醫(yī)院人力資源工作備忘提醒系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研發(fā)

●劉瑞峰 趙素琴 李玉龍

人力資源作為公立醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)，要想充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，必須利用合理的方式對人力資源進(jìn)行管理，進(jìn)而優(yōu)化公立醫(yī)院人力資源配置。但在傳統(tǒng)的人力資源管理工作中，因?qū)ｍ?xiàng)工作時(shí)間跨度較長，容易遺忘關(guān)鍵信息，造成工作紕漏，增加管理難度，形成“信息孤島”，即工作人員之間的信息不能共享，容易導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)與信息錯(cuò)誤，限制了人力資源管理工作的發(fā)展?；诖耍覀冇斜匾O(shè)計(jì)一款專門人力資源管理軟件以適應(yīng)現(xiàn)代管理信息化需求，避免在人力資源管理中因遺忘造成工作紕漏。雖然部分醫(yī)院使用的人力資源管理系統(tǒng)有備忘功能，但其設(shè)計(jì)主要針對員工檔案信息的提取，對員工有效檔案信息以外的人力資源管理工作缺乏系統(tǒng)的備忘、提醒、管理功能。研究表明應(yīng)用備忘錄數(shù)據(jù)庫對單位的人事信息進(jìn)行管理，具有以往管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。因此，開發(fā)一套備忘錄管理軟件是很有必要的事情。本研究將介紹醫(yī)院人力資源工作備忘提醒系統(tǒng)的思路。

一、研發(fā)的目的和作用

目前已有的人力資源管理備忘，依然采用傳統(tǒng)的筆記本記錄、Microsoft Office軟件或電子記事本進(jìn)行管理，這種原始的備忘管理方式存在著諸多缺點(diǎn)，如員工的信息遺漏等。本系統(tǒng)研發(fā)的目的是以醫(yī)院人力資源管理為基礎(chǔ)，立足于人力資源信息化建設(shè)，幫助醫(yī)院人力資源管理者有效提高工作效率，加快人力資源管理具體工作的無紙化進(jìn)程，建立動(dòng)態(tài)化的人力資源管理體系，進(jìn)而強(qiáng)化醫(yī)院綜合競爭實(shí)力。

通過本系統(tǒng)，醫(yī)院人力資源管理者可以實(shí)現(xiàn)員工檔案管理、人員信息統(tǒng)計(jì)及員工招聘、培訓(xùn)、考核、員工薪酬福利、保險(xiǎn)、公積金及離職等工作的管理。由于醫(yī)院管理人員需要對醫(yī)院人力資源工作信息進(jìn)行系統(tǒng)的掌握和管理，本系統(tǒng)采用了模糊查詢的功能，醫(yī)院人力資源管理者可以清晰、系統(tǒng)地了解人事職能工作、法規(guī)政策依據(jù)、工作流程及人事科專項(xiàng)工作等信息。同時(shí)，人力資源管理者還可以將相應(yīng)的數(shù)據(jù)通過Excel、Word、圖片等形式予以保存，規(guī)范工作電子檔案的歸納收集，并按照預(yù)先設(shè)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行備忘提醒，避免時(shí)間跨度較大的專項(xiàng)工作重復(fù)和遺忘，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化辦公流程、提升辦公效率的目標(biāo)，促進(jìn)人力資源管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化。為滿足不同人力資源管理者對本系統(tǒng)的特殊要求，系統(tǒng)添加了權(quán)限設(shè)置的功能，針對不同人力資源管理者分配不同的權(quán)限，以更有利于醫(yī)院人事工作的規(guī)范化。

二、醫(yī)院人力資源工作備忘提醒系統(tǒng)的功能需求

通過文獻(xiàn)回顧，結(jié)合人力資源管理工作現(xiàn)狀，本研究對醫(yī)院人力資源工作備忘提醒系統(tǒng)的需求進(jìn)行收集、了解，認(rèn)為醫(yī)院人力資源工作備忘提醒系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)以下功能：一是備忘功能。備忘的寬度要能夠涵蓋醫(yī)院人力資源基本事務(wù)工作、員工職業(yè)生涯工作、人力資源規(guī)劃管理等工作的法律法規(guī)、流程、關(guān)鍵環(huán)節(jié)等內(nèi)容；信息的錄入、檢索、查詢、修改、刪除要簡單、方便、快捷。二是提醒功能。在規(guī)劃事件完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)，如期提供到期預(yù)警提醒功能；提醒標(biāo)識醒目，易于查找；便捷鎖定提醒內(nèi)容事項(xiàng)。三是管理功能。用戶賬戶授權(quán)；使用權(quán)限設(shè)定；密碼設(shè)定和變更。四是設(shè)備和軟件性能。資金投入少；軟件操作門檻低，便于日常維護(hù)和管理；性能穩(wěn)定，保密性好，信息存儲安全。

