企業(yè)全面預(yù)算信息化管理體系研究

裘林江 太平人壽保險有限公司杭州中心支公司

引言

伴隨著社會的不斷進步，我國市場經(jīng)濟的不斷完善，企業(yè)在市場競爭中要想獲得有利地位，就要對企業(yè)管理實施全面預(yù)算。特別是隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，目前企業(yè)在預(yù)算對象上不僅涉及企業(yè)資金或者生產(chǎn)費用，還對整個經(jīng)營過程所產(chǎn)生的經(jīng)濟活動開展信息化全面預(yù)算，現(xiàn)如今企業(yè)全面預(yù)算業(yè)務(wù)趨于多元化，包括業(yè)務(wù)流程費用預(yù)算、專業(yè)管理決策預(yù)算和財務(wù)計劃等。因此為了更好地實現(xiàn)對企業(yè)的全面預(yù)算管理工作，實施企業(yè)內(nèi)部的資源共享，將預(yù)算信息透明化，就需要借助信息技術(shù)完善企業(yè)全面預(yù)算管理體系，從而有效提高預(yù)算的準確性，又能提高企業(yè)部門之間的協(xié)作效率，為企業(yè)的發(fā)展奠定夯實基礎(chǔ)。

一、信息化全面預(yù)算管理的內(nèi)涵

全面預(yù)算管理，是指企業(yè)費用預(yù)算期間，在剖析企業(yè)所處運營條件的基礎(chǔ)上，依據(jù)目前各類經(jīng)濟發(fā)展工作的要求對費用預(yù)算工作開展預(yù)測分析。傳統(tǒng)的企業(yè)預(yù)算管理體系，并不涉及信息技術(shù)手段，多數(shù)是以預(yù)算工作人員為主體，借助于計算機辦公軟件對計算機的數(shù)據(jù)進行處理，而預(yù)算的分析則是主要依靠人腦，因此時常帶有主觀色彩。相比較以信息化技術(shù)為依托的全面預(yù)算管理工作，可以實現(xiàn)部門與部門之間的實時交流，各分公司之間的標準統(tǒng)一，因此預(yù)算結(jié)果更加準確，且具有時效性。企業(yè)全面預(yù)算的信息化管理模式，較傳統(tǒng)企業(yè)成本管理工作來說存在一定差異，其在傳統(tǒng)費用預(yù)算管理方式基礎(chǔ)上，更為注重費用預(yù)算的方便性、操作靈活性與合理性，其作用如圖1所示。

圖1 企業(yè)信息化管理作用示意圖

伴隨著傳統(tǒng)成本管理朝向信息化管理發(fā)展，我們可以將全面預(yù)算信息化管理歸納為進程模擬、智能核算、編制生成、智能調(diào)控與自主評價五個層面。

（1）進程模擬：是依托于信息化技術(shù)開展企業(yè)生產(chǎn)過程實現(xiàn)的模擬管理，根據(jù)生產(chǎn)過程的進程模擬可以明確生產(chǎn)制造的關(guān)鍵點，一般是針對生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)、生產(chǎn)信息等，以方便后續(xù)費用預(yù)算方案的編制。

（2）智能核算：智能核算是在進程模擬的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，其主要是可以依據(jù)企業(yè)成本管理的要求，借助專用的系統(tǒng)軟件，對企業(yè)制造經(jīng)營中的成本投入等數(shù)據(jù)開展自動化計算處理。智能核算的應(yīng)用并不僅僅局限在全面性的核算中，還可以依據(jù)用戶需求開展定制化核算服務(wù)項目，以達到對企業(yè)發(fā)展成本個性化管理的目標。

（3）編制生成：這是全面預(yù)算管理中最為煩瑣的過程，全面預(yù)算管理系統(tǒng)軟件可以依據(jù)管理者的需求對企業(yè)的數(shù)據(jù)進行分析和梳理，自動生成最佳的費用預(yù)算方案。這一流程可以完成對費用預(yù)算方案的甄選、剖析與系統(tǒng)數(shù)據(jù)的編制生成。

（4）智能調(diào)控：為保證對企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營的全面監(jiān)管，依據(jù)企業(yè)生產(chǎn)制造投入的費用調(diào)節(jié)預(yù)算方案，確保費用預(yù)算方案隨時處在最佳范疇內(nèi)。根據(jù)對費用預(yù)算方案和真實統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，可以對企業(yè)實施動態(tài)管理，有利于實現(xiàn)全面化的預(yù)算管理。

