)境等是否安全；以及檢測文件與元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性、文件是否可用等等。檢測工具支持自定義設(shè)置檢測策略，包括：檢測頻率（天、季度或年）、檢測范圍（數(shù)據(jù)范圍）、檢測比例（全檢或抽檢）、檢測項篩選，且同時支持手動檢測和自動檢測。

8.長期保存與移交接收

在“單套制”越來越趨于主流的時代，做好電子檔案長期保存和移交工作對檔案工作意義重大。而長期保存和移交的前提是要保證電子檔案的真實、完整、可用、安全。長期保存是用一種可靠的、科學(xué)合理的方式長期維護電子文件真實、完整、有效的行為。主要技術(shù)涉及：封裝、格式、仿真、遷移。電子檔案移交工作分為在線和離線兩種方式，均需要生成移交信息包。存儲結(jié)構(gòu)是將移交信息包中說明文件、目錄文件、電子檔案及其他信息分層存儲，通過在線接口或離線載體的傳輸方式移交給國家綜合檔案館。

9.電子檔案備份還原機制

由于檔案的不可再生性，一旦損毀將產(chǎn)生嚴(yán)重后果，因此電子檔案管理系統(tǒng)建立備份還原機制尤為重要。從國際檔案界的工作趨勢來看，檔案異地異質(zhì)備份已經(jīng)成為公認的檔案保護措施。電子檔案管理系統(tǒng)的備份涉及原生電子文件備份、數(shù)據(jù)庫備份、長期保存信息包備份，還原包括：系統(tǒng)還原、人工手動恢復(fù)、范圍數(shù)據(jù)還原?；谛”．?dāng)電子檔案管理系統(tǒng)部署在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境中，我們選擇靜態(tài)、離線的備份的方式，電子文件采取增量備份，數(shù)據(jù)庫采取完全備份。對于備份介質(zhì)選擇存取速度快、容量較大的硬磁盤，備份兩套，一套封存、一套異地保存。建立自動備份、手動備份雙重模式，自動備份根據(jù)備份設(shè)置的頻率自動執(zhí)行備份，手動備份由專人負責(zé)，每周備份一次存放指定場所進行保管，確保電子檔案的絕對安全。

上述分析研究表明，煤礦安全系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理課題研究不僅解決了小保當(dāng)在電子文件歸檔與電子檔案管理中的實際問題、實現(xiàn)了煤礦安全系統(tǒng)電子文件無紙化管理模式，為小保當(dāng)整體實現(xiàn)電子文件“單套制”管理奠定了堅實的基礎(chǔ)，也為小保當(dāng)未來數(shù)字檔案館（室）建設(shè)創(chuàng)造了有利條件。由此可見，小保當(dāng)?shù)陌踩a(chǎn)工作的有力舉措，促進了檔案管理工作的開展和水平的提升，而檔案的服務(wù)與利用功能發(fā)揮，又促進了小保當(dāng)煤礦的安全生產(chǎn)與礦業(yè)的加速發(fā)展。