三、醫(yī)院人力資源工作備忘提醒系統(tǒng)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

本系統(tǒng)采用Visual FoxPro語言開發(fā)。Visual FoxPro語言雖使用時(shí)間較長，但其易被非專業(yè)人員掌握，對系統(tǒng)硬件要求較低，在特定使用條件下其具有獨(dú)特的優(yōu)勢，便于日常更新和維護(hù)。

根據(jù)實(shí)際需求，可分別使用單機(jī)版及網(wǎng)絡(luò)版。單機(jī)版使用Visual FoxPro自身數(shù)據(jù)庫，其最大優(yōu)點(diǎn)為不需搭建服務(wù)器，甚至可以將應(yīng)用程序及數(shù)據(jù)存放于U盤，插到任意一臺電腦即可使用；系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版采用C/S結(jié)構(gòu)，即一種分布式處理模式，通過充分利用兩端硬件環(huán)境的優(yōu)勢，將任務(wù)合理分配到Client端和Server端來實(shí)現(xiàn),降低系統(tǒng)通訊開銷，客戶端應(yīng)用程序同樣采用Visual FoxPro語言開發(fā)，數(shù)據(jù)庫使用SQL Server 2008。在硬件方面，客戶端一般辦公用計(jì)算機(jī)均可滿足本系統(tǒng)的要求；由于本系統(tǒng)用戶數(shù)量一般不多，服務(wù)器也可使用網(wǎng)絡(luò)中的某一臺電腦。同時(shí)，退出系統(tǒng)時(shí)根據(jù)提示可以選擇將數(shù)據(jù)備份到電腦硬盤或可移動(dòng)硬盤。

（一）備忘系統(tǒng)

1.人事職能工作備忘模塊。該模塊主要針對人力資源傳統(tǒng)職能工作進(jìn)行管理和備忘。其內(nèi)容包括人力資源規(guī)劃、醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)、檔案和員工信息、人員招聘和配置、人員培訓(xùn)開發(fā)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)管理、行政職務(wù)管理、員工薪酬福利、保險(xiǎn)和公積金管理、撫恤、勞動(dòng)關(guān)系、退休人員管理、退役人員管理等14項(xiàng)人事管理二級項(xiàng)目，二級項(xiàng)目下設(shè)計(jì)139項(xiàng)三級子項(xiàng)目。該模塊基本涵蓋了醫(yī)院目前人事職能工作的全部內(nèi)容，子項(xiàng)目模塊分類系統(tǒng)、科學(xué)，適合不同人力資源管理部門人員分工使用，且便于各種人事信息的存儲、備忘和查找。同時(shí)，支持TXT文檔、Excel文檔、DOC文檔、PDF文檔、PPT文檔、JPEG、音頻、視頻等主流格式信息在最小子項(xiàng)目下的導(dǎo)入和導(dǎo)出，并對導(dǎo)入的工作信息提供存儲、檢索、查詢、修改、刪減等多項(xiàng)管理功能。

2．應(yīng)急狀態(tài)備忘模塊。該模塊主要針對類似新冠肺炎疫情救治等突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急狀態(tài)下的人力資源管理和備忘工作。其內(nèi)容包括應(yīng)急管理組織架構(gòu)、應(yīng)急處置流程及應(yīng)急狀態(tài)下的人員調(diào)配、培訓(xùn)、考勤與考核、激勵(lì)、人文關(guān)懷和心理支持、工作獎(jiǎng)懲等子項(xiàng)目。人力資源管理者能夠在應(yīng)急狀態(tài)下系統(tǒng)、直觀地了解醫(yī)院人事工作的應(yīng)急預(yù)案，保證人力資源管理部門充分發(fā)揮選人、用人、培訓(xùn)、獎(jiǎng)勵(lì)等職能作用，讓人力資源管理者充分調(diào)動(dòng)應(yīng)急狀態(tài)人事工作能動(dòng)性，更好地服務(wù)臨床一線，使醫(yī)護(hù)人員始終保持強(qiáng)大戰(zhàn)斗力，切實(shí)維護(hù)好人民群眾身體健康和生命安全。