（5）自主評價：指的是系統(tǒng)軟件可以依據(jù)企業(yè)的數(shù)據(jù)信息，開展全面評定預(yù)算管理的方式，依據(jù)考核指標對費用預(yù)算進行進度、耗費成本等多方面的綜合性評價。

二、實現(xiàn)企業(yè)全面預(yù)算信息化管理的基礎(chǔ)

全面預(yù)算信息化管理與傳統(tǒng)的全面預(yù)算管理之間存在較大的差別，與傳統(tǒng)全面預(yù)算管理相比，全面預(yù)算信息化管理不但要完成傳統(tǒng)全面預(yù)算管理的內(nèi)容，還需要在管控中實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的高效采集、對信息的全面分析、對全局的整體把控及利用人機交互技術(shù)。

（1）對數(shù)據(jù)的高效采集：為解決企業(yè)費用預(yù)算數(shù)據(jù)信息錯亂、費用預(yù)算信息內(nèi)容不規(guī)范等問題，在全面預(yù)算管理中采用的系統(tǒng)軟件可以實現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)采集、變換、清理的作用，從而確保數(shù)據(jù)的高效采集。

（2）對信息的全面分析：全面預(yù)算管理軟件具有超強的信息處理能力，可以從費用預(yù)算數(shù)據(jù)中深入挖掘到有用信息，并在對這些數(shù)據(jù)的分析中實現(xiàn)全面預(yù)算管理信息化體系的構(gòu)建。

（3）對全局的整體把控：要完成企業(yè)全面預(yù)算信息化管理體系的構(gòu)建，必須對費用預(yù)算工作實現(xiàn)整體把控。這一規(guī)定確保了企業(yè)全面預(yù)算管理的整體性、全面性，防止費用預(yù)算出現(xiàn)盲區(qū)，對企業(yè)發(fā)展造成不利影響，促使整體費用預(yù)算工作更加高效、安全。

（4）人機交互技術(shù)：系統(tǒng)軟件的使用者是人，因而企業(yè)全面預(yù)算信息化管理系統(tǒng)應(yīng)引入最新的人機交互技術(shù)，確保系統(tǒng)使用者和設(shè)備之間的有效配合，確保信息傳輸、處理的流暢性。

三、信息化全面預(yù)算管理存在的主要問題

（一）企業(yè)信息化建設(shè)尚處于起步階段

現(xiàn)階段，國內(nèi)企業(yè)利用信息化技術(shù)開展全面預(yù)算管理的時間較晚，雖然多數(shù)企業(yè)同第三方機構(gòu)協(xié)作搭建了自身的信息化管理系統(tǒng)并得以應(yīng)用，但是這些系統(tǒng)依舊難以與我國市場經(jīng)濟體制相匹配。各企業(yè)在執(zhí)行全面預(yù)算的過程中，會利用云平臺傳輸、共享數(shù)據(jù)資源，盡管達到了全面預(yù)算信息化管理要求的及時性和傳遞性，但因缺乏一定的監(jiān)管體制，因此很容易導(dǎo)致部分企業(yè)數(shù)據(jù)在傳送中發(fā)生信息內(nèi)容的流失，給網(wǎng)絡(luò)資源信息帶來了一定的安全隱患。與此同時，部分企業(yè)對互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)與云計算等前端技術(shù)的使用能力有限，缺乏專業(yè)人才，并且尚未構(gòu)建完善的全面預(yù)算管理云系統(tǒng)，因此自身的數(shù)據(jù)信息挖掘、分析技術(shù)十分滯后，直接降低了成本管理的效率。

（二）全員全面預(yù)算的意識不強

當(dāng)前，企業(yè)全面預(yù)算強調(diào)全員參與預(yù)算。然而受到傳統(tǒng)預(yù)算工作的影響，很多員工并沒有意識到全面預(yù)算為企業(yè)發(fā)展帶來的積極影響，而是片面的將全面預(yù)算當(dāng)作是預(yù)算部門的工作，與其他的部門沒有什么關(guān)系，因此缺乏協(xié)同和輔助的意識。正是因為部分企業(yè)員工持有這種錯誤思想導(dǎo)致部分企業(yè)員工在費用預(yù)算工作中不積極主動、不用心，導(dǎo)致預(yù)算管理、信息分析不準確等問題暴露出來，直接導(dǎo)致后期預(yù)算部門工作的難度增加。

（三）缺乏科學(xué)有效的預(yù)算監(jiān)管體系

大部分企業(yè)將費用預(yù)算工作的核心放在預(yù)算管理和實施上，忽略了費用預(yù)算的管控階段。筆者在調(diào)查走訪中發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)缺乏科學(xué)有效的預(yù)算監(jiān)管體系，原因如下：一是預(yù)算管理體系內(nèi)部存在監(jiān)管漏洞，沒有將預(yù)算監(jiān)管體系置入預(yù)算體系管理中，各預(yù)算部門之間工作配合不緊密，責(zé)任不清晰，需承擔(dān)監(jiān)管職能的部門沒有明確職責(zé)或有職責(zé)不履職，這直接導(dǎo)致企業(yè)預(yù)算管理工作如同一盤散沙，難以發(fā)揮應(yīng)有作用。二是預(yù)算管理體系外的管控缺失，企業(yè)審計部門沒有在預(yù)算管理過程中充分發(fā)揮審計監(jiān)督作用，大部分企業(yè)的審計部門沒有對預(yù)算管理、審核、調(diào)節(jié)、實行、分析和考評等環(huán)節(jié)進行審核，導(dǎo)致預(yù)算部門權(quán)力過度集中化。

（四）預(yù)算考評機制不夠完善

現(xiàn)階段，大部分企業(yè)的管理人員并沒有意識到全面預(yù)算信息化管理需要科學(xué)的考評機制，因此造成了構(gòu)建預(yù)算考評機制不積極，現(xiàn)行考評機制不完善等問題。例如部分企業(yè)的考評機制處于空缺狀態(tài)，由于不清楚考評的執(zhí)行者是誰，也不知道重點考評內(nèi)容是哪些，因此難以制定出一套科學(xué)合理的評定規(guī)范；一份企業(yè)的評定機制實施起來也有難度，難以順利完成對預(yù)算管理的考評。例如在評定項目計劃實行過程中，如果預(yù)算系統(tǒng)沒有和財務(wù)管理系統(tǒng)之間形成有效聯(lián)系，就需要企業(yè)員工進行人為的數(shù)據(jù)整理，容易造成新開支項目的做賬和預(yù)算科目不一致等問題，這就會使預(yù)算工作的數(shù)據(jù)整理變得復(fù)雜煩瑣，相對的考評也就會出現(xiàn)不準確等問題；評定的結(jié)果時常存在異議，由于預(yù)算考評機制不夠完善，因此其科學(xué)性有待提高，很多時候并不能準確展現(xiàn)出企業(yè)員工付出努力的成果。例如對于勞動量比較小的企業(yè)部門，由于其業(yè)務(wù)流程比較簡潔，因此在預(yù)算考評中的工作量較小且流程簡短，因此評定結(jié)果就會越好；相比較工作量越多，業(yè)務(wù)越復(fù)雜的部門，因為考評難度較大，因此在考評中容易出現(xiàn)誤差，就會呈現(xiàn)出工作的付出程度與考評理想程度不成正比等問題。所以不完善的預(yù)算考評機制作難以得到部門認可，且考評結(jié)果不夠科學(xué)、準確，最終致使預(yù)算考評流于形式，無法根據(jù)考評的結(jié)果督促改進預(yù)算工作。

四、信息化視角下全面預(yù)算管理應(yīng)用的優(yōu)化策略

（一）加強全面預(yù)算管理信息化建設(shè)力度

企業(yè)應(yīng)構(gòu)建科學(xué)合理、標準規(guī)范的全面預(yù)算信息化管理體系，在進行全面預(yù)算信息化管理規(guī)劃時，必須靈活運用互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，對數(shù)據(jù)資料開展深層次發(fā)掘和剖析，為費用預(yù)算方向的確立和定編提供準確的信息數(shù)據(jù)。與此同時，還應(yīng)搭建與企業(yè)信息化管理模式相符的成本管理步驟，健全財務(wù)信息化方式，將財務(wù)計劃列入到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中，使其在企業(yè)信息化建設(shè)中充分發(fā)揮全面預(yù)算的作用。