3.專項(xiàng)工作備忘模塊。該模塊主要針對人力資源制度改革、退休制度改革等人力資源專項(xiàng)綜合性工作進(jìn)行管理和備忘，這些工作一般存在職能交叉、工作時(shí)間跨度較大等情況，適合進(jìn)行專項(xiàng)管理，系“人事職能工作備忘模塊”的補(bǔ)充，有利于綜合性工作的管理和備忘。

4.法規(guī)政策備忘模塊。該模塊主要針對涉及人力資源管理的法律、法規(guī)、各級政府和主管部門人力資源管理相關(guān)政策、醫(yī)院人力資源管理制度等的管理和備忘。該模塊穿插在“人事職能工作備忘模塊”“應(yīng)急狀態(tài)備忘模塊”“專項(xiàng)工作備忘模塊”的二級子項(xiàng)目，有利于人力資源管理者便捷地查詢?nèi)肆Y源管理的法規(guī)政策，為執(zhí)行人力資源工作提供相關(guān)依據(jù)。

5.工作流程備忘模塊。該模塊主要針對涉及人力資源管理的各項(xiàng)工作流程進(jìn)行管理和備忘，有利于人力資源管理者便捷地查詢?nèi)肆Y源管理的各項(xiàng)工作流程，幫助人力資源管理者了解實(shí)際工作活動(dòng)，消除多余的工作環(huán)節(jié)、合并同類活動(dòng)，使人力資源工作更為經(jīng)濟(jì)、合理和簡便，從而提高工作效率。

6.其他備忘模塊。該模塊主要有賬號密碼備忘模塊、日常事件備忘模塊。賬號密碼備忘模塊模塊主要用于記錄日常工作中使用的非私密、非保密的工作賬號和密碼信息，比如，調(diào)資工作軟件密碼、醫(yī)師護(hù)士注冊系統(tǒng)賬號密碼、工作郵箱密碼、某些工作網(wǎng)站登陸密碼等。日常事件備忘模塊主要用于記錄日常工作一般事宜和簡短的事項(xiàng)總結(jié)事宜，便于年終總結(jié)等。

所有模塊均支持TXT文檔、Excel文檔、DOC文檔、PDF文檔、PPT文檔、JPEG、音頻、視頻等主流格式信息在最小子項(xiàng)目下的導(dǎo)入和導(dǎo)出，并對導(dǎo)入的工作信息提供存儲、檢索、查詢、修改、刪減等多項(xiàng)管理功能。

（二）提醒系統(tǒng)

該系統(tǒng)主要針對時(shí)間跨度較大、時(shí)限要求高的人力資源管理工作進(jìn)行提醒。該系統(tǒng)在備忘系統(tǒng)的基礎(chǔ)上運(yùn)行。

1.提醒設(shè)置。提醒系統(tǒng)需要系統(tǒng)操作人員在備忘系統(tǒng)模塊進(jìn)行備忘的同時(shí)，預(yù)設(shè)提醒時(shí)間。提醒時(shí)間的設(shè)定可按照間隔天數(shù)提醒，也可按照公元紀(jì)年日期進(jìn)行預(yù)設(shè)提醒，提醒時(shí)間默認(rèn)關(guān)聯(lián)系統(tǒng)運(yùn)行的計(jì)算機(jī)時(shí)間。可按照事項(xiàng)緊急和重要程度設(shè)置緊急事項(xiàng)、一般緊急事項(xiàng)、一般事項(xiàng)三級提醒等級。

2.提醒執(zhí)行。安裝本系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)，在預(yù)設(shè)提醒時(shí)間，顯示器自動(dòng)彈窗提醒操作人員辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，操作人員辦理完結(jié)點(diǎn)擊“已辦結(jié)”，完成提醒工作。對尚未辦結(jié)或需要另外設(shè)置提醒的信息，可再次設(shè)置提醒，循環(huán)提醒流程直至辦結(jié)。