（二）建立完善的信息交流平臺

在企業(yè)開展全面預(yù)算信息化管理規(guī)劃時，財會人員作為企業(yè)全面實施預(yù)算管理的核心人物，必須具有較強的數(shù)字化管理意識，才可以保證企業(yè)信息化規(guī)劃在全面預(yù)算管理中的有效實施。企業(yè)應(yīng)重視信息互動平臺的搭建，在確保財務(wù)數(shù)據(jù)的精確性、及時性的基礎(chǔ)上，加強對財務(wù)人員信息化能力的培養(yǎng)。除此之外，企業(yè)應(yīng)加大全面預(yù)算信息化管理工作的推廣力度，依托于互動平臺，促進各部門的有效溝通交流，全方位掌握企業(yè)信息化建設(shè)進程，尤其是預(yù)算管理信息化工作開展的進度與整體管理目標。

（三）加強風(fēng)險防御意識，建立風(fēng)險預(yù)警機制

在企業(yè)全面預(yù)算信息化管理過程中，應(yīng)解決信息內(nèi)容共享問題，加強企業(yè)的風(fēng)險防御意識，設(shè)置相應(yīng)的企業(yè)風(fēng)險預(yù)警機制，合理地規(guī)避企業(yè)財務(wù)風(fēng)險等不良影響。一是要增強財會人員的風(fēng)險意識，加大對企業(yè)財務(wù)工作的監(jiān)管懲治力度；二是要健全企業(yè)預(yù)算管理信息化內(nèi)部監(jiān)督體系，創(chuàng)建風(fēng)險預(yù)警體制，合理預(yù)防全面預(yù)算信息化管理過程中可能發(fā)生的風(fēng)險。

（四）完善預(yù)算監(jiān)管體系

企業(yè)應(yīng)創(chuàng)建由預(yù)算管理工作組、審計部門、職能科室構(gòu)成的全面預(yù)算監(jiān)督體系。確立各監(jiān)督機構(gòu)崗位職責(zé)，培養(yǎng)人員責(zé)任意識，預(yù)算管理工作組承擔(dān)協(xié)調(diào)預(yù)算管理的監(jiān)督管理工作，對監(jiān)督結(jié)果和出現(xiàn)的差異及時處理或召開協(xié)調(diào)會；審核業(yè)務(wù)科室報送數(shù)據(jù)的科學(xué)性，在預(yù)算執(zhí)行過程中督促業(yè)務(wù)科室及時關(guān)注預(yù)算執(zhí)行情況和業(yè)務(wù)開展情況；審計部門對預(yù)算管理部門、各預(yù)算科室、各預(yù)算工作環(huán)節(jié)進行監(jiān)管，對履職不力的預(yù)算部門進行問責(zé)追責(zé)，從而督促改進預(yù)算管理工作，完善預(yù)算監(jiān)管體系。

（五）建立科學(xué)的考評機制

企業(yè)在構(gòu)建全面預(yù)算管理考評機制時，一方面應(yīng)重視對各責(zé)任主體在預(yù)算執(zhí)行過程中的工作現(xiàn)狀進行考核，對其實施的工作開展全面剖析并及時反饋；另一方面，應(yīng)重視考核標準的設(shè)置，針對各責(zé)任主體在預(yù)算執(zhí)行過程中開展綜合性、全方位的考評工作。企業(yè)應(yīng)靈活運用信息系統(tǒng)，匯總各責(zé)任主體的實行狀況，進行預(yù)算執(zhí)行狀況的點評匯報。因為系統(tǒng)軟件與云會計等服務(wù)平臺均在企業(yè)內(nèi)部完成資源共享，對每一名員工都要開展合理、全面有效的考評，從而使預(yù)算考評管理體系更具有公開性、透明性，進而建立更加科學(xué)、公平、公正的考評機制。

結(jié)語

全面預(yù)算的信息化管理模式突破了傳統(tǒng)預(yù)算管理模式的制約，對企業(yè)財務(wù)管理制度產(chǎn)生變革性的作用，在市場經(jīng)濟高速變化發(fā)展的新形勢下，信息本身已經(jīng)成為一種經(jīng)濟資源并能夠創(chuàng)造出巨大的效益。企業(yè)構(gòu)建全面預(yù)算信息化管理體系，有利于加強企業(yè)內(nèi)控，提升資產(chǎn)使用率。因此企業(yè)應(yīng)積極主動開展全面預(yù)算信息化管理的規(guī)劃工作，享受財務(wù)共享新時代下全面預(yù)算管理信息化建設(shè)給企業(yè)發(fā)展帶來的巨大利好。