3.提醒管理。系統(tǒng)對設(shè)置的提醒信息提供存儲、檢索、查詢、修改、刪減等多項(xiàng)管理功能。分別用紅色、黃色、藍(lán)色三種字體顏色分別對預(yù)設(shè)的緊急事項(xiàng)、一般緊急事項(xiàng)、一般事項(xiàng)三級提醒事項(xiàng)進(jìn)行標(biāo)記，操作人員可以直觀地區(qū)分提醒類別。同時(shí)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)按照提醒等級進(jìn)行排序的功能。

（三）系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理主要實(shí)現(xiàn)對用戶登入退出的管理，具體分為新增用戶、刪減用戶、權(quán)限管理和登錄管理。系統(tǒng)的運(yùn)行由一個(gè)系統(tǒng)管理人員和多個(gè)系統(tǒng)操作人員協(xié)同操作。系統(tǒng)管理人員有新增、刪減用戶的管理權(quán)限。新增用戶默認(rèn)登錄密碼，登入后可自行修改登錄密碼。系統(tǒng)管理人員對新增人員可開放所有或部分操作權(quán)限，操作用戶在開放權(quán)限內(nèi)自行管理本人系統(tǒng)。操作用戶在系統(tǒng)內(nèi)的任何信息增減均留有操作痕跡，便于系統(tǒng)管理人員對各種操作工作進(jìn)行收集備份。

四、系統(tǒng)工作流程

系統(tǒng)操作人員工作計(jì)算機(jī)安裝本系統(tǒng)，并設(shè)置為開機(jī)自動(dòng)啟動(dòng)，輸入管理密碼后進(jìn)入系統(tǒng)。

系統(tǒng)操作人員按照個(gè)人分工和備忘信息屬性，在系統(tǒng)模塊目錄最低層級子項(xiàng)目內(nèi)完成相應(yīng)的人事備忘信息錄入，根據(jù)需要設(shè)置備忘提醒時(shí)間，并設(shè)置備忘提醒等級。系統(tǒng)將備忘信息和提醒信息默認(rèn)存儲在外置的存儲硬盤內(nèi)。操作人員根據(jù)日常工作需求，可對備忘信息和提醒信息進(jìn)行檢索、查詢、修改、刪除。

系統(tǒng)內(nèi)已設(shè)置提醒的信息，在預(yù)設(shè)的提醒時(shí)間點(diǎn)，系統(tǒng)登錄/未登錄狀態(tài)下，電腦顯示器均可自動(dòng)彈窗提醒操作人員“有到期事項(xiàng)需辦理”，操作人員辦理完結(jié)點(diǎn)擊“已辦結(jié)”，完成本次提醒工作。對尚未辦結(jié)或需要另外設(shè)置提醒的信息，可再次設(shè)置提醒，循環(huán)提醒流程直至辦結(jié)。上述事項(xiàng)辦理情況將默認(rèn)存儲在外置的存儲硬盤內(nèi)。

五、小結(jié)

新形勢下，各醫(yī)院已充分認(rèn)識到人力資源的重要性，紛紛進(jìn)行人力資源管理體制的創(chuàng)新。為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)高度強(qiáng)烈的時(shí)間觀念，人力資源管理者不斷探索者新型、方便、簡潔的人力資源管理模式。本系統(tǒng)的研發(fā)設(shè)計(jì)，采用Visual FoxPro語言，便于非計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員掌握，對系統(tǒng)硬件要求較低，可將應(yīng)用程序及數(shù)據(jù)存放于U盤，便于人力資源管理工作者攜帶，方便異地使用。同時(shí)，使用本系統(tǒng)將在很大程度上規(guī)范人力資源管理工作流程，完善管理制度，并按照預(yù)先設(shè)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行備忘提醒，為醫(yī)院人力資源管理者提供強(qiáng)大的信息支撐，節(jié)省了大量時(shí)間和精力，提高工作效率。但本系統(tǒng)也存在一定的不足，如未能實(shí)現(xiàn)移動(dòng)終端的即時(shí)備忘提醒功能等，有望在后續(xù)研發(fā)設(shè)計(jì)過程中進(jìn)一步改進(jìn)，逐漸完善系統(tǒng